Xem mẫu

  1. 1 B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Đ I H C ĐÀ N NG Đ NG TH KIM XUÂN H TH NG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CH T LƯ NG CÁC PH N M M K TOÁN VI T NAM Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Đà N ng - Năm 2011
  2. 2 Công trình ñư c hoàn thành t i Đ I H C ĐÀ N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS.TS Nguy n M nh Toàn Ph n bi n 1: PGS.TS. Hoàng Tùng Ph n bi n 2: PGS.TS. Võ Văn Nh Lu n văn ñư c b o v t i H i ñ ng ch m lu n văn t t nghi p th c sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 08 tháng 01 năm 2012. Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin - H c li u, Đ i h c Đà N ng - Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng
  3. 1 M Đ U 1. Tính c p thi t c a ñ tài K toán là m t công c quan tr ng không th thi u trong ho t ñ ng c a m t t ch c, là ngư i n m gi và phân tích các ho t ñ ng tài chính c a doanh nghi p. S phát tri n c a công ngh thông tin ñã giúp cho k toán viên chuy n d n t c p nh t th công sang s d ng tin h c hóa công tác k toán, và hi n nay ph bi n là thông qua vi c s d ng ph n m m k toán, gi m thi u chi phí ñem l i l i nhu n cao hơn cho doanh nghi p. Ch th s 58-CT/TW ngày 17/10/2000 c a B Chính Tr ñã kh ng ñ nh: "Công ngh thông tin là m t trong các ñ ng l c quan tr ng nh t c a s phát tri n, cùng v i m t s ngành công ngh cao khác ñang làm bi n ñ i sâu s c ñ i s ng kinh t , văn hóa, xã h i c a th gi i hi n ñ i". Ph n m m k toán là s n ph m c a ng d ng công ngh thông tin giúp vi c x lý công vi c c a k toán ñư c nhanh chóng, t ñó cho ra các báo cáo k toán c n thi t ñáp ng các yêu c u c a nhà qu n lý m t cách chính xác. Ph n m m k toán không ch gi i quy t v m t phương pháp k toán mà còn gi i quy t liên quan hàng lo t v n ñ như thu th p, x lý, ki m soát, b o m t, tuân th các quy ñ nh Nhà nư c. Trên th trư ng hi n nay có r t nhi u ph n m m c a các hãng s n xu t khác nhau, c trong nư c và nư c ngoài. Do thi u ñ nh hư ng nên không ít nhà s n xu t ph n m m lúng túng không ch n l a ñư c chi n lư c phát tri n phù h p, ñ i v i doanh nghi p s d ng ph n m m thì không tìm ñư c ph n m m thích h p ph c v cho nhu c u thông tin qu n lý.
  4. 2 T trư c t i nay do chưa có nh ng quy ñ nh ñ th m ñ nh ch t lư ng s n ph m ph n m m k toán, v n ñ này cũng chưa có cơ quan nào ñ ng ra ñ ki m ch ng thông tin ñó. Vì v y, vi c xây d ng h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam hi n nay là v n ñ c n thi t nh m thi t k , xây d ng và l a ch n ph n m m k toán. Ngoài ra, nó còn cung c p m t cơ s lý lu n quan tr ng cho vi c phát tri n và t ch c s d ng ph n m m k toán ñáp ng nhu c u c a doanh nghi p trong quá trình phát tri n n n kinh t . 2. Muc ñích nghiên c u c a lu n văn M c ñích c a lu n văn là nghiên c u v h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam nh m ñưa ra gi i pháp l a ch n s d ng ph n m m k toán doanh nghi p phù h p. Đ ng th i ñ ñ ng b hóa v i gi i pháp t ch c s d ng, lu n văn ñ xu t gi i pháp t ch c thi t k , xây d ng ph n m m k toán. V i m c ñích trên, ph m vi nghiên c u c a lu n văn t p trung vào nh ng v n ñ : Lý lu n t ng quan v ph n m m k toán, ch t lư ng ph n m m k toán; Tiêu chu n v vi c s d ng ph n m m k toán theo pháp lu t Vi t Nam; Kh o sát th c t vi c thi t k ph n m m k toán doanh nghi p t i Vi t Nam; H th ng tiêu chu n trong ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam; Gi i pháp t ch c thi t k , l a ch n s d ng ph n m m k toán Vi t Nam. Trong ph m vi nghiên c u c a ñ tài, tác gi ch ñ c p ñ n phương pháp t ch c kh o sát, phân tích thi t k ph n m m k toán. Không ñ c p ñ n gi i thu t, thu t toán, l p trình ph n m m k toán. 3. Phương pháp nghiên c u Phương pháp nghiên c u ch y u ñư c tác gi v n d ng là phương pháp th ng kê, so sánh, phân tích và t ng h p. Lu n văn thu th p các thông tin liên quan ñ n ñ tài trên cơ s lý thuy t và th c ti n.
