Xem mẫu
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC
KHOA VĂN – XÃ HỘI
NIÊN LUẬN
Đề tài: Tìm hiểu công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực
trong tổ chức.
Giáo Viên Hướng Dẫn : Nguyễn Thanh Huyền
Sinh Viên : Dương Thị Vân
Mã Sinh Viên : TN5C059
Lớp : Khoa học Quản lý K5
Niên khóa : 2009-2010
Thái Nguyên, tháng 5 năm 2010
1
- MỤC LỤC
Ở ĐẦ
M U
............................................................
2
1. Lí do chọn đề tài
..............................................
2
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
...............................
3
Đối tượng nghiên cứu.
3.
.........................................
4
4. Phạm vi nghiên cứu.
............................................
4
5. Phương pháp nghiên cứu.
........................................
4
ỘI DUNG
N
...........................................................
4
ƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HÓA NHÂN LỰ
CH C
.............
4
1.1 Các khái niệm cơ bản.
.........................................
4
1.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
.........
6
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế hoạch hóa nguồn nhân
ực.
l
..............................................................
8
1.4 Cơ sở của kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
......................
9
1.5 Quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
......................
11
ƯƠNG 2
CH
.........................................................
20
CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HÓA NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨ
C
.....................
20
2.1 Đánh giá công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong tổ chứ
c .
. 20
ẾT LUẬ
K N
..........................................................
34
TÀI LIỆU THAM KHẢ
O
................................................
35
MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Sự thành công của một tổ chức bao gồm nhiều yếu tố, trong đó nguồn nhân
lực đóng vai trò hết sức quan trọng. Cùng với việc nắm bắt phương hướng phát triển
chung về chiến luợc nguồn nhân lực trong tổ chức đòi hỏi các nhà quản lý cần phải
có một kế hoạch tốt trong từng bước lựa chọn, tuyển dụng, kế hoạch hóa, đào tạo
2
- và phát triển nguồn nhân lực nhằm xây dựng một đội ngũ nhân lực đủ về số lượng,
đúng về chất lượng. Trong đó, kế hoạch hóa nguồn nhân lực là cơ sở để các nhà
quản lý có thể chủ động về nhân sự để hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu đã đề
ra.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình xem xét, điều phối lại nhân sự của
tổ chức. Đây là công việc hoạch định nguồn nhân lực cho tương lai đảm bảo cho sự
phát triển các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch hóa
nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ được phương hướng, cách thức quản lý
nhân lực của mình, bảo đảm cho tổ chức có được đúng người, đúng việc vào đúng
thời điểm cần thiết.
Hiện nay, vấn đề kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp, tổ
chức còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn trong điều kiện
Việt nam đang từng bước hội nhập với khu vực và quốc tế. Trong đó, tình trạng dư
thừa nhân lực về số lượng nhưng lại thiếu nhân lực về chất lượng đang trở lên gay
gắt. Thực tiễn chứng minh nguyên nhân dẫn đến tình trạng dư thừa, thiếu hụt hay sử
dụng không hiệu quả nguồn nhân lực là do công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực
trong các tổ chức chưa được quan tâm đúng mức. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là
quá trình phức tạp do sự biến động của lực lượng lao động phụ thuộc vào đặc thù
của công việc. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với các nhà hoạch định nhân sự phải phân
tích công việc và hoạch định nguồn nhân lực một cách cụ thể để đạt được hiệu quả
cao nhất.
Từ những lí do trên, xuất phát từ nhu cầu bản thân muốn tìm hiểu vấn đề kế
hoạch hóa nguồn nhân lực, tôi đã chọn đề tài “ Tìm hiểu về công tác kế hoạch hóa
nhân lực trong tổ chức” làm hướng nghiên cứu của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
2.1. Mục đích nghiên cứu:
Tìm hiểu công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong tổ chức.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
3
- - Làm rõ khái niệm, quy trình và đưa ra các biện pháp kế hoạch hóa nguồn
nhân lực.
- Xác định vai trò, ý nghĩa của công tác kế hoạch hóa nhân lực đối với tổ chức.
- Đánh giá ưu điểm, nhược điểm của công tác kế hoạch hóa nhân lực trong tổ
chức.
3. Đối tượng nghiên cứu.
Công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong tổ chức.
4. Phạm vi nghiên cứu.
- Nghiên cứu trên một số tài liệu, trang thông tin điện tử, giáo trình quản trị
nhân sự.
- Thời gian từ tháng 01/2010 đến tháng 05/2010.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Đề tài đề cập tới việc nghiên cứu “công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực
trong tổ chức” bằng việc áp dụng một số phương pháp khoa học như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu và phân tích các tài liệu liên
quan đến Quản trị nhân sự, hoạch định, kế hoạch hóa nguồn nhân lực…
- Phương pháp quan sát, phân tích, phỏng vấn, thu thập thông tin.
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HÓA NHÂN LỰC
1.1 Các khái niệm cơ bản.
1.1.1 Khái niệm nhân lực.
4
- Nhân lực được hiểu là toàn bộ các khả năng của về thể lực và trí lực của con
người được vận dụng trong quá trình lao động sản xuất. Nhân lực bao gồm lao động
đã tham gia hoặc chưa tham gia vào sản xuất. (Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp
– Sở giáo dục và Đào tạo Hà Nội - 2007)
1.1.2 Khái niệm quản lý nguồn nhân lực.
Quản trị nhân lực (Quản trị nhân sự) là một lĩnh vực quản lý về con người nói
chung. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm quản lý nguồn nhân lực:
“ Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách hoạt động chức
năng về thu hút, đào tạo - phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt
được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên.”( Quản trị nguồn nhân lực – Trần
Kim Dung - NXB Thống kê, 2006)
“ Quản trị nhân lực là một loạt những quyết định tổng hợp hình thành nên mối
quan hệ về việc làm. Chất lượng của những quyết định đó góp phần trực tiếp vào
khả năng của tổ chức và của các công nhân viên đạt được những mục tiêu của
mình”.
