- Trang Chủ
- Quản trị kinh doanh
- Luận văn: Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng
Xem mẫu
- Luận văn
Thực trạng và một số giải
pháp hoàn thiện công tác
lập kế hoạch năm cho vật
tư tại Công ty cao su Sao
vàng
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, cạnh tranh là vấn đề sống còn c
của doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp luôn tìm cho mình hướng đi đ úng đ ắn
để có thể đứng vững trên thị trường. H àng năm, doanh nghiệp lập nên các kế
ho ạch nhằm đ ịnh hướng các hoạt động kinh doanh trong năm của mình.
Trong một số năm gần đây, thị trường vật tư nước ta có nhiều biến
động. Giá xăng dầu tăng cao, kéo theo đó là sự tăng gia của các nguyên vật
liệu đầu vào. Nước ta là một nước nhập khẩu xăng dầu với một khối lượng
lớn. Các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều khó khăn, họ không thể đột
ngột tăng giá sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp còn phải chịu lỗ để giữ chân
khách hàng.
Công ty cao su Sao vàng tuy là một doanh nghiệp đ ầu đ àn trong ngành
công nghiệp cao su Việt nam nhưng trong những năm gần đây, công ty cũng
phải đối mặt với rất nhiều khó khăn vì sự biến động của thị trường vật tư. Vì
vậy hàng năm, công ty luôn cố gắng làm tốt công tác lập kế hoạch năm cho
vật tư để có thể đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất, đồng thời có thể ứng phó
được với những sự thay đổi của môi trường.
Trong quá trình thực tập tại Công ty cao su Sao vàng, em đ ã có đ iều
kiện nghiên cứu về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su
Sao vàng. Do đó, em chọn đ ề tài: "Hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm
cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng ". Trong phạm vi nghiên cứu của đề
tài, em xin trình bày công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty, những
kết quả đ ạt được và một số vấn đ ề còn tồn tại trong công tác lập kế hoạch
năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng, đồng thời em xin đưa ra một số
kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại
Công ty cao su Sao vàng.
K ết cấu của b ài viết ngoài phần mở đầu, kết luận được chia thành 3
chương:
1
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
Chương I: Lý luận chung về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư
trong các doanh nghiệp.
Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch vật tư tại Công ty Cao su
Sao vàng.
Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch
vật tư tại Công ty cao su Sao vàng.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do khả năng phân tích và trình độ
nhận thức còn hạn chế nên bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất
mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài viết có thể hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền cùng các
cán bộ trong phòng kế hoạch vật tư Công ty Cao su Sao vàng đ ã trực tiếp giúp
đỡ em trong quá trình nghiên cứu. Đ ồng thời, em xin chân thành cảm ơn các
thầy cô trong khoa Khoa học quản lý đã giúp em có được kiến thức trong suốt
quá trình học tập.
2
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
CHƯƠNG I. LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
I. V ẬT TƯ VÀ KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP.
1. Vật tư và quản lý vật tư trong doanh nghiệp.
1.1 Vật tư:
1.1.1 Khái niệm vật tư:
V ật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm
mua ngoài và các loại vật tư khác(1).
Nói cách khác, vật tư còn được định nghĩa là những sản phẩm dùng để
sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá khác.
Trong doanh nghiệp, vật tư được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt
thép, cao su, vải sợi, da...
1.1.2. Vai trò của Vật tư
Trong giai đoạn hiện nay, mỗi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh
nhiều loại sản phẩm và hàng hoá khác nhau, và theo xu thế chung, những
chủng loại hàng hoá của một doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong phú.
Đ ể sản xuất ra các sản phẩm hóa đó, người ta phải sử dụng rất nhiều
loại vật tư. Mỗi sản phẩm hàng hoá được cấu thành từ các loại vật tư theo một
tỉ lệ nhất định. Cho dù là một vật tư nhỏ nhưng thiếu nó, sẽ làm ảnh hưởng tới
quá trình sản xuất hoặc ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Thông thường,
trong các doanh nghiệp, chi phí vật tư chiếm đến 50% chi phí sản phẩm. Đặc
biệt đối với các sản phẩm thuộc khối ngành công nghiệp, chi phí vật tư chiếm
từ 70 - 80% chi phí sản phẩm.