  5. 3 V i nh ng thông tin thu th p, th ng kê ñư c qua nghiên c u, kh o sát m t s ph n m m k toán ñang ñư c s d ng t i Vi t Nam, tác gi ch n l c, phân lo i theo t ng ñ i tư ng nghiên c u và phân tích, ñánh giá nh m ñưa ra nh n ñ nh v ñ i tư ng nghiên c u. 4. Ý nghĩa khoa h c và th c ti n c a ñ tài Lu n văn ñã cung c p nh ng lý lu n khoa h c trong v h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam và xây d ng h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam áp d ng trong th c t bao g m: - H th ng hóa lý lu n v ch t lư ng ph n m m k toán. - Cung c p k t qu kh o sát và ñánh giá th c tr ng c a ph n m m k toán ñã ñư c thi t k và s d ng trên th trư ng Vi t Nam. - Đ xu t h th ng tiêu ch u ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam. Ngoài ra, lu n văn còn cung c p cho các chuyên gia tin h c nh ng cơ s lý lu n v k toán c n thi t ñ hi u bi t v k toán. Đ ng th i cung c p m t s ki n th c cơ b n v ph n m m k toán và qu n lý toàn di n h th ng ñ i v i ngư i làm k toán, các nhà qu n lý doanh nghi p. 5. K t c u lu n văn Chương 1: M t s v n ñ v ph n m m và ch t lư ng ph n m m k toán. Chương 2: Đánh giá v các ph n m m k toán Vi t Nam. Chương 3: H th ng tiêu chí ñánh giá ph n m m k toán và các gi i pháp ñ xu t v vi c l a ch n s d ng, thi t k ph n m m k toán.
  6. 4 CHƯƠNG 1: M T S V N Đ V PH N M M K TOÁN VÀ CH T LƯ NG PH N M M K TOÁN 1.1. PH N M M K TOÁN VÀ T CH C D LI U K TOÁN 1.1.1. Ph n m m k toán và l i ích c a vi c s d ng ph n m m k toán 1.1.1.1. Khái ni m ph n m m k toán Ph n m m k toán là b chương trình dùng ñ t ñ ng x lý các thông tin k toán trên máy vi tính, b t ñ u t khâu nh p ch ng t g c, phân lo i ch ng t , x lý thông tin trên các ch ng t theo quy trình c a ch ñ k toán ñ n khâu in ra s k toán và báo cáo tài chính, báo cáo k toán qu n tr . (Theo Lu t K toán). Ph n m m k toán có th ñư c phát tri n, thi t l p ngay chính công ty hay t ch c s d ng nó, có th ñư c mua t m t bên th ba, ho c có th là m t s k t h p c a m t gói ph n m m c a bên th ba v i yêu c u s a ñ i c a t ch c, cá nhân s d ng. Có r t nhi u ph n m m k toán khác nhau v ñ ph c t p và chi phí c a nó. 1.1.1.2. Tính ưu vi t và l i ích c a vi c s d ng ph n m m k toán a. Tính ưu vi t c a ph n m m k toán - Tính chính xác - Tính hi u qu - Tính chuyên nghi p - Tính c ng tác b. L i ích c a vi c s d ng ph n m m k toán V i ñ c ñi m nhanh chóng, k p th i và có th ki t xu t s li u m t cách chính xác nhanh chóng b t kỳ lúc nào có yêu c u,
