Xem mẫu
- Hướng dẫn khái quát về
Dự án
và
Quản lý dự án
Trình bày: Bùi Phạm Minh Phước
Phụ trách: Tư vấn về LEAN và cải tiến quy trình
Email cá nhân: phuocm@gmail.com
- Nguồn tài liệu
Tổng quan quản lý dự án (Trương Mỹ
Ø
Dung – Đại học mở TPHCM)
Các bài viết về dự án và quản lý dự án
Ø
từ Internet
Sách của PMI (học viện quản lý quy
Ø
trình – trụ sở chính tại Anh và nhiều chi
nhánh trên tòan thế giới)
- Mục đích tài liệu
Cung cấp kiến thức tổng quan về dự án
Ø
và quản lý dự án
Thực hành một số bước quan trọng
Ø
trong lập dự án để tạo nhận thức bước
đầu
Tài liệu này không cung cấp kiến thức
Ø
cụ thể về cách lập một dự án và cách
quản lý một dự án cụ thể
- Phần trình bày
Các vấn đề liên quan đến Dự
I.
án
Các vấn đề liên quan đến
II.
Quản lý dự án
- I.
Các vấn đề
liên quan đến
Dự án
- Khái niệm về dự án
1.
Dự án: là một tập hợp các hoạt động có
Ø
liên quan đến nhau được thực hiện trong
một khoảng thời gian có hạn, với những
nguồn lực đã được giới hạn; nhất là
nguồn tài chính có giới hạn để đạt được
những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm
thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự
án hướng đến hoặc của chủ đầu tư.
- 2. 4 kiểu dự án
Dự án “thực thi”: mọi việc đã được chủ đầu tư lập kế hoạch sẵn và nhóm
Ø
dự án chỉ cần làm theo đúng yêu cầu (ví dụ: yêu cầu đặt hàng từ khách
hàng, với mẫu mã, chi tiết, hướng dẫn sẵn có). Đây là lo ại dự án đ ơn gi ản
nhất
Dự án “nghiên cứu”: chủ đầu tư biết những gì họ muốn đạt được, nhưng
Ø
không biết rõ là làm thế nào để đạt được nó. Loại dự án này là ph ổ bi ến
trong nghiên cứu và phát triển.
Dự án “sáng tạo”: Trong loại dự án này, chủ đầu tư có yêu cầu sử dụng
Ø
một số phương pháp, nhưng kết quả cuối cùng không phải lúc nào cũng có
tiêu chí đánh giá rõ ràng. Giống như “làm m ột bộ phim”, k ết qu ả cu ối cùng
có thể là một kiệt tác hay thất bại. V ới loại hình này của d ự án, ch ủ đ ầu t ư
phải được thông báo rõ kết quả cuối cùng có thể không như mong mu ốn,
mặc dù dự án lập trên một quy trình chuẩn.
Dự án “cải tiến”: Đây là loại dự án khó nhất, là sự kết hợp của 3 kiểu dự
Ø
án trên. Chủ đầu tư cũng như toàn bộ nhân viên không biết rõ sẽ làm gì,
cũng không hoàn toàn chắc chắn sẽ đạt được kết quả cuối cùng. Ví dụ như
dự án cải tiến quy trình sản xuất.
- 3. Các yếu tố của dự án
Mọi dự án bị ràng buộc bởi 3 yếu tố:
O Phạm vi: Dự án tìm cách đạt được cái gì?
O Thời gian: Dự án mất bao lâu mới hoàn tất?
O Chi phí: Sẽ tốn kém bao nhiêu?
• Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải nhận biết kiểu
dự án, từ đó cân đối những mục tiêu thường hay xung đột này.
- 4. Trình tự lập dự án
Xác định mục đích, yêu cầu của dự án.
1.
Lập nhóm dự án
2.
Lập hồ sơ dự án
3.
Trình chủ đầu tư và cơ quan chủ quản
4.
Hoàn tất văn bản dự án
5.
- 4. Trình tự lập dự án
Chủ đầu tư xác định mục đích yêu cầu, phạm vi, thời gian,
1.
chi phí của dự án.
Xác định kết quả mong muốn đạt được từ dự án
-
Ví dụ: dự án được thành lập với mục đích tìm kiếm thêm khách hàng cao cấp trong nước
trong vòng 3 tháng
mục đích: phát triển thêm khách hàng
§
phạm vi: phân khúc cao cấp, trong nước
§
thời gian: 3 tháng
§
Lưu ý: mục đích, phạm vi phải chi tiết và cụ thể
Xác định tình trạng trước dự án và yêu cầu kết quả của dự án
-
Ví dụ:
tình trạng trước dự án: khách hàng cao cấp chiếm 10% (15 khách hàng) trong
§
tổng số khách hàng của công ty
yêu cầu kết quả: sau 3 tháng, tỷ lệ khách hàng cao cấp chiếm 30% (tương
§
đương với khoảng 45 khách hàng mới và cũ)
Lưu ý:
tình trạng trước dự án là tình trạng hiện giờ/ngay trước dự án chứ không phải
§
tình trạng quá khứ
tình trạng và yêu cầu kết quả phải thể hiện bằng con số đo lường cụ thể
§
yêu cầu kết quả: phải có độ khó nhất định nhưng phải dựa trên việc xem xét
§
các yếu tố liên quan, không được theo cảm tính
- Thực tập
Hãy xem những điểm nào cần chỉnh sửa về mục
đích yêu cầu, phạm vi, thời gian, chi phí của dự
án dưới đây?
Tên Dự án: tiết kiệm chi tiêu
Yêu cầu: giảm chi tiêu càng nhiều càng tốt
Chỉnh sửa (ví dụ):
Tên dự án: tiết kiệm chi tiêu cá nhân hàng tháng
Xác định kết quả mong muốn đạt được từ dự án
Yêu cầu: giảm chi tiêu không hợp lý mỗi tháng
Phạm vi: cá nhân
Thời gian: 1 tháng
Chi phí: không có
Xác định tình trạng trước dự án và yêu cầu kết quả của dự án
tình trạng trước dự án: chi phí không hợp lý (chi không cần thiết hoặc chi quá
§
mức) hiện giờ khoảng 500 ngàn/tháng
yêu cầu kết quả: giảm chi phí không hợp lý xuống còn khoảng
§
100ngàn/tháng
- 4. Trình tự lập dự án
2. Chủ đầu tư lập nhóm dự án
Chủ đầu tư chọn người quản lý dự án (project team leader)
-
Một số kỹ năng yêu cầu:
Phải biết quản lý nhóm, có kỹ năng động viên, có kỹ năng thuy ết phục, kỹ năng ra quy ết
•
định, kỹ năng thương lượng
Phải biết phân tích tốt
•
Biết quản lý rủi ro
•
Phải biết giao việc đúng người
•
Phải biết theo dõi và thúc đẩy tiến độ dự án cho kịp thời hạn và có khả năng chịu áp lực
•
cao
Thái độ làm việc cởi mở, luôn chủ động thay đổi mọi thứ cho tốt hơn
•
Có óc sáng tạo
•
Có tinh thần trách nhiệm cao
•
Chọn thành viên đội dự án: có thể do chủ đầu tư chọn hoặc do người quản lý dự án
-
chọn
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Là người có kinh nghiệm làm việc lâu với thành tích tốt trong lĩnh vực dự án yêu c ầu
•
Có tinh thần trách nhiệm cao, kỷ luật tốt
•
Có óc sáng tạo
•
Thái độ làm việc cởi mở, dễ chấp nhận thay đổi nếu tốt hơn
•
- 4. Trình tự lập dự án
3. Nhóm dự án tiến hành lập hồ sơ dự án
Hồ sơ dự án bao gồm những thứ sau:
Dự án sơ thảo (project charter): gồm mục tiêu dự án, yêu cầu về
•
kết quả, thời gian, chi phí (đã làm ở bước 1) đã được sự đồng ý
giữa chủ đầu tư và tòan bộ nhóm dự án
Hồ sơ nhóm dự án (gồm chủ đầu tư, người quản lý dự án và
•
thành viên đội dự án) – đã làm ở bước 2 và những bên liên quan
khác (không thuộc nhóm dự án)
Bản tóm tắt tiến trình dự án theo thời gian (project milestones)
•
Bản tóm tắt quy trình liên quan/quy trình tương lai… (process
•
mapping)
Bản thỏa thuận thời gian họp báo cáo giữa chủ đầu tư và nhóm dự
•
án (review)
Những tài liệu liên quan khác theo yêu cầu của dự án
•
- 4. Trình tự lập dự án
3. Nhóm dự án tiến hành lập hồ sơ dự án
Bản tóm tắt tiến trình dự án theo thời gian (project milestones)
Lưu ý: kinh nghiệm của người quản lý dự án và chủ đầu tư rất
quan trọng trong việc phác thảo tiến trình dự án để đảm bảo dự án
đi đúng tiến độ
Mẫu1:
Tên họat động Thời gian Thời gian Tình trạng hiện nay Ghi
dự kiến thực tế (đã xong/ đang làm/ trễ
chính chú
bắt đầu bắt đầu hạn/ không làm…)
Hoạt động 1
Hoạt động 2
…
Mẫu 2 (biểu đồ Gantt)
Ngày-tháng- Ngày-tháng- Ngày-tháng- Ngày-tháng- Ngày-tháng-
Tên hoạt động/ năm 1 năm 2 năm 3 năm 4 năm 5
Thời gian dự
kiến
Hoạt động 1
Hoạt động 2
…
- 4. Trình tự lập dự án
3. . Nhóm dự án tiến hành lập hồ sơ dự án
Bản tóm tắt quy trình liên quan/quy trình tương lai… (process
mapping)
Lưu ý khi làm bản tóm tắt quy trình:
Xác định chính xác quy trình liên quan/quy trình chính của dự án
•
Yêu cầu của khách hàng/chủ đầu tư cần giống với kết quả cuối cùng trong quy trình
•
Từ kết quả cuối cùng mới xác định yêu cầu kết quả của từng bước
•
Nhà cung cấp Vật tư, thiết bị, thông Sản phẩm
Quy trình Khách hàng
Mẫu: tin
Thông tin thị trường Hợp đồng với Chủ đầu tư
A Quy trình: Tìm khách hàng
khách hàng mới
Mục đích: phát triển thị phần
B Tên khách hàng
Đối thủ cạnh tranh Chịu trách nhiệm: nhóm dự án/ tổ
C
nghiên cứu
Quy trình cơ bản Bước đầu tiên -> Bước 2 -> … -> Bước cuối cùng Kết quả cuối cùng Yêu cầu của khách
(lưu ý: thể hiện tối đa 8 bước căn bản) hàng
Yêu cầu kết quả từng
bước
Thông tin hiện giờ ở
từng bước
Mục tiêu cần đạt ở Rủi ro có thể xảy ra
từng bước ở kết quả cuối
cùng
Rủi ro có thể xảy ra ở
từng bước
Ảnh hưởng từ rủi ro ở
từng bước
- 4. Trình tự lập dự án
Trình chủ đầu tư và cơ quan chủ quản
4.
Hoàn tất văn bản dự án
5.
- II.
Các vấn đề liên
quan
đến Quản lý dự án
- Khái niệm về quản lý dự án
1.
Quản lý dự án: là việc lập kế
Ø
hoạch, tổ chức giám sát quá trình
phát triển của dự án nhằm đảm bảo
cho dự án hoàn thành đúng thời
gian, trong phạm vi ngân sách đã
được duyệt, đảm bảo chất lượng,
đạt được mục tiêu cụ thể của dự án
và các mục đích đề ra.
- 3. Tại sao phải quản lý dự án?
Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên tài chính, thiết bị và con người
Ø
Cải tiến quan hệ với khách hàng
Ø
Rút ngắn thời gian triển khai
Ø
Giảm chi phí
Ø
Tăng Chất lượng và độ tin cậy
Ø
Tăng Lợi nhuận
Ø
Cải tiến năng suất lao động
Ø
Phối hợp nội bộ tốt hơn.
Ø
Nâng cao Tinh thần làm việc.
Ø
- 4. Khung làm việc của quản lý dự án
Hình 1.2. Khung làm việc của QLDA
nguon tai.lieu . vn