Q uá trình sản xuất có thể được ví như một hộp đen có đầu vào và đầu
ra. Trong đó, đầu vào bao gồm vốn, máy móc thiết bị, con người và vật tư.
Đầu vào Hộp đen Đầu ra
Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp
(Nguồn: Giáo trình KHQL Tập II, trang 206)
( 1)
Chiến lược kinh doanh và kế hoạch hoá nội bộ doanh nghiệp - Nhà xuất bản Khoa học và kĩ thuật, Hà nội,
2002.
3
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
V ật tư chính là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu của
quá trình sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động của
lao động, vật tư b ị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để
tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Vật tư là yếu tố đ ầu tiên của quy trình
sản xuất, nó tác động, ảnh hưởng và chi phối các hoạt động tiếp theo của quy
trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp.
1.1.3. Phân loại vật tư.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau
với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và các tính năng
khác nhau. Đ ể sản xuất, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư. Vì vậy, để
quản lý và sử dụng hợp lý các loại vật tư, người ta phải tiến hành phân loại
vật tư theo tính năng và đặc điểm của nó. Tuỳ từng doanh nghiệp hoạt động
trong các lĩnh vực khác nhau mà có cách phân loại vật tư theo các cách khác
nhau. Có các cách phân loại vật tư như sau:
a) Phân loại vật tư căn cứ vào công dụng của vật tư trong quá trình sản
xuất(2):
- Vật tư là tư liệu lao động: là các loại máy móc thiết bị phục vụ
cho sản xuất, bao gồm:
+ Các máy móc, thiết bị sản xuất
+ Các phương tiện vận chuyển
+ Các thiết bị truyền dẫn năng lượng
+ Các thiết bị dùng cho quản lý.
+ Các phụ tùng thay thế...
- V ật tư là đối tượng lao động bao gồm những yếu tố sau:
+ N guyên vật liệu.
+ N hiên liệu.
+ Năng lượng
+ Bán thành phẩm mua ngoài.....
( 2)
Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông
nghiệp, Hà nội, 2003, trang 73.
4
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
b) Phân loại vật tư căn cứ vào tầm quan trọng của nó trong sản xuất(3):
Theo cách phân loại này, người ta chi ra thành nguyên vật liệu chính và
nguyên vật liệu phụ
- N guyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công
sẽ trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, hoặc những nguyên vật liệu
được sử dụng với số lượng lớn hoặc những vật liệu đắt tiền phải nhập khẩu.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật tư không trực tiếp cấu thành sản
phẩm nhưng lại rất quan trọng trong sản xuất. Những vật tư này đ ược sử dụng
kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm hoàn thiện tính năng cho sản phẩm,
để tăng chất lượng sản phẩm hoặc dùng để trang trí cho sản phẩm.
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình
sản xuất bao gồm các loại nguyên vật liệu ở thể rắn, lỏng hay khí như than,
củi, xăng dầu, hơi đốt v..v...
N hiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu
phụ. Tuy nhiên nó đ óng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, và có
các tính năng cũng như kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với nguyên vật liệu
thông thường. Tuỳ từng doanh nghiệp mà có thể tách nhiên liệu làm đối tượng
quản lý riêng hay coi nhiên liệu là nguyên vật liệu phụ.
c) Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu:
Theo căn cứ này, nguyên vật liệu được chia thành vật liệu mua ngoài,
vật liệu tự sản xuất và vật liệu từ các nguồn khác....
Nói chung, việc phân loại vật tư chỉ là tương đối. Nó phụ thuộc vào
lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đ ặc điểm tổ chức
sản xuất của doanh nghiệp đó. Phân loại vật tư theo các cách nào là để tiện
cho việc quản lý, sử dụng hay tính toán định mức tiêu thụ vật tư của doanh
nghiệp đó.
( 3)
Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông
nghiệp, Hà nội, 2003, trang 74.
5
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
1.2. Quản lý vật tư trong doanh nghiệp
Công tác quản lý vật tư đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Do tính chất,
đặc đ iểm và tầm quan trọng của vật tư trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần
có những biện pháp quản lý vật tư thật hợp lý.
Công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau:
- X ây d ựng đ ịnh mức tiêu hao vật tư cho từng đơn vị sản phẩm.
- Lập kế hoạch vật tư: Bao gồm kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch
tháng...
