Xem mẫu
- IeMBA
Giám đốc Dự án – Nhân tố quyết
định thành công của DA
Dr. Ta Ngoc Cau
Hanoi School of Business
Lecture 02
4/26/2008 1
IeMBA
GĐ DA và đội Dự án
Mục tiêu bài học
Trách nhiệm của người quản lý dự án
Những kỹ năng cần thiết của người quản lý dự án và
làm thế nào để phát triển những kỹ năng đó
Phân công công việc một cách hiệu quả
Quản lý và kiểm soát những thay đổi của dự án của
người quản lý dự án.
4/26/2008 2
1
- IeMBA
GĐ DA và đội Dự án
Mục tiêu bài học (tiếp)
– Phát triển và tăng trưởng của nhóm.
– Đặc điểm của nhóm hoạt động hiệu quả và những
yếu tố cản trở tính hiệu quả.
– Xây dựng nhóm.
– Nguồn gốc xung đột trong dự án và phương pháp
giải quyết xung đột.
– Giải quyết vấn đề.
– Quản lí thời gian hiệu quả.
4/26/2008 3
Phần I: GĐ DA IeMBA
I.Trách nhiệm của GĐDA
Đảm bảo DA đúng chất lượng, ngân sách, thời
hạn đã định và sự hài lòng của khách hàng.
GĐDA chịu trách nhiệm lãnh đạo nhóm DA để
hoàn thành mục tiêu của DA.
4/26/2008 4
2
- IeMBA
I.Trách nhiệm của GĐDA
Sản phẩm/dịch vụ
Thời gian Ngân sách
4/26/2008 5
IeMBA
I.Trách nhiệm của GĐDA
SP/DV
Thời gian Ngân sách
4/26/2008 6
3
- IeMBA
GĐ DA
Nếu Manchester United là đội DA thì
- Sir Alex Ferguson là GĐDA
4/26/2008 7
IeMBA
GĐ DA
Nếu đội DA là dàn nhạc thì
- GĐDA là nhạc trưởng
4/26/2008 8
4
- IeMBA
GĐ DA
Bản thân
Ban
?
Lãnh đạo
Khách
? Đội
hàng GĐ DA ?
DA
Các bên
?
liên quan
4/26/2008 9
IeMBA
GĐ DA - Anh là ai?
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lãnh đạo nhóm công tác
để hoàn thành mục tiêu của dự án, là chìa khóa thành công của dự án.
Lãnh Quản Thương Hòa Ngoại Huấn
Cổ vũ Lobby
đạo lý thuyết giải giao luyện
4/26/2008 10
5
- IeMBA
GĐ DA - Anh là ai?
Xã hội
Lãnh đạo
Giải quyết vđ
Nhóm công tác
Thương thuyết Kĩ thuật
Chính trị Phạm vi CV
Quan hệ k/h WBS
Lịch biểu
Nguồn lực
Ngân sách
Báo cáo
4/26/2008 11
IeMBA
GĐ DA - Anh là ai?
Thành công của dự án phụ thuộc không
chỉ vào hoạt động của đội DA mà còn phụ
thuộc rất nhiều vào sự tham dự của lãnh
đạo cấp trên, của các giám đốc phòng ban
chức năng, của khách hàng, nhà cung
cấp, nhà thầu phụ và các yếu tố khác.
4/26/2008 12
6
- IeMBA
I. Trách nhiệm của GDDA
1. Lập kế hoạch:
a. Xác định mục tiêu dự án
b. Thống nhất mục tiêu với khách hàng
c. Trao đổi mục tiêu với đội DA
d. Cùng đội DA lập kế hoạch
e. Cùng khách hàng nghiên cứu lại bản kế hoạch
f. Thiết lập hệ thống thông tin trong đội DA
g. Huấn luyện hệ thống này cho đội DA.
4/26/2008 13
IeMBA
I. Trách nhiệm của GĐDA
2. Tổ chức:
a. Xác định công việc cho đội DA và outsource
b. Trao quyền và giao nhiệm vụ cho các thành
viên đội DA
c. Thảo luận và kí hợp đồng với các nhà thầu
phụ
d. Tạo ra môi trường làm việc cộng tác.
