Xem mẫu
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
TRUNG TÂM AN NINH MẠNG
GIỚI THIỆU TÓM TẮT PHẦN MỀM EOFFICE
1. Đặt vấn đề
Công cuộc tin học hoá cải cách hành chính ở Việt Nam đã được thực hiện trong gần 10
năm qua, nhưng những kết quả thu được còn khiêm tốn. Cho tới thời điểm này, phần lớn các
cơ quan ban ngành, các doanh nghiệp ở Việt Nam đã có các hệ thống mạng nội bộ. Tuy
nhiên máy tính vẫn chủ yếu hiệu quả trong công việc soạn thảo văn bản, hệ thống mạng còn
được sử dụng rất hạn chế.
Trong 4 năm qua Trung tâm An ninh mạng BKIS Đại học Bách Khoa Hà Nội đã nghiên
cứu, thiết kế và xây dựng một phần mềm giúp cho các hệ thống mạng máy tính ở Việt Nam
có thể được sử dụng hiệu quả hơn, phần mềm “eOffice – Văn phòng điện tử”.
Vậy eOffice là gì, triết lý khi thiết kế và các chức năng chính của eOffice như thế nào ?
2. Giới thiệu
eOffice – Văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác
nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần
mềm được thiết kế thân thiện đối với người sử dụng, giao diện hoàn toàn tiếng Việt. Tiêu chí
của eOffice là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính, của
Internet nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dần có một tác phong làm việc
hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.
Tính năng của eOffice rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng máy tính
văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm,
phòng ban. Bạn có thể hội thoại, nhắn tin, gửi file, trưng cầu ý kiến, gửi tin nhắn ra điện
thoại di động, nhắc việc (tự nhắc mình, nhắc người khác qua mạng), lưu sổ địa chỉ... Đặc
biệt, cũng trên hệ thống này, bạn cũng có thể xử lý, tạo, duyệt các công văn, giấy tờ theo
những chu trình (luồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi.
Vận dụng một triết lý hoàn toàn mới là “Khiến thông tin tìm đến với người sử dụng”,
eOffice giúp bạn nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất. Tính năng tự động thông báo
(notify) sẽ thông báo cho bạn biết mỗi khi có thông tin mới với đầy đủ nội dung trích yếu,
tên và ảnh của người gửi. Bạn cũng có thể tùy biến qui định những ai sẽ được notify.
3. Mục tiêu
• Xây dựng hệ thống thông báo trong cơ quan, giúp lãnh đạo có thể gửi các thông báo
cho toàn bộ nhân viên, các phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời. Chủ động
đưa thông tin đến cho người sử dụng, giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có
thông tin mới hay không (Chạy outlook, vào web để kiểm tra email mới…).
1
- • Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra
công việc đó thông qua máy tính hoặc điện thoại di động. Đồng thời cũng qua hệ
thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ
các công việc đó.
• Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể
trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại bằng âm thanh, hình ảnh, text, gửi
tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động.
• Xây dựng hệ thống duyệt tin bài giúp lãnh đạo có thể kiểm duyệt nội dung cũng như
hình thức của bài viết trước khi lên website nội bộ, đưa ra công cộng.
• Xây dựng hệ thống quản lý, trình duyệt, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ
khả năng thiết kế luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị.
• Xây dựng hệ thống thu thập ý kiến giúp lấy được ý kiến của tất cả nhân viên về một
vấn đề nào đó nhanh chóng nhất.
• Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận,
lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, mang đến cho người sử dụng hầu
hết các tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất
giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác
điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên
trong cơ quan.
• Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn,
thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ
yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác,
đầy đủ và kịp thời.
• Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc
hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi
tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ
chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.
• Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy
đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi
người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt
được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.
2
- • Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý: Chỉ
cần kết nối Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ
quan của mình cho dù họ đang đi công tác nước ngoài.
• Hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp với các hệ
thống khác, trong tương lai khi luật chữ ký điện tử được áp dụng hệ thống có khả
năng mở rộng, tích hợp chữ ký điện tử.
4. Chức năng
• Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng.
• Quản lý các thông báo chung.