- Bảo quản và dự trữ vật tư.
- Tổ chức cung ứng vật tư.
V iệc quản lý vật tư trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phức
tạp vì đối tượng quản lý tương đối nhiều. Khi quản lý vật tư, doanh nghiệp
cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Trong khâu lập kế hoạch vật tư: Phải lập kế hoạch đủ số lượng, chất
lượng quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và đảm bảo được kế hoạch
phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đối với kế hoạch vật tư
theo quý, tháng thì phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đ ề ra.
- Trong khâu b ảo quản vật tư: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu
chuẩn kỹ thuật để đảm bảo được chất lượng của vật tư. Bố trí các nhân viên
thủ kho có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và doanh nghiệp... Cần bảo
quản theo đúng quy định phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tư để
đảm bảo đ ược đ ặc tính kĩ thuật, tránh hư hỏng, hao hụt...
- Trong khâu dự trữ vật tư: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức
dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư. V ật tư được dự trữ dao động
trong kho ảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý. Tránh việc dự trữ quá ít,
khi cần cho sản xuất thì doanh nghiệp lại không đ ủ để cung ứng. Đồng thời
tránh việc dự trữ quá nhiều mà làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
6
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
- Trong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tư: Doanh nghiệp cung
ứng cho các xưởng sản xuất một số lượng vừa đủ để khuyến khích việc sử
dụng tiết kiệm, hợp lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tư.
Công việc quản lý vật tư bao gồm rất nhiều nội dung. Nhưng do hạn
chế về thời gian và dữ liệu, trong bài viết này chỉ xin đề cập đến 1 khía cạnh
của quản lý vật tư. Đ ó là công tác lập kế hoạch năm cho vật tư.
2 . K ế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.
2.1 Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp.
K ế hoạch vật tư là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng
năm của doanh nghiệp. Kế hoạch vật tư được các doanh nghiệp lập ra vào đ ầu
năm nhằm xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ trong
năm cho doanh nghiệp.
K ế hoạch năm vật tư có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp.
Bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vật tư. Mỗi
doanh nghiệp có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn loại vật tư khác nhau.
N ếu thiếu chỉ một loại vật tư dù là nhỏ sẽ làm gián đ oạn việc sản xuất, ảnh
hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp.
Rõ ràng, vật tư quyết đ ịnh đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất.
V iệc quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật
tư thật chính xác là đ iều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đ ảm bảo chất
lượng của sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
N hiệm vụ của Kế hoạch vật tư tuy vụn vặt, phức tạp nhưng rất quan
trọng vì số lượng vật tư của các doanh nghiệp là rất lớn. Nhiệm vụ của kế
ho ạch vật tư là phải đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất, giảm thiểu
tối đa tồn đọng vật tư nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp.
2.2. Vị trí của Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.
2.2.1 Xét theo các loại kế hoạch:
K ế hoạch năm của doanh nghiệp bao gồm 7 bộ phận chính:
7
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
- K ế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm
- K ế hoạch giá thành sản phẩm
- K ế hoạch lao động - tiền lương
- K ế hoạch vật tư
- K ế hoạch tài chính
- K ế hoạch khoa học công nghệ
- K ế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ
7 loại hình kế hoạch này chính là các biện pháp nhằm đảm bảo thực
hiện được kế hoạch sản xuất kinh doanh một năm cho doanh nghiệp. Các bộ
phận này có quan hệ chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau được thể hiện
trong sơ đồ dưới đây:
Kế hoạch SX
và tiêu thụ SP
Kế hoạch lao Kế hoạch xây Kế hoạch
động - tiền lương dựng và sửa chữa vật tư
lớn TSCĐ
Kế hoạch khoa
học-công nghệ
Kế hoạch giá
thành sản phẩm
K ế hoạch tài
chính
Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa các bộ phận kế hoạch xét theo các
loại hình kế hoạch
8
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
N hìn vào sơ đồ trên ta thấy: Trong hệ thống kế hoạch năm của doanh
nghiệp, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò chủ đạo và làm
cơ sở cho các bộ phận kế hoạch khác. Trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và
tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp xác định các bộ phận kế hoạch khác.
K ế hoạch vật tư được thiết lập dựa trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và
tiêu thụ sản phẩm, đồng thời căn cứ vào k ế hoạch xây dựng và sửa chữa lớn
TSCĐ và kế hoạch khoa học công nghệ để xác đ ịnh năng lực của doanh
nghiệp trong năm và các định mức tiêu hao vật tư cho các đơn vị sản phẩm.
Các chỉ tiêu của Kế hoạch vật tư được phản ánh trong kế hoạch tài chính và
kế hoạch giá thành sản phẩm bởi vì, giá thành vật tư ảnh hưởng trực tiếp lên
giá thành sản phẩm.
K ế hoạch vật tư là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế hoạch sản
xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, trước khi lập kế hoạch năm
cho vật tư, doanh nghiệp phải xem xét các mối liên hệ giữa kế hoạch vật tư và
các loại hình kế hoạch khác để có thể thu thập đầy đủ thông tin, nhằm lập
được một kế hoạch chính xác nhất.
2.2.2 Xét theo cấp độ kế hoạch:
Căn cứ vào sứ mệnh của doanh nghiệp, tức là lĩnh vực hoạt động, vai
trò và vị trí của doanh nghiệp trong môi trường hoạt động của nó, người ta
quản lý doanh nghiệp bằng 2 cấp kế hoạch là: K ế hoạch chiến lược và kế
ho ạch tác nghiệp:
Sứ mệnh của doanh nghiệp
Các kế hoạch chiến lược
Các kế hoạch tác nghiệp
Sơ đồ 3: Các cấp độ kế hoạch
9
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
- Các kế hoạch chiến lược được thiết lập nhằm xác định các mục tiêu
tổng thể cho tổ chức
- Các kế hoạch tác nghiệp đ ược thiết lập nhằm cụ thể hoá các kế hoạch
chiến lược thành các hoạt động hàng năm, hàng quý hay hàng tháng cho tổ
chức. Kế hoạch tác nghiệp bao gồm: Kế hoạch nhân công, kế hoạch tài chính,
kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất...
K ế hoạch vật tư và các kế hoạch tác nghiệp khác đảm bảo cho mọi
người đểu nắm bắt được mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, các kế hoạch này
quy định rõ trách nhiệm của từng người trong các hoạt động nhằm đạt đ ược
mục tiêu đã đề ra.
3. Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư
K ế hoạch năm cho vật tư gồm ba nội dung chính sau đây:
- X ác định tổng nhu cầu vật tư.
- X ác định nhu cầu vật tư cần dự trữ.
- X ác định nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm.
3.1 Xác đ ịnh tổng nhu cầu vật tư
Để xác định được tổng nhu cầu vật tư trong năm, trước hết doanh
nghiệp phải xác định được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm
từ đ ó để làm căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua một cách
hợp lý nhất.
- Đ ịnh mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép để
sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để ho àn thành 1 khối lượng công việc
nhất định trong một điều kiện tổ chức và kĩ thuật đã được xác định(4).
Trong doanh nghiệp, đ ịnh mức tiêu hao vật tư giữ một vai trò quan
trọng. Đối với với việc sản xuất kinh doanh, đ ịnh mức tiêu hao vật tư là căn
cứ để cấp phát vật tư cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất
được tiến hành cân đối, liên tục. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, định
mức tiêu hao vật tư vừa là căn cứ để tính nhu cầu vật tư, vừa là căn cứ để
( 4)
Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp - Hà nội, 2003, trang
76.
10
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, cân đối các bộ phận kế
ho ạch khác có liên quan...
Đ ịnh mức tiêu hao vật tư có thể được tính theo nhiều cách khác nhau.
Mỗi cách tính có ưu và nhược điểm riêng. Tuy từng doanh nghiệp và đ iều
kiện sản xuất của doanh nghiệp mà có cách tính định mức tiêu hao phù hợp.
Tuy nhiên, định mức tiêu hao vật tư phải đảm bảo được tính chính xác, khoa
học và thực tiễn.
Có một số cách tính đ ịnh mức tiêu hao vật tư như sau:
- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thống kê kinh
nghiệm: là xác định đ ịnh mức tiêu hao vật tư dựa vào số liệu thống kê về mức
tiêu hao vật tư bình quân của kỳ trước, kết hợp với các điều kiện tổ chức sản
xuất của kì kế hoạch và kinh nghiệm của cán bộ quản lý. Phương pháp này có
ưu điểm là việc tính toán rất đơn giản, dễ vận dụng. Tuy nhiên định mức tiêu
hao vật tư tính theo phương pháp này không được chính xác vì nó còn phụ
thuộc vào ý kiến chủ quan của người cán bộ.
- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thực nghiệm: Là
phương pháp xây dựng định mức tiêu hao dựa vào kết quả của phòng thí
nghiệm hay thử nghiệm trong điều kiện sản xuất để điều chỉnh cho sát với
thực tế. Phương pháp này cho kết quả khá chính xác tuy nhiên việc tính định
mức theo phương pháp này trong điều kiện thử nghiệm nên khó có thể giống
với điều kiện sản xuất thực tế và chi phí rất tốn kém, mất nhiều thời gian...
- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp tính toán phân tích:
Là phương pháp tính định mức tiêu hao vật tư dựa trên các công thức kỹ thuật
và các tiêu chuẩn định mức do nhà nước ban hành hoặc các kết quả do nhà
chế tạo thử nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đ ến
định mức tiêu hao trong điều kiện thực tế để tiến hành đ iều chỉnh cho phù hợp
với đ iều kiện sản xuất. Phương pháp này rất chính xác vì vừa kết hợp đ ược
việc thử nghiệm với điều kiện sản xuất thực tế.
11
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch mà
chưa tính đến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận được.
K hi tính tổng nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của
doanh nghiệp, và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tính
theo công thức sau:
n
(5)
V i Q D
ij
j
j 1
Trong đó: V i là tổng nhu cầu vật tư i
D ij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j
Q j là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất
n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i
3.2 Xác đ ịnh nhu cầu dự trữ vật tư:
Trong khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải tính đ ược
hợp lý số lượng vật tư cần dự trữ. Doanh nghiệp không thể sản xuất đ ến đâu,
mua sắm vật tư đến đấy vì như vậy sẽ có những trở ngại xảy ra như không có
đủ thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, không chủ động trong sản xuất vì
phải chờ đợi vật tư, việc cung ứng vật tư cho sản xuất có thể xảy ra bất trắc
khiến cho việc sản xuất bị đ ình trệ, điều này sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽ
không thực hiện đúng hợp đồng giao hàng cho khách hàng, làm giảm uy tín
của doanh nghiệp... Do vậy, để đ ảm bảo chắc chắn cho hoạt động sản xuất
của năm sau, ngay từ khi lập kế hoạch cho vật tư của năm nay, doanh nghiệp
phải có kế hoạch dự trữ vật tư cuối năm đ ể đảm bảo cho hoạt động sản xuất
của đ ầu kì kế hoạch sau được tiến hành nhịp nhàng, không bị gián đoạn.
K hi lập kế hoạch dự trữ vật tư, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ số lượng
vật tư để sản xuất có thể tiến hành liên tục. Tuy nhiên, việc dự trữ nhiều sẽ
làm ứ đọng vốn, làm tăng chi phí lưu kho, từ đó đẩy giá thành sản phẩm tăng
lên. Do đó, doanh nghiệp phải có sự kết hợp hài hoà để việc dự trữ vật tư đủ
cho sản xuất với chi phí thấp nhất có thể.
( 5)
GS.TS Trần Văn Địch - Tổ chức sản xuất cơ khí, Nhà xuất bản Khoa học kĩ thuật, Hà nội, 2005, trang 204.
12
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
3.3 Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm k ế hoạch:
N hu cầu vật tư cần mua sắm là lượng vật tư cần mua bổ xung trong năm kế
ho ạch. Nhu cầu vật tư cần mua sắm đ ược tính theo công thức sau(6):
Nhu cầu mua sắm Tổng nhu cầu D ự kiến tồn
- Tồn đ ầu kì +
=
vật tư vật tư cuối kì
Tồn đ ầu kì là số lượng vật tư đang có ở thời điểm bắt đầu của năm kế
ho ạch. Lượng tồn đ ầu kì của kì này chính là lượng tồn cuối kì của kì trước.
II. LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO V ẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
1. Vai trò của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch vật tư là việc xác đ ịnh chính xác khối lượng nhu cầu vật
tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm.
V iệc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúng
thời đ iểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mức
thấp nhất, giảm thiểu tồn đọng vốn... Đ iều này đòi hỏi công việc lập kế hoạch
năm cho vật tư p hẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tư.