4/26/2008 14
7
- IeMBA
I. Trách nhiệm của GĐDA
3. Kiểm soát
a. Thu thập thông tin về chất lượng, tiến độ,
chi phí thông qua hệ thống thông tin được
xây dựng.
b. So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch.
c. Đưa ra các biện pháp xử lý.
d. Thông báo, chỉ đạo đội DA thực hiện các
sửa đổi này.
4/26/2008 15
IeMBA
I. Trách nhiệm của GĐDA
4. Một số thách thức đối với cá nhân GDDA
GDDA không chỉ có vai trò nổi bật trong dự án mà còn phải đối
mặt với các vấn đề như:
Quà tặng từ các nhà thầu
Áp lực thay đổi nội dung báo cáo để che đậy việc chậm tiến độ
Báo cáo giả dối về thời hạn và chi phí
Áp lực hi sinh chất lượng để được thưởng hoặc tránh bị phạt
Tiết lộ thông tin đấu thầu
4/26/2008 16
8
- IeMBA
I. Trách nhiệm của GĐDA
4. Một số thách thức đối với cá nhân GDDA
GDDA không chỉ có vai trò nổi bật trong dự án mà còn phải đối
mặt với các vấn đề như:
Nhà thầu tìm cách “mua” dự án bằng cách hạ thấp giá chào thầu
sau đó tìm cách cắt xén phạm vi công việc hoặc chất lượng dự án
Sự đút lót, hối lộ cả đối với các dự án quốc tế
Sử dụng vật liệu thay thế không đảm bảo chất lượng, bỏ qua các
chuẩn mực về an toàn/vệ sinh khi thục hiện dự án
Không chịu công nhận dự án thất bại khi dự án kết thúc.
Giải pháp của bạn?
4/26/2008 17
IeMBA
II. Các kĩ năng của GĐ dự án
GĐ DA cần nhiều kiến thức và kĩ năng,
gồm 4 phạm trù chính:
1. Các kĩ năng về quản trị DA
2. Kĩ năng quản lý công nghệ
3. Các kĩ năng quan hệ giữa các cá nhân
4. Các tố chất mong muốn
4/26/2008 18
9
- IeMBA
II. Các kĩ năng của GĐ dự án
Các kĩ năng sử dụng công cụ quản trị DA
Xác định mục tiêu dự án
Lập kế hoạch
WBS/ ma trận trách nhiệm
Xây dựng sơ đồ mạng/CPM/PERT/GANTT
Truyền thông trong DA
Quản trị rủi ro …
4/26/2008 19
IeMBA
II. Các kĩ năng của GĐ dự án
Các kĩ năng mềm
Kĩ năng lãnh đạo
Kĩ năng phát triển con người
Kĩ năng giao tiếp
Kĩ năng quan hệ với cá nhân
Kĩ năng thuyết phục
Kĩ năng ủy quyền
Kĩ năng giải quyết vấn đề
Kĩ năng quản lí thời gian…
4/26/2008 20
10
- IeMBA
II. Các kĩ năng của GĐ dự án
Các tố chất
Tính trung thực
Có sức thuyết phục
Kiên quyết/quyết đoán
Cởi mở và dễ gần gũi
Tư duy hệ thống
Tinh tế/nhạy cảm
Chịu đựng được áp lực
4/26/2008 21
IeMBA
II. Các kĩ năng của GĐ dự án
Nhà lãnh đạo Nhà quản lý
Hai trong một?
4/26/2008 22
11
- IeMBA
III.Phát triển kĩ năng của GĐ DA
Tích lũy kinh nghiệm
Làm việc ở nhiều DA
Học từ sai lầm của người khác
Có thể mắc lỗi với điều kiện đó là lỗi mới.
Tìm kiếm phản hồi của người khác
Tự đánh giá và rút ra bài học cho bản thân
Trao đổi với các GĐ DA khác
Tham dự các khóa đào tạo
Tham gia vào các tổ chức khác
Đọc sách báo, tự tìm hiểu.