  7. 5 ph n m m k toán ñã hoàn toàn kh c ph c y u ñi m so v i k toán th công trư c kia, ñáp ng yêu c u ngày càng cao cho công tác qu n lý, ñi u hành c a lãnh ñ o và ho t ñ ng c a ñơn v . Đ ng th i, ph n m m k toán có th lo i b h u h t nh ng sai sót do ch quan c a con ngư i trong quá trình ghi s k toán và l p báo cáo tài chính, do ñó nó ph n ánh ñư c nh ng s li u k toán khách quan và trung th c hơn. Các nghi p v k toán ngày càng ña d ng phong phú và ph c t p hơn, nhưng v i ph n m m k toán, vi c phát sinh các nghi p v m i, các h ch toán ph c t p... ñ u ñư c gi i quy t m t cách d dàng, chu n xác. Các ph n m m k toán luôn là công c hi u qu nh t ñ ki m soát và duy trì ho t ñ ng cho “b não tài chính” c a công ty, b i chúng ñư c s d ng ñ ph c v các nhu c u qu n lý k toán như báo cáo công n khách hàng chi ti t và chính xác, báo cáo s lư ng hàng hóa nh p - xu t - t n kho, li t kê danh sách khách hàng và các m i quan h v i công ty… 1.1.2. T ch c d li u k toán trong ñi u ki n s d ng ph n m m k toán Trong ñi u ki n ng d ng tin h c vào công tác h ch toán k toán t i doanh nghi p, thì vi c t ch c d li u k toán có nh ng ñi m khác bi t so v i h ch toán th công. Nhìn chung, h th ng thông tin k toán trong ñi u ki n s d ng ph n m m k toán có nh ng ñ c ñi m chung ñư c khái quát như sau: a. Công ño n 1: Nh p d li u ñ u vào Đây là bư c thu th p ban ñ u v ho t ñ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. Trong công ño n này, t các ch ng t g c ñã ki m tra xong, ngư i s d ng ti n hành phân tích, phân lo i các
  8. 6 ch ng t phát sinh trong quá trình ho t ñ ng kinh t sau ñó nh p li u vào h th ng tùy theo ñ c ñi m c a t ng ph n m m c th . Các ch ng t sau khi ñư c nh p vào ph n m m s ñư c lưu tr vào trong máy tính dư i d ng m t ho c nhi u t p d li u. b. Công ño n 2: X lý Công ño n này th c hi n vi c lưu tr , t ch c thông tin, tính toán các thông tin tài chính k toán d a trên thông tin c a các ch ng t ñã nh p trong công ño n 1 ñ làm căn c k t xu t báo cáo, s sách, th ng kê trong công ño n sau. Trong công ño n này sau khi ngư i s d ng quy t ñ nh ghi thông tin ch ng t ñã nh p vào nh t ký (ñưa ch ng t vào h ch toán), ph n m m s ti n hành trích l c các thông tin c t lõi trên ch ng t ñ ghi vào các nh t ký, s chi ti t liên quan, ñ ng th i ghi các bút toán h ch toán lên s cái và tính toán, lưu gi k t qu cân ñ i c a t ng tài kho n. c. Công ño n 3: K t xu t d li u ñ u ra Căn c trên k t qu x lý d li u k toán trong công ño n 2, ph n m m t ñ ng k t xu t báo cáo tài chính, báo cáo thu , s chi ti t, báo cáo th ng kê, phân tích,... T ñó, ngư i s d ng có th xem, lưu tr , in n ho c xu t kh u d li u,… ñ ph c v cho các m c ñích phân tích, th ng kê, qu n tr ho c k t n i v i các h th ng ph n m m khác. Tùy theo nhu c u c a ngư i s d ng th c t cũng như kh năng c a t ng ph n m m k toán, ngư i s d ng có th thêm, b t ho c ch nh s a các báo cáo nh m ñáp ng ñư c yêu c u qu n tr c a ñơn v .