V ai trò của việc lập kế hoạch vật tư:
G iúp doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của môi trường: Môi
trường ở đ ây có nghĩa là cả môi trường b ên trong và bên ngoài của doanh
nghiệp. Môi trường của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thay
đổi. Trước khi lập kế hoạch nói chung và kế hoạch vật tư nói riêng, doanh
nghiệp phải nghiên cứu và d ự báo môi trường. Công việc này giúp doanh
nghiệp có thể dự đoán trước những biến động của môi trường, từ đó doanh
nghiệp sẽ lập ra một kế hoạch phù hợp.
G iảm thiểu thời gian, và lượng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạch
vật tư xác đ ịnh chính xác số lượng vật tư cần mua, cần sử dụng của doanh
nghiệp ở từng thời đ iểm. Do đó, doanh nghiệp sẽ biết được chính xác lượng
( 6)
Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Lao động - Xã
hội, Hà nội-2004, Trang 212.
13
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
mà doanh nghiệp cần dùng, từ đó, tránh được việc tồn đọng quá nhiều vật tư
trong kho, giảm được chi phí lưu kho và giảm được chi phí vốn lưu đ ộng
trong doanh nghiệp.
G iảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tư: Các chi tiết
vật tư dù là rất nhỏ, được sử dụng với số lượng ít nhưng khi lập kế hoạch vật
tư, người lập kế hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi công việc sản
xuất cần đ ến là doanh nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm gián
đo ạn cả quy trình sản xuất chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếu
vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quả
của việc sản xuất kinh doanh.
2. Quy trình lập kế hoạch vật tư:
Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương
thức để đạt mục tiêu đó
Q uy trình lập kế hoạch vật tư cũng là một quy trình xác đ ịnh các mục
tiêu cho vật tư và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu. Có thể nói
tóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư trong các bước sau đ ây:
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo
Bước 2: Xác định các mục tiêu
Bước 3: Lựa chọn các phương thức để đạt đ ược mục tiêu
2.1. Nghiên cứu và dự báo:
N ghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế
ho ạch nào trong doanh nghiệp. Để lập được kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết
về thị trường, về môi trường mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, về
các điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp.
Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cũng phải tiến hành
nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài, môi trường b ên trong doanh nghiệp...
- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên ngoài: Việc lập kế hoạch năm
cho vật tư có liên quan chặt chẽ tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm
đó của doanh nghiệp, do đó, trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần
14
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
nghiên cứu về thị trường vật tư, dự báo mức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường,
dự báo số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng... đ ể từ đó có thể dự báo
được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch.
- Nghiên cứu và dự báo môi trường b ên trong: Là việc nghiên cứu và
dự báo về các năng lực của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng sản xuất
ra bao nhiêu sản phẩm... để từ đó xác định được chính xác lượng vật tư mà
doanh nghiệp cần dùng. Doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và dự báo về
những vấn đ ề có thể xảy ra đối với vật tư trong doanh nghiệp như vật tư bị hư
hại do bốc xếp, vận chuyển...
2.2 Thiết lập các mục tiêu
Mục tiêu của bất cứ loại kế hoạch nào cũng cần phải được lượng hoá.
Đối với kế hoạch năm cho vật tư, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xác
định được chính xác số lượng của từng loại vật tư. Bao gồm:
- N hu cầu vật tư cần dùng cho sản xuất.
- N hu cầu vật tư cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch.
- N hu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch.
2.3 Lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu
Lựa chọn nhà cung cấp vật tư để có được vật tư: Theo quy luật của
thị trường, có cầu về vật tư thì sẽ có cung về vật tư. Trên thị trường, có rất
nhiều nhà cung ứng vật tư cho 1 doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải
chọn lựa cho m ình một hay nhiều nhà cung ứng vật tư tốt nhất.
- Nếu chọn một nhà cung ứng vật tư, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận
lợi như giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài,
tin tưởng lẫn nhau... do đó thuận tiện cho việc quản lý, và dễ dàng giải quyết
khi có mâu thuẫn xảy ra. Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứng
vật tư sẽ gặp rủi ro cao.
- Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng: do các nhà cung ứng vật
tư có sự cạnh tranh với nhau nên dễ dàng được giảm giá, việc cung ứng đ ảm
15
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
bảo an to àn cao... Tuy nhiên việc chọn nhiều nhà cung ứng sẽ rất dễ xảy ra
mâu thuẫn giữa các nhà cung ứng...
Do đó, doanh nghiệp nên chọn số lượng nhà cung ứng vật tư ở một
mức độ nhất định, nên chọn người cung ứng ở gần doanh nghiệp, là những
nhà cung ứng tin cậy...
Lựa chọn các nguồn lực đ ể đ ạt được mục tiêu:
K hi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải lựa chọn các công
cụ để đạt được mục tiêu. Các công cụ đó bao gồm các mô hình lý thuyết, các
công cụ tài chính, nguồn nhân lực, vật lực...
- Tài chính: Đây là một công cụ quan trọng. Công việc mua sắm vật tư
không thể thiếu nguồn lực tài chính. Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh
nghiệp phải tính đến giá cả của vật tư, sau đó xem xét đến các kế hoạch tài
chính của doanh nghiệp để có thể xác định lượng tiền chi cho vật tư của
doanh nghiệp trong năm một cách hợp lý.
- Nguồn nhân lực: Các cán bộ làm công tác mua sắm vật tư là công cụ
quan trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng kế hoạch vật tư.
N goài ra, nguồn nhân lực còn có các cán bộ quản lý kho, cán bộ làm công tác
lập kế hoạch chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch
vật tư trong doanh nghiệp.
- Các kho bãi: Để phục vụ công tác bảo quản và dự trữ vật tư thì hệ
thống kho bãi của doanh nghiệp phải thật chắc chắn, đảm bảo được chất
lượng của vật tư trong quá trình bảo quản.
- Phương tiện vận chuyển: Doanh nghiệp lựa chọn những phương tiện
vận chuyển hợp lý sao cho đảm bảo đ ược chất lượng của vật tư trong quá
trình vận chuyển, đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển vật tư.
3. Các công cụ lập kế hoạch vật tư:
K hi lập kế hoạch vật tư, ngoài các công cụ như tiềm lực của doanh
nghiệp còn có các mô hình lý thuyết để doanh nghiệp có thể dựa vào đó để
lập kế hoạch năm cho doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng hơn.
16
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
Có rất nhiều mô hình có thể phục vụ công tác lập kế hoạch năm cho vật
tư như. Trong phần này, ta xem xét 2 mô hình phổ biến, hay được sử d ụng
trong giai đoạn hiện nay:
- Mô hình quản trị hàng dự trữ
- Mô hình JIT (Just in time)....
3.1. Mô hình quản trị hàng dự trữ(7):
Mô hình này đ ưa ra giả thiểt rằng nhu cầu vật tư biết trước và không
đổi, các chi phí liên quan đến vật tư chỉ có chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng,
và sự thiếu hụt vật tư hoàn toàn không xảy ra nếu như các đơn đ ặt hàng đ ược
thực hiện đúng.
V ới những giả thiết trên, lượng dự trữ vật tư tối ưu đ ược tính theo công
thức sau:
2 DS
Q
H
i
Trong đó: Q là lượng dự trữ vật tư i tối ưu
D là nhu cầu hàng năm về lượng dự trữ vật tư i.
S là chi phí đặt hàng vật tư i tính trên 1 đơn hàng.
H là chi phí d ự trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm.
Ưu điểm của mô hình này là cách tính đơn giản, dễ thực hiện. Tuy
nhiên các giả thiết mà mô hình này đưa ra trên thực tế là không phù hợp với
các doanh nghiệp. Trên thực tế, chi phí cho vật tư không chỉ có chi phí lưu
kho và chi phí cho đơn đặt hàng mà còn nhiều chi phí khác như chi phí vận
chuyển....
3.2 Mô hình JIT (Just in time)(8):
Mô hình này còn được gọi là mô hình dự trữ đúng thời điểm.
Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng vật tư tối thiểu cần thiết đ ể giữ
cho hệ thống sản xuất được hoạt động bình thường.
( 7)
Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Khoa học quản lý tập II- Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà
xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà nội-2002, Trang 318-319.
( 8)
Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học kinh tế quốc dân,
Nhà Xuất bản Lao động - Xã hội, Hà nội, 2004, từ trang 299 đến trang 302.