4/26/2008 23
IeMBA
IV. Phân công công việc
Phân công công việc bao hàm việc trao quyền cho nhóm
công tác hoặc cho một thành viên để họ hoàn thành
trách nhiệm được giao.
Trách nhệm của GĐ DA
Lựa chọn nhóm công tác phù hợp (kiến thức, kĩ năng, thời
gian ...)
Thành viên DA hoặc nhóm công tác phải được trả lời rõ
các câu hỏi:
Việc gì?
Nguồn lực nào?
Thời hạn
Kết quả cuối cùng
Quyền hạn ...
4/26/2008 24
12
- IeMBA
IV. Phân công công việc
Một số sai lầm khi phân công công việc
GĐ DA có kiến thức và kĩ năng tốt về một
công việc nào đó của DA và luôn cho rằng
mình có thể làm tốt hơn
Thiếu tin tưởng vào người khác
Sợ mất quyền kiểm soát
Làm cho các thành viên/nhóm công tác sợ
mắc sai lầm.
4/26/2008 25
IeMBA
MỨC ĐỘ PHÂN Anh sẽ tự quyết định có cần nói cho tôi hay không
CÔNG CAO NHẤT
Hãy cho tôi biết việc anh đã làm
Cho tôi biết anh sẽ có làm gì. Hãy tiến hành trừ khi
tôi nói „không“
Hãy cho tôi biết anh định sẽ có làm gì. Hãy chờ sự
thẩm định của tôi.
Cho tôi biết các phương pháp lựa chọn có thể và đề
xuất một phương pháp. Tôi sẽ đánh giá và quyết
định.
MỨC ĐỘ PHÂN Nói cho tôi toàn bộ sự việc và tôi sẽ quyết định phải
CÔNG THẤP làm gì và ai sẽ làm.
NHẤT
4/26/2008 26
13
- IeMBA
V. Quản trị sự thay đổi
Sự thay đổi là tất yếu
Các nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi:
Từ khách hàng
Đội DA đề xuất
Do những sự việc xuất hiện không dự kiến
được
Người sử dụng đòi hỏi thay đổi.
4/26/2008 27
IeMBA
V. Quản trị sự thay đổi
Mức độ
rủi ro Chi phí cho
sự thay đổi
Khả năng
xảy ra
sự thay đổi
Thời gian
4/26/2008 28
14
- IeMBA
V. Quản trị sự thay đổi
Đối phó với sự thay đổi
Xây dựng qui trình lập hồ sơ về sự thay đổi
và ra quyết định về sự thay đổi
Mỗi sự thay đổi là một tiểu DA
4/26/2008 29
IeMBA
VI. Giám đốc DA làm gì?
Gây ảnh hưởng >< Sử dụng quyền lực
“Tôi quản trị dự án làm sao được khi mà tôi chịu hoàn
toàn trách nhiệm nhưng lại không có quyền lực đối với
một số công viêc?”
“Tôi không có quyền kiểm soát trực tiếp đối với một số
nhóm hỗ trợ bên ngoài. Tôi biết làm thế nào để lãnh đạo
các nhóm đó hoàn tất các nhiệm vụ được giao đúng hời
hạn?”
4/26/2008 30
15
- IeMBA
VI. Giám đốc DA làm gì?
Các cơ sở để gây ảnh hưởng của GĐ DA
Quyền lực
Phân việc
Ngân quỹ
Thăng tiến
Tiền bạc
Kỷ luật
Thách thức
Chuyên môn
Quan hệ thân thiết
4/26/2008 31
IeMBA
VII. Kết luận
GĐ DA là huấn luyện viên, là nhạc trưởng
Trách nhiệm của GĐ DA là đảm bảo.
khách hàng hài lòng, công việc được hoàn
thành có chất lượng, không vượt ngân
sách và đúng thời hạn.
GĐ DA cần có nhiều kĩ năng và các kĩ
năng này có thể đào tạo được.
4/26/2008 32
16
nguon tai.lieu . vn