Xem mẫu
- Hành Vi Tổ Chức 2010
Khoa :Quản Krị Kinh Doanh
NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1.Định nghĩa
Quá trình phát triển nhanh chóng như vũ bão của nền kinh tế cũng như công nghệ của
thế giới trong những thập niên trở lại đây đã phần nào cho thấy tầm quan trọng của quá
trình chuyên môn hóa, và sức mạnh của lao động tập thể. Chính vì thế tầm quan trọng của
làm việc theo nhóm là vô cùng quan trọng, nó góp phần năng cao năng suất lao động cũng
như hiệu quả làm việc của nhóm mà khi đơn lẻ từng cá nhân không có khả năng làm
được.
Vậy nhóm là gì?
Nhóm là hai hay nhiều cá nhân _ có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau – những người
đến với nhau để đạt được mục đích cụ thể.
2. Lợi ích
Lợi ích của nhóm là gì?
Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết đến câu ca dao "Một cây làm chẳng nên non, ba cây
chụm lại nên hòn núi cao". Câu ca dao cũng đã phần nào cho ta thấy rõ được sức mạnh và
hiệu quả của làm việc nhóm. Mỗi người chỉ có thể giỏi trong một vài lĩnh vực nào đó
nhưng không thể nào giỏi hay biết tất cả, nhưng nhóm thì hoàn toàn ngược lại, nhóm là
nơi có thể hội tụ được tất cả những yếu tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá
nhân không thể có đầy đủ. Bạn có thể thấy rõ 5 lợi ích chính khi tham gia một nhóm là:
- Bạn sẽ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống và bản thân của mình tốt hơn và không
cảm thấy sự lạm dụng quyền lực của bất cứ người nào trong nhóm cũng không có sức ép
của bất kỳ ai lên bạn.K hiểu lắm, đây có phải là lợi ích của làm việc nhóm ko?
Nếu làm việc 1 mình thì cảm giác kiểm soát bản thân cao hơn nhiều, và thực
sự sẽ ko cảm thấy sức ép của bất kỳ ai lên bạn.
- Khi tham gia nhóm bạn sẽ học hỏi được rất nhiều từ những thành viên và người lãnh
đạo trong nhóm và cách xử lý tình huống từ đơn giản cho đến phức tạp. Từ đó tạo nên sự
thống nhất trong mục tiêu và sự hoạt động của nhóm.
- Sẽ không còn cái "tôi" trong nhóm nửa, cái "tôi" đã bị phá vỡ, sự thân thiện và cởi mở sẽ
được tạo ra giữa các thành viên. Đây là điều mà 1 nhóm làm việc hiệu quả cần đạt
đc, là 1 yêu cầu quan trọng chứ ko hẳn là lợi ích.
- Phát huy được tính sáng tạo cao từ sự phối hợp các bộ óc sáng tạo của nhóm.
- Thỏa mãn được nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của các thành viên trong nhóm, cái
mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được.
Lớp Qt9_k34 Page 1
- Hành Vi Tổ Chức 2010
3.Quy trình để có một nhóm làm việc hiệu quả
Tạo ra sự hòa hợp cho một nhóm làm việc là điều không dễ chút nào. Bởi nhóm là sự tập
hợp của nhiều tính cách và phương pháp làm việc vào một nơi với mục đích cùng đạt
được kết quả vượt trội. Tuy nhiên không phải nhóm làm việc nào cũng có thể hoạt động
hiệu quả theo như lý thuyết. Thậm chí một số nhóm còn nảy sinh xung đột nặng nề, đồng
thời mang lại cho các thành viên tâm lý nặng nề và hoạt động kém hiệu quả.
Vậy với vai trò của một người quản lý, bạn cần làm gì để có thể tạo ra được một nhóm
làm việc thống nhất và hiệu quả. Để làm được điều này, bạn cần suy nghĩ một cách cẩn
trọng và lên kế hoạch chi tiết cho hoạt động của nhóm trước khi tiến hành thành lập một
nhóm làm việc. Mặc dù trong quá trình tiến hành, sẽ có khá nhiều điểm mà bạn không thể
kiểm soát được, ví dụ như tính cách của từng cá nhân, nhưng với một số phương pháp
dưới đây bạn vẫn có thể tạo ra một môi trường thuận lợi để các thành viên trong nhóm
phát huy được hết sở năng của họ nhằm đạt tới một cái đích chung do bạn đặt ra.
Thứ nhất: Lựa chọn thành viên cho nhóm làm việc
Những người có phương pháp làm việc và quan niệm về sự nỗ lực để đạt tới mục tiêu
tương đồng nhau sẽ có khả năng hòa hợp cao khi làm việc nhóm. Vì thế, trong quá trình
thành lập nhóm, bạn nên lựa chọn những nhân viên có thói quen làm việc hoặc thường đưa
ra các phương pháp giải quyết những khó khăn khá giống nhau.
Tuy nhiên, để tạo ra một nhóm đa dạng thành viên là điều không dễ. Tuy nhiên, bạn có thể
lựa chọn một nhân viên thường đảm nhiệm công việc có tính sáng tạo để kết hợp với một
nhân viên khác thường đảm nhận công việc phân tích. Mặc dù có những kỹ năng hoàn toàn
khác nhau nhưng họ đều là những người có tinh thần trách nhiệm cao trong việc hoàn
thành công việc đúng thời hạn và thường xuyên cập nhật về tiến trình công việc.
Thứ hai: Đưa ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho nhóm làm việc
Bạn cần đặc biệt lưu tâm tới mục tiêu đã đưa ra. Bởi nếu các thành viên trong nhóm đều
hiểu rõ những gì cần đạt tới, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm ra tiếng nói chung trong
phương pháp thực hiện công việc đó. Những sự khác biệt về chính kiến có thể dễ dàng
giải quyết khi các thành viên trong nhóm cùng ngồi lại và sử dụng mục tiêu đã đề ra làm
thông tin định hướng.
Nói một cách khác, nếu mục tiêu không rõ ràng, mỗi thành viên sẽ thực hiện công việc
L ớp Qt9_k34 Page 2
- Hành Vi Tổ Chức 2010
theo một hướng nghĩ riêng. Khi đó nhóm làm việc không tránh khỏi tình trạng bất đồng;
sự kết nối giữa các thành viên trở nên rời rạc bởi thành viên nào cũng khăng khăng với
cách nghĩ của riêng họ.
Thứ ba: Khích lệ nhân viên bằng tinh thần cạnh tranh
Sự đồng tâm trong nhóm sẽ mạnh mẽ nhất khi họ có cùng một kẻ thù. Họ sẽ cùng dồn
sức để bảo vệ danh tiếng cho nhóm làm việc của mình. Điều này có thể tạo nên tinh thần
cạnh tranh thân thiện trong công ty nhưng cũng có thể tạo ra tình trạng đấu tranh lẫn nhau
để đạt được mục tiêu.
Vì thế khi thực hiện phương pháp này, bạn cần rất thận trọng. Bởi nếu nhóm làm việc
không nhận được sự hỗ trợ từ người quản lý trực tiếp. Họ cũng sẽ coi sếp của mình là
một kẻ thù chung. Khi đó nhóm làm việc cũng đồng tâm nhưng không để đạt các mục tiêu
đã đề ra, mà để đấu tranh vì quyền lợi riêng.
Thứ tư: Có quy trình giải quyết bất đồng trong nhóm cần phải đi sâu phân tích vấn
đè này vì nó rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến thành công của nhóm.
Hầu hết các nhóm làm việc đều có các bất đồng. Trên thực tế, đây là một phần quan trọng
và cần thiết trong quá trình làm việc đi tới một kết quả cuối cùng. Cách giải quyết các
xung đột này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới suy nghĩ của từng thành viên đối với nhóm làm
việc của mình.
Có nhiều cách để giải quyết các bất đồng. Bản thân người quản lý có quyền phủ quyết,
nhưng các thành viên trong nhóm lại cũng có quyền đa số. Vì thế, bạn cần phải lập quy
trình cho việc giải quyết các bất đồng. Đối với từng loại bất đồng, bạn nên đưa ra những
quy trình riêng để giải quyết và nên để các thành viên tham gia thảo luận về những bất
đồng.
II.CÁC TIÊU CHÍ ĐỂ NHẬN BIẾT MỘT NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
Hiện nay, làm việc theo nhóm là một xu hướng tất yếu
trong mọi ngành nghề của xã hội. Sự phổ biến của hình
thức lao động này là do tính hiệu quả mà nó mang lại
cho một tập thể cũng như cho riêng từng cá nhân. Tuy
nhiên, không phải nhóm làm việc nào cũng đạt được
thành công như mong muốn. Vậy nhóm của bạn cần
L ớp Qt9_k34 Page 3
- Hành Vi Tổ Chức 2010
phải tuân thủ theo những tiêu chí nào để có thể đạt được sự hiệu quả trong làm việc.
Dưới đây là 14 tiêu chí cần thiết mà các thành viên trong một nhóm làm việc cần biết và
thực hiện một cách hợp lý để mang lại thành công cho nhóm của mình:
1. Hoàn thành công việc đúng thời hạn: Nếu bạn không hoàn thành công việc đúng thời
hạn, bạn có thể làm đình trệ công việc của cả nhóm. Một người làm việc theo nhóm hiệu
quả là người mà những thành viên khác trong nhóm có thể dựa vào và tin tưởng được;
2. Làm việc vô tư, ngay thẳng: để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn không nhất thiết
phải làm theo chỉ đạo của trưởng nhóm mà cần có ý kiến đóng góp riêng, nhất là những ý
kiến mang tính xây dựng, để cả nhóm cùng tiến lên.
3. Thích nghi nhanh chóng: Trong công ty, bạn có thể tham gia một vài nhóm khác nhau,
mỗi nhóm lại tập trung vào những mục tiêu nhất định. Chính vì vậy, khả năng thích nghi
nhanh chóng là một phẩm chất cần thiết của một người làm việc theo nhóm;
4. Ngày nay, cùng với sự phát triển công nghệ, toàn cầu hóa nhanh chóng và tính đa dạng
nơi công sở, những người làm việc theo nhóm cần phải linh hoạt, sáng tạo và thích nghi
hơn. Một cách thể hiện sự linh hoạt là đưa ra đề nghị thay đổi cách làm việc nếu nó có
thể giúp đỡ đồng nghiệp khác.
5. Tôn trọng phong cách làm việc của đồng nghiệp: Trong một nhóm, mỗi người thích làm
việc theo một cách khác nhau. Nhóm làm việc tốt nhất sẽ có sự hòa trộn của nhiều phong
cách. Một người có khả năng làm việc theo nhóm tốt là người có thể hiểu và tôn trọng
phong cách làm việc của người khác.
6. Tránh va chạm: Là một thành viên nhóm, bạn đừng để bị phân tâm vì những vấn đề
không cần thiết và có thể gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ của cả nhóm.
7. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng: Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức được
tầm quan trọng của vấn đề này. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ
của từng thành viên, đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành
hiệu quả nhất. Khi đặt một người vào đúng vị trí của họ, trao cho họ vũ khí sở trường,
công việc đảm bảo sẽ được thực hiện rất xuất sắc. Bạn có thể giúp các nhân viên tự
khám phá ra động cơ làm việc và khả năng của họ bằng cách phỏng vấn, giao việc, thử
trình độ.
8. Đảm bảo sự cân bằng: Một dự án luôn thực hiện rất nhiều hoạt động. Vì vậy, trong
nhóm phải có đầy đủ các nhóm viên chuyên gia trong từng lĩnh vực (tư vấn, phân tích,
L ớp Qt9_k34 Page 4
- Hành Vi Tổ Chức 2010
chuyên gia IT…). Rắc rối trong ở khâu nào sẽ có người giải quyết ngay khâu ấy, không để
dự án bị ách.
Sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân cũng cần đảm bảo, điều này sẽ thúc đẩy mối
quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Luôn đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên
môn cao đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như với những
người khác.
9. Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời: Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát mọi hoạt động của
nhóm để có những điều chỉnh hợp lý. Không chỉ điều chỉnh công việc, bạn còn phải điều
chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa
giải, không để chúng ảnh hưởng đến công việc. Sự tự ý thức trong nhóm là điều cốt yếu,
các thành viên cần thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm của mình. Các buổi
thảo luận công khai, có quy mô là rất cần thiết.
10. Gây dựng lòng tin: Không nên "vạch lá tìm sâu" hay tùy tiện khiển trách thành viên
trong nhóm. Bên cạnh đó, việc biểu dương các thành tích, dù là nhỏ và đánh giá cao sự
đóng góp của các thành viên sẽ thiết lập được sự thi đua và tính thân thiết trong nhóm.
Biết chấp nhận sai sót của mọi người, coi đó như một cách để họ học hỏi. Chắc chắn về
vai trò và trách nhiệm của từng người để giao nhiệm vụ cho họ. Một nhà quản trị giỏi
phải biết cân bằng giữa sức mạnh của từng cá nhân với sức mạnh của tập thể.
11. Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người: Tạo cơ hội cho các thành viên
phát huy tối đa khả năng của mình. Sự hoàn thiện của mỗi cá nhân sẽ đóng góp cho thành
công của cả nhóm. Động viên các thành viên trong nhóm khi họ gặp phải thất bại và cho
phép họ sửa sai. Đặt con người lên hàng đầu. Cư xử chân thành với các nhóm viên.
12. Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện: Sự minh bạch, rõ ràng trong việc
truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành công. Một dự án
thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trong quá trình triển khai, mỗi thành viên cần
nắm bắt kịp thời những điều chỉnh, tránh sự nhận thức mơ hồ. Tập thể nhóm cần được
thông tin về bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh những va chạm làm ảnh hưởng
đến công việc và nhiệm vụ của họ. Cần chắc chắn rằng các thành viên có sự nhận thức
đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn thành và mọi người luôn gắn kết với nhau. Bên
cạnh đó, nhà quản trị luôn phải cập nhật những thông tin phản hồi. Có như vậy, hoạt
động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu.
13. Trưởng nhóm là người có tầm nhìn và có đầy đủ các kỹ năng như: lên kế hoạch, tổ
L ớp Qt9_k34 Page 5
- Hành Vi Tổ Chức 2010
chức bộ máy, tạo động lực cho các thành viên, có khả năng kiểm soát… Đặc biệt người
lãnh đạo tốt phải có kỹ năng giao tiếp chuẩn mực, kỹ năng đàm phán thật tốt vì họ luôn
phải xuất hiện tại các “điểm nóng” về nhân sự. Điều quan trọng mà người lãnh đạo cần
lưu ý là họ phải luôn đạt được thành quả như những gì họ hứa hẹn, bất cứ thất bại nào
cũng sẽ làm uy tín của nhà lãnh đạo sút giảm rất nhiều.
14. Tổ chức các buổi họp hiệu quả: Hầu hết những cuộc họp trong các doanh nghiệp
thường không kiểm soát được về công việc cụ thể và vấn đề thời gian. Thậm chí những
mâu thuẫn cá nhân thường bắt nguồn từ những cuộc họp kiểu này. Vì vậy, ngay từ đầu
hãy chuẩn bị một quy trình họp hợp lý theo các bước sau: lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung,
cách ra quyết định, quy trình và nguyên tắc làm việc, trao đổi thông tin, đề nghị, tổng kết
các quyết định, lập kế hoạch triển khai và lên danh sách theo dõi.
Làm việc nhóm là làm việc trên những mối quan hệ, chúng tạo thành một đơn vị hoạt
động quan trọng trong đó những nhu cầu trợ giúp luôn luôn được nhận biết. Bằng việc
khiến chính nhóm có trách nhiệm với sự hỗ trợ của mình, trách nhiệm trở thành một công
cụ thúc đẩy cho công việc của một nhóm thành công.
III.ĐỂ MỘT NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ THÌ NHÓM ĐÓ CẦN PHẢI ĐẠT MỘT
SỐ YÊU CẦU SAU ĐÂY.
1. Yêu cầu đối với các thành viên trong nhóm
Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:
Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành
viên khác trong nhóm làm việc không
phải mất thêm thời gian nhắc lại những
gì đã thảo luận cho bạn. Luôn đặt mục
tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu,
tránh nói chuyện về những chủ đề không
liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập
trung.
Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm
chứ không phải một cá nhân riêng lẻ.
Thảo luận với cả nhóm chứ không phải
L ớp Qt9_k34 Page 6
- Hành Vi Tổ Chức 2010
chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử
dụng thời gian của tất cả mọi người.
Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp
trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi
họ kết thúc.
Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một
vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người
bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.
Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực
tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi,
đừng chỉ trích riêng ai cả.
Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả
nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt
được mà phải cần có thời gian.
Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.
6 cách để trở thành một thành viên nhóm tích cực
Làm việc nhóm, một mặt có thể đem lại cho bạn thành công một cách dễ dàng, nhưng
ngược lại, bạn cũng sẽ gặp không ít khó khăn và phải “chuốc” vào mình khá nhiều bực
tức. Nếu việc giao tiếp giữa các thành viên trong
nhóm lỏng lẻo, bạn sẽ luôn cảm thấy bối rối, mơ hồ
về công việc của nhóm. Để xây dựng một nhóm
thành công, giao tiếp tốt và hiệu quả là biện pháp cần
thiết cho cả trưởng nhóm lẫn các nhóm viên. Chính vì
vậy, bài viết sau đây sẽ giúp bạn tránh được một số
sai lầm thường gặp trong làm việc nhóm cũng như
đưa ra một số lời khuyên giúp củng cố tinh thần đồng
đội trong nhóm.
Giao tiếp, giao tiếp và chỉ bằng giao tiếp
L ớp Qt9_k34 Page 7
- Hành Vi Tổ Chức 2010
Nếu bạn gặp vấn đề với một ai đó ở trong nhóm, hãy nói cho anh ta biết về chuyện đó.
Nếu bạn tiếp tục giữ riêng những cảm xúc không tốt đó trong đầu, dần dần, bạn sẽ tự
tách mình ra khỏi nhóm. Khi “giải tỏa” những cảm xúc này, nó không chỉ tốt cho bạn mà
còn tốt hơn cho cả hoạt động của toàn nhóm về sau này.
Không đổ lỗi cho người khác
Mọi người trong nhóm sẽ dần dần không còn tôn trọng bạn nếu bạn liên tục đổ lỗi cho
người khác chỉ vì công việc của bạn không hoàn thành đúng thời hạn. Bằng hành động
này, không phải là bạn đã tự “tôn” mình lên trong mắt mọi người, mà trái lại, nó lại khiến
bạn trông thật hèn nhát. Các thành thành viên nhóm sẽ hiểu nếu công việc của bạn quá
nặng để có thể hoàn thành nhiệm vụ đúng deadline. Hãy nói những câu như “Tôi thực sự
rất tiếc, nhưng tôi sẽ cố gắng hoàn thành việc này trong ngày hôm nay” sẽ khiến mọi
người tôn trọng bạn nhiều hơn là việc bạn cố gắng đổ lỗi cho người khác về việc bạn
không thể hoàn thành được deadline của chính mình.
Hỗ trợ ý tưởng của các thành viên khác
Nếu một thành viên trong nhóm đưa ra một ý kiến nào đó, bạn hãy luôn luôn cân nhắc và
tỏ ra là mình quan tâm, tuy thực sự trong đầu bạn nghĩ rằng đó là ý tưởng ngốc nghếch
nhất mà bạn từng nghe thấy. Việc xem xét các ý tưởng của nhóm sẽ thể hiện bạn là
người biết quan tâm đến người khác, không chỉ riêng của mình. Và điều này sẽ giúp bạn
trở thành một thành viên tích cực của nhóm. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, việc tỏ ra
mình là người cái-gì-cũng-biết sẽ cũng khiến cho người khác phải khó chịu.
Không nên tỏ ra quá khoác lác
Nếu bạn đạt được thành công thì việc chia sẻ niềm vui là điều hoàn toàn đúng đắn, thế
nhưng đừng hành động như mình là một siêu sao. Với cách thể hiện quá đà, bạn sẽ không
những không được mọi người cùng chia sẻ niềm vui mà đôi khi có thể tạo ra không khí
căng thẳng không đáng có trong nhóm. Hãy tin rằng khi bạn làm tốt công việc của mình,
mọi người xung quanh sẽ đều biết và ghi nhận thành công đó. Và khi nhận được lời khen
ngợi, bạn chỉ cần nói rằng “Cảm ơn rất nhiều”, thế là đủ.
Lắng nghe một cách chủ động
Hãy nhìn vào mắt người đang nói chuyện với bạn, thi thoảng gật đầu và hỏi lại những
điểm mà bạn cần làm sáng rõ ở bài trình bày của người đó. Giao tiếp hiệu quả là một
phần quan trọng của bất kỳ một nhóm nào, vì vậy, bạn không nên đánh giá quá thấp kỹ
năng lắng nghe.
L ớp Qt9_k34 Page 8
- Hành Vi Tổ Chức 2010
Tham gia tích cực
Chia sẻ quan điểm, ý tưởng, đưa ra giải pháp với các thành viên trong nhóm. Hãy dành thời
gian để giúp đỡ đồng nghiệp của mình, mà không đòi hỏi bất cứ sự trao đổi nào, bởi lẽ,
chắc chắn rằng đến một lúc nào đó, bạn cũng sẽ cần tới sự giúp đỡ của người khác. Và
nếu bạn đã từng giúp họ trong quá khứ, thì họ cũng sẽ sẵn sàng giúp bạn ở hiện tại.
2. Yêu cầu đối với trưởng nhóm
Làm việc theo nhóm cần sự hợp tác nhiệt tình
đồng đều của các thành viên thì mới có hiệu
quả tốt, và nhóm trưởng cũng rất quan trọng -
đó không phải là người tổng hợp và viết lại tất
cả việc làm của nhóm mà là người biết cách
phân chia công việc, phác thảo hướng đi chung
của nhóm.
Muốn nhóm hợp tác tốt và phát huy đúng hiệu
quả trước hết cần tìm một nhóm trưởng giỏi,
thành viên trong nhóm có thể là 10 hay 100
người nhưng người duy nhất không thể thiếu lại là vị trưởng nhóm .Nhóm 100 người
á? Cho 1 vd đc ko?
Có thể xem nhóm trưởng là chất keo dính các viên gạch rời rạc lại để tạo nên một bức
tường vững chắc .
Người lãnh đạo nhóm hoặc người trực tiếp chỉ huy nhóm luôn phải suy nghĩ ra những
phương cách để xây dựng nhóm làm việc sao cho đem lại kết quả tốt đẹp cho mục tiêu
chung của nhóm và cho từng cá nhân trong nhóm. Để làm được điều này không phải là
điều dễ dàng , tuy nhiên để có một nhốm hoạt động tốt người nhóm trưởng cần phải :
a. Làm rõ sự trông đợi: Với cương vị và uy quyền của một trưởng nhóm, hãy truyền đạt
một cách rõ ràng sự trông đợi của bạn vào việc thi hành và những kết quả. Làm cho những
thành viên của nhóm hiểu vì sao cần phải làm việc theo nhóm. Tạo điều kiện thuận lợi để
họ thực hiện tốt nhiệm vụ chung bằng các nguồn tài nguyên về nhân lực, thời gian và
ngân sách. Làm sao để họ lĩnh hội đầy đủ tầm quan trọng cũng như ưu thế của họ trong
các điều khoản về thời gian, các cuộc thảo luận và sự quan tâm của người chỉ đạo.
L ớp Qt9_k34 Page 9
- Hành Vi Tổ Chức 2010
b. Bối cảnh: Để các thành viên trong nhóm hiểu được vì sao họ có mặt trong nhóm. Vạch
rõ cho họ thấy được kế hoạch làm việc nhóm sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục
tiêu đề ra, và tầm quan trọng của việc làm nhóm để hoàn thành những mục tiêu chung.
Làm cho họ hiểu được đâu là việc làm thích hợp trong mọi mục tiêu, nguyên tắc, tầm nhìn
và giá trị của tổ chức?
c. Sự giao phó: Làm thế nào để mỗi thành viên lôi cuốn vào công việc chung của nhóm?
Làm thế nào để họ cảm thấy nhóm của họ có một sứ mệnh rất quan trọng và luôn cố
gắng hết năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của nhóm, và trông chờ vào một kết
quả tốt đẹp? Làm sao để mỗi thành viên của nhóm nắm bắt rõ nhiệm vụ, giá trị của họ
trong tổ chức và trong sự nghiệp của cá nhân họ? Để mỗi thành viên trong nhóm thấy
trước được sự công nhận về những đóng góp của họ đối với tổ chức, cống hiến năng lực
của họ để đem đến sự tăng trưởng và phát triển cho nhóm. Để mỗi thành viên của nhóm
bị cuốn hút và bị thách thức bởi những cơ hội thăng tiến.
d. Khả năng: Làm cho các thành viên của nhóm cảm thấy họ đều thích hợp với vị trí của
họ. Làm cho họ cảm thấy những hiểu biết, những kỹ năng và năng lực của họ luôn được
nâng cao qua quá trình đào tạo và làm việc với nhóm. Nếu không, hãy làm cho các thành
viên của nhóm dễ dàngcần sự hỗ trợ của cấp trên. Để họ cảm thấy đó là một nguồn tài
nguyên, chiến lược và sự hỗ trợ cần thiết cho việc hoàn thành sứ mệnh
e. Đặc quyền: Để mỗi thành viên trong nhóm đảm nhận mỗi công việc riêng.Tự chịu trách
nhiệm, sự sáng tạo, và thực hiện chiến lược để hoàn thành sứ mệnh của mỗi người. Để
họ được nắm bắt rõ và được truyền đạt bởi những mục tiêu, thấy trước được kết quả và
sự đóng góp, đo lường được qui trình mà nhóm đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ.
Lãnh đạo nhóm, phối hợp và ủng hộ những gì mà nhóm đã sáng tạo.
f. Sự hợp tác: Nhóm là những thành viên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả giữa các
cá nhân. Làm cho họ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Những thành viên
của nhóm là những vị lãnh đạo và những vị quantòa của nhóm. Họ có quyền giải quyết
mọi vấn đề của nhóm, đưa ra phương pháp cải thiện công việc, đặt mục tiêu và có chung
quyền lợi. Làm cho những thành viên của nhóm hợp tác với nhau để hoàn thành nhiệm vụ.
g. Sự liên lạc: Làm sao để nhóm cung cấp và được cung cấp những thông tin quan trọng
về hoạt động chuyên môn đều đặn. Để họ hiểu được đầy đủ bối cảnh xung quanh và sự
tồn tại của họ. Làm cho những thành viên của nhóm có sự liên lạc rõ ràng và trung thực
với nhau. Tạo động lực cho những thành viên của nhóm mang đến những ý kiến khác nhau
đặt trên bàn làm việc của bạn. Những sự đối lập tất yếu được nâng lên và được cộng
thêm vào.
h. Sáng kiến, sáng tạo: Một tổ chức thực sự thì luôn quan tâm đến sự thay đổiTại sao lại
L ớp Qt9_k34 Page 10
- Hành Vi Tổ Chức 2010
phải luôn thay đổi trong khi mình đã có mục tiêu rõ ràng? . Hãy để nhân viên của
bạn tự do đưa ra những ý tưởng mới, những suynghĩ và những phương pháp độc đáo.
Huấn luyện, đào tạo họ những kỹ năng cần thiết. Cho phép họ truy cập vào những quyển
sách và phim ảnh, vào các lĩnh vực giải trí cần thiết khác để khuyến kích cho những suy
nghĩ mới
i. Những hệ quả: Sau cùng, hãy làm cho những thành viên của nhóm cảm thấy họ có nghĩa
vụ và trách nhiệm cho sự nghiệp chung của nhóm. Là những phần thưởng và sự công
nhận được đáp ứng khi họ thành công. Sự mạo hiểm hợp lý thì được coi trọng và được
khuyến khích. Đồng thời cũng xem xét về chế độ thưởng cho cả nhóm hay cho cá nhân
nào có thành tích nổi bật, lúc đó hãy đề phòng hoặc đưa ra giải pháp nếu có sự hiềm khích
và trả thù cá nhân. Nên xem xét một cách mềm dẻo và công bằng.
3. Thiết lập mục tiêu cho nhóm
Thiết lập mục tiêu là một cách hiệu quả nhất trong việc nâng cao năng lực thực hiện công
việc của nhóm. Các mục tiêu cụ thể đi kèm với tiêu chí đánh giá cần phải được các thành
viên trong nhóm xem xét, bổ sung và đạt được sự đồng thuận chung. Phương pháp đơn
giản nhưng hiệu quả trong việc thiết lập mục tiêu, đó chính là sử dụng 4 C.
4 C bao gồm :
C – Clariy: Mục tiêu rõ ràng
C – Criteria: Tiêu chí đánh giá
C – Challenge: Các khó khăn cần phải giải quyết
C – Commitment: Sự đồng thuận giữa các thành viên trong nhóm.
Mục tiêu rõ ràng có nghĩa là mọi thành viên trong nhóm đều phải nhận thức rõ được yêu
cầu đề ra. Việc xác lập mục tiêu cần thật cụ thể và chi tiết để tránh sự hiểu nhầm về kết
quả cần đạt được cũng như trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm khi tham gia triển
khai mục tiêu đó. Với một mục tiêu rõ ràng và cụ thể, các thành viên sẽ hiểu rõ được họ
cần làm gì hoặc cầnbổ sung thêm các kiến thức nào để đáp ứng được mục tiêu đã đề ra.
Tiêu chí đánh giá là các yêu cầu về năng lực thực hiện mà mỗi thành viên cần đạt được
khi thực hiện mục tiêu. Tiêu chí ở đây là một loạt các yêu cầu về số lượng hoặc tỉ lệ %
của công việc mà các thành viên cần đạt được trong một khoảng thời gian đã xác định.
Các tiêu chí đánh giá cần đưa ra trước và phải đạt được sự đồng thuận của tất cả các
thành viên trong nhóm. Các tiêu chí này được sử dụng khi đưa ra các phản hồi về công
việc của nhóm trong quá trình thực hiện mục tiêu, nhằm để các thành viên có thể tự điều
L ớp Qt9_k34 Page 11
- Hành Vi Tổ Chức 2010
chỉnh lại phương pháp hoặc cách thức thực hiện công việc của họ. Nếu không có các tiêu
chí này, các thành viên khó có thể nắm được quy chế thưởng phạt, nâng cao khả năng lập
kế hoạch cũng như việc đưa ra các yêu cầu điều chỉnh hoặc trợ giúp khi cần.
Khó khăn chính là cơ hội để từng thành viên phát huy được hết sở trường riêng của
họ.Một mục tiêu hợp lý không nên duy trì hoặc tăng không đáng kể các yêu cầu cần hoàn
thành, nhưng cần được xác lập cho phù hợp để các thành viên có thể đáp ứng được mà
không quá lao tâm hoặc ảnh hưởng quá nhiều đến chất lượng công việc cũng như công
việc thường ngày của họ.
Sự đồng thuận giữa các thành viên trong nhóm chính là thỏa thuận trong việc phân chia
trách nhiệm để đạt được mục tiêu. Cách tốt nhất để đạt được sự đồng thuận đó chính là
có sự tham gia của tất cả các thành viên trong quá trình thiết lập mục tiêu. Các thành viên
cần hiểu rõ được rằng mục tiêu của nhóm có ảnh hưởng thế nào đối với tầm nhìn, sứ
mênh và mục tiêu chung của cả công ty. Họ cũng cần phải tham gia trong quá trình ra
quyết định, đồng thời được cung cấp đủ thông tin về những gì mà họ cần phải hoàn thành
và lý do họ cần phải làm việc đó.
Xây dựng tinh thần đồng đội giữa các thành viên trong nhóm
Trong các công ty, tập đoàn lớn hiện nay, cách làm việc độc
lập, riêng lẻ từng cá nhân đã không còn được “ưa chuộng”.
Thay thế vào đó, xu hướng làm việc theo từng nhóm nhỏ
đang ngày càng được “tín nhiệm” nhiều hơn bởi những lợi
ích nổi trội mà nó đem lại. Làm việc theo nhóm có thể giúp
bạn thực hiện những nhiệm vụ, công việc mà làm việc độc
lập không thể làm được.
Nếu đang là một nhà lãnh đạo hoặc mong muốn trở thành
lãnh đạo, bạn cần được phải tìm hiểu và học cách “nuôi
dưỡng” và phát triển tinh thần làm cho những thành viên
trong nhóm.
1. Một nhóm làm việc tốt nhất nên có từ 5 đến 11 thành viên. Nếu số thành viên quá ít sẽ
khiến nhóm gặp khó khăn trong việc “huy động” đủ các kỹ năng cần thiết để hoạt động
hiệu quả. Ngược lại, nếu quá đông, từng thành nhóm cũng sẽ giảm đi sự liên kết cũng
như khiến cho người trưởng nhóm gặp khó khăn trong việc quản lý.
L ớp Qt9_k34 Page 12
- Hành Vi Tổ Chức 2010
2. Lập ra một chế độ khen thưởng – xử phạt riêng của nhóm. Điều này sẽ tạo động lực
để các thành viên làm việc tốt hơn để họ có thể nâng cao địa vị của mình trong mắt các
thành viên khác của nhóm.
3. Sắp xếp thời gian để các thành viên có thể giao lưu, gắn kết với nhau nhiều hơn bằng
các hoạt động bên ngoài công việc như đi dã ngoại, tổ chức các bữa tiệc nhỏ, tụ tập cuối
tuần... Điều này sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, từ đó cũng sẽ giảm
bớt những bất đồng không đánh có trong công việc.
4. Người trưởng nhóm nên biết cách hướng dẫn các thành viên trong nhóm cùng hợp tác,
làm việc với nhau như thế nào. Điều này là rất cần thiết bởi một trong những đặc điểm
nổi bật của làm việc nhóm so với làm việc độc lập đó là các thành viên có thể giúp đỡ, bổ
trợ lẫn nhau trong công việc cũng như khi phải đối mặt với các tình huống khó khăn cần
sự hợp lực của cả nhóm.
5. Tạo ra sự thi đua giữa các nhóm. Các nhóm ở đây nên là các nhóm có chức năng độc lập
với nhau và không cần đến sự hợp tác của nhau để thành công trong công việc. Ví dụ như,
các đội bán hàng thuộc các khu vực địa lý khác nhau sẽ cùng nhau thi đua để đạt được chỉ
tiêu do tổng công ty đề ra. Điều này không chỉ giúp sinh lợi cho công ty mà còn giúp tự
thân các thành viên trong mỗi nhóm gắn kết với nhau hơn để thực hiện cùng một mục tiêu
chung, giúp đưa lại thành công cho nhóm.
6. Trong thời gian khó khăn, người trưởng nhóm nên biết cách khuyến khích, động viên để
các thành viên “đồng tâm hiệp lực” cùng vượt qua thử thách. Sau khi cùng vượt qua, các
nhóm sẽ trở nên cực kỳ gắn kết và mạnh mẽ.
7. Các thành viên trong nhóm nên biết cách học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc. Điều
này sẽ giúp cho tất cả các thành viên có thể hỗ trợ lẫn nhau trong các tình huống khủng
hoảng.
8. Các cấp lãnh đạo nên khen thưởng một cách công khai cho những nhóm làm việc tốt.
Họ sẽ ngày càng “tỏa sáng” hơn nếu như thấy những cố gắng của mình được ghi
nhận.Tương tự như vậy, chúng ta cũng không nên phê bình các nhóm khác hoặc các thành
viên trong nhóm của mình sau lưng họ.
IV.CÁC BÀI HỌC THỰC TẾ TỪ ĐÀN NGỔNG TRỜI
1. Khi một con ngỗng vỗ cánh, nó sẽ tạo ra một “lực nâng” cho các con chim theo sau nó.
L ớp Qt9_k34 Page 13
- Hành Vi Tổ Chức 2010
Bay theo hình chữ V, cả đàn ngỗng sẽ bay xa hơn 71% so với khi bay từng con một.
Bài học: Khi biết chia sẻ chung chí hướng và ý thức cộng đồng, người ta có thể đến nơi
họ muốn một cách nhanh hơn và dễ dàng hơn.
2. Khi một con ngỗng bị rơi ra khỏi đội hình, nó sẽ cảm thấy bị lôi kéo trở lại, ngăn không
cho bay một mình. Vì thế, nó sẽ nhanh chóng quay trở lại đội hình để tận dụng lực nâng
của con ngỗng phía trước nó.
Bài học: Nếu chúng ta có được sự thông minh nhiều như của một con ngỗng, chúng ta sẽ
tự biết hoạt động theo đội hình với những người cùng định hướng. Chúng ta sẽ sẵn sàng
chấp nhận sự giúp đỡ của họ và đồng thời giúp đỡ những người khác.
3. Khi con ngỗng đầu đàn bị mệt, nó quay ngược trở vào đội hình và một con ngỗng khác
sẽ tiến lên vị trí tiên phong.
Bài học: Cần phải thay nhau thực hiện những nhiệm vụ khó khăn và chia sẻ vai trò lãnh
đạo. Cũng như loài ngỗng, con người phụ thuộc vào các kỹ năng, khả năng của nhau và
phụ thuộc và một sự sắp xếp năng khiếu, tài năng hay tài nguyên theo cách duy nhất.
4. Loài ngỗng bay theo đội hình thường kêu to để khích lệ những con phía trước duy trì tốc
độ.
Bài học: Chúng ta cần phải chắc chắn rằng tiếng kêu của chúng ta mang tính khích lệ.
Trong nhóm, nếu có sự động viên khuyến khích, năng suất làm việc sẽ được tăng lên rất
nhiều.
5. Khi một con ngỗng bị ốm, bị thương, hoặc bị bắn rơi, hai con ngỗng khác sẽ tách ra
khỏi đội hình để theo con ngỗng đó và bảo vệ nó. Chúng sẽ ở với nó cho đến khi nó chết
hoặc có thể tiếp tục bay. Sau đó, chúng sẽ nhập vào một nhóm khác hoặc bắt kịp với bạn.
Phần này khá thú vị :D
V. KẾT LUẬN
Chúng ta đang sống trong một thời đại của những cách thức làm việc mới mẻ với những
cái đầu biết tổ chức . Làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm thì cái cuối cùng vẫn là
chất lượng và hiệu quả của công việc . Do vậy tùy theo phương pháp làm việc nào mà
bạn phải tự biết thay đổi thói quen và cách làm của mình để thích nghi được với môi
trường làm việc đó .
L ớp Qt9_k34 Page 14
- Hành Vi Tổ Chức 2010
Làm việc theo nhóm hay những Team Work là một cách thức làm việc ngày càng thịnh
hành trên Thế Giới cũng như ở Việt Nam , với những công việc có khối lượng việc cần
giải quyết lớn và đòi hỏi tập trung cao ... Do vậy ngay từ bây giờ bạn hãy học cách làm
việc , từ độc lập tự chủ đến việc biết hòa mình vào tập thể . Hạn chế cái Tôi không phải
là điều mà một Team Work muốn , điều quan trọng nhất mà bạn nhận được khi tham gia
vào một Team Work như vậy là sự nâng cao khả năng của bản thân trong khi tự xử lý công
việc của mình cũng như biết cách phối hợp với người khác để hoàn thành công việc chung
.
Nếu ví mỗi người chúng ta là một giọt nứơc thì một Team Work sẽ là tập hợp của rất
nhiều những giọt nước để rồi hòa vào nhau , cuối cùng sẽ đổ ra đại dương mênh mông vô
tận kia !
L ớp Qt9_k34 Page 15
nguon tai.lieu . vn