  9. 7 1.2. Ch t lư ng ph n m m k toán 1.2.1. Ch t lư ng 1.2.1.1. Khái ni m Trong d th o DIS 9000:2000, T ch c Qu c t v Tiêu chu n hóa ISO ñã ñưa ra ñ nh nghĩa sau: “Ch t lư ng là kh năng c a t p h p các ñ c tính c a m t s n ph m, h th ng hay quá trình ñ ñáp ng các yêu c u c a khách hàng và các bên có liên quan". 1.2.1.2. Đ c ñi m c a ch t lư ng - Ch t lư ng ñư c ño b i s th a mãn nhu c u. N u m t s n ph m vì lý do nào ñó mà không ñư c nhu c u ch p nh n thì ph i b coi là có ch t lư ng kém, cho dù trình ñ công ngh ñ ch t o ra s n ph m ñó có th r t hi n ñ i. - Do ch t lư ng ñư c ño b i s th a mãn nhu c u, mà nhu c u luôn luôn bi n ñ ng nên ch t lư ng cũng luôn luôn bi n ñ ng theo th i gian, không gian, ñi u ki n s d ng. - Khi ñánh giá ch t lư ng c a m t ñ i tư ng, ta ph i xét và ch xét ñ n m i ñ c tính c a ñ i tư ng có liên quan ñ n s th a mãn nh ng nhu c u c th . Các nhu c u này không ch t phía khách hàng mà còn t các bên có liên quan, ví d như các yêu c u mang tính pháp ch , nhu c u c a c ng ñ ng xã h i. - Nhu c u có th ñư c công b rõ ràng dư i d ng các qui ñ nh, tiêu chu n nhưng cũng có nh ng nhu c u không th miêu t rõ ràng, ngư i s d ng ch có th c m nh n chúng, ho c có khi ch phát hi n ñư c trong trong quá trình s d ng chúng. - Ch t lư ng không ph i ch là thu c tính c a s n ph m, hàng hóa mà ta v n hi u hàng ngày. Ch t lư ng có th áp d ng cho m t h th ng, m t quá trình.
  10. 8 1.2.2. Đánh giá ch t lư ng Hi n nay, t i Vi t Nam, c nhà s n xu t l n ngư i tiêu dùng ñ u thi u thông tin và ki n th c v tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng nói chung và ch t lư ng ph n m m nói riêng. Vì v y, vi c s n xu t, ñ nh giá và tiêu th s n ph m ñ u thi u tính khoa h c, gây nh hư ng ñ n hi u qu s n xu t cũng như ñ u tư ng d ng. M t khác, nhi u nhà ñ u tư nư c ngoài cũng r t phân vân khi mua hay ñ t hàng doanh nghi p Vi t Nam gia công ph n m m vì không an tâm v ch t lư ng s n ph m. Đ ñánh giá ñư c ch t lư ng thì c n ph i xây d ng các tiêu chí v ch t lư ng cho chính s n ph m, hàng hóa và d ch v c n ñánh giá. Căn c vào các tiêu chí ñ ra, ngư i ta xác ñ nh ch t lư ng theo t ng m c ñ , t ng c p b c. 1.2.3. Ch t lư ng ph n m m k toán Chu n ISO 9126 v ch t lư ng ph n m m ñư c ñưa ra vào năm 1991 quy ñ nh các ñ c tính v ch t lư ng ph n m m. Có 6 ñ c tính l n và ñư c th hi n thông qua 21 ñ c tính con. Ph n m m k toán cũng là m t ph n m m nói chung, nên v cơ b n ph n m m k toán ph i ñáp ng ñư c các yêu c u sau ñây ñ làm căn c ñánh giá: 1.2.3.1. Đ c tính ch c năng 1.2.3.2. Đ tin c y 1.2.3.3. S d ng ñư c 1.2.3.4. Tính hi u qu 1.2.3.5. B o trì ñư c 1.2.3.6. Kh chuy n
  11. 9 1.3. Các tiêu chu n v s d ng ph n m m theo pháp lu t Vi t Nam 1.3.1. Đi u ki n áp d ng ph n m m k toán Các ñơn v áp d ng ph n m m k toán ph i ñ m b o các ñi u ki n theo quy ñ nh t i thông tư 103/2005/TT-BTC Hư ng d n tiêu chu n và ñi u ki n s d ng ph n m m k toán như sau: 1.3.1.1. Đ m b o ñi u ki n k thu t 1.3.1.2. Đ m b o ñi u ki n v con ngư i và t ch c b máy k toán 1.3.1.3. Đ m b o tính th ng nh t trong công tác k toán 1.3.2. Tiêu chu n c a ph n m m k toán áp d ng t i ñơn v k toán Tiêu chu n ph n m m k toán là nh ng tiêu th c mang tính b t bu c ho c hư ng d n v ch t lư ng, tính năng k thu t c a ph n m m k toán làm cơ s cho các ñơn v k toán l a ch n ph n m m k toán phù h p và ñơn v s n xu t ph n m m k toán tham kh o khi s n xu t ph n m m k toán. 1.3.2.1. Tuân th các quy ñ nh c a Nhà nư c v ch ñ k toán 1.3.2.2. Đ m b o kh năng nâng c p, s a ñ i 1.3.2.3. Đ m b o t ñ ng x lý s li u 1.3.2.4. Đ m b o tính b o m t thông tin và an toàn d li u 1.4. M t s ch c năng cơ b n c a ph n m m k toán Qua quá trình nghiên c u, kh o sát m t s ph n m m k toán ñã và ñang ñư c s d ng t i Vi t Nam, có th th ng kê các ch c năng cơ b n c a các ph n m m k toán bao g m như sau:
  12. 10 1.4.1. Qu n tr h th ng 1.4.1.1. Khai báo h th ng - Thông tin doanh nghi p - Hình th c k toán áp d ng 1.4.1.2. Qu n lý h th ng - Khai báo ngư i s d ng - Qu n lý ngư i s d ng 1.4.1.3. Qu n tr m ng 1.4.1.4. Giao di n nh p li u 1.4.2. Qu n lý ñ i tư ng k toán Qu n lý ñ i tư ng k toán trong ph n m m k toán có th bao g m các ch c năng sau: - Qu n lý ti n. - Qu n lý hàng t n kho - Qu n lý công n - Qu n lý v t tư, công c d ng c - Qu n lý tài s n c ñ nh 1.4.3. Ch c năng t ng h p 1.4.3.1. Các bút toán t ng h p 1.4.3.2. Báo cáo k toán 1.4.3.3. Báo cáo qu n tr 1.4.3.4. Các báo cáo khác 1.4.4. B o m t và k t xu t d li u 1.4.4.1. B o m t d li u 1.4.4.2. Lưu tr và ph c h i d li u 1.4.4.3. Truy xu t d li u
  13. 11 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ V CÁC PH N M M K TOÁN VI T NAM 2.1. M t s ñánh giá v các ch c năng ph n m m k toán Vi t Nam hi n nay Qua k t qu nghiên c u, kh o sát các ý ki n ñánh giá t i m t s ñơn v ñã và ñang s d ng ph n m m k toán Vi t Nam d a trên các ch c năng cơ b n c a ph n m m k toán như ñã ñ c p ph n trên trên, tác gi ñánh giá khái quát v ph n m m k toán Vi t Nam như sau: 2.1.1. Qu n tr h th ng 2.1.1.1. Khai báo h th ng - Thông tin v doanh nghi p Thông tin v doanh nghi p bao g m nh ng thông tin v tên doanh nghi p, ñơn v s ph n m m, ñ a ch , mã s thu , ñơn v c p trên,… c a doanh nghi p, ñơn v . - Hình th c k toán áp d ng Hình th c k toán áp d ng báo g m ch ñ k toán áp d ng, hình th c s k toán s d ng, phương pháp ñánh giá hàng t n kho, phương pháp tính gía thành, phương pháp kh u hao tài s n c ñ nh, ñơn v ti n t áp d ng t i doanh nghi p, ñơn v s d ng ph n m m. 2.1.1.2. Qu n lý h th ng - Khai báo ngư i s d ng - Qu n lý ngư i s d ng - Ki m soát quy n ñăng nh p s d ng h th ng - Ki m soát chương trình - B o m t d li u
  14. 12 2.1.1.3. Qu n tr m ng Là vi c qu n lý truy nh p ph n m m k toán thông qua vi c qu n lý máy ch và các máy tr m liên quan ñ n s d ng, khai khác ph n m m k toán t i ñơn v . 2.1.1.4. Giao di n nh p li u Giao di n nh p li u là màn hình máy tính giao ti p gi a ngư i s d ng và ph n m m k toán ñư c thi t l p, dùng ñ nh p s li u và khai thác s d ng ph n m m k toán. 2.1.2. Qu n lý ñ i tư ng k toán Vi c qu n lý các ñ i tư ng k toán h u h t t i các ph n m m k toán hi n nay ñư c thi t k ñ u qu n lý ñ i tư ng k toán m t cách khoa h c, th hi n c th m i liên h gi a các ñ i tư ng chi ti t và t ng h p. Qu n lý các ñ i tư ng k toán trong ñi u ki n áp d ng ph n m m k toán ñư c bao quát dư i các ch c năng sau trong ph n m m k toán: 2.1.2.1. Qu n lý ti n 100% các ph n m m kh o sát ñ u th c hi n t t ch c năng theo dõi tình hình bi n ñ ng tăng gi m ti n t i doanh nghi p. Các ch tiêu thi t k , m u bi u in phi u thu, phi u chi ñ m b o yêu c u quy ñ nh ch ñ k toán hi n hành. Ch 2 trong s 16 ph n m m kh o sát là có theo dõi tính tu i n , qu n lý h p ñ ng ho c kh ư c vay. 2.1.2.2. Qu n lý hàng t n kho: H u như chưa có ph n m m nào có ch c năng qu n tr hàng t n kho như d báo nhu c u hàng t n kho, báo cáo hàng s p h t h n s d ng, hàng h t h n s d ng, báo cáo nhu c u ti n m t ph i thanh toán hàng t n kho, ho ch ñ nh nguyên v t li u ñưa vào s n xu t,…
  15. 13 Đa s các ph n m m kh o sát ñ u th c hi n ñư c ch c năng t ñ ng h ch toán ñ nh kho n k toán. Phương pháp tính giá hàng t n kho ñư c ña s các ph n m m áp d ng là bình quân gia quy n. V v n ñ kh năng qu n lý s n xu t, t p h p chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m ña s các ph n m m ñư c kh o sát thì h u h t ñ u có kh năng t p h p chi phí s n xu t, ñ i tư ng t p h p chi phí s n xu t có th t p h p theo phân xư ng, theo nhóm m t hàng, theo m t hàng, theo công ño n. Đa s các ph n m m ñ u ph i nh thêm công c bên ngoài ñ x lý m t s bư c trung gian như phân b chi phí s n xu t, quy ñ i s n ph m, xác ñ nh t l ,… m i có th tính giá thành s n ph m ñơn v và in ra phi u tính giá thành s n ph m ñư c. Vi c l p các báo cáo theo dõi hàng t n kho cũng ñư c th c hi n ña s các ph n m m k toán. 2.1.2.3. Qu n lý công n Theo kh o sát, 100% các ph n m m ñư c kh o sát ñ u th c hi n ñư c ch c năng v qu n lý, theo dõi công n chi ti t và t ng h p. Đ ñáp ng yêu c u qu n lý ngày càng cao, thi t k ph n m m t t c n b sung ch c năng theo dõi tu i n c a các kho n n , ñ ng th i c nh báo ho c lưu ý ñ i v i nh ng công n x u, quá h n thanh toán. 2.1.2.4. Qu n lý tài s n c ñ nh Qu n lý tài s n c ñ nh là phân h theo dõi tình tình bi n ñ ng tăng, gi m tài s n c ñ nh t i doanh nghi p theo t ng ñ i tư ng s d ng. Các báo cáo liên quan ñ n qu n lý tài s n c ñ nh h u như chưa th c hi n ñư c ho c ch th c hi n nh ng báo cáo ñơn gi n.
  16. 14 2.1.2.5. Qu n lý v t tư, công c d ng c Cũng tương t như các phân h khác, ch c năng này cho phép theo dõi tình hình bi n ñ ng v t tư, công c d ng c t i ñơn v . Theo dõi, phân b công c d ng c và các kho n trích trư c,.. 2.1.2.6. Qu n lý doanh thu, chi phí H u h t các ph n m m thi t k ch c năng này l ng ghép trong phân h bán hàng, ho c qu n lý hàng t n kho ñ theo dõi doanh thu và chi phí giá v n hàng bán. Các chi phí khác ñư c theo dõi, h ch toán vi c l p các bút toán t ng h p cu i kỳ, phân b . 2.1.3. Ch c năng t ng h p 2.1.3.1. Các bút toán t ng h p - Các bút toán phân b : Ph n l n các ph n m m không th c hi n t ñ ng ñư c các bút toán này, mà cu i kỳ k toán ph i c p nh t các bút toán phân b , khai báo ñ nh kho n k toán cho t ng bút toán. - X lý bút toán trùng: Các ph n m m k toán khác nhau ñ u cho phép x lý v n ñ bút toán trùng theo nh ng cách th c khác nhau. M t vài ph n m m k toán Vi t Nam ñư c thi t k t t có cho phép ngư i s d ng khai báo các ch ng t trùng gi a h ch toán v t tư, hàng hóa và k toán ti n, trên cơ s ñó ph n m m t ñ ng x lý trùng l p trong khâu h ch toán t ng h p. - Bút toán k t chuy n t ñ ng: Đa s các ph n m m ñư c thi t k s n các bút toán k t chuy n t ñ ng này, r t ít ph n m m cho phép ngư i s d ng khai báo ñ phòng trư ng h p có phát sinh thay ñ i.
  17. 15 2.1.3.2. Báo cáo k toán M t s ph n m m cho phép ngư i s d ng thi t k m u báo cáo tài chính theo các m c ñ chi ti t khác nhau c a các ch tiêu. Các ph n m m ñ u l p ñư c báo cáo tài chính theo yêu c u c a ch ñ k toán hi n hành. M u bi u báo cáo ñư c ph n m m thi t k và cài ñ t s n công th c, ngư i s d ng ch vi c nh p chu t ñ th c hi n in báo cáo theo yêu c u. 2.1.3.3. Báo cáo qu n tr Kh năng l p các báo cáo liên quan k toán qu n tr thì h u h t ph n m m còn khá ñơn gi n như AccNet, Fast Accounting, Bravo, … Nh ng báo cáo qu n tr này ch là nh ng báo cáo v chi ti t v nh ng báo cáo ph c v cho k toán qu n tr t m doanh nghi p nh như các báo cáo phân tích v các ch s tài chính cơ b n, so sánh kỳ này kỳ trư c,… 2.1.3.4. Các báo cáo khác Ph n m m cho phép th c hi n m t s các báo cáo th ng kê khác như: th ng kê bán hàng, xu t v t tư, công c d ng c theo kho. Th c hi n các báo cáo ki m kê như: báo cáo ki m kê v n b ng ti n, báo cáo ki m kê hàng hóa, báo cáo ki m kê v t tư, công c d ng c , báo cáo ki m kê tài s n c ñ nh, báo cáo ki m kê v t tư, hàng hóa kém ph m ch t,… h tr trong vi c ñ i chi u s li u gi a các b ph n, ki m tra phát hi n ñ ñi u ch nh sai sót trong quá trình h ch toán. 2.1.3.5. Phân tích báo cáo Phân tích báo cáo là ch c năng ñánh giá m t s các ch tiêu cơ b n v tình hình th c t s n xu t kinh doanh c a ñơn v so v i k ho ch, d toán ñư c l p trư c ñó theo tháng, quý, năm. Các ch tiêu so sánh có th là t l %, giá tr chênh l ch th c t so v i k ho ch
  18. 16 ho c d toán, t tr ng và hi n có r t ít ph n m m k toán thi t k ch c năng này. 2.1.3.6. H p nh t báo cáo Đ i v i các ñơn v có nhi u chi nhánh, ñơn v tr c thu c, ho c công ty con thì vi c l p báo cáo tài chính h p nh t m t không ít th i gian cu i m i kỳ k toán. Vi c thi t k ph n m m k toán th c hi n t t công tác này là v n ñ quan tâm c a không ít ñ i ngũ ngư i làm công tác k toán. Tuy v y, không ph i ph n m m k toán nào hi n nay cũng ñáp ng ñư c yêu c u này và th c s c n thi t nh ng ñơn v có quy mô l n. 2.1.3.7. Ho ch ñ nh Các ph n m m như Bravo, DAS, Effect, Lemon tree, Advan có h th ng l p d toán cho hàng t n kho. H u h t các ph n m m ñ u có báo cáo ki m kê hàng t n kho, tuy nhiên v n còn h n ch m c tính chênh l nh gi a t n kho th c t v i s sách sau khi có s ki m kê, vi c có nh ng thông tin v ch t lư ng hàng t n kho (hư h ng, b , rách, kém ch t lư ng, h t h n, …) không qu n lý ñư c. 2.1.4. B o m t và k t xu t d li u 2.1.4.1. B o m t d li u 2.1.4.2. Lưu tr và ph c h i d li u 2.1.4.3. Truy xu t d li u 2.1.4.4. Ki m soát d li u 2.1.4.5. Qu n tr m ng 2.2. Nh ng ưu ñi m và t n t i c a ph n m m k toán Vi t Nam hi n nay Chưa có m t th ng kê ñ y ñ , nhưng ư c tính Vi t Nam hi n có hơn 100 nhà cung c p ph n m m k toán. M i nhà cung c p
  19. 17 thư ng có t m t ñ n vài s n ph m ph n m m k toán khác nhau phù h p v i nhu c u và quy mô c a m i t ch c, doanh nghi p. Nhìn chung ph n m m k toán hi n nay có các ưu ñi m và t n t i như sau: Nh ng ưu ñi m: - Các ph n m m k toán Vi t Nam giá tương ñ i r , d dàng thâm nh p th trư ng. - Các ph n m m ñư c xây d ng và tài li u hư ng d n s d ng ch y u b ng ti ng Vi t. Vi c này t o thu n l i hơn cho vi c khai thác s d ng chương trình ph n m m ñ i v i các nhân viên k toán ngư i Vi t. - H th ng k toán xây d ng trong m t s ph n m m phù h p v i chu n m c k toán và ch ñ k toán hi n hành c a Vi t Nam. Nh ng t n t i: - Các ph n m m k toán Vi t Nam ph n l n chưa có tính chuyên nghi p cao. - Không tương thích, tích h p v i các ph n m m khác. - Chi phí ñ phát tri n các ng d ng cao, th i gian th c hi n m t ng d ng khá dài, không t n d ng t i ña kh năng c a s phát tri n công ngh . - Các ph n m m k toán Vi t Nam thu n túy ph c v cho k toán tài chính, các tính năng v qu n tr , ñ c bi t là qu n tr bán hàng, qu n tr s n xu t, qu n tr nhân s , l p d toán d báo ... còn sơ sài. - D dàng s a ch a l i s k toán sau khi ñã khoá s . - Ph n m m k toán ñư c thi t k sai v i quy trình h ch toán b t bu c, ho c h ch toán t t, b sót m t s nghi p v theo quy ñ nh pháp lu t v k toán.
  20. 18 - Không tuân th các quy ñ nh v ch ñ k toán, như tính và phân b kh u hao, phân b chi phí, t p h p chi phí không ñúng ñ i tư ng theo quy ñ nh. - Trong m t s trư ng h p (thư ng g p ñơn v ñ u tư nư c ngoài) công tác k toán ñư c th c hi n theo m t chương trình không tuân th ch ñ k toán ñã ñư c ñăng ký.
nguon tai.lieu . vn