17
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
Lượng dự trữ được xác định theo công thức sau:
Lượng dự trữ tối đa + Lượng dự trữ tối thiểu
Lượng dự trữ trung bình =
2
Q Q
max min
Q
H ay:
2
K hi áp d ụng mô hình JIT, doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào là
các nguyên nhân gây ra sự chậm trễ về vật tư như vật tư không đảm bảo yêu
cầu, hệ thống cung ứng chưa đảm bảo gây ra mất mát, hư hỏng vật tư...
Đ ể giảm lượng dự trữ vật tư, mô hình này đưa ra một số giải pháp như:
- Giảm bớt lượng dự trữ ban đầu bằng cách giảm sự thay đổi trong
nguồn cung ứng về chất lượng, số lượng...
- G iảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất.
- G iảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng.
Ưu đ iểm của Mô hình JIT là xác định được khá chính xác số lượng
từng loại vật tư đ ể đảm bảo vật tư được đưa đúng đến nơi có nhu cầu thực sự
đúng lúc, kịp thời, không đưa đến nơi chưa có nhu cầu, sao cho hoạt động của
bất kì nơi nào cũng được liên tục. Hạn chế của mô hình này là không tính đ ến
các chi phí liên quan đ ến vật tư như chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho...
III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
N ĂM CHO VẬT TƯ
1. Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp:
1.1 Thị trường vật tư
Thị trường vật tư có ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tư cho
doanh nghiệp. Thị trường vật tư chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố kinh tế,
chính trị, xã hội. Do vậy, thị trường vật tư thường xuyên biến động. Khi lập
kế hoạch vật tư, các doanh nghiệp phải tính đến những biến động của thị
trường vật tư để có thể ứng phó kịp thời khi đ iều kiện bất lợi xảy ra. Thị
trường vật tư biến động có thể do giá cả vật tư b iến động hay nguồn vật tư có
thể dồi dào hay khan hiếm. Những điều kiện này x ẽ tạo ra những thuận lợi
18
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
- Chuyên đ ề thực tập chuyên ngành
hay khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải có sách lược thích
hợp để đối phó với những sự thay đối đó, và có thể điều chỉnh kế hoạch khi
cần thiết.
1.2 Các nhà cung cấp vật tư:
Đ ây là một yếu tố quan trọng vì đây là nguồn để đảm bảo cho vật tư cả
năm cho doanh nghiệp. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp vật tư. Do
đó doanh nghiệp có thể chọn cho m ình một hay nhiều nhà cung cấp vật tư.
Đ iều này tuỳ thuộc vào số lượng và chủng loại vật tư của doanh nghiệp.
Trước khi lập kế haọch, doanh nghiệp phải xem xét đến các yếu tố như giá cả,
chất lượng vật tư mà nhà cung cấp đưa ra để có thể chọn cho m ình một nhà
cung cấp tốt nhất, đ ảm bảo đầu vào cho doanh nghiệp
2. Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp:
2.1 Sứ mệnh và các chiến lược của doanh nghiệp:
K ế hoạch năm cho vật tư nằm trong hệ thống các kế hoạch tác nghiệp
của một doanh nghiệp. Do đó, nó chịu sự chi phối của lĩnh vực hoạt động và
các m ục tiêu tổng thể của doanh nghiệp đó. Do đó, khi lập kế hoạch vật tư,
doanh nghiệp cần căn cứ vào sứ mệnh và chiến lược của doanh nghiệp để có
thể lập được kế hoạch vật tư thật cụ thể, chi tiết nhằm cụ thể hoá các chiến
lược của doanh nghiệp.
2.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:
Bao gồm thông tin về quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thông tin về
tình hình dự trữ vật tư...
N hư ta đã biết, số lượng các loại vật tư trong một doanh nghiệp là rất
lớn, do đó, để quản lý tốt các loại vật tư, người ta phải có đầy đủ thông tin về
các loại vật tư đó. Thông tin về các loại vật tư thường xuyên thay đổi do một
số nguyên nhân sau:
- Do đơn đặt hàng của khách hàng thường xuyên thay đổi, có thể tăng
lên hoặc giảm đi theo từng thời kì trong năm. Do đó nhu cầu về vật tư cũng
biến động theo lượng đ ơn đặt hàng đ ó.
19
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
nguon tai.lieu . vn
