- Trang Chủ
- Tài chính - Ngân hàng
- Luận văn Tìm hiểu qui trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do VACO thực hiện
Xem mẫu
- Luận văn
Tìm hiểu qui trình kiểm toán
chu trình mua hàng – thanh
toán trong kiểm toán báo cáo
tài chính do VACO thực hiện
1
- Lời mở đầu
Trong 15 năm qua, Việt Nam thực hiện công cuộc đổi mới sang nền kinh
tế thị trường định hướng XHCN đ ã tạo ra động lực mạnh mẽ phát triển kinh tế
đất nước. Là một bộ phận của nền kinh tế, việc hình thành và phát triển thị
trường dịch vụ kế toán – kiểm toán vừa là tất yếu khách quan của kinh tế thị
trường vừa là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý vĩ mô
nền kinh tế – tài chính và đóng vai trò tích cực trong việc phát triển nền kinh tế
xã hội.
Hoạt động dịch vụ kế toán – kiểm toán là nhu cầu cần thiết, trước hết là vì
lợi ích của bản thân doanh nghiệp, của các nhà đầu tư trong và ngoài nước, lợi
ích của chủ sở hữu vốn, các chủ nợ, lợi ích và yêu cầu của Nhà nước. Người sử
dụng kết quả kiểm toán phải được đảm bảo rằng những thông tin họ đ ược cung
cấp là trung thực, khách quan, có độ tin cậy cao và phù hợp với các nguyên tắc
kế toán chung đã được thừa nhận để làm căn cứ cho các quyết định kinh tế hoặc
thực thi trách nhiệm quản lý, giám sát của mình.
Chất lượng cuộc kiểm toán mà xét đến ở đây là chất lượng kiểm toán báo
cáo tài chính (BCTC) lại là sản phẩm tổng hợp do kết quả kiểm toán các chu
trình nghiệp vụ riêng biệt mang lại. Trong đó, chất lượng của kiểm toán chu
trình mua hàng- thanh toán có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng của toàn bộ
cuộc kiểm toán BCTC.
Xuất phát từ lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty kiểm toán
Việt Nam (VACO, em đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu qui trình kiểm toán chu
trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do VACO
thực hiện” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Việc nghiên cứu đề tài này là hết
sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đưa ra các quan điểm mới cho quy trình
kiểm toán chu trình này.
Dựa trên kiến thức đã học và quan sát thực tế trong thời gian thực tập,
chuyên đề tập trung nghiên cứu: cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán, tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu
trình này do VACO thực hiện tại hai đơn vị khách hàng là Công ty đá quý Việt
Nhật Viko và Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, từ đó rút ra một số bài học kinh
2
- nghiệm và đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của VACO.
Đ ể thể hiện được các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên
đề bao gồm 3 phần:
Ph ần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Ph ần II: Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong
kiểm toán Báo cáo tài chính do VACO thực hiện
Ph ần III: Bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy
trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài
chính do VACO thực hiện
3
- phần I
Cơ sở lí luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong kiểm toán báo cáo tài chính
I. Chu trình mua hàng – thanh toán với vấn đề kiểm toán
1. Bản chất của chu trình mua hàng – thanh toán
Chu trình mua hàng – thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình
cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt
mua của người có trách nhiệm tại b ộ phận cần hàng hoá hay d ịch vụ và kết thúc
bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được.
Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục
như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì.
Chu trình này không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các d ịch vụ lao
động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
Sơ đồ 1.1: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán
Phải trả người
bán
Tiền mặt, TGNH Vật tư, hàng hoá
ứng trước tiền cho Mua hàng nhập kho
người bán hoặc trả
Tài sản cố định
Đầu tư tài sản cố định
Vật tư, hàng hoá
Chi phí SXKD
Hàng trả lại
hoặc được giảm Mua hàng hoá, dịch
vụ xuất dùng ngay
Thu nhập tài
chính Chi phí trích
Chiết khấu mua
trước
Bảo hiểm trích trước
hàng được
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra,
đánh giá số dư của các tài kho ản trên Bảng cân đối kế toán. Như đã phân tích ở
trên, chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên
bảng cân đối kế toán như: các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng tiền,
hàng tồn kho, nợ phải trả. Số lượng các tài khoản liên quan và chịu ảnh hưởng
4
- bởi chu trình mua hàng và thanh toán được thể hiện qua sơ đồ 1.1 . Tuy nhiên,
quá trình mua hàng trong chu trình mua hàng và thanh toán có hai loại: Mua
hàng trả tiền ngay và mua hàng trả chậm. Sơ đồ 1.1 chỉ minh hoạ cho trường
hợp mua hàng trả chậm.
2. Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán
2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay d ịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các
bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
- Xác định nhu cầu hàng hoá, d ịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi
doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật
liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận
này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố
đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá
nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận
kế hoạch sẽ lập đ ơn yêu cầu mua hàng đ ể trình Giám đốc hoặc người có thẩm
quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận
mua hàng.
- Tìm nhà cung cấp : Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng
này đ ể xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định
mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung
cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà
cung cấp khác nhau, đ ơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa
chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá, các điều kiện ưu đãi như
chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán...
- Giao đơn đặt hàng : Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ
loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đ ến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý
định mua vào. Tất cả các đơn đ ặt hàng đ ều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký
của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ
số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đ ặt mua hàng
này.
5
- Các bước công việc trên cho thấy đ ơn đ ặt hàng (yêu c ầu về sản phẩm
ho ặc dịch vụ) đ ược lập bởi n gười mua h àng là điểm khởi đầu của chu trình.
N ó là m ột chứng từ hợp pháp và được xem nh ư một đề nghị để mua h àng
hoá d ịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua v à người bán
lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn v à ph ức t ạp
thì đ òi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng h àng hoá hay d ịch vụ nhằm đảm bảo
việc thực hiện các quyền lợi v à ngh ĩa vụ của các b ên tham gia hợp đồng.
Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chu ẩn quy định phụ thuộc v ào b ản
chất của hàng hoá d ịch vụ v à quy đ ịnh của công ty. Trong đó việc phê chuẩn
đ úng đ ắn nghiệp vụ mua h àng chức năng chính v ì nó đ ảm bảo hàng hoá và
d ịch vụ đ ược mua theo đúng mục đích đ ã đ ược ph ê chuẩn và tránh cho việc
mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty
cho phép một sự ph ê chu ẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt
đ ộng thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (ph ù h ợp định mức
hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài s ản thường xuy ên vượt quá một giới
hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu c ầu sự phê chuẩn c ủa Hội đồng quản
tr ị, các mặt hàng đư ợc mua tương đ ối không thường xuyên, như các hợp
đ ồng dịch vụ d ài hạn th ì đ ược ph ê chu ẩn bởi các nhân viên nhất định, vật tư
và những dịch vụ có giá trị thấp hơn m ột giá trị quy định thì đ ược phê chuẩn
b ởi quản đốc và t rưởng phòng, và m ột số loại nguyên v ật liệu và v ật tư được
tự động tái đặt h àng b ất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước.
Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm bảo
trả lời được các câu hỏi sau:
+ Được phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đưa ra đơn đ ặt hàng?
+ Tại thời điểm nào?
+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?
6
- Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng
vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để
xem xét có vấn đề gì xảy ra không.
2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Bước công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch
vụ do nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng hoá từ người bán hàng là một
điểm quyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa
nhận khoản nợ liên quan đối với b ên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận
được, quá trình kiểm soát thích hợp đ òi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số
lượng, thời gian đến và các điều kiện khác.
Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đưa ra một báo cáo
nhận hàng (được đánh số từ trước) như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự
kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác
gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Báo cáo nhận hàng có thể được
thay thế bằng phiếu xuất kho của nhà cung cấp.
Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá
phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển
đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán
(nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng). Hàng hoá trước khi nhập kho sẽ
được kiểm tra số lượng, chất lượng... so sánh với đơn đặt hàng để xem có chênh
lệch không. Việc kiểm tra này nên được đánh dấu trên báo cáo nhận hàng để
thuận tiện cho việc kiểm soát sau này.
Đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng sau đó phải được lưu giữ ở kho. Một
bản sao phải được gửi cho bộ phận kế toán (để xử lý những hoá đơn liên quan
đến hàng hoá đã nhận) và một bản sao khác cho bộ phận mua (để đảm bảo rằng
tất cả các yêu cầu đặt hàng đưa ra đều được thực hiện tốt).
2.3. Ghi nhận các khoản nợ ng ười bán
Bước công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận
các khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đ ơn và phiếu nhập
kho. Công việc này đ òi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ
ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các BCTC được lập và đến khoản thanh
toán thực tế, do đó kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý
7
- theo số tiền đúng. Đối với các hoá đơn đã được ghi sổ nên được đề “đã hạch
toán” ho ặc đánh dấu để tránh ghi 2 lần. Các phần hành kế toán được thực hiện
trên máy vi tính sẽ hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ.
Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của
các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký mua hàng và sổ hạch toán chi tiết
các khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người
bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức thanh toán và chi phí
vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và
báo cáo nhận hàng nếu hàng đã về. Thường thì các phép nhân và phép cộng tổng
được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển vào sổ
hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ
thực hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến
hạn là các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trước khi thực hiện thanh toán, các
chứng từ này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền.
Các chứng từ thanh toán này sau đó được sao làm nhiều bản mà bản gốc đ ược
gửi cho người được thanh toán, bản sao đ ược lưu lại trong hồ sơ theo người
được thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu
chi phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền và
phê chuẩn). Trước khi ký phiếu chi phải xem xét kỹ lưỡng các chứng từ minh
chứng cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa người ký
phiếu chi với người chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu chi đều
phải được đánh số thứ tự từ trước và được in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây
khó khăn cho việc thay đổi người nhận tiền hoặc số tiền. Cần phải thận trọng khi
kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực.
Có một phương pháp để huỷ bỏ các chứng từ chứng minh nhằm ngăn ngừa việc
sử dụng lại chúng để chứng minh cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều
quan trọng. Phương pháp thường dùng là viết số của phiếu chi lên các chứng từ
chứng minh.
Đó là toàn bộ tám bước công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà
doanh nghiệp cần tiến hành đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Mỗi một
8
- chức năng trong chu trình sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có
những biện pháp kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua
hàng và thanh toán nêu trên sẽ là cơ sở để KTV tiến hành cuộc kiểm toán một
cách có hiệu quả.
3. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình
Trong chu trình mua hàng – thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng
các loại chứng từ, sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: được lập bởi bộ phận kế hoạch để đề nghị mua hàng hoá và
dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực
tiếp lập đ ơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: ghi rõ loại hàng, số lượng và các thông tin liên quan của
hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua.
- Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá ho ặc nghiệm thu dịch
vụ): tài liệu này được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký
nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực
tế.
- Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng
của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm
soát).
- Hoá đơn của nhà cung cấp: chứng từ nhận được từ nhà cung cấp hàng, đề
nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đ ã được chuyển giao.
- Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán
để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái
một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và kho ản
tiền của các hoá đ ơn đó.
- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp : ghi chép các khoản tiền
phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản nhà cung cấp trong
sổ hạch toán chi tiết phải trả người bán bằng khoản tiền ghi trên kho ản mục phải
trả người bán.
- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: đây là báo cáo nhận được của nhà
cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào
một ngày đối chiếu nhất định.
9
- II. N ội dung kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Để thực hiện đúng hướng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì KTV
phải xác định đ ược các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có
của đối tượng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu
trình mua hàng – thanh toán, KTV cũng phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm
toán của chu trình này.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Số 200 – Mục tiêu và nguyên tắc
cơ bản chi phối kiểm toán BCTC, Khoản 11 đã xác đ ịnh: “Mục tiêu của kiểm
toán BCTC là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng
BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành ho ặc được
chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý
trên các khía cạnh trọng yếu hay không”. Theo đó, mục đích chung của kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán là đ ánh giá xem liệu số dư các tài khoản
có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán
hiện hành hoặc được thừa nhận hay không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá
thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán
đã xác định được bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:
- Tính có th ực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ
người b án với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đ ược
đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó.
- Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các
kho ản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế
toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính
theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người
bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên b ản
giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.
- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản
mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả
người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
10
- - Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối
với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng
như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân
loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc
biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính. Trong chu trình mua hàng
và thanh toán, các khoản nợ phải trả thường bị ghi chậm so với thực tế phát sinh.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc
xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập
bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các m ục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử
nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và
các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo
từng mục tiêu và xây d ựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ
một cách tương ứng.
2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để đảm bảo tính kinh tế, hiệu quả và hiệu năng cũng như để thu thập bằng
chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị thì khi tiến hành kiểm toán chu trình mua
hàng – thanh toán, KTV cần tuân thủ theo qui trình sau:
Sơ đ ồ 1.2: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Lập kế hoạch và thiết kế
phương pháp kiểm toán chu
trình mua hàng – thanh toán
Thực hiện kiểm toán chu trình
mua hàng – thanh toán
Kết thúc công việc kiểm toán
Các giai đoạn trong qui trình kiểm toán có thể chi tiết như sau:
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán
11
- Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có
vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc
kiểm toán. Có bốn lý do chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách
đúng đắn:
- K ế hoạch kiểm toán giúp cho KTV có thể thu thập được các bằng chứng
kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đưa ra các ý kiến xác đáng về chu
trình mua hàng và thanh toán .
