Xem mẫu
- XÂY D NG K NĂNG QU N LÝ
Khóa t p hu n k năng qu n lý nh m th c hi n h th ng qu n
lý k lu t không c n tr ng ph t thư ng k t thúc b ng vi c các h c
viên có kh năng lư ng trư c ư c nh ng khó khăn khi h tr li
nơi làm vi c và h s gi i thích v h th ng m i cho nhân viên
theo cách nào khi ư c h i. Khi làm vi c theo nhóm, h s xác
nh âu là nh ng câu h i hóc búa, r c r i nh t mà h cho r ng s
ph i tr l i cho nhân viên khi h tr l i nơi công tác. M t vài câu
h i mà h lư ng trư c s ph i tr l i liên quan n cơ c h t h t c
c a h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t (Tôi có th nh n
t i a bao nhiêu l i nh c nh l n 2? hay, S th nào n u tôi b m
trong ngày ra quy t nh ình ch vi c t m th i?) Tuy nhiên, h u
h t m i quan tâm u nt các v n vĩ mô hơn. Ph n l n câu
h ih ưa ra thư ng cho th y chính b n thân h cũng chưa gi i
quy t ư c hoàn toàn v n .
- Trong khi công ty ang th o lu n v nhu c u c t gi m chi phí,
t i sao chúng ta l i ph i u tư m t kho n l n ti n b c vào m t
chương trình như v y?
- - Li u ây có ph i là cách th c nhanh chóng gi i quy t v n
con ngư i?
- Tôi chưa bao gi vi ph m b t c quy nh nào v k lu t. V y
h th ng m i này có tác ng gì t i tôi?
- Tôi ã ch ng ki n nhi u chương trình ra i r i th t b i. Li u
ây có ph i là m t ý tư ng t t v i kh i u sôi ng nhưng sau ó
chìm d n và cu i cùng rơi vào quên lãng (như nh ng chương trình
trư c ó)?
- T i sao chúng ta l i c n ph i có m t h th ng v k lu t?
- Nh ng bư c qu n lý m i này cũng gi ng như các h th ng
trư c nhưng v i tên g i khác. ây không có cái gì là m i m c
úng ch ?
- Tôi thích i u anh nói v vi c ghi nh n óng góp c a nh ng
ngư i hoàn thành su t s c công vi c c a mình, nhưng anh có th c
s tin r ng nó s ư c t h c hi n?
- i u gì s x y ra v i ngư i qu n lý không th c hi n theo
chương trình này mà ti p t c hành ng như anh ta v n làm? Và
ngư i qu n lý th y nhân viên c a mình hành ng sai trái nhưng
làm ngơ và không nh c nh gì v vi c ó thì s ph i ch u hình th c
k lu t nào?
Sau ó m i nhóm s ph i tr l i nh ng câu h i ư c chuy n
nt nhóm khác. Khi các h c viên nh n th y h ã có kh
năng tr l i b t kỳ câu h i nào ư c yêu c u m t cách y thuy t
ph c và qu quy t thì cũng là lúc h phát hi n ra r ng h ã tr
thành b ph n thi t y u c a phương th c k lu t không c n tr ng
- ph t. H có th không bi t ư c t t c các bư c c a quy trình và
h cũng có th nhanh chóng quên m t nhi u chi ti t c th . Nhưng
c p dư i c a h thư ng không quan tâm t i vi c ki m tra li u c p
trên c a mình có nh rõ m i th ông ta ư c d y khóa t p hu n
hay không. i u mà nhân viên th c s m u n bi t t ngư i lãnh
o ó là b n nghĩ sao v phương th c m i này? B n có th c s
tin tư ng vào phương th c này không? B n có tin r ng nó có th
t o ra s khác bi t và có th c i thi n i u ki n làm vi c cho nhân
viên hay không?
M t khi ngư i qu n lý nh n th c ư c anh ta có kh năng
tr l i nh ng câu h i ó không ch b ng lý trí mà xu t phát t tn
trái tim, ó cũng là lúc khóa t p hu n k t thúc và n lúc các
h c viên tr v nơi công tác c a mình. Khóa t p hu n ã hoàn
thành ch c năng c a nó.
TI N T I TH C HI N PHƯƠNG TH C QU N LÝ M I
Khi t t c các giám sát viên và nhà qu n lý ã hoàn t t khóa t p
hu n v k năng qu n lý thì Ban i u ph i s ti n hành t ch c cu c
h p cu i cùng. Chương trình làm vi c trong cu c h p này ó là gi i
quyêt t t c các câu h i và v n mà nh ng h c viên trong tt p
hu n ưa ra.
Các v n ư c em ra th o lu n trong Ban i u ph i g m c
nh ng v n nh nh t như m t l i in, l i dùng t không chu n – n
các v n vĩ mô c n ư c th o lu n c th và khó có th ưa ra các
quy t nh ngay l p t c. N u công ty ó ti n hành m t s tt p
hu n tùy vào quy mô t ch c thì nên có ít nh t m t thành viên Ban
i u ph i tham d vào m i t t p hu n này. B ng cách này, h có
- th chia s v i các h c viên khác cách th c phân tích nguyên nhân
mà Ban i u ph i ã s d ng ưa ra các quy t nh v c ơ c h t h
t c. Nguyên nhân khác không kém ph n quan tr ng ó là h có th
ph n h i t i nhóm chuyên trách l i gi i thích c n k v nh ng th c
m c hay ki n ngh , xu t c a h c viên trong khóa h c.
Th i i m t t nh t k t thúc cu c h p cu i là khi các thành
viên Ban i u ph i ưa ra b n thuy t trình v i ban lãnh o công ty
v nh ng k ho ch th c hi n và xu t v chính sách l n cu i. Th i
i m chính th c bt u chương trình m i s ư c xác nh và
nh ng k ho ch ch o cũng như ánh giá k t qu th c hi n cũng
s ư c xem xét. Cu i cùng, ban lãnh o công ty th hi n s ghi
nh n nh ng n l c c a các thành viên Ban i u ph i trong vi c thi t
l p h t h ng m i.
Công ty cũng ph i ti n hành 3 ho t ng quan tr ng khác trư c
th i i m chính th c th c hi n h th ng.
1. T ch c m t phiên h p nh hư ng v qu n lý
2. Ti n hành chương trình nh hư ng cho nhân viên
3. T ch c thông báo cá nhân cho nh ng nhân viên ang ph i
ch u hình th c k lu t trong h th ng cũ v hình th c k lu t c a h
m t khi h th ng m i có hi u l c.
nh hư ng cách th c qu n lý
M tv n mà các h c viên tham d khóa t p hu n v qu n lý
ưa ra ó là li u ban giám c i u hành s th c s ng h nh ng
n l c qu n lý c a c p dư i – nh ng ngư i s d ng h t h ng m t
cách thích h p và kh n thi t xu t các cơ ch th t c v k lu t
- ho t ng có hi u qu hơn. Trong khi Ban giám c i u hành chưa
có kinh nghi m th c ti n v các v n c th , h nghe k nhi u câu
chuy n áng ng i v các qu n c lưu tr hàng ng tài li u v
nh ng vi ph m k lu t liên ti p c a nhân viên ch khi n trách h
và c g ng thuy t ph c c p trên r ng h áng b u i vi c. M c dù
khi ki m tra l i c n th n thì s th t v nh ng câu chuy n ó không
hoàn toàn như v y nhưng các qu n c v n cho r ng c p trên h
chưa th c s thông c m cho nh ng v n hàng ngày v qu n lý
nhân viên mà h g p ph i.
Th t là t t n u toàn b ban giám c i u hành cùng tham d
y và thư ng xuyên các khóa t p hu n v cách th c qu n lý k
lu t, ch không ch ki m tra b t ch t. Tuy nhiên, do yêu c u v k
năng qu n lý c a các giám c qu n lý khác v i yêu c u c a các
giám c tr c ti p và qu n c, nh ng ngư i mà khóa h c này
hư ng t i nên vi c các giám c i u hành không th tham gia
thư ng xuyên cũng không ph i là v t c n quá l n cho s thành công
c a chương trình này. B i vì các giám c i u hành h u như không
ph i ti n hành các cu c trao i v k lu t .
i u mà các giám c i u hành th c s c n làm ó là th hi n
cho các giám c qu n lý và qu n c th y s kỳ v n g c a h v
cung cách làm vi c t t hơn cũng như kh ng nh r ng t t c nh ng
k năng, cơ ch , th tc ư c gi ng d y trong khóa t p hu n s
ư c áp d ng úng như v y.
Thay vì tham d các khóa t p hu n, m t phương th c hi u qu
và thi t th c ó là t ch c m t chương trình nh hư ng k năng
qu n lý kéo dài kho ng 2 ti ng do ngư i t ch c các chương trình
- ào t o, giám cd án (phương th c qu n lý k lu t không c n
tr ng ph t) cùng v i ch t ch Ban i u ph i ti n hành. Bu i h p ư c
t ch c v i m c ích áp ng yêu c u c a m i cá nhân trong nhóm
qu n lý giúp h có th :
- Hi u rõ toàn b các chính sách cũng như các cơ ch , th t c
trong chương trình qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ã ưc
Ban i u ph i hoàn thi n.
- Hi u rõ t m quan tr ng và th a nh n trách nhi m v các v n
sau:
+S d ng các thu t ng m t cách chính xác (ví d như không
bao gi s d ng “khi n trách/c nh cáo mi ng” thay cho Nh c nh l n
1).
+ S d ng t t các thành ph n c a h th ng trong công tác qu n
lý cung cách làm vi c c a cá nhân.
+ Các giám c qu n lý thư ng tr c ph i có trách nhi m s
d ng và i u hành h th ng h p lý, chính xác.
- Hư ng d n c p dư i s d ng h th ng chính xác.
- Ghi nh n n l c khi c p dư i áp d ng h th ng qu n lý m i
chính xác cùng v i ó ghi nh n và khuy n khích h k p th i.
- Phê bình khi c p dư i s d ng h th ng k lu t không c n
tr ng ph t chưa h p lý, hư ng d n thêm cho h các k năng c n
thi t và t o i u ki n cho h s a ch a sai sót.
- Hi u rõ, th a nh n và tích c c ng h b n ch t qu n lý không hình
ph t trong h tư tư ng c a h th ng này.
- Chương trình nh hư ng nhân viên
i v i h u h t nhân viên, m i liên h tr c ti p duy nh t mà h
có v i h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là khi cung
cách làm vi c hăng say c a h ư c ghi nh n trong bu i ti p xúc tích
c c hay các d p tương t . H cũng b tác ng gián ti p t h th ng
khi h nh n th y r ng các ng nghi p có cung cách làm vi c kém
ư c yêu c u ph i c i thi n tình hình còn m t s nhân viên không
ch p nh n gi i pháp trên b bu c ph i ngh vi c.
H có th nh n th y h th ng này ang ho t ng hi u qu khi
h c m nh n ư c tinh th n làm vi c tích c c trong công ty ang lên
cao. H s nh n bi t ư c i u này rõ ràng hơn khi các nhà qu n lý
hư ng d n c th cho h và ph n h i tích c c hơn thay vì ch nói
“Làm vi c t t l m” hay “C g ng hơn n a nhé.”
Nhưng h s không c m nh n ư c cơ ch m t thi t c a
phương th c qu n lý k lu t không c n tr ng ph t n u h chưa bao
gi là i tư ng c a các m c k lu t trong h th ng này. Tuy
nhiên, i u quan tr ng là t t c nhân viên trong công ty hi u rõ toàn
b cách th c qu n lý c a h th ng vì hi u qu l n nh t c a phương
th c này ó là c m giác an tâm, tho i mái mà nó em l i. Trong
trư ng h p h m c ph i m t l i vi ph m k lu t nào, h bi t ư c
r ng h s b x lý m t cách công minh, r ng h s có cơ h i s a
ch a vi ph m mà không b t n h i n danh d cũng như có cơ h i
ph n u ư c công nh n ti n b .
Do ó, t t c các t ch c u ti n hành m t lo t các chương
trình nh hư ng cho nhân viên nh m gi i thi u cho h quy trình t ng
th c a h th ng m i. n lúc này, nhóm chuyên trách thông tin ã
- ưa ra m t vài thông báo và s a i trong quá trình th c hi n. Các
chương trình nh hư ng này là phương th c/ cách th c trao i
thông tin chính bo m m i cá nhân trong công ty u hi u r õ
phương th c này và lý do t i sao l i ph i áp d ng nó.
M t s t ch c khác l i quy t nh th c hi n h th ng qu n lý k
lu t không c n tr ng ph t như là m t s ki n quan tr ng. H có th
quay phim trong ó gi i thích cách th c phân tích nguyên nhân vi
ph m nh m lo i b phương th c qu n lý tr ũa thay vào ó là h
th ng qu n lý nh n m nh vào cách th c ra quy t nh và trách nhi m
c a b n thân. Các bư c trong h th ng thư ng ư c cân nh c c n
th n và nh n m nh cam k t s ghi nh n nh ng n l c c a các cá
nhân làm vi c hi u qu . M t s doanh nghi p s d ng nh ng di n
viên bên ngoài và thuê nh ng nhà làm phim chuyên nghi p (hay t n
d ng ngay nhân l c s n có) s n xu t m t b phim ch t lư ng
cao.
Các cách th c khác v i chi phí th p hơn cũng t hi u qu
không kém. Ví d như trư ng h p m t công ty hóa ch t l n v i ngân
sách d i dào nhưng l i ch n m t phương th c ơn gi n hơn nhi u.
H t máy camera trên m t chi c giá ba chân và hư ng nó v phía
ngư i giám c i u hành c p cao – m t con ngư i trung th c và có
uy tín cao trong công ty. Ông ta ng c nh m t chi c b ng m ng trên
ó ông ta ghi nh ng khái ni m cơ b n v h th ng qu n lý k lu t
không c n tr ng ph t. Camera quay khi ông ta nói tr c ti p v i m i
ngư i trong công ty t i sao ông ta l i quy t nh áp d ng h th ng
qu n lý này và t i sao ông ta tin tư ng vào nó. Ông ta tin ch c r ng
m t khi m i ngư i trong công ty ã hi u rõ, h cũng s tin tư ng sâu
- s c vào h th ng này gi ng như ông ta. ó là m t vai di n mà ít có
di n viên Hollywood tài năng nào có th di n t hơn.
Cho dù ư c làm n i b t b ng vi c quay video hay ch b ng m t
cu c h p ơn gi n do các thành viên trong Ban i u ph i duy trì thì
mc ích c a chương trình nh hư ng nhân viên u như nhau.
Vào cu i phiên h p kéo dài 1 gi này, m i nhân viên có th hi u rõ
các v n sau:
- Lý do l a ch n th c hi n m t chương trình qu n lý k lu t
trong ó nh n m nh n vi c ra quy t nh và cao trách nhi m
c a b n thân nhân viên.
- Cơ c u c a m i thành ph n trong h th ng qu n lý k lu t
không c n tr ng ph t (Ti p xúc tích c c, Th o lu n nâng cao hi u
qu công vi c, Nh c nh l n 1, Nh c nh l n 2, Quyêt nh ình ch
công tác).
- L i ích cá nhân c th trong h th ng m i (tr l i cho câu h i
“H th ng này có l i gì cho chúng tôi?”).
- H th ng m i này có m i quan h như th nào v i các n l c
nh m c i thi n ch t lư ng làm vi c và văn hóa công s .
G p g cá nhân
Ngay trư c khi h th ng m i ư c chính th c th c hi n, c n
ti n hành g p g nh ng ngư i ang ph i ch u hình th c k lu t trong
th i gian trư c. M i ngư i này s ư c thông báo v quy t nh v
hình th c k lu t c a anh ta trong h th ng m i.
Quy t nh v quy ch chuy n giao là m t tr ng trách khác c a
Ban i u ph i. T th i i m công ty quy t nh ti n hành phương
- th c qu n lý m i và b t u quá trình th c hi n, các biên b n chi ti t
v k lu t c a m i v vi c vi ph m c n ư c lưu tr . Bên c nh ó,
công ty c n ti n hành tìm ki m thông tin nh m xác nh nh ng nhân
viên nào ã ph i nh n hình th c k lu t trong quá kh do ó t t c
các trư ng h p trên có th ư c cân nh c m t khi ã chuy n sang
áp d ng h th ng m i. N u công ty không thông báo th i gian k lu t
trong h th ng cũ thì nh ng ngư i có vi ph m trong 1 ho c 2 năm
trư c s nh rõ vi ph m c a mình và s quan tâm v hình ph t c a
mình m t khi h th ng m i i vào ho t ng.
Có 3 phương án Ban i u ph i l a ch n v cách th c x lý
v i nh ng ngư i ang ch u hình th c k lu t trong giai o n chuy n
giao sang h th ng m i. Phương án 1: công ty có th xóa b k lu t
v i nh ng ngư i này (M i ngư i s có m t kh i u m i). Phương
án 2: công ty có th gi m nh hình th c k lu t xu ng m t m c (Ví
d như hình th c k lu t C nh cáo b ng văn b n trong h th ng cũ
gi m xu ng còn hình th c Nh c nh l n 1 trong h th ng m i).
Phương án 3 ó là áp d ng nguyên hình th c k lu t trong h th ng
cũ vào h th ng m i (cá nhân ch u hình th c C nh cáo b ng văn b n
trong h th ng cũ b coi là vi ph m mc Nh c nh l n 2).
Ban i u ph i thư ng b t u quá trình ra quy t nh b n g
vi c xác nh có bao nhiêu ngư i ang ph i ch u hình th c k lu t,
nh ng ngư i này là ai và h vi ph m k lu t mc nào. N u s
lư ng ngư i vi ph m tương i ít và as v vi ph m không
mc nghiêm tr ng thì ó có th là m t hành ng th hi n s tin
tư ng vào nhân viên trong công ty b ng cách xóa b hình th c k
lu t. Kinh nghi m c a h u h t các doanh nghi p ã quy t nh xóa
- b hình th c k lu t cho nh ng ngư i vi ph m cho th y ít có s
liên h gi a nh ng ngư i ư c xóa b hình th c k lu t v i nh ng
ngư i vi ph m k lu t sau khi h th ng ã ư c ti n hành.
N u s v vi ph m k lu t l n và a s vi ph m này mc
n ng hơn bên c nh ó còn có m t s k chuyên gây r i mà th t là
sai l m n u cho phép nh ng ngư i này ư c xóa b hoàn toàn k
lu t thì phương án gi m nh hình th c k lu t là gi i pháp t t nh t.
Theo phương án này, không nhân viên nào ph i ch u hình th c
ình ch vi c t m th i trong h th ng m i cho dù ngư i ó ph i ch u
nhi u hơn m t hình th c k lu t. Nh ng ai ch u m c k lu t bu c
ngh vi c t m th i không lương trong h th ng cũ ph i nh n hình
th c Nh c nh l n 2 và s ph i nh n hình th c k lu t ình ch vi c
t m th i n u ti p t c vi ph m. Nh ng ngư i trư c kia ph i nh n hình
th c k lu t c nh cáo b ng văn b n ư c coi m c Nh c nh l n 1.
M c dù có th nhưng th t không khôn ngoan khi chuy n nguyên
các m c hình ph t trong h th ng cũ sang h th ng k lu t không
c n tr ng ph t m i. Vì th t áng lo ng i li u các tr ng tài kinh t hay
bên th 3 khác có b thuy t ph c v tính h p lý c a quy t nh này
hay không. Ngay c nh ng Công ty kiên quy t kh ng nh v trách
nhi m cá nhân i v i hành vi c a mình và vi c ưa ra quy t nh thì
cũng có lúc ph i t ra khoan dung. ây chính là th i i m làm
vi c ó.
Khi quy t nh v cách th c chuy n giao s di n ra ư c Ban
i u ph i so n th o và ư c Ban giám c i u hành thông qua thì
m i giám sát viên ph i có trách nhi m thông báo cho c p dư i c a
mình – nh ng ngư i ang ch u hình th c k lu t v m c k lu t
- i v i h trong h th ng m i. Ban i u ph i cùng v i s giúp t
Phòng nhân s s chu n b m t b n hư ng d n giám sát viên
theo ó mà thông báo cho nhân viên v hình th c k lu t c a h và
mong mu n r ng ngư i ós không m c b t kỳ l i vi ph m nào
khác. Thông báo này c bi t quan tr ng n u công ty quy t nh b
qua m i hình th c k lu t trư c ó.
L A CH N TH I I M TH C HI N PHƯƠNG TH C QU N
LÝ M I
Th t s , th i i m th c hi n không có ý nghĩa quan tr ng cho
l m.
B t k Ban i u ph i ph i m t bao nhiêu th i gian phát tri n
các chính sách và cơ ch th t c, th i gian cho toàn b d án không
có ý nghĩa quan tr ng cho n khi các khóa t p hu n v k năng
qu n lý ư c b t u. T t nh t là nên ti n hành các khóa t p hu n
liên t c. M t vài công ty còn thành l p nhóm chuyên gia ào t o và t
ch c các khóa t p hu n ng th i do ó quá trình t p hu n có th
di n ra trong th i gian ng n nh t.
M t khi các khóa t p hu n k t thúc thì t t c công s c dành cho
công vi c th c hi n phương th c m i t m c cao nh t. Th t là sai
lmnu u ng phí s c l c ó do trì hoãn th i i m t h c hi n
chương trình. Trong các cu c th o lu n, ban giám c s h i khi nào
công ty có th b t u áp d ng phương th c qu n lý này. H nên
ư c thông báo áp d ng các k năng và th t c m i ngay l p t c.
Th i i m th c hi n không ph i là ngày u tiên h th ng m i có
hi u l c mà là ngày cu i cùng trong ó m i thành ph n c a h th ng
cũ b thay th .
- Ngay khi bu i th o lu n cu i ư c ti n hành, c n hoàn thành
các công vi c sau ây:
-Ttc ki n ngh và xu t c a nh ng thành viên tham gia
khóa t p hu n ph i ư c thu th p, s p x p và chuy n t i cho các
thành viên Ban i u ph i xem xét.
- Ban i u ph i ph i t ch c bu i h p cu i và gi i quy t nh ng
vn n y sinh bao g m các k ho ch chuy n giao và phát tri n h
th ng nh m ánh giá và duy trì h th ng qu n lý k lu t không c n
tr ng ph t m t khi nó i vào ho t ng.
- Nh ng xu t c a Ban i u ph i cùng v i t t c các biên b n
ghi hình th c k lu t t u ph i ư c Ban giám c i u hành thông
qua.
- Chương trình nh hư ng cách th c qu n lý ph i ư c lên k
ho ch và th c hi n.
- Chương trình nh hư ng cho nhân viên ph i ư clpk
ho ch và th c hi n.
- T t c các m u văn b n qu n lý ph i ư c in n và lưu hành
n ib .
- Các nhân viên ang ch u k lu t trong h th ng cũ ph i ư c
thông báo v hình th c k lu t c a mình trong h th ng m i.
ÁNH GIÁ TÍNH HI U QU C A PHƯƠNG TH C QU N LÝ
K LU T KHÔNG HÌNH PH T
Ngay th i i m phương th c m i ư c th c hi n thì các h th ng
qu n lý và duy trì h th ng cũng i vào ho t ng. Trong nh ng tháng
- ti n hành th c hi n h th ng m i, Ban i u ph i nên thu th p càng
nhi u d li u v các ho t ng và hi u qu c a h th ng cũ càng t t do
ó h có th s d ng nó so sánh v i h th ng m i.
M t phương án ánh giá hi u qu g m có 3 m t: b n ch t và
s lư ng ho t ng di n ra trong h th ng cũ; s ph n ng và nh n
th c c a các thành viên trong công ty cùng v i k t qu v ho t
ng i u hành và ào t o ngu n nhân l c con ngư i có th óng
góp vào h th ng.
Cùng v i Ban giám c i u hành, Ban i u ph i quy t nh
nh ng m t ư c l a ch n làm tiêu chu n ánh giá, tùy thu c vào
mc d dàng trong vi c thu th p thông tin và ngu n d li u. V y
Ban giám c i u hành s ch p nh n nh ng m t nào làm tiêu chí
xác nh li u h th ng m i có làm vi c hi u qu hay không? S
lư ng v vi c vi ph m k lu t có th không ph i là m t tiêu chí chính
xác n u trư c ó k lu t l ng l o n m c b t kỳ vi ph m nào ngo i
tr hành ng ánh nhau, gây s u không b x lý nghiêm kh c
ngoài vi c nh c nh ngư i vi ph m ph i s a ch a l i l m.
Tuy nhiên, i v i h u h t các t ch c doanh nghi p, s lư ng
vi ph m gi m là m t d u hi u cho th y h th ng m i ã thành công.
M t d u hi u khác rõ ràng hơn ư c th hi n thông qua s ngư i
ti p t c vi ph m mc nghiêm tr ng hơn gi m i rõ r t. S lư ng
vi ph m k lu t gi m thư ng cho th y s thành công c a h th ng
m i (m c dù i u ngư c l i có th úng cho các công ty trư c kia
t ng cung c p b o hi m nhân th d a vào cung cách và thái làm
vi c.)
- Thu th p t t c các s li u v s lư ng và m c vi ph m k
lu t , c bi t s lư ng bu i th o lu n nâng cao hi u qu làm vi c và
bu i ti p xúc tích c c, s không ch cho th y d u hi u v hi u qu
c a vi c áp d ng h th ng mà còn ch ra b ph n nào trong công ty
có s v vi ph m k lu t nhi u hơn các b ph n khác. Li u h th ng
này có phù h p hay không s tùy thu c vào công vi c i u tra tr c
ti p nhưng xác nh b ph n có kh năng vi ph m k lu t cao s tr
nên d dàng hơn.
Mt iu c bi t quan tr ng ó là xác nh s lư ng các cu c
ti p xúc tích c c. M t lý do cơ b n công ty quy t nh th c hi n
h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là xây d ng m t
môi trư ng làm vi c nơi mà nh ng nhân viên làm vi c chăm ch
thư ng xuyên ư c ghi nh n và ng viên, khích l . Lúc u các
giám sát viên thư ng xuyên ánh giá khích l nhân viên nhưng sau
ó h thư ng b qua công vi c này. Nhưng n u h ư c yêu c u
thông báo v s l n ti p xúc tích c c v i nhân viên theo hàng quý
thì ó s là m t s khích l ng viên h ti p t c ti n hành công
vi c này.
Bên c nh vi c ơn gi n ch xác nh s v vi ph m k lu t c a
m i b ph n trong công ty, m t m t khác quan tr ng không kém ó là
tìm hi u ph n ng c a nhân viên v h th ng qu n lý m i này. Suy
nghĩ c a h v h th ng này như th nào? Li u có nên áp d ng l i
h t h ng c ũ?
B tk ó là m t ph n trong quá trình th c hi n bư c u hay là
ho t ng di n ra trư c khi t ch c các khóa t p hu n k năng qu n
lý, nhi u doanh nghi p quy t nh ti n hành kh o sát v ph n ng
- c a nhân viên i v i các ho t ng qu n lý k lu t ang ư c áp
d ng. N u ư c t ch c hi u qu , m t cu c kh o sát tương t có
th ư c ti n hành 6 tháng hay 1 năm sau khi áp d ng h th ng m i
nh m ánh giá li u quan i m c a m i ngư i ã thay i hay chưa.
Các câu h i i u tra nên ư c thi t k sao cho m i nhân viên có th
tr l i d dàng:
- Li u nh ng ngư i vi ph m k lu t có b bu c ph i s a i hành
vi c a mình hay không?
- Li u nh ng ngư i hoàn thành xu t s c công vi c c a mình có
ư c ghi nh n vì nh ng óng góp c a h hay không?
- Li u nh ng ngư i qu n lý có c m th y t tin vào kh năng t
ch c các cu c trao i v qu n lý k lu t hay không?
- Khi giám sát viên ngh u i vi c m t nhân viên, ban giám
c c ó ng h xu t trên hay không?
- Li u công ty có yêu c u quá nhi u công vi c th t c hay
không?
- Quan h gi a nhân viên v i ngư i qu n lý có tho i mái và tôn
tr ng l n nhau hay không?
Thêm vào các cu c kh o sát ư c th c hi n m t cách c th ,
mid li u hi n có v thái làm vi c c a nhân viên u có th
cung c p thông tin quan tr ng v nh n th c c a các thành viên trong
công ty trong vi c ánh giá cung cách làm vi c c a h .
- QU N LÝ VÀ DUY TRÌ PHƯƠNG TH C K LU T KHÔNG
HÌNH PH T
“Chúng ta ang lên cao 35.000 feet và cách t li n 625 h i
lý”, ngư i ph lái thông báo v i trư ng phi hành oàn trên chi c phi
cơ 747. “Chúng ta có th t t ng cơ bây gi .”
Chúng ta không th ng ng các công vi c hi n t i (t t ng cơ)
cho dù h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ã ư c ti n
hành và ang ho t ng hi u qu . H th ng này có th th t b i
không ph i vì nó không phù h p hay không ư c t h c hi n úng
cách. H th ng th t b i vì 2 nguyên nhân: không có s qu n lý thích
h p và công tác duy trì h th ng kém hi u qu .
Chúng tôi ã ph i gi i quy t nhi u v n v qu n lý thông qua
Ban i u ph i nh m so n th o các chính sách và th t c hành chính,
ch không i n khi các giám c qu n lý g i ý nên xem xét l i h
th ng này. Ch c ch n r ng h th ng này ti p t c ư c duy trì hi u
qu góp ph n b o m thành công c a h th ng.
Nhưng ngay t nh ng ngày u t h c hi n, h t h ng b t u có
d u hi u trùng xu ng. i ngũ giám sát viên – nh ng chuyên gia v
ti n hành ho t ng qu n lý k lu t và t ch c các bu i nói chuy n
nh hư ng hi u qu sau khóa t p hu n – nh n th y nh ng k năng
này nhanh chóng b lãng quên do h không thư ng xuyên áp d ng
chúng. Nh ng nhà qu n lý có th tr l i b t kỳ câu h i nào v chính
sách qu n lý sau khi k t thúc khóa t p hu n nhưng l i c m th y lúng
túng ch sau ó ít tháng. M t s giám sát viên m i v thay th cho
nh ng ngư i chuy n công tác; các thành viên Ban i u ph i thì
chuy n sang làm công vi c khác. Do s quan tâm n ho t ng c a
- h th ng b suy gi m d n theo năm tháng sau bao nhiêu n l c ban
u, công ty nên ra các k ho ch và ti n hành th c hi n bo
m nh ng k năng qu n lý và s quan tâm n h th ng này luôn
m c cao nh t. các cu n s tay cho nhân viên cũng ph i ư c i
m i nh m cung c p các thông tin thi t y u v phương th c này. Các
doanh nghi p cũng nên ti n hành m t khóa nh hư ng nhân viên
nh ng nhân viên m i nh n th c ư c r ng m t khi v n v cung
cách làm vi c n y sinh, h có th hi v ng s ưc ix b ng thái
khách quan hơn so v i nh ng nơi khác.
Do có s thay i v giám sát viên nên ph i có k ho ch t ch c
ti p các khóa ào t o cơ b n cho giám sát viên m i và các chương
trình ào t o i m i cho giám sát viên ang làm vi c trong công ty.
Các cu n phim, áp phích qu ng cáo, t rơi ã ư c chu n b nh m
mc ích gi i thích v h th ng qu n lý này trong giai on u
không ư c ph b i trong nhà kho.
Tuy nhiên, vào m t lúc nào ó, vi c b t quan tâm n h t h ng
qu n lý này thôi không còn là v n áng quan ng i n a. S h
h ng này x y ra khi h th ng chuy n t m t chương trình ơn thu n
tr thành m t m t không th tách r i ho t ng c a công ty.
G n 20 năm k t th i i m tôi thi t l p phương th c qu n lý k
lu t không c n tr ng ph t t i công ty Prito-Lay, là m t ph n trong
ho t ng nghiên c u b sung cho cu n sách này, tôi tr l i công ty
tìm hi u li u h th ng này có ho t ng hi u qu hay không. M c
dù tôi luôn duy trì m i quan h thân thi t v i nhi u ng nghi p ây
trong nhi u năm k t khi tôi r i công ty bt u công vi c tư v n,
tôi chưa có d p nào tr l i ây. Trong 20 năm ó, tôi ã giúp nhi u t
- ch c phát tri n h th ng qu n lý không hình ph t c a riêng h d a
trên công vi c mà tôi ã ti n hành t i công ty Prito-lay, tôi luôn có th
t tin phát bi u r ng “Không công ty nào mà tôi t ng c ng tác trong
vi c th c hi n h th ng này l i không th a nh n nó”. Và tôi mu n
ti p t c kh ng nh như v y.
Th t s , tôi r t lo l ng khi tôi lái xe vào tr s c a công ty nói
chuy n v i Terry Taillard - giám cv ào t o và phát tri n, v trí mà
tôi ã t ng làm khi phương th c này ra i. Tôi có lý do lo
l ng. Hôm trư c, khi tôi g i cho Taillard h i v vi c áp d ng h
th ng này Frito-Lay, anh ta thú th t r ng anh ta không bi t n
chương trình nào v i cái tên như th .
Tôi g p Taillard t i m t quán ăn t ph c v . Khi chúng tôi ng i nói
chuy n bên c a s , nơi có th nhìn ra khung c nh mà nhi u ngư i
nh n nh là khuôn viên p nh t c a m t công ty t i M , m i lo l ng
c a tôi bi n m t. Anh ta gi i thích v i tôi t i sao anh ta l i không bi t
n chương trình nào v i cái tên “k lu t không c n tr ng ph t: “ ,
chúng tôi áp d ng nó trên ph m vi toàn công ty. Tôi ch không bi t là nó
có m t cái tên. ó ch là phương th c chúng tôi qu n lý kinh doanh
ây mà thôi”.
Th nghi m cu i cùng v tính hi u qu và s thành công c a h
th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là khi nó không ch là
m t chương trình, m t d án hay m t chính sách n a. H t h ng
ư c áp d ng toàn di n khi nó tr thành m t ph n không tách r i
trong ho t ng c a công ty n m c m i ngư i coi ó ch là cách
th c h qu n lý kinh doanh mà thôi.
nguon tai.lieu . vn