• Duyệt bài viết cho các trang web.
• Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file.
• Video conference, chatting.
• Trưng cầu ý kiến.
• Quản lý tin nhắn di động.
• Hệ thống notify.
• Hệ thống phân quyền.
• Quản lý, trình duyệt công văn đến.
• Quản lý, trình duyệt, phát hành công văn đi.
• Quản lý hồ sơ công việc.
• Công cụ định nghĩa luồng công việc.
• Khai thác thông tin.
• Quản trị hệ thống.
1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng:
Lên lịch làm việc cá nhân: lên lịch các công việc định kỳ, các công việc đột xuất để hệ
thống sẽ nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó. Hệ thống cũng giúp ghi lại
những kế hoạch định làm trong tương lai nhưng chưa định thời gian, hệ thống sẽ có
hình thức gợi nhớ cho người sử dụng những công việc này.
Giao việc cho nhân viên cấp dưới: lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và
tiếp nhận phản hồi cũng như kết quả từ các công việc đó.
3
- Ghi và tự động ghi nhật ký công việc, thống kê báo cáo được các công việc đã thực
hiện theo ngày, tháng, năm...
2. Quản lý các thông báo chung:
Tạo lập, xoá bỏ các hòm thư thông báo chung cho toàn cơ quan, từng phòng ban hay
cho từng nhóm.
Gửi thông báo, nội qui, kết luận giao ban… đến cán bộ thông qua các hòm thư đã tạo
lập, giúp những thông tin này đến được cán bộ một cách nhanh chóng, chính xác.
3. Duyệt bài viết cho các trang web:
Cung cấp tính năng duyệt bài viết về nội dung và hình thức. Phù hợp với các cơ quan
có trang Web, các toà soạn báo, nó được sử dụng để duyệt các bài viết trước khi đưa
lên Website hay đăng báo.
4. Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file:
Hệ thống tích hợp các tiện ích phổ biến nhất của mạng máy tính như gửi nhận email,
gửi tài liệu trực tiếp tránh bị lây nhiễm virus khi chia sẻ tài liệu bằng share ổ đĩa.
5. Video conference, chatting:
Ngoài việc trao đổi thông tin bằng email, hệ thống còn cung cấp khả năng trao đổi
trực tiếp với nhau bằng hình ảnh, âm thanh, tạo lập các cuộc hội thảo từ xa
(Teleconference), các cuộc hội thoại theo nhóm.
6. Trưng cầu ý kiến:
Thông qua chức năng trưng cầu ý kiến hệ thống có thể thu thập ý kiến của tất cả nhân
viên trong cơ quan, có thể tạo lập các cuộc bình bầu.
7. Quản lý tin nhắn di động:
Gửi tin nhắn ra điện thoại di động: Gửi tin nhắn theo cá nhân, theo nhóm, đặt thời
gian gửi, giúp triệu tập hoặc nhắc nhở cán bộ trước các cuộc họp một cách kịp thời,
nhanh chóng.
Cảnh báo sự cố: Thông qua việc gửi tin nhắn ra điện thoại di động ta có thể được cảnh
báo khi có sự cố xảy ra, như một dịch vụ hay một máy tính quan trọng nào đó trong
4
- mạng không còn hoạt động,…giúp người quản trị phát hiện sự cố từ đó đưa ra phương
án giải quyết kịp thời.
8. Hệ thống notify:
Chủ động thông báo cho cho người sử dụng biết khi có thông tin quan trọng.
Cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”.
Có thể thông báo qua di động nếu phát hiện người sử dụng không ngồi trước máy
tính.
9. Hệ thống phân quyền:
Phần mềm được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ
quan. Với từng đối tượng sử dụng, tùy thuộc vào mức quyền được đặt bởi quản trị
viên hệ thống mà người sử dụng có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng
loại dữ liệu. eOffice quản lý dữ liệu theo các Folder với cấu trúc hình cây, mỗi Folder
như một kho dữ liệu được tích lũy hàng ngày và được phân quyền chặt chẽ. Có thể
thêm bớt các Folder tùy theo nhu cầu sử dụng của cơ quan cung cấp công cụ định
nghĩa “thông tin quan trọng”. Tuỳ theo bạn là ai mà quyền hạn của bạn khi tham gia
vào hệ thống là khác nhau (Có thể được nhìn thấy những gì, có được xoá, sửa, hay gửi
thông tin lên hay không ?).
10. Quản lý, trình duyệt công văn đến:
Gõ công văn trực tiếp.
Nhập công văn đến qua máy scaner.
Nhập công văn đến qua mạng (email, fax,..)
Đánh số công văn tự động hoặc văn thư tự đánh số.
Luân chuyển, xử lý công văn đến: Văn thư chuyển đến người phân phối công văn,
chuyển lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, chuyển đến các lãnh đạo đơn vị, các lãnh đạo
đơn vị có thể chuyển đến chuyên viên cấp dưới của mình, hoặc chuyển trực tiếp đến
chuyên viên để giải quyết.
Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý
kiến khi được trả lời.
5
- Cập nhật thông tin xử lý công văn đến: Lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo,
các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các đơn vị và
chuyên viên giải quyết.
11. Quản lý, trình duyệ, phát hànht công văn đi:
Tạo lập dự thảo công văn đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn
thảo dự thảo công văn đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.
Luân chuyển dự thảo công văn đi: chuyên viên soạn thảo công văn gửi công văn xin ý
kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh
sửa, các công văn được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành công
văn đi, các công văn cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại
theo ý kiến lãnh đạo.
Cập nhật thông tin xử lý công văn đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên quan
có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo công văn, lưu bút lục các ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến.
Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý
kiến khi được trả lời.
Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa đổi dự
thảo công văn, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay đổi,
cập nhật, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến
trả lời.
Cấp số đi cho công văn đi: khi dự thảo công văn được phê duyệt thành công văn đi và
được phép phát hành, văn thư sẽ cấp số cho công văn hoặc hệ thống sẽ cấp số tự động
và lưu vào sổ công văn đi.
Phát hành công văn đi qua mạng: Có thể gửi các công văn đến các đơn vị khác thông
qua email, nếu đơn vị nhận công văn cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển
trực tiếp công văn qua hệ thống.
12. Quản lý hồ sơ công việc:
Tạo lập hồ sơ công việc: Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một
hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc
phân loại tìm kiếm và quản lý công văn, giấy tờ theo những công việc, vụ việc nhất
định dễ dàng hơn.
6
- Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, công việc,
hệ thống cập nhật kết quả giải quyết công việc, chuyên viên có thể đóng hồ sơ và nó
tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống.
Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các công văn, tài liệu liên quan
vào hồ sơ hoặc loại bỏ công văn, tài liệu ra khỏi hồ sơ công việc.
13. Công cụ định nghĩa luồng công việc:
Xử lý công văn, giấy tờ là một trong những công việc quan trọng của lãnh đạo cơ
quan, các chuyên viên, tại mỗi cơ quan có những quy trình xử lý công văn riêng, mỗi
loại công văn cũng có quy trình xử lý khác nhau… vì vậy hệ thống hỗ trợ khả năng
định nghĩa luồng công việc giúp cho mỗi cơ quan có thể tự định nghĩa luồng công
việc riêng của mình, có thể dễ dàng thay đổi quy trình xử lý khi cần thiết, nó bao gồm
các chức năng chính sau:
• Tạo lập, xoá bỏ hay thay đổi các luồng công văn đi, đến của cơ quan.
• Định nghĩa quyền hạn, nghĩa vụ xử lý công văn tại mỗi nút.
• Tuân theo chuẩn WfMC.
14. Khai thác thông tin:
Tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu công
văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất công việc (đang
thực hiện dở, đã xong,…) theo thời gian đến, đi….
Tìm kiếm công văn theo nội dung toàn văn (Full Text).
Lập báo cáo tổng hợp thống kê công văn đến, công văn đi.
Lập báo cáo tổng hợp tình hình xử lý công việc.
Cung cấp công cụ xem công văn được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ đi tiếp tới
đâu….
15. Quản trị hệ thống:
Tạo lập danh sách người sử dụng , nhóm sử dụng.
Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng.
Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu.
7
nguon tai.lieu . vn