(Quản trị nguồn nhân lực – TS Vũ Trọng Hùng - NXB Thống kê, 2005)
“ Quản trị tài nguyên nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động
hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều
kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu
chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức”. (Quản trị nhân sự - Trần Hữu
Thân)
Cách hiểu về quản lý nguồn nhân lực có thể là khác nhau song dù ở góc
độ nào thì quản lý nguồn nhân lực là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt
động kế hoạch hoá nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực,
đảm bảo quyền lợi và tạo mọi điều kiện cho người lao động thông qua tổ chức,
nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
1.1.3 Khái niệm kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã được đưa ra,
cụ thể như sau:
“ Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình mà thông qua nó doanh nghiệp bảo
đảm được đầy đủ về số lượng và chất lượng người làm việc, phù hợp với yêu cầu
của công việc”. (Quản trị nhân sự - Phạm Đức Thành - NXB Thống kê, 1998 )
5
- “ Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch
và chương trình nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có đúng số lượng, đúng chất
lượng lao động, được bố trí đúng lúc đúng chỗ.” (Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu
Thân, 1996)
“ Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về số
nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao
động để đáp ứng các nhu cầu đó.” (Quản trị nhân lực - Nguyễn Vân Điềm và
Nguyễn Ngọc Quân - NXB Lao động - Xã hội, 2004)
“ Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn
nhân lực đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo
cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực
hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.” (Quản trị nguồn nhân lực
- Trần Kim Dung - NXB Thống kê, 2006)
Thực chất kế hoạch hóa nguồn nhân lực là một quá trình xác định cung -
cầu nhân lực cả về số lượng và chất lượng của tổ chức tại một thời điểm xác
định. Đưa ra các giải pháp để cân đối cung - cầu nhân lực nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất mục tiêu của tổ chức. Do vậy, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực
là cần thiết mang lại tính chủ động, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả công việc.
Điều quan trọng của KHHNNL là cần phải dự tính về số lượng và chất lượng
nguồn nhân lực cho việc triển khai các kế hoạch, nhất là sự cần thiết để đảm bảo
rằng số lượng nhân viên thích hợp sẽ sẵn sàng cho các kế hoạch tương lai của tổ
chức. Đây là yếu tố then chốt để ngăn chặn tình trạng dư thừa nhân viên. Vì vậy,
công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực thực sự quan trọng và cần thiết làm cơ sở cho
việc sử dụng nguồn nhân lực cũng như hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh
của tổ chức.
1.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
1.2.1 Vai trò
Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững cũng cần thiết phải tiến hành
kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Vì vậy, vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực là
giúp cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đề ra.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực đóng vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược
nguồn nhân lực: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực giúp tổ chức chủ động thấy trước
những biến động nhân sự, thực trạng về nguồn nhân sự, từ đó có những điều chỉnh
6
- phù hợp. Bạn sẽ biết được: Tổ chức cần những nhân viên như thế nào? khi nào thì
tổ chức cần họ? họ cần phải có những kỹ năng như thế nào? Tổ chức đã có sẵn
những người thích hợp chưa? Kế hoạch hóa nguồn nhân lực chính là cơ sở cho các
hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của tổ
chức: Để thực hiện các chiến lược hoạt động kinh doanh, sản xuất, doanh nghiệp, tổ
chức phải có nguồn nhân lực với kiến thức, kỹ năng cần thiết. Kế hoạch hóa nguồn
nhân lực tốt sẽ giúp tổ chức có được đội ngũ nhân sự phù hợp. Khi không có kế
hoạch hóa nguồn nhân lực hay kế hoạch hóa nguồn nhân lực không hiệu quả thì tổ
chức sẽ không thể đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình, điều này ảnh hưởng lớn
tới kết quả công việc chung của cả tổ chức.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo
và phát triển nguồn nhân lực. Ví dụ để tuyển dụng những người lao động mới tổ
chức cần làm rõ: loại lao động cần tuyển như thế nào? Số lượng? thời gian cần
tuyển?...
Để trả lời được các câu hỏi này cần phải có sự phối hợp các hoạt động về
nguồn nhân lực bởi mọi hoạt động trong tổ chức đều có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực đảm bảo có nguồn lực cần thiết để thực hiện
các mục tiêu của tổ chức.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực nhằm điều hòa các hoạt động nguồn nhân lực.
1.2.2 Mục tiêu và nhiệm vụ.
- Mục tiêu:
Xác định những tiêu chuẩn để bố trí lại nguồn nhân lực trong doanh nghiệp,tổ
chức, xác định rõ số lao động lưu chuyển, số lao động cần thu hút vào làm việc thông
qua tuyển dụng, xác định số người cần đào tạo mới, đào tạo lại hay nâng cao trình
độ chuyên môn.
- Nhiệm vụ:
Phân tích đánh giá, dự đoán việc thực hiện công việc của từng cá nhân trong
doanh nghiệp, dự đoán khả năng của họ trong tương lai.
Căn cứ vào nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất kinh doanh các mức hao phí lao
động, mức phục vụ, các tiêu chuẩn tính toán định biên cần thiết trong kỳ kế hoạch
7
- nhằm bảo đảm cho sản xuất trong doanh nghiệp được tiến hành bình thường và tiết
kiệm tối ưu.
Do đó, kế hoạch hóa nguồn nhân lực là một trong các nội dung quan trọng
nhất của công tác quản lý trong các doanh nghiệp, tổ chức. Với mục tiêu và nhiệm
vụ trên thì kế hoạch hóa nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp dự doán được mức
tăng năng suất và nâng cao hiệu quả công việc nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai được ổn định. Mặt khác, trong điều
kiện kinh tế - xã hội hiện nay kế hoạch hóa nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp,
tổ chức có thể thích nghi với môi trường cạnh tranh khốc liệt.
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
1.3.1 Môi trường của tổ chức.
Yếu tố về môi trường là cơ sở cho việc xác định mục tiêu chiến lược cho tổ
chức, doanh nghiệp nói chung và mục tiêu của kế hoạch hóa nguồn nhân sự nói riêng.
Một khi nhà hoạch định có thông tin cần thiết về môi trường bên ngoài và bên trong,
họ có thể dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai.
Môi trường của tổ chức bao gồm: Môi trường bên ngoài và môi trường bên
trong.
Môi trường bên ngoài: Là các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn
nhân lực và kế hoạch hóa nguồn nhân lực bên ngoài tổ chức như các yếu tố kinh tế,
chính trị, chính sách và hệ thống pháp luật, các yếu tố về dân số, văn hóa và xã hội,
đối thủ cạnh tranh, khách hàng…Ví dụ như sự biến động của nền kinh tế có tác
động mạnh mẽ đến nhu cầu về nguồn nhân lực. Nếu nền kinh tế suy thoái thì nhu
cầu về nhân lực có thể giảm xuống. Ngược lại, khi khinh tế phát triển và có chiều
hướng ổn định thì nhu cầu về nhân lực lại tăng lên. Khi đó, các tổ chức doanh nghiệp
lại có nhu cầu phát triển lao động để mở rộng sản xuất, tăng cường đào tạo nâng cao
trình độ cho người lao động. Ngoài ra, tình hình lạm phát, thất nghiệp hay những thay
đổi về xã hội cũng ảnh hưởng tới nhu cầu lao động của tổ chức.
Môi trường bên trong: bao gồm các yếu tố thuộc về nguồn lực bên trong của
tổ chức như mục tiêu, chiến lược, chính sách của tổ chức, bầu không khí văn hóa của
tổ chức, nguồn nhân lực, tài chính, trình độ công nghệ kỹ thuật…
1.3.2 Kế hoạch phát triển của tổ chức.
Kế hoạch phát triển của tổ chức được hiểu là tổng thể các kế hoạch,hành
động có liên quan đến việc lựa chọn các phương tiện và phân bổ nguồn lực nhằm
8
- đạt mục tiêu nhất định của tổ chức. Tổ chức phải xác định được thế mạnh về nguồn
nhân lực là gì? Nó có ảnh hưởng như thế nào đến sự hình thành và thực hiện các
chiến lược?... Tất cả chiến lược sẽ chi phối đến nội dung, các thức kế hoạch hoá
nguồn nhân lực của tổ chức.
1.3.3 Độ dài thời gian dự báo.
Độ dài thời gian ảnh hưởng đến kế hoạch hoá nếu thời gian càng ngắn thì dự
báo càng chính xác và ngược lại. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có thời hạn ngắn
thường là 01 năm, dài hạn có thể từ 03 đến 05 hoặc 07 năm, nó phụ thuộc vào các
yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức.
1.4 Cơ sở của kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
1.4.1 Phân tích công việc.
Phân tích công việc là một quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định các điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và phẩm chất kỹ năng nhân viên cần có để thực hiện tốt công việc.
Phân tích công việc được coi là công cụ cơ bản và quan trọng nhất để quản lý
nguồn nhân sự, nó là cơ sở để thực hiện tất cả các chức năng về nhân sự trong tổ
chức. Vì vậy cơ sở đầu tiên của kế hoạch hoá nguồn nhân lực là phân tích công việc.
Khi tiến hành phân tích công việc thì cần nhằm vào 4 vấn đề sau:
- Đặc điểm và tính chất công việc.
- Tiêu chuẩn công việc.
- Trang thiết bị.
- Yêu cầu của công việc đối với người lao động.
Phân tích công việc bao gồm: bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin có liên quan đến một
công việc cụ thể đó là các nhiệm vụ, trách nhiệm đối với công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánh các
yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên khi thực hiện công việc.
1.4.2 Định mức lao động.
Định mức lao động là lượng lao động hao phí được quy định để hoàn thành
một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lượng công việc) đúng tiêu chuẩn chất lượng
trong những điều kiện tổ chức sản xuất, kỹ thuật, tâm - sinh lí và kinh tế - xã hội
nhất định. Được biểu hiện dưới các hình thức: định mức thời gian, định mức sản
lượng, định mức phục vụ. Định mức lao động thường được xây dựng theo các
9
- phương pháp truyền thống như phương pháp thống kê - kinh nghiệm; phương pháp
phân tích (chụp ảnh ngày lao động, bấm giờ hoặc tính toán phân tích căn cứ vào các
công thức kĩ thuật) Mức lao động cho ta biết hao phí trung bình cần thiết để hoàn
thành công việc nào đó. Vì vậy có thể dựa vào mức lao động để tính ra số lao động
cần thiết để thực hiện một khối lượng công việc.
Ta có thể tính được mức lao động dựa vào năng suất lao động của từng
người.
W=Q/L Hay L=Q/W
Trong đó: W: Năng suất lao động.
L: Số lao động.
Q : Khối lượng công việc.
Mức lao động là cơ sở quan trọng khi tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực
đặc biệt là với kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong ngắn hạn.
1.4.3 Hiệu quả thực hiện công việc.
Khi dự đoán cung nhân lực, một trong những cơ sở quan trọng mà nhà quản lý
sử dụng đó là hệ hống thông tin nguồn nhân lực mà trong đó quan trọng nhất là thông
tin qua các kỳ đánh giá thực hiện công việc.
Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc là hệ thống chính thức nhằm xét duyệt
và đánh giá sự hoàn thành công việc của cá nhân theo định kỳ. Với kế hoạch hoá
nguồn nhân lực thì đánh giá thực hiện công việclà cơ sở quan trọng trong việc đưa ra
mức cung về lao động cũng như đưa ra các chính sách kế hoạch cân bằng cung cầu
lao động.
1.4.4 Thực trạng nhân lực trong tổ chức.
Phân tích thực trạng nguồn nhân lực là làm rõ nguồn nhân lực hiện có trong tổ
chức. Nó có ý nghĩa quan trọng giúp cho nhà quản lý có thể hiểu hơn về nguồn nhân
lực hiện tại của tổ chức và thông qua đó là cơ sở cho việc dự báo về nhu cầu cũng
như về nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai. Chúng ta có thể sử dụng mô hình
SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức) để thấy được hiện trạng nhân
lực của tổ chức như thế nào? Sử dụng mô hình SWOT để xác định nhuồn nhân lực
của tổ chức trên cơ sở các yếu tố như: Mức lương, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh
nghiệm, thâm niên làm việc, khả năng hoàn thành nhiệm vụ và khả năng hoàn thành
nhiệm vụ và các phẩm chất khác như mức độ nhiệt tình, sáng tạo trong công việc…
10
- Ngoài ra, phân tích thực trạng nhân lực còn xác định: Tình hình sử dụng lao
động của tổ chức như tình hình tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật lao động. Tình hình nghỉ
hưu, thay đổi lực lượng lao động (ốm đau, thai sản…) thuyên chuyển lao động trong
những năm gần đây…Từ quá trình phân tích, đánh giá sẽ tiến hành nhận xét về điểm
mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức để làm cơ sở cho kế hoạch hoá nguồn nhân lực.
1.5 Quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
Kế HHNNL
Dự báo cầu NL Dự báo cung NL
So sánh Cung – Cầu
Thiếu NL Cân đối Thừa NL
Giải pháp Giải pháp
Kiểm tra và
đánh giá
Hình1.Sơ đồ quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực
1.5.1 Dự báo cầu nhân lực.
Cầu nhân lực là số lượng cơ cấu nhân lực cần thiết để hoàn thành một khối
lượng công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ trong một thời kỳ nhất định.
Khi xác định cầu nhân lực thì cần phải tìm hiểu các nguyên nhân có ảnh
hưởng đến tổ chức: các yếu tố bên ngoài như cạnh tranh, kinh tế, chính trị, pháp
luật…Các yếu tố bên trong như sự thay đổi của kế hoạch, chiến lược quy mô của tổ
chức hoắc sự thay đổi của lực lượng lao động như ốm đau, thai sản, nghỉ hưu…Tất
cả những biến đổi đều là quá trình vận động không ngừng của tổ chức có tác dụng
thúc đẩy nhanh sự biến đổi về nhu cầu của công việc. Do đó, nhu cầu công việc
không còn ở trạng thái tĩnh mà nó không ngừng đổi mới. Ngoài ra, sự xuất hiện thêm
những công việc mới, sự thay đổi về nội dung và hình thức của từng công việc ngày
11
- càng phát triển. Đòi hỏi các nhà quản lý nhân sự phải có cách thức quản lý nhân lực
và điều hòa nhu cầu về nguồn nhân lực tổ chức một các hiệu quả nhất.
Dự báo cầu nhân lực ngắn hạn.
Dự báo cầu nhân lực ngắn hạn là cầu nhân lực được xác định trong 1 năm.
Tuy nhiên, do đặc điểm của mỗi tổ chức thì khoảng thời gian có thể linh hoạt hơn.
Ví dụ đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mang tính thời vụ, theo mùa thì
khoảng thời gian có thể ngắn hơn (từ 3 đến 6 tháng). Được xác định trong thời gian
ngắn nên cầu nhân lực cần phải xác định rõ số nhân lực cụ thể trong từng ngành
nghề, từng loại lao động. Căn cứ vào các yêu cầu cụ thể thì nhà quản lý sẽ đưa ra
những biện pháp trước mắt. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng tổ chức mà các
phương pháp dự báo được áp dụng khác nhau. Nhưng phương pháp chủ yếu để dự
báo cầu nhân lực ngắn hạn là phân tích nhiệm vụ, phân tích công việc cụ thể. Ngoài
ra, còn có các phương pháp sau:
• Phương pháp tính theo tiêu chuẩn hao phí lao động của một đơn vị sản
lượng.
Công thức : D = (Q x t)/ T
Trong đó D : Cầu nhân lực
Q : Tổng sản lượng cần sản xuất trong năm.
t : Thời gian hao phí lao động cho một đơn vị sản lượng.
T : Tổng số giờ làm việc bình quân của một lao động trong năm.
• Phương pháp tính theo năng suất lao động.
Phương pháp tính theo năng suất lao động là lấy tổng sản lượng của năm chia
cho năng suất lao động của một người lao động.
Công thức:
W=Q/L Hay L=Q/W
Trong đó: W: Năng suất lao động.
L : Số lao động.
Q: Khối lượng công việc.
• Phương pháp xu hướng.
Căn cứ vào mục tiêu hoặc chiến lược của tổ chức trong 01 năm như số lượng
sản phẩm, doanh số bán hàng hay những thay đổi về kỹ thuật công nghệ có ảnh
hưởng đến quá trình sản xuất của tổ chức…so với hiện tại. Từ đó, sẽ ước tính được
12
- cầu nhân lực trong năm. Phương pháp này thực hiện dễ dàng nhưng kết quả mang
lại có độ chính xác không cao.
Dự báo cầu nhân lực dài hạn.
Dự báo cầu nhân lực dài hạn thường được tiến hành có thời hạn trên 01 năm
có thể từ 03 đến 05 hoặc 07 năm. Một tổ chức không thể đạt được các mục tiêu
chiến lược dài hạn nếu thiếu nguồn nhân lực cần thiết. Căn cứ vào mục tiêu, kế
hoạch, chiến lược của tổ chức trong tương lai nhà quản lý nhân sự sẽ có những phán
đoán về sự thay đổi của cơ cấu tổ chức, của khoa học công nghệ và những tác động
của môi trường…để đưa ra những biện pháp lâu dài.
Có nhiều phương pháp dự đoán cầu nhân lực dài hạn như:
• Phương pháp mời chuyên gia.
Lựa chọn các chuyên gia có am hiểu về tổ chức và có kiến thức kinh nghiệm
về dự đoán cầu nhân lực. Nhóm chuyên gia có thể từ 5 đến 10 người tiến hành thảo
luận trực tiếp với nhau theo một trình tự được quy định để đi đến một nhất trí về
nhu cầu lao động trong tương lai. Cách thức thực hiện như sau:
Mời một nhóm chuyên gia để họ thảo luận và nghiên cứu hoạt động của tổ
chức. Việc thảo luận trực tiếp sẽ giúp các chuyên gia có cơ hội hiểu rõ, đánh giá tình
hình khách quanvà dự đoán một cách chính xác. Sau đó sẽ lấy ý kiến đánh giá của họ
về tình hình của tổ chức và nhu cầu nhân lực trong tương lai. Kết quả sẽ được xử lý
và thông báo lại cho nhóm. Nhóm sẽ đưa ra được phương án và quyết định về nhu
cầu nhân lực của tổ chức.
Phương pháp chuyên gia này khá thú vị bởi nó thu hút được những cán bộ then
chốt tham gia vào việc kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Có thể hướng cuộc thảo luận
vào các vấn đề mong đợi trong tương lai và dễ đi đến nhất trí khi các chuyên gia trao
đổi với nhau. Tuy nhiên, nó mang tính chủ quan của chuyên gia và các quyết định rất
dễ bị ảnh hưởng bởi sức ép của nhóm chuyên gia và nhà lãnh đạo có uy tín, quyền
lực.
• Phương pháp Delphi.
Cũng là hình thức dự báo nhu cầu nhân lực trên cơ sở nhân định của các
chuyên gia nhưng không để họ gặp gỡ và thảo luận
Cách thực hiện: Mời chuyên gia một cách riêng lẻ của từng bộ phận. Sau đó
yêu cầu chuyên gia viết ý kiến của mình dựa trên kinh nghiệm của họ. Các chuyên
13
- gia sẽ đưa ý kiến ước tính về cầu nhân lực. Các ý kiến sẽ được tổng hợp rồi thông
báo lại cho họ. Kết quả của các chuyên gia khác sẽ giúp mỗi chuyên gia suy ngẫm,
điều chỉnh lạ dự báo của họ. Thường được thực hiện 4 - 5 lần, sau vài vòng như vậy
thì kết quả dự báo có thể tương đối khách quan và đáng tin cậy. Đây là phương pháp
định tính được sử dụng khá phổ biến trong thực tế bởi kết quả mà phương pháp này
đem lại khá chính xác.
1.5.2 Dự báo cung nhân lực.
Sau khi dự báo cầu nhân lực cần tiến hành dự báo cung nhân lực. Dự đoán
cung nhân lực là tính toán khả năng thu hút, đáp ứng nhu cầu về nhân lực cho tổ
chức. Tổ chức cần phải đánh giá, phân tích và dự đoán khả năng có bao nhiêu người
làm việc cho tổ chức để có những biện pháp thu hút, sử dụng và khai thác tiềm năng
của người lao động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt đọng của tổ chức.
Dự báo cung nhân lực: Bao gồm cung nhân lực bên trong và nguồn cung nhân
lực bên ngoài.
Nguồn cung nhân lực bên trong.
Là dự đoán khả năng đáp ứng nhu cầu về nhân lực trên cơ sở phát triển lực
lượng lao động hiện tại. Để xác định được cung nhân lực bên trong phải phân tích
hiện trạng lao động hiện tại dựa trên các tiêu trí: Tuổi, trình độ, sức khỏe, thâm niên
công tác, tình trạng gia đình…
Phân tích hiện trạng nhân lực hiện có trong tổ chức là một công việc rất quan
trọng. Đó là quá trình xác định số lao động hiện có có phù hợp với yêu cầu của công
việc hay không?
- Phân tích cơ cấu tuổi lao động, theo giới tính (nam hay nữ)
- Phân tích trình độ văn hóa của người lao động theo nghành nghề, theo từng
loại công việc.
- So sánh mức độ phức tạp của công việc đối với lao động hiện có trong tổ
chức để thấy được mức độ phù hợp hay không phù hợp.
- Phân tích tình hình cụ thể của người lao động chỉ rõ những người ốm đau,
thai sản, những người sẽ về hưu, nghỉ việc…
Phương pháp phân tích: so sánh lực lượng lao động hiện có trong tổ chức theo
từng tiêu chí với yêu cầu mà họ đang đảm nhiệm hoặc so sánh tình hình nhân lực
hiện có với yêu cầu công việc trong thời gian sắp tới.
14
- Tìm hiểu thông tin nguồn lực để xác định khả năng đáp ứng yêu cầu về nhân
lực của tổ chức. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực là một danh mục tổng thể các
thông tin về tất cả nguồn lao động đang làm việc trong tổ chức. Công việc này chủ
yếu được thực hiện thông qua nghiên cứu hồ sơ của người lao động hoặc áp dụng
phương pháp phát bản hỏi hoặc phỏng vấn trực tiếp người quản lý để thu thập
thông tin về người lao động. Những thông tin cần tìm hiểu như sau:
- Tiểu sử cá nhân.
- Trình độ.
- Các kỹ năng và kiến thức.
- Vị trí và loại công việc đang làm.
- Thâm liên làm việc.
. - Nguyện vọng về công việc và địa điểm làm việc.
- Sự thỏa mãn đối với công việc.
- Tiềm năng phát triển và khả năng đề bạt.
- Tình trạng về các mức tiền công, tiền lương…
Quá trình nghiên cứu hệ thống thông tin nguồn nhân lực là cần thiết cho việc
dự đoán mức cung nhân lực nội bộ. Bởi hệ thống thông tin sẽ cung ấp những thông
tin, tư liệu số liệu quan trong về tình hìng hiện trạng lao động hiện tại của tổ chức
là cơ sở quan trọng cho việc dự báo cung nhân lực.
Nguồn cung nhân lực bên ngoài.
Khi nguồn cung nhân lực bên trong không đáp ứng được nhân lực, tổ chức
phải tính đến những nguồn khác để bổ sung những khuyết thiếu về nhân lức đó. Dự
báo cung nhân lực bên ngoài là công việc khá quan trọng bởi vì khi dự báo nhân lực từ
thị trường bên ngoài sẽ cho phép tổ chức thấy rõ tiềm năng lao động, các nguồn lực
có thể
cung cấp cho tổ chức và có biện pháp thu hút nhân lực phù hợp với yêu cầu khi cần
thiết.
Khi xác định cung nhân lực phải xem xét đến các yếu tố sau:
- Quy mô và cơ cấu dân số: Đây là yếu tố tác động trực tiếp đến quy mô và
cơ cấu nguồn nhân lực.
- Tình hình di dân: Tình trạng di dân từ nông thôn ra thành thị hiện nay rất
phổ biến nó tạo nên những biến động lớn về nguồn nhân lực.
15
- - Tỉ lệ lực lượng tham gia lao động.
- Tình hình giáo dục và đào tạo: chất lượng nguồn lao động rất quan trọng
nếu chất lượng nguồn lao động cao, đa dạng sẽ tạo cho tổ chức có khả
năng thu hút lực lượng lao động phù hợp.
- Xu hướng phát triển nghề nghiệp: sự phát triển của khoa học công nghệ
sẽ làm xuất hiện những ngành nghề mới trong khi một số ngành nghề cũ
có thể bị mất đi hoặc bị thu hẹp.
Nguồn cung nhân lực từ bên ngoài rất phong phú và đa dạng. Nó được coi là
mảnh đất khá màu mỡ để các nhà quản lý có thể khai thác, thu hút và sử dụng nguồn
nhân lực một cách hiệu quả nhất.
1.5.3 So sánh tương quan cung - cầu nhân lực.
Sau khi dự báo được cung - cầu nhân lực thì so sánh mối tương quan giữa
chúng. Việc so sánh giữa nhu cầu và nguồn lực tương lai là công việc khá dễ dàng.
Đây là cách thức tính toán sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn lực. Ngoài ra, khi so
sánh tương quan thì chúng ta cũng có thể thấy được sự chênh lệch giữa lao động
trong từng ngành nghề, vị trí công việc. Kết quả so sánh sẽ xảy ra ba truờng hợp sau:
- Cầu nhân lực lớn hơn cung nhân lực (thiếu nhân lực).
- Cung nhân lực hơn cầu nhân lực (thừa nhân lực).
- Cầu nhân lực bằng cung nhân lực (cân đối).
1.5.4 Cân đối cung - cầu nhân lực và đưa ra các giải pháp.
Xây dựng các biện pháp nhằm câu đối sự chênh lệch giữa cung và cầu nhân
lực là giai đoạn cuối cùng cũng là kết quả mà nhà hoạch định nhân sự muốn dự báo
đối với nguồn nhân lực. Đưa ra những giải pháp có liên quan đến vấn đề nhân lực là
đưa ra những định hướng về nguồn lao động cho tương lai của tổ chức giúp cho tổ
chức có thể quản lý một cách tốt nhất những biến động sẽ xảy ra để có những điều
chỉnh phù hợp. Tổ chức có sự điều chỉnh cơ bản sau đây : điều chỉnh về nặt số
lượng lao động, điều chỉnh về mặt chất lượng, điều chỉnh về mặt cơ cấu tổ chức.
• Cầu nhân lực lớn hơn cung nhân lực (thiếu nhân lực).
Trong trường hợp nhu cầu lớn hơn khả năng cung cấp trong thực tế thì tổ
chức sẽ thiếu nhân lực. Do vậy, tổ chức cần tìm kiếm các biện pháp vàd huy động
cả lực lượng bên trong và bên ngoài tổ chức. Cụ thể:
16
- - Đề bạt người lao động, bồi dưỡng cho họ có khả năng đáp ứng được
công việc để có thể đáp ứng được những vị trí cao hơn.
- Thuyên chuyển lao động từ những bộ phận khác trong tổ chức đang thừa
nhân lực.
- Huy động người lao động làm thêm giờ, tăng ca thường được áp dụng
trong một thời gian ngắn và là giải pháp tình thế bởi các tổ chức sử dụng
lao động còn phải tuân thủ các quy định của Bộ luật lao động.
- Thực hiện chương trình đào tạo lại kỹ năng chuyên môn người lao động
để họ có thể đảm nhiệm được những công việc đang thiếu người. Ngoài
ra, đối với những vị trí cấp cao thì nhà hoạch định cần lực chọn những
người có đủ đức đủ tài, những người có tiềm năng cho vị trí đang trống để
đào tạo, bồi dưỡng, phát triển thay thế từng bước đảm nhận được công
việc.
- Thuê lao động hợp đồng, lao động tạm thời, lao động không thường xuyên
để khắc phục tình trạng thiếu nhân lực trước mắt…
- Tuyển dụng người lao động mới vào tổ chức: trường hợp các giải pháp
trên không thể đáp ứng được việc cân đối cung cầu thì tổ chức phải tiến
hành tuyển dụng để bổ xung nguồn nhân lực khuyết thiếu đó.
• Cung nhân lực hơn cầu nhân lực (thừa nhân lực).
Ngược lại với trường hợp thiếu nhân lực có thể do nhiều nguyên nhân dẫn
đến tình trạng tổ chức thừa lao động so với nhu cầu. Để có biện pháp hữu hiệu nhất
cần phải căn cứ vào tình hình của tổ chức.
- Thuyên chuyển nhân lực đến các bộ phận đang thiếu nhân lực.
- Cho nghỉ việc tạm thời thường áp dụng đối với những tổ chức làm việc có
tính chất chu kỳ, thời vụ.
- Nghỉ không ăn lương: Đây là một trong những biện pháp làm giảm chi phí
lao động được áp dụng với những nhân viên không có triển vọng trong
công việc.
- Vận động nghỉ hưư sớm: áp dụng với những nhân viên còn hai đến ba năm
nữa đến tuổi nghỉ hưu.
- Giảm giờ làm, nghỉ luân phiên hoặc chia sẻ công việc.
17
- - Cho các tổ chức khác thuê lao động: Đây là biện pháp áp dụng khi tổ chức
đang phải đối mặt với những khó khăn.
Tuy nhiên, dù có áp dụng biện pháp nào đi chăng nữa thì tổ chức cũng nên có
những chương trình trợ cấp, hướng dẫn cho người lao động thích nghi được với
hoàn cảnh mới như: động viên và khích lệ người lao động cả về vật chất và tinh
thần, hỗ trợ cho họ khi đi tìm việc làm mới. Điều này không những có tác dụng tốt
đối với lao động trong việc tinh giảm biên chế mà còn có tác dụng tích cực đối với
những người lao động khác trong tổ chức. Nó sẽ kích thích người lao động nâng cao
ý thức, làm việc tận tâm, nhiệt tình và gắn bó lâu dài với tổ chức.
• Cầu nhân lực bằng cung nhân lực (cân đối).
- Biện pháp tốt nhất là thuyên chuyển nội bộ nhằm xắp xếp bố trí nhân lực
một cách hợp lý nhất để phát huy tối đa tiềm năng nhân lực hiên có.
- Thực hiện kế hoạch hóa nhân lực trong thời gian kế tiếp.
- Đề bạt thăng chức cho nhân viên dựa vào năng lực và kết quả công việc.
- Thực hiện chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho người lao động
để có thể áp dụng những khoa học công nghệ mới.
1.5.5 Kiểm tra và đánh giá.
Các nhà quản lý đóng vai trò chính trong công tác kiểm tra và đánh giá. Cứ mỗi
bước của công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực nhà quản lý phải thường xuyên
kiểm tra, theo dõi để tiến hành điều chỉnh kịp thời nhằm tăng hiệu quả của công tác
kế hoạch hóa nhân lực tại tổ chức.
Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Khi
kiểm tra các nhà quản lý sẽ xác định được những sai lệch giữa các mục tiêu đã đề ra
với quá trình thực hiện các giải pháp. Cách đánh giá bằng phương pháp định lượng
thường có tính khách quan hơn và giúp cho các tổ chức thấy được những sai lệch
giữa kế hoạch và quá trình thực hiện. Từ đó, có thể đề ra những giải pháp điều chỉnh
sai lệch và các biện pháp để hoàn thiện quy trình kế hoạch hóa. Sau khi đã kế hoạch
hóa nguồn nhân lực cần thiết cho tương lai thì tổ chức cần tìm kiếm nguồn lực để
đảm bảo nguồn nhân lực cho tổ chức duy trì hoạt động và phát triển.
Các doanh nghiệp tổ chức đều có những đặc thù riêng về công việc. Tuy
nhiên, vấn đề nguồn nhân lực lại là vấn đề chung mà tất cả các tổ chức đều hướng
tới.Vì vậy. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là một yếu tố khá quan trọng nó không chỉ
18
- là cơ sở cho các hoạt động về nhân sự mà nó còn đóng góp vai trò quan trọng cho
thành công của tổ chức. Hiện nay, hầu hết các tổ chức đều chú ý đến dự báo về nhu
cầu nhân lực hơn là đánh giá về nguồn cung cấp nhân lực.
Trong công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực thì giai đoạn dự báo cung - cầu
nhân lực là một quá trình tương tác có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Cho phép tổ
chức có thể dự đoán, xác định số lượng và chất lượng nguồn nhân lực có thể đảm
nhiệm được công việc. Hơn nữa, khi dự báo cung - cầu nhân lực các nhà quản lý sẽ
có được những định hướng để xây dựng các biện pháp thu hút, duy trì hoặc phát triển
nguồn nhân lực trong trường hợp thừa nhân lực về mặt số lượng nhưng chất lượng
nguồn nhân lực lại thấp.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực giúp cho các nhà hoạch định có thể thấy được
những ưu điểm, nhược điểm, tình hình nhân lực hiện có trong tổ chức. Công tác kế
hoạch hóa nguồn nhân sự không thể đơn thuần thực hiện bởi một nhà quản lý bởi
nhà quản lý không thể đánh giá hết được đội ngũ nhân sự của mình, điều này có ảnh
hưởng lớn tới kết quả của quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân sự. Do đó, công tác kế
hoạch hóa cần có sự liên kết giữa các phòng ban trong tổ chức. Quy trình kế hoạch
hóa nguồn nhân sự được thực hiện theo các bước khép kín: Dự báo cung - cầu nhân
lực, so sánh - cân đối, đưa ra các giải pháp, kiểm tra - đánh giá. Tuy nhiên, các nhà
hoạch định cần xem xét tình hình của tổ chức mình để có thể thực hiện từng bước
linh hoạt nhất. Bên cạnh đó, sự lồng ghép của các chiến lược kế hoạch mà mỗi tổ
chức đưa ra sẽ giúp các nhà hoạch định có thể đưa ra những giải pháp hợp lý nhất
nhằm bổ sung, điều hòa cân đối nhân lực để có được một đội ngũ nguồn lực tốt
nhất.
19
- CHƯƠNG 2
CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HÓA NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC
2.1 Đánh giá công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong tổ chức
Trong các tổ chức nhà nước hay tổ chức doanh nghiệp thì kế hoạch hóa nguồn
nhân lực có tác động đến nhiều loại kế hoạch khác nhau và được xác định như là
một trong những kế hoạch quan trọng của tổ chức. Cho dù là cơ quan nhà nước hay
các tổ chức doanh nghiệp thì kế hoạch hóa nguồn nhân lực đều dực trên những cơ sở
mục tiêu của tổ chức như sản xuất, kinh doanh hay các mục tiêu dịch vụ khác…Và
những câu hỏi đặt ra cho các nhà quản lý khi hoạch định nhân lực là: loại nhân lực
nào mà tổ chức cần/khi nào cần và số lượng bao nhiêu? các chính sách liên quan đến
nhân lực như đào tạo, phát triển, thăng tiến, tiền lương, tiền thưởng. Hiện nay, quá
trình hoạch định nhân sự gắn liền với chiến lược phát triển của tổ chức. Một chiến
lược tốt luôn phải đi kèm với một mô hình quản lý phù hợp. Muốn làm được điều
này tổ chức cần xây dựng một đột ngũ nhân lực “đủ khỏe” “đủ mạnh” để có thể
thích nghi với sự thay đổi của thị trường. Có thể nói rằng kế hoạch hóa nguồn nhân
lực là việc xây dựng một cây cầu để tổ chức nối hiện tại với tương lai.
Tuy nhiên, quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong cơ quan nhà nước và
tổ chức doanh nghiệp lại không giống nhau. Tùy vào đặc thù công việc và cơ cấu tổ
chức thì các tổ chức lại có cách thức tiếp cận theo các bước khác nhau. Không phải
cứ xây dựng một khuôn mẫu chung trong quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực thì
tất cả các tổ chức đều tuân thủ các bước thực hiện như vậy. Hiện nay, trong các tổ
chức cách thức hoạch định nhân sự được tiến hành dựa trên cơ cấu tổ chức và loại
hình công việc nhưng dù thực hiện theo cách thức nào đi chăng nữa thì kế hoạch hóa
nguồn nhân lực cũng là công cụ tốt nhất để tổ chức có thể xây dựng cho mình một
đội ngũ nhân sự phù hợp.
2.1.1 Dự báo cầu nhân lực
Trong các tổ chức nhà nước công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực được đặt
trong một chỉnh thể thống nhất bởi mỗi một lĩnh vực hoạt động được đặt trong mối
quan hệ mật thiết hữu cơ với nhau. Không giống như các tổ chức doanh nghiệp trong
các cơ quan nhà nước thì hệ thống các kế hoạch phải được triển khai từ cơ quan cấp
trên xuống cơ quan cấp dưới. Trong lĩnh vực nhân sự của một tổ chức nhà nước từ
chỉ tiêu biên chế, nội dung và phương pháp và kinh phí đào tạo vẫn thuộc sưh quản lý
20
nguon tai.lieu . vn