- K ế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức hợp lý.
- K ế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ để Công ty kiểm toán tránh xảy
ra những bất đồng với khách hàng.
- Căn cứ vào kế hoạch kiểm toán đã được lập, KTV có thể kiểm soát và
đánh giá chất lượng công việc kiểm toán đã và đang thực hiện để góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán.
Việc lập kế hoạch kiểm toán đã được quy định rõ trong các Chuẩn mực
kiểm toán hiện hành. Chuẩn mực kiểm toán thứ tư trong 10 Chuẩn mực kiểm
toán đã được thừa nhận (GAAS) đòi hỏi “Công tác kiểm toán phải được lập kế
hoạch đầy đủ và các trợ lý, nếu có, phải được giám sát đúng đắn”. Đoạn 08,
VSA số 300 cũng đã nêu rõ “Kế hoạch kiểm toán phải đ ược lập cho mọi cuộc
kiểm toán và lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo: bao quát hết các khía cạnh
trọng yếu của cuộc kiểm toán, phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm
ẩn, và đảm bảo cuộc kiểm toán đ ược hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm
toán còn trợ giúp KTV phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp
với KTV và chuyên gia khác về công việc kiểm toán”.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của giai đoạn này là
phải xây dựng được một chiến lược kiểm toán chung và phương pháp kiểm toán
cụ thể phù hợp với bản chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán sẽ
áp dụng khi kiểm toán chu trình này. Qui trình lập kế hoạch kiểm toán như sau:
Sơ đồ 1.3: Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán
Chuẩn bị kiểm toán
Thu thập thông tin cơ
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của
12 khách hàng và thực hiện thủ tục phân tích
- 2.1.1. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Đây là các bước công việc quan trọng để giúp KTV lập kế hoạch kiểm
toán tổng quát. Trong giai đoạn này, như đã được xác định trong VSA số 300 -
Lập kế hoạch kiểm toán, KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh
doanh của khách hàng, các chính sách chủ yếu của công ty, các bên liên quan,
tìm hiểu về hệ thống kế toán, hệ thống KSNB để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch
kiểm toán cho từng chu trình nghiệp vụ nói chung và chu trình mua hàng –
thanh toán nói riêng. Từ đó, KTV tiến hành đánh giá khả năng có những sai sót
trọng yếu, đưa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện các thủ tục
phân tích đ ể xác định nội dung, lịch trình cũng như phạm vi các thủ tục kiểm
toán.
(a) Tìm hiểu ngành ngh ề và hoạt động kinh doanh của khách hàng
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần đi sâu tìm hiểu về
ngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các mặt: lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ
chức, dây chuyền và các dịch vụ sản xuất, cơ cấu vốn, chức năng và vị trí của
KSNB… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ d àng nhận biết được những
chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ cho mục đích
sản xuất kinh doanh đúng như trong các cam kết bằng văn bản, trong giấy phép
đầu tư… hay không. Những hiểu biết về tình hình kinh doanh trên sẽ giúp cho
KTV đánh giá rủi ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinh doanh, xác định mức độ
trọng yếu, đánh giá về sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán, từ
đó xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán, đồng thời xác định các vùng
phải chú ý đặc biệt khi kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán.
(b) Xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung
13
- Các hồ sơ kiểm toán năm trước ngoài việc cung cấp các thông tin chung
về khách hàng, về công việc kinh doanh và các đặc điểm khác của khách hàng
mà còn cung cấp cho kiểm toán viên toàn bộ qui trình kiểm toán từ lập kế hoạch
cho đến giai đoạn hoàn tất cuộc kiểm toán các chu trình kiểm toán nói chung và
chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng.
Mặt khác, qua các tài liệu này, KTV sẽ thấy được những vấn đề cần lưu ý:
những yếu kém trong việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng – thanh toán hay sự
kiểm soát lỏng lẻo đối với chu trình này. Trên cơ sở của kế hoạch kiểm toán
năm trước, kiểm toán viên sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và
thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán cho năm hiện
hành.
(d) Thăm quan nhà xưởng
Việc làm này giúp KTV tiếp cận với hệ thống KSNB, có sự hình dung về
quá trình sản xuất sản phẩm cũng như phong cách kinh doanh của khách hàng từ
đó sẽ có những đánh giá về tính hợp lý chung. Chẳng hạn qua thị sát, KTV có
thể đánh giá chủng loại hàng hoá doanh nghiệp mua vào có còn phù hợp với nhu
cầu sản xuất hay đã lỗi thời, lượng hàng hoá còn tồn đọng trong kho là quá
nhiều (gây ứ đọng vốn) hay ngược lại quá ít (gây gián đoạn sản xuất).
2.1.2. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Nếu các thông tin cơ sở được thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu được các
mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về
nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình
mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đ ặc biệt
là đ ối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Những thông tin này được thu thập
trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
này, bên cạnh việc xem xét các thông tin về nghĩa vụ pháp lý chung cho toàn bộ
cuộc kiểm toán BCTC như giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các BCTC,
báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành trong vài năm
trước, Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc,
trong đó KTV c ần tập trung xem xét các hợp đồng và cam kết quan trọng đó
là các hợp đồng mua… Việc xem xét sơ bộ các hợp đồng sẽ giúp KTV tiếp
cận với các nhà cung cấp thường xuyên c ủa khách hàng, hình dung được
14
- những khía cạnh pháp lý có ảnh hưởng đến tình hình tài chính của đơn vị
khách hàng, từ đó ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các khoản nợ của
khách hàng đ ối với nhà cung cấp.
2.1.3. Thực hiện các thủ tục phân tích
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09, đã
nêu rõ: “KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch
kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng
có thể có rủi ro”. Như vậy, với các thông tin cơ sở thu thập được, bằng thủ tục
phân tích sơ b ộ như so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trước đã đ ược
kiểm toán, KTV có thể tìm ra những xu hướng biến động và những mối quan hệ
có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác… Từ đó lập một kế hoạch kiểm
toán thích hợp.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thường
được thực hiện như sau:
- So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trước để xem xét những biến
động bất thường.
- Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của các yếu tố chi
phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thường.
- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi
nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán.
2.1.4. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Nếu ở các bước trên, KTV mới chỉ thu thập được các thông tin mang tính
khách quan về khách hàng thì ở bước này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã
thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
(a) Đánh giá tính trọng yếu
Theo Chuẩn mực Kiểm toán V iệt Nam số 320 – Tính trọng yếu trong
kiểm toán, đoạn 04: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng đ ể thể hiện tầm quan trọng
của một thông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC. Thông tin được coi là trọng
yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin
đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng BCTC...”. Theo đó, trong
giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước
15
- tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “xác định bản chất, lịch trình và phạm vi
thực hiện các thủ tục kiểm toán”.
Để đánh giá mức độ trọng yếu, trước hết KTV cần ước lượng mức trọng
yếu cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục
trên BCTC.
Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm
tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ b ộ đối với các khoản mục, kinh
nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục. Đối với chu
trình mua hàng – thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là:
- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh
của doanh nghiệp.
- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài sản như: tài sản
cố định, hàng tồn kho, tiền... mà hầu hết chúng đều trọng yếu.
Trên thực tế, việc ước lượng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài kho ản
là vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Do đó để
đảm bảo tính thận trọng nghề nghiệp, các Công ty kiểm toán thường xây dựng
sẵn những căn cứ để xác định mức độ trọng yếu cho từng khoản mục trên
BCTC.
Có thể khái quát các bước đ ánh giá tính trọng yếu theo trình tự sau:
Sơ đồ 1.4: Các bước trong quá trình đánh giá tính trọng yếu
Ước lượng sơ bộ về
Bước 1
tính trọng yếu
Phân bổ ước lượng ban
Bước 2
đầu về tính trọng yếu
cho các bộ phận
Ước tính tổng số sai
Bước 3
trong bộ phận
Ước tính sai số kết hợp
Bước 4
Bước 5 So sánh sai số tổng hợp
ước tính với ước lượng
ban đầu
16
- (b) Đánh giá rủi ro
Theo VSA số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 07: "Rủi ro
kiểm toán là rủi ro do kiểm toán viên và Công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận
xét không thích hợp khi BCTC đ ã được kiểm toán còn có những sai sót trọng
yếu". Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải xác
định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC đ ược kiểm toán
thông q ua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát
(CR) và rủi ro phát hiện (DR) căn cứ vào mối quan hệ đ ược phản ánh trong mô
hình dưới đây:
DR = Error!
Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ được KTV đánh giá đối
với từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơ b ản
thường gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là:
Giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi phí mua hàng thấp hơn th ực tế
- Hàng hoá, d ịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được
ghi nhận.
- Giá trị hàng hoá, d ịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi sổ thấp hơn
thực tế.
- Hàng hoá, d ịch vụ đã nhận được hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này
nhưng được ghi sổ vào kỳ sau.
Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhưng hàng chưa trả lại.
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế.
- Hàng trả lại vào kỳ sau nhưng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này.
Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế
- Ghi sổ thanh toán nhưng chưa trả tiền.
- Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế.
- Trả tiền kỳ sau nhưng ghi sổ thanh toán vào kỳ này.
Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý
17
- - Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không được tính toán đúng.
- Trình bày các số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.
Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán
chu trình mua hàng – thanh toán, bởi như đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải
trả luôn được đánh giá là trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ
ngược chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng
thấp và ngược lại rủi ro kiểm toán tăng lên, khi đó KTV cần phải mở rộng phạm
vi kiểm toán, lựa chọn các phương pháp kiểm toán hữu hiệu hơn hoặc sửa đổi lại
nội dung, lịch trình và phạm vi của những thủ tục kiểm tra chi tiết đã d ự kiến để
giảm rủi ro phát hiện xuống mức có thể chấp nhận được. Do đó, trong giai đoạn
lập kế hoạch chu trình mua hàng – thanh toán, khi xác định nội dung, lịch trình
và phạm vi các thủ tục kiểm toán, KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan
hệ này. Tuy nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng như phán đoán
của KTV. Trên thực tế chỉ có một số công ty kiểm toán tại Việt Nam đã xây
dựng qui trình ước lượng trọng yếu và rủi ro, còn nhiều công ty vẫn chưa xây
dựng được qui trình cụ thể.
2.1.5. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm
soát
Đây là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một
cuộc kiểm toán. Vấn đề này đ ã được quy định trong Chuẩn mực VSA số 400 -
Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 02: “ KTV phải có một sự hiểu biết
đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch
kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả.”
Trong chu trình mua hàng – thanh toán, việc tìm hiểu hệ thống KSNB của
khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sức quan
trọng. Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát được áp
dụng tại đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình như đ ã trình
bày trong phần “Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán”.
Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định được các nhược điểm của hệ
thống KSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng mục
tiêu kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Nếu hệ thống KSNB đ ược
thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ thấp
và ngược lại.
18
- Theo ISA 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 08: “Hệ thống
KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết
lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong
khả năng có thể. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế
toán và các thủ tục kiểm soát”.
(a) Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và
bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử
lí dữ liệu của các loại hình kiểm soát .
Để có sự hiểu biết về môi trường kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố
chủ yếu sau: Đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự,
công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hưởng của các chính sách từ bên
ngoài của Nhà nước.
(b) Hiểu biết về hệ thống kế toán
Một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cần
thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát
các mặt hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các
mục tiêu kiểm soát chi tiết:
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ
không có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: b ảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lí.
- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Sự đánh giá: b ảo đảm không có sai phạm trog việc tính toán các khoản
giá và phí.
- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ đ ược ghi chép đúng theo sơ đ ồ tài
kho ản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
- Tính đúng kì: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện
kịp thời theo qui định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào
sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các
BCTC của doanh nghiệp.
19
- (c) Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. VSA số 400-Đánh giá
rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 26, quy định: “KTV phải hiểu biết các thủ tục
kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình
kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên
tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ
quyền và phê chuẩn. Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem xét
các khía cạnh cụ thể sau:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận
hay không. Chẳng hạn, kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ,
tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đ ạo đ ơn vị, kể cả lãnh đ ạo
công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không được bố trí những người thân
trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình.
Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai
sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền
hạn.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán có một số công việc đ òi hỏi phải
phải do 2 người độc lập tiến hành như: người lập đơn đ ặt hàng với người kí
duyệt đơn, người nhận hàng với kế toán vật tư, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản
phải trả nhà cung cấp với người thanh toán cho nhà cung cấp.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Cụ thể, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất
định nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật tư và những dịch vụ có
giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng
phòng, ho ặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trưởng
có quyền phê duyệt.
(d) Kiểm toán nội bộ
20
nguon tai.lieu . vn