Xem mẫu
Tính chất trao quyền trong các cuộc họp
Các buổi hợp có thể xem là thời điểm để cấp quản lý thông báo và trao quyền cho nhân
viên. Tuy nhiên các cuộc hợp cần được xem xét và vạch kế hoạch cẩn thận từ trước, vì nếu
không chúng có thể gây lãng phí thời gian và làm nản lòng tất cả những người liên quan.
Các buổi hợp trao quyền cần được chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ bởi người lãnh đạo hay
người chủ trì cuộc hợp mà còn bởi những người tham dự. Nhưng trước khi bạn có thể bắt đầu
nâng cao hiệu quả của các buổi họp thì điều quan trọng là phải xác định mục đích của buổi
họp.
Nếu một cuộc họp không có mục đích thật sự thì nó không nên diễn ra. Thật ngạc nhiên
khi có rất nhiều cuộc hợp diễn ra chỉ vì thói quen do mọi người không cảm thấy đủ tự tin để
đưa ra quyết định mà không triệu tập đông đủ mọi người. Một cuộc họp cần phải đạt được hai
mục đích chính: (1): cung cấp thông tin và (2) ra quyết định.
Nhưng các cuộc hợp cũng đáp ứng rất nhiều mục đích quan trọng khác như:
· Tạo cho người tham gia cảm nhận về bản sắc nhóm. Cảm giác rằng mình là một phần
của nhóm có cùng mục đích và mục tiêu sẽ giúp cho mọi người tự tin hơn để đảm nhận những
nhiệm vụ mới.
· Củng cố động lực làm việc và lòng quyết tâm. Được tham gia tích cực vào một cuộc
thảo luận, đóng góp ý tưởng và cuối cùng là ra quyết định với tư cách là một nhóm sẽ giúp mọi
người cảm thấy được làm chủ những quyết định ấy.
· Phát triển thêm sự cộng tác. Trong các cuộc họp hiệu quả, mọi người trở nên sáng tạo
hơn. Điều này có nghĩa là cả nhóm có thể đạt được những điều mà những cá nhân đơn lẻ hầu
như không thể.
· Tạo cơ hội ửng hộ theo hướng tích cực. Có thể củng cố những hành vi mong muốn
bằng cách công khai ghi nhận thành tích và đề cao thành công của cá nhân và cả nhóm.
Dưới đây là 7 tiêu chuẩn chính được câu nêu ra để chuyển các cuộc họp từ những buổi
gặp uể oải lặp đi lặp lại thành những trải nghiệm thú vị mang tính trao quyền:
1. Buổi họp tạo nên được lập kế hoạch và chuẩn bị trước. Nếu những người tham gia
có đủ thời gian để nghiên cứu trước về buổi hợp, để đọc các điểm ghi nhớ của buổi họp gần
nhất và chuẩn bị những ý kiến cá nhân muốn bày tỏ thì mọi người sẽ cảm thấy tích cực hơn
trong cuộc thảo luận kế tiếp và quyết tâm hơn vì những điểm hành động cuối cùng được đưa
ra.
2. Mọi người nên ý thức về mục đích hoặc các mục tiêu của buổi họp. Cuộc họp sẽ hiệu
quả hơn rất nhiều nếu mọi người ý thức được kết quả dự tính. Nếu lý do họp chưa được làm rõ
khi bắt đầu cuộc họp thì nó nên là mục được bàn thảo đến đầu tiên trong chương trình họp.
3. Nên phân bố hợp lý thời gian. Bạn nên bắt đầu tiến trình bằng việc phân bố một
lượng thời gian cụ thể cho mỗi mục của chương trình họp. Việc này sẽ giúp mọi người nhất trí
và xác định ưu tiên cho những điểm liên quan với nhau. Người lãnh đạo cuộc họp nên khuyến
khích mọi người nói ngắn gọn để ăn khớp với thời gian trong hạn định.
4. Nên khuyến khích những người tham dự giao tiếp hiệu quả. Thường thì người chủ
trì cuộc họp phải tóm tắt và kiểm tra để chắc chắn mọi người đã hiểu rõ và nhất trí về vấn đề
thảo luận. Những nếu tất cả những người tham dự chủ động hơn trong việc bày tỏ hơn, thời
gian lãng phí và hiểu lầm sẽ ít hơn.
5.Cuộc họp phải được tạo điều kiện thuận lợi. Một “người chủ trì” hay người hỗ trợ tốt
đôi khi sẽ tạo được sự khác biệt giữa một cuộc họp sôi nổi và một cuộc họp đúng định hướng,
loại bỏ sự lặp lại và đảm bảo rằng mọi người tham gia đều có cơ hội đóng góp cho nội dung
cuộc họp.
Có nhiều cách để người chủ trì cuộc họp khuyến khích sự tham gia tích cực và sôi nổi của
mọi người, đặc biệt là của những người vốn thiếu tự tin khi nói trước nhóm:
- Chia thành từng cặp hay nhóm để thảo luận những vấn đề cụ thể trong những khoảng
thời gian ngắn;
- Luân phiên thay đổi người chủ trì cuộc họp – bằng cách này tất cả mọi người đều sẽ
phải tham gia.
- Yêu cầu một cá nhân hay nhóm chuẩn bị một đề tài cụ thể rồi sau đó trình bày trong
buổi họp.
- Yêu cầu một thành viên ít đóng góp cho cuộc họp tóm tắt lại nội dung bằng văn bản
hoặc bằng cách ghi chú trên bảng ghim, bảng viết hay máy chiếu.
6. Những người tham gia nên cùng đánh giá tính hiệu quả của buổi họp. Cuối một
buổi họp, sẽ rất hữu ích nếu mọi người dành thời gian xem lại những gì đã diễn ra. Hãy thẳng
thắn, trung thực khi đưa ra các ý kiến phản hồi cũng như ý tưởng để cải thiện cho lần họp kế
tiếp. Tốt hơn là bạn nên nhất trí một số “dấu hiệu thành công” mà những người tham dự có thể
dựa vào đó để xem lại hiệu suất hoạt động của mình. Chẳng hạn mọi người có thể nhất trí rằng
cuộc họp sẽ xem như là thành công nếu đạt được những yêu cầu sau:
- Bắt đầu và kết thúc đúng giờ;
- Tạo cơ hội để mọi người đóng gớp ý kiến;
- Nhất trí được các mục tiêu của cuộc họp;
- …
7. Các cuộc họp nên dẫn đến hành động. Cách thức tổ chức cuộc họp có chiều ảnh
hưởng đến hành vi cư xử của nhóm sau cuộc họp. Một cuộc họp hiệu quả sẽ kích thích mọi
người cống hiến tất cả những khả năng tốt nhất của họ cho nhiệm vụ được phân công. Tuy
nhiên, sự nhiệt tình này có thể giảm dần theo thời gian nên bạn cần áp dụng thêm một số
phương pháp giúp mọi người cảm thấy tích cực hơn và duy trì sự hợp tác chặt chẽ bên ngoài
cuộc họp. Một số chiến lược điển hình:
- Cuối mỗi buổi họp, nhắc lại chi tiết điều nhất trí mà mọi người cần thực hiện trước buổi
họp kế tiếp;
- Đâu buổi họp tiếp theo nên nhắc lại kế hoạch hành động của buổi họp trước;
- Giao trách nhiệm hoạch định và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể cho các phân nhóm hay
các tổ làm việc;
- Đảm bảo rằng các thành viên giữ liên lạc với nhau và luôn nắm bắt được những thông
tin quan trọng có liên quan đến công việc của nhóm;
- Liên kết với các thành viên của nhóm khác để học hỏi kinh nghiệm từ những thành công
và cũng như thất bại (nếu có) của họ.
Không chiến lược nào nói trên phát huy tác dụng nếu mọi người không ý thức được mục
đích chung. Điều quan trọng là bạn phải xây dựng được bầu không khí ủng hộ, tin tưởng và
những quy trình ra quyết định rõ ràng. Tất cả những yếu tố này phải sẵn sàng trước khi sự trao
quyền thật sự diễn ra.
Chia sẻ thông tin qua gặp mặt
Hình thức chia sẻ thông tin này ngày càng được tiếp nhận rộng rãi ở các tổ chức lớn hơn
như một cách đội ngũ nhân viên nắm bắt các sự việc đang diễn ra bên ngoài nơi làm việc của
họ. Hình thức này chú trọng đến các vấn đề lâu dài và bao quát hơn là các vấn đề về hoạt động
hay các nhiệm vụ hàng ngày. Trọng tâm của hình thức này là cung cấp thông tin chứ không
phải ra quyết định và giải quyết vấn đề như trong cuộc họp.
Bạn có thể chọn các hình thức chia sẻ thông tin sau:
· Gặp mặt trực tiếp trong một cuộc hội họp lớn hay cuộc họp riêng với nhóm nhỏ hoặc
một cá nhân;
· Thông tin bằng văn bản – qua e-mail, thư nội bộ, áp phích hay tờ tin tức;
· Sử dụng điện thoại để thông tin;
· Kết hợp các phương pháp trên.
Bạn nên cẩn thận để việc truyền đạt thông tin không xảy ra những vấn đề như kéo dài
quá lâu, đi lạc hướng so với mục đích ban đầu và có thể khiến mọi người cảm thấy ít được trao
quyền hơn.
Các buổi gặp mặt không chỉ có nhiệm vụ đưa thông tin, mà còn là cơ hội lý tưởng để vận
động mọi người cùng tham dự, chia sẻ trách nhiệm, củng cố sự nhiệt tình và tăng lòng quyết
tâm. Nếu buổi gặp mặt ấy không thể hiện được tính chất trao quyền như bạn muốn thì hãy xét
xem bạn có thể cải thiện chúng bằng những cách sau:
· Ngay khi bắt đầu gặp mặt, bạn hãy cẩn thận giải thích mục đích sau đó tóm tắt lại
những vấn đề đã thống nhất vào cuối buổi gặp mặt.
· Bạn nên tóm tắt ngắn gọn và đi vào vấn đề chính phần đóng góp của mình trước khi yêu
cầu người khác góp ý.
· Bạn có thể kết thúc cuộc gặp mặt bằng cách hỏi xem mọi người còn có câu hỏi thắc mắc
nào không, có nhất trí với những hành động tiếp theo hay thời điểm cho lần họp mặt kế tiếp.
Mọi người sẽ tận tâm tham gia hơn khi thấy bạn trình bày thông tin một cách nhiệt tình
và tı́ch cưc. Nhó m sẽ tuâ n thủ theo sư lã nh đạ o củ a bạ n và san sà ng đó n nhậ n trá ch nhiệ m mơi
̣
̣
́
nếu họ thấy bạn là tấm gương điển hình xứng đáng để mọi người noi theo.
Đồng hành cùng công việc
Đồng hành cùng công việc nghĩa là bạn bước ra khỏi bàn làm việc không phải đề ra mệnh
lệnh và yêu cầu báo cáo về tiến độ mà để lắng nghe mọi người và quan sát những việc đang xảy
ra. Mối quan hệ của bạn là mối quan hệ của một công sự ngang hàng trong việc đạt được các
nhiệm vụ và mục tiêu lâu dài của tổ chức.
Nhân cơ hội đi một vