Xem mẫu
- Kỹ năng và tầm quan trọng
trong giao tiếp
Giao tiếp là điều có tính sống còn đối với bất kì sự quan hệ nào
của nhân loại. Và kỹ năng giao tiếp là phương tiện tiên quyết cho
sự thành bại trong giao tiếp. Mục đích của giao tiếp là truyển tải
được những thông điệp. Đây là quá trình liên quan đến cả người
gửi và người nhận thông điệp.
Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được
hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác
tham gia vào quá trình này. Bằng cách truyền đạt được thông
điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã truyền đi được suy
nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi không
- thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh
được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao
tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn -
cả trong đời tư và trong sự nghiệp.
Kỹ năng nói
Kỹ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh
doanh – nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu. Hãy giới hạn
những điểm chính. Luôn luôn nhớ rằng nói không giống như viết.
Nói không thể chi tiết như viết, đừng bắt người nghe chịu đựng
quá nhiều thông tin. Nhiệm vụ của người nói là làm nổi bật những
điểm quan trọng giới hạn những điểm quan trọng sẽ có cơ hội tốt
để đạt mục tiêu. Một điểm quan trọng là đơn giản vấn đề nhưng
không giống như sơ sài, người nghe sẽ nhớ những điểm chính
dễ dàng và dùng những điểm chính đó để nhớ một số hay tất cả
những điểm quan trọng hơn, nếu bắt nhớ nhiều quá họ sẽ rối
loạn.. Khi đã giới hạn những điểm chính, phải làm cho mỗi điểm
- đó nổi bật lên. Phải dự kiến một chương trình làm việc, một phác
họa đại cương, một ý tưởng là chúng ta sẽ đi tới đâu với bài
thuyết trình của mình. Khi nói nên dùng một câu chuyển tiếp minh
bạch, không nên dùng một từ chuyển tiếp ngắn gọn như khi viết.
Đừng ngại ngùng vì cứ lăp đi lặp lại thường xuyên khi thuyết trình
Kỹ năng nghe
Nghe là một trong những kỹ năng quan trọng của quá trình viết.
Nó giúp xác định được những nhu cầu, những vấn đề, tâm trạng
hoặc mức độ quan tâm của người nói. Quá trình giao tiếp trở nên
tốt hơn, nếu như các bên tham gia vào giao tiếp biết lắng nghe
một cách có hiệu quả. Hãy có một dáng điệu lắng nghe tích cực,
cải thiện cách suy nghĩ và biết mình phải nói gì trong lúc lắng
nghe. Đấy là những tín hiệu cho ng nói thấy người nghe đang
lắng nghe họ một cách tích cực. Lắng nghe là một trong những
chìa khóa chủ chốt cho phép cư xử và ngoại giao.
- · Dáng điệu lắng nghe tích cực: Dáng điệu lắng nghe tích cực
được cho là dấu hiệu phi ngôn ngữ. Phải hết sức chú ý đến dấu
hiệu này, những cử chỉ phi ngôn ngữ không thích hợp có thể làm
cho người ta hiểu lầm một cách tai hại. Giữ tư thế và cử chỉ cởi
mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói nói, đừng có bộ mặt đờ đẫn
trơ như đá, hãy bày tỏ quan tâm: nhướn mày hay cau mày, thỉnh
thoảng mỉm cười hay gục gặc đầu. Dấu hiệu quan trọng nhất của
sự lắng nghe đó là tiếp xúc bằng mắt, không luôn luôn nhìn chằm
chằm vào người nói nhưng thời gian tiếp xúc bằng mắt phải khá
nhiều. Sự thiếu tiếp xúc bằng mắt có thể bị cọi là làm cao hay
hợm hĩnh.
· Cải thiện cách suy nghĩ: Biết lắng nghe phải do lòng chân thành
nên cần kiểm soát cả cảm tưởng lẫn tư tưởng của bản thân. Hãy
thông cảm với người nói, lắng nghe trước đã, nên nhẫn nại để
người nói có đủ thời gian, không nên chặn ngang hay phản đối
trước khi diễn giả nói xong. Tránh phán đoán trước hoặc người
nói hoặc chủ đề thảo luận. Hãy tạo cơ hội cho những vấn đề mới
- mẻ. Đừng để bị ảnh hưởng nhiều vì cảm giác ban đầu hoặc cách
phát biểu của họ. Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với
tinh thần phân tích. Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý
chính, cân nhắc những chứng cứ.
· Nói gì trong lúc lắng nghe? Trong phần lớn thời gian lắng nghe
ta không nói gì cả. Bí quyết để biết lắng nghe là biết chịu đựng sự
im lặng. Hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe người khác nói, dù
cảm thấy khó chịu phải im lặng. Tuy vậy, ngoài sự im lặng cũng
có thể nói một vài câu chuyện để khuyến khích người khác nói.
Trước hết hãy đặt câu hỏi để người ta bắt đầu nói. Hỏi để làm
sáng tỏ hay để biết chi tiết, để nhắc rằng mình hiểu. Thứ hai,
dùng những câu ngắn có tính khuyến khích người ta nói thêm.
Kỹ năng viết
Kỹ năng viết không hề đơn giản, đó là một quá trình phức tạp bao
gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Bạn sẽ nhận được những gì bạn
- nói, do vậy cần phải viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và chính
xác. Để có được một bài viết thành công dù đó là một bức thư,
một công văn, một báo cáo hay bất cứ thứ gì khác cũng cần phải
có một công tác chuẩn bị kỹ lưỡng, sau đó là sự thống nhất và
tầm quan trọng, kế đến là bố cục và cách làm nổi bật, sự mạch
lạc và cuối cùng là độ dài vừa phải.
Kỹ năng phản hồi
Phản hồi là một hình thức đáp ứng. Khi ta đọc hay lắng nghe,
mục đích là để hiểu những gì người khác viết hay nói. Khi ta thực
hiện phản hồi, mục đích là làm thay đổi hay tác động vào những
gì người khác làm. Sự phản hồi tốt nhất bao gồm cả lời phê bình
viết và nói. Sự thực hiện phản hồi có hiệu quả đặt trên cơ sở hai
tiêu chuẩn: lòng tin cậy và sự hiểu biết. Kỹ năng phản hồi có hiệu
quả có tính thiết yếu cho sự thành công tong bất cứ công việc
hay tổ chức nào. Nó cho phép làm việc hữu hiệu hơn, tăng thêm
khả năng tham gia tập thể, duy trì liên hệ công việc tốt hơn
- · Sự tin cậy: Sự phản hồi sẽ không có hiệu quả nếu người khác
không tin cậy bạn. Bạn có thể đưa ra những đề nghị rất hay
nhưng không có kết quả gì vì người khác nghi ngờ ý định của
bạn và giữ thé chủ. Hãy xem xét chính động cơ của mình, hãy
chiếm lòng tin của người khác và thận trọng đưa ra những lời phê
bình cả tích cực lẫn tiêu cực.
· Sự hiểu biết: Thực hiện phản hồi là để đạt được sự hiểu biết.
Hãy chỉ rõ cho người ta bức tranh toàn cảnh, đừng nhồi nhét vào
óc người ta một đống chi tiết rời rạc. Hãy tập trung vào những kết
quả có ý nghĩa nhất, đừng nghĩ rằng mình phải có bổn phận nói
hết những điều mình nghĩ cho người khác nghe.
nguon tai.lieu . vn
