Xem mẫu
- Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
KỸ NĂNG TRONG GIAO TIẾP VÀ THƯƠNG LƯỢNG
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI CÓ KỸ NĂNG TRONG GIAO TIẾP VÀ
THƯƠNG LƯỢNG:
Thương lượng là một nghệ thuật, nó được hoàn thiện nhờ kinh nghiệm thực
tiễn. Đến thế kỹ XII, thương lượng được nghiên cưú như một bộ môn khoa học.
Các kết quả đó đã có những đóng góp rất đáng kể cho thực tế thương lượng. Cụ thể
nhất là hai lĩnh vực:
Thứ nhất, trang bị một quá trình toàn diện về đàm phán, trang bị những kiến
thức và hiểu biết về các mối quan hệ giữa các yếu tố chủ chốt trong thương lượng,
giúp các nhà thương lượng dự báo được kết quả, hoàn thiện công việc chuẩn bị và
thực hiện thương lượng.
Thứ hai, nhờ kết hợp lý luận và thực tiễn giúp các nhà thương lương tập trung
mở rộng những lợi ích tổng thể, tìm kiếm những giải pháp tốt nhất, cân bằng và đôi
bên cùng chấp nhận được, giúp kỹ thuật thương lượng đạt được những tiến bộ rất
đáng hài lòng.
Thực vậy chính nhờ kỹ năng trong giao tiếp và thương lượng, kết hợp với tư
chất thương lượng bẩm sinh mà những nhà thương lượng đại tài luôn “chiến
thắng” trên bàn thương lượng. “Chiến thắng” ở đây có nghĩa là được bên còn lại
tự nguyện chấp nhận một số nhiều những điều mà lúc đầu còn bất đồng.Với những
tầm quan trọng vừa kể trên, kỹ năng trong giao tiếp và thương lượng hay kỹ thuật
thương lượng ngày càng được đầu tư nghiên cưú trong xã hội vốn xem thương
trường là chiến trường như ngày nay.
II. KĨ NĂNG TRONG GIAO TIẾP VÀ THƯƠNG LƯỢNG
1. Kỹ năng lắng nghe:
Trong giao tiếp người ta thường dùng gần một phân nữa thời gian cho việc
lắng nghe, phân nữa thời gian còn lại dùng cho việc nói, đọc và viết. Thế nhưng mọi
người lại dành rất ít thời gian cho việc rèn luyện kỹ năng lắng nghe. Chúng ta chưa
biết đấy chứ lắng nghe có rất nhiều lợi ích, như có thể thỏa mãn được nhu cầu của
đối tượng, khai thác thông tin, tạo mối quan hệ tốt v.v... Không có gì chán bằng khi
mình nói mà không ai thèm nghe, bạn thử đặt mình vào địa vị của người nói thử xem,
bạn sẽ cảm thấy như thế nào khi không ai thèm lắng nghe mình nói, hoặc lắng nghe
một cách không thật lòng. Vì vậy bạn cần phải biết lắng nghe người khác nói, điều
đó chứng tỏ bạn tôn trọng và có thể thỏa mãn nhu cầu tự trọng của họ. Cũng như
trong một công ty, nếu cấp dưới nghe mệnh lệnh của cấp trên, cấp trên tiếp thu đầy
đủ và chính xác những ý kiến đóng góp của cấp dưới thì nhà quản tr ị và nhân viên
sẽ hoàn thành tốt công việc của miønh hơn và hạn chế lỗi hoặc hạn chế việc bỏ sót
thông tin. Đồng thời việc lắng nghe giúp chúng ta thu thập được nhiều thông tin hơn.
Vì vậy bạn cần phải biết khuyến khích người ta nói bạn sẽ có thêm nhiều thông tin
bổ ích hơn. Điều đó rất có lợi cho việc quyết định của bạn hơn. Nhà quản tr ị biết
lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên thì sẽ thu được nhiều thông tin và s ẽ có
những biện pháp kịp thời để đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Hơn nữa nó còn tạo ra
một mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà quản trị và nhân viên. Một khi đã tạo ra được mối
1
- Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
quan hệ tốt đẹp thì việc hợp tác trong kinh doanh cũng như trong cuộc s ống hàng
ngày sẽ có kết quả tốt đẹp. Mỗi ngưới có tính cách, tính nết khác nhau, mà những
điều đó thường bộc lộ rõ ra khi họ đang nói, vì vậy chúng ta cần phải biết lắng nghe
để có thể hiểu họ và giải quyết những mâu thuẩn không nên có do việc không hiểu
nhau hoặc khác nhau về tính cách quan điểm. Trong cuộc sống hàng ngày cũng như
trong kinh doanh, do việc không ai chịu lắng nghe ai nên dẫn đến hiểu l ầâm và gây
bất đồng với nhau. Do đó hai bên cần phải biết lắng nghe để góp ý và tìm ra nguyên
nhân để giải quyết những mâu thuẩn đó.
Trong thương lượng cũng vậy! Chúng ta phải biết lắng nghe để xác định mục
đích của đối tác là gì, nhu cầu của đối tác ra sao và thoả mãn điều đó như thế nào!
Điều này thật sự là tối quan trọng. Chính vì vậy, ta không phải ngạc nhiên khi th ấy
phương châm hành động của Prudential là “luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu
hiểu”- có lắng nghe bạn mới có thể thấu hiểu, có thấu hiểu bạn mới có thể thành
công trong thương lượng.
2. Kỹ năng đặt câu hỏi:
Không phải chỉ việc lắng nghe không là đủ, mà cần phải biết đặt những câu
hỏi để nhằm khai thác thông tin tiềm ẩn trong bộ não của con người. Nhưng chúng
ta không nên dùng những câu hỏi khó trả lời và gây cho người khác sự nghi ngờ mà
bạn hãy bắt đầu bằng một câu hỏi dễ. Những câu hỏi dễ sẽ giúp người khác có cơ
hội trả lời đúng đắn một cách dễ dàng, từ đó chúng ta làm cho dối tượng cảm thấy
thoải mái, bớt căng thẳng và tự tin hơn. Khi cả hai đang cuốn hút vào câu chuyện thì
lúc đó bạn cần phải biết dặt những câu hỏi để có được những tin tức đ ầy đ ủ và
chính xác. Chúng ta có thể dùng nhiều loại câu hỏi như: câu hỏi hẹp, câu hỏi tr ực
tiếp, câu hỏi gián tiếp. Nhưng để khai thác thông tin hiệu quả hơn người ta thường
dùng những câu hỏi có cấu trúc thấp vì nó bắt người khác phải động não dữ dội và
làm cho anh ta cung cấp thông tin nhiều hơn là anh ta muốn. Ví dụ như câu hỏi gợi
mở, loại câu hỏi này thường nêu ở phần đầu cuộc gặp gỡ nhằm xây dựng mối quan
hệ hài hòa, nó làm dễ dàng cho người đối thoại vì anh ta được phép tự quyết đ ịnh
nên nói gì. Ngoài ra còn nhiều dạng câu hỏi khác như câu hỏi chuyển tiếp, câu hỏi
tóm lược ý, câu hỏi tiếp xúc v.v...
Trong thương lượng, đây chính là một trong những chiếc chìa khóa dẫn đến sự
thành công cho nhà thương lượng. Chúng tôi không đi sâu vào kỹ năng này vì nó sẽ
được làm rõ hơn qua phần thuyết trình của nhóm 5- thương mại 2.
3. Kỹ năng diễn thuyết và báo cáo miệng:
Trong lúc lắng nghe và đặt câu hỏi bạn cần phải biết cách ăn nói sao cho gây ra
được sự truyền cảm và giúp người ta cuốn hút vào câu chuyện. Việc nắm vững
những kỹ năng nói cũng giúp cho bạn gặt hái nhiều thành công nhất định trong hoạt
động quản trị kinh doanh của mình. Trong quá trình diễn thuyết, những lời nói đ ầu
tiên không chỉ đơn thuần là nhập đề mà còn phải gây được sự quan tâm và chiếm
được cảm tình của ngưới lắng nghe, đồng thời phải lôi cuốn được họ, làm cho họ
quan tâm và thích thú. Để duy trì sự chú ý của người nghe, bạn cần triển khai nội
dung sao cho người nghe phải tự hỏi “A! rồi sao nữa?”, “vì sao vậy ?” v.v... Trong
nghệ thuật diễn thuyết, giọng nói đóng vai trò quan trọng, tiếng nói càng to càng
mạnh thì càng dễ làm rung chuyển người nghe, giọng nói đủ lớn đi từ giọng trầm
đến giọng cao, đặc biệt phải có nhiều âm sắc vì chính âm sắc đã làm cho giọng nói
2
- Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
dễ thương hay dễ ghét. Ngoài ra còn phải biết cách nhấn giọng cho đúng, ngắt
quãng thích hợp, cách dùng ngữ điệu và uốn giọng cho phù hợp với ý nghĩa c ủa câu
nói. Trong khi nói cũng cần tạo vẻ mặt tươi cười, đừng tỏ ra hậm hực cũng như vẻ
mặt lo sợ nghiêm trọng sẽ làm cho người khác cảm thấy khó chịu hoặc sẽ nhận ra
những khuyết điểm của mình.
Nhà thương lượng cũng là nhà thuyết khách, là người luôn phải dùng giọng nói
của mình để thuyết phục đối tác, sao cho luôn đạt được những thỏa thuận có l ợi
nhất. Khi có kỹ năng diễn thuyết, nhà thương lượng sẽ chủ động trong thỏa thuận,
sẽ điều tiết được nhịp độ, và quan trọng hơn là luôn khiến đối tác tin cậy và đồng ý
với những ý kiến của ta.
4. Kỹ năng giao dịch bằng thư tín:
Trong thời kỳ kinh tế mở cửa, nhà kinh doanh không chỉ giao dịch trong nước
mà còn ra nước ngoài. Vì vậy nhu cầu trao đổi thư tín càng trở nên cấp bách. Ngoài
kỹ năng nói nghe, nhà quản trị cũng cần rèn luyện cả kỹ năng viết nữa. Nhưng trước
hết chúng ta cũng cần phải biết kết cấu và nguyên tắc của một lá thư thương mại
như thế nào. Ý tứ khi viết thư phải rõ ràng, phải làm cho người nhận hiểu đ ược
thông tin, đồng thời thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật nét chính của vấn đ ề cần
thảo luận. Ngoài ra cũng cần phải đúng và chính xác về thời gian, ngày giao hàng,
bảng giá v.v... Các ý trong thư phải nhất quán với nhau, phải viết l ịch s ự, nhã nhặn
vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho các bên tham gia , c ần ph ải dùng t ừ
đơn giản mà cả hai bên đều hiểu. Tùy theo từng loại thư mà chúng ta cần phải viết
thư sao cho phù hợp, nội dung dễ hiểu, không được viết những gì mà bản thân
không chắc chắn đúng.
Trong kí kết hợp đồng, việc thương lượng thông qua thư tín cũng không có gì
mới mẻ. Do đó, kỹ năng viết cũng là một kỹ năng không thể thiếu đối với một nhà
thương lượng. Qua đó, nhà thương lượng phải biết chính xác nhu cầu của mình, của
đối tác và thể hiện nó một cách chính xác, cô đọng và dễ hiểu.
Tóm lại
Một nhà thương lượng thành công thì cần có những kỹ năng sau:
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng đặt câu hỏi
- Kỹ năng diễn thuyết và báo cáo miệng
- Kỹ năng giao dịch bằng thư tín
Bên cạnh đó, nhà thương lượng cũng cần có những phẩm chất như : tỉnh táo,
sáng suốt, tạo niềm tin, tính quyết đoán, làm chủ bản thân, làm chủ cảm xúc, thận
trọng và lịch thiệp.
Những kỹ năng này không phải sinh ra đã có, nó chính là kết quả của một quá
trình rèn luyện lâu dài, là kết tinh của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh.
Điều cuối cùng mà chúng tôi muốn gửi đến các bạn, đó là: những nhà doanh
nghiệp, những nhà thương lượng tương lai, hãy không ngừng vươn lên tự hoàn
thiện những kỹ năng của mình vì đó chính là những chiếc chìa khoá dẫn đến sự
thành công !!!
3
- Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
MỖI SỐ LỖI THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG
1. Không tự mình soạn thảo
Thông thường, bạn nên tự soạn thảo bản dự thảo đầu tiên của hợp đ ồng, bởi
như vậy bạn sẽ có nhiều lợi thế trong khi đàm phán, đồng thời còn có thể đ ưa ra
những điều khoản có lợi nhất cho mình. Hơn nữa, tự mình soạn thảo hợp đồng
thường có hiệu quả về mặt chi phí tốt hơn so với việc nghiên cứu, chỉnh sửa hợp
đồng khi thuê luật sư soạn thảo. Về lâu dài, bạn nên sử dụng dịch vụ soản thảo hợp
đồng hoặc thuê tư vấn. Điều đó sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh những l ỗi
sai không cần thiết.
2. Điều khoản thanh toán không rõ ràng
Hầu hết mọi người đều hiểu rằng các điều khoản thanh toán là phần không
thể thiếu trong hợp đồng và không được phép bỏ qua hay để tới tận khi ký kết hợp
đồng mới xem xét. Một hợp đồng chặt chẽ thì các điều khoản thanh toán phải được
quy định rõ ràng, như tránh những quy định tối nghĩa về số tiền sẽ được nợ, hay
phải có công thức rõ ràng để xác định số nợ; đưa ra các điều khoản quy định rõ ràng
số tiền được nợ là bao nhiêu và nợ tới khi nào; các hình thức chế tài nếu một bên
không thanh toán hay thanh toán chậm; quy định phân chia trách nhiệm thanh toán các
khoản thuế liên quan tới hợp đồng.
3. Thiếu các điều khoản chung
Hợp đồng phải có các điều khoản chung. Đó không chỉ là các căn cứ pháp luật
mà còn là những vấn đề cơ bản quyết định việc tham gia vào hợp đồng, bao gồm:
- Lý do ký kết hợp đồng với đối tác là gì?
- Đối tác có kinh nghiệm tham gia hoạt động lĩnh vực kinh doanh này không?
- Đối tác cam kết sẽ làm gì cho bạn và bạn cam kết làm gì cho đối tác?
- Khi nào các bên đồng ý thực hiện hợp đồng?
- Có những chi tiết đặc biệt nào được thảo luận trong quá trình đàm phán hợp
đồng để đi đến quyết định ký kết hợp đồng?
- Có thời hạn cụ thể trong việc giao nhận hàng hoá hay dịch vụ không?
- Có sự việc hay điều kiện nào diễn ra trước khi bạn phải thực hiện các nghĩa
vụ của mình không?
4. Suy diễn
Đừng suy diễn khi soạn thảo hợp đồng. Như vậy có nghĩa là bạn phải quy định
rõ ràng tất cả các nghĩa vụ và các tình huống giả định trong hợp đồng. Ví dụ:
Nếu bạn mua của đối tác một thiết bị nào đó thì đừng nghĩ r ằng họ sẽ phải
giao kèm theo những phần mềm hay phụ tùng liên quan. Hãy quy định rõ ràng.
- Đối tác không cần biết bạn sẽ thiệt hại như thế nào nếu như họ giao hàng
chậm. Quy định thời hạn rõ ràng là điều khoản không thể thiếu trong hợp đồng.
- Nếu các bên đồng ý vận chuyển và giao hàng tại một địa điểm nhất định, nên
có quy định rõ ràng về địa điểm giao hàng và chi phí vận chuyển do bên nào chịu.
Trong giai đoạn đàm phán, nếu chưa hiểu rõ điều khoản nào của hợp đồng, hãy
hỏi lại cho kỹ và ngược lại, nếu đối tác chưa hiểu điều nào, bạn hãy giải thích cho
rõ. Đừng cho rằng đối tác hiểu tất cả những gì bạn nói. Sau đó hãy quy định rõ trong
hợp đồng.
5. Bỏ sót một số điều khoản
4
- Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
- Trong trường hợp tranh chấp, bên thua kiện phải trả chi phí thuê luật s ư c ủa
bên thắng kiện.
- Tất cả những sửa đổi của hợp đồng phải được lập thành văn bản.
- Không được chuyển nhượng hợp đồng cho bên thứ ba.
6. Không đàm phán mọi thứ
Nên nhớ rằng không có điều gì là không thể đàm phán. Mọi thứ, thậm chí cả
những điều mà đối tác khẳng định không thể thì vẫn có thể đàm phán. Với bạn, một
số phần của hợp đồng có thể quan trọng hơn các phần khác, nhưng nên nhớ là tất
cả các phần đều trở nên quan trọng nếu có tranh chấp xảy ra. Do vậy, trong giai
đoạn đàm phán nên xác định trước những vấn đề nào không thể chấp nhận và những
vấn đề nào có thể chấp nhận
5
- Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
MUỜI MẸO TRONG ĐÀM PHÁN
Một trong những kỹ năng chủ chốt không thể thiếu được trong lĩnh vực
kinh doanh là khả năng đàm phán của những nhà lãnh đạo. Đàm phán có thể
hiểu một cách đơn giản là sự cố gắng đưa ra những ý kiến nhằm bảo vệ quan
điểm của mình đến cùng.
Nhưng trên thực tế khi vấp phải những vấn đề về đàm phán thì những nhà
quản lý lại đổ lỗi cho sự khác biệt văn hoá mà không nhận ra được nguyên nhân lại
chính là kỹ năng yếu kém trong đàm phán.Nhằm giúp cải thiện đáng kể vấn đề này,
sau đây là một số mẹo nhỏ để bạn tham khảo.
Nêu rõ quan điểm
Để đạt được hiệu quả trong đàm phán điều quan trọng là mọi thứ đều phải rõ
ràng. Vì thế bạn nên nói rõ ra được những yêu cầu của mình một cách dứt khoát.
Đồng thời, cũng nên khuyến khích phía đối phương nhận rõ yêu cầu của bạn, mà
qua đó bất cứ sự không nhất quán nào cũng sẽ được giải quyết.
Trao đổi thẳng thắn
Trong khi đàm phán kinh doanh, việc trao đổi thẳng thắn để đạt được những
điều mình muốn là một điều khuyến khích. Thêm đó, những cử chỉ tỏ ý thiện chí
trong đàm phán cũng rất cần thiết và bạn không nên bỏ qua.
Hiểu rõ giá trị vấn đề
Điều không thể tránh khỏi trong đàm phán là sự bất đồng về ý kiến đánh giá
của bạn và của đối phương nhưng điều quan trọng hơn cả là bạn nên hiểu được giá
trị của từng vấn đề mà bạn đang trao đổi.
Chuẩn bị kỹ càng
Cổ nhân đã có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, mọi bước chuẩn
bị cho cuộc đàm phán như: nắm rõ được những vấn đề sắp trao đổi, biết đ ược
những gì mình đã trang bị được và hiểu rõ những hạn chế của mình, đều không thừa
một chút nào. Vì vậy, việc chuẩn bị càng nên sớm được tiến hành.
Thận trọng trước yêu sách của đối phương
Chấp nhận những yêu sách từ phía đối phương chưa bao giờ là ý kiến hay vì nó
có thể dẫn tới việc đi chệch hướng. Bạn nên cân nhắc xem có chấp nhận được hay
không bằng cách đặt ra những câu hỏi phù hợp. Việc này sẽ làm đối phương thành
thực bày tỏ những điều quan tâm của họ.
Làm chủ được mình
Điều chắc chắn vô cùng cần thiết trong đàm phán là làm chủ được hành vi của
mình. Cho dù hành vi của đối phương như thế nào đi nữa thì bạn cũng nên cố gắng
tập trung vào lý do bạn đang đàm phán. Cố gắng không để hành vi đối phương làm
bạn xao nhãng càng nhiều càng tốt.
Bởi lẽ các mối quan hệ đều cần thiết cho những mối làm ăn dài lâu, vì thế cố
gắng duy trì thái độ thân thiện và thông cảm từ đầu đến cuối
Đừng nên lùi bước
Ngay dù trong khi đàm phán bạn có vẻ yếu thế thì bạn cũng đừng nên biểu
hiện ra cho đối phương biết vì rất có thể sẽ làm cho đối phương đòi hỏi thêm. Hãy
tin rằng đối phương không phải lúc nào cũng mạnh như vẻ bề ngoài của họ. Vì thế
6
- Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
bạn đừng lùi bước mà hãy khéo léo xem xét lại những yếu tố mà đối phương tác
động tiêu cực đến quan điểm của bạn.
Tìm hiểu văn hoá
Cách biệt về văn hoá thường dẫn đến những khác biệt dễ gây hiểu nhầm trong
hành vi ứng xử. Để thu hẹp khoảng cách đó trong đàm phán, bạn nên chuẩn bị cho
mình thật nhiều kiến thức về văn hoá. Điều này đòi hỏi ở bạn tinh thần học hỏi và
sự kiên nhẫn cần thiết.
Tiếp cận vấn đề rộng hơn
Trên thực tế trong quá trình đàm phán, bạn có thể nhận thấy có nhiều cơ hội
để đề cập đến vấn đề khác hơn là cứ mãi tranh luận về những quan điểm đã chắc
chắn. Những nhà đàm phán cần sáng tạo trong việc nhận ra những giải pháp thay
thế để tái giải quyết vấn đề.
Không ngừng sáng tạo
Luôn luôn sáng tạo và cân nhắc những hướng giải quyết khác nhau vì rất có
thể ý kiến của bạn không hoàn toàn được đối phương chấp thuận. Cố gắng phát
huy dựa trên những ý kiến có sức thu hút sự quan tâm từ phía đối phương, đồng thời
bạn cũng nên loại bỏ những vấn đề không thật cần thiết và đ ừng ngại đ ề xuất ý
kiến mà dường như có thể không ăn nhập với vấn đề tranh luận
7
nguon tai.lieu . vn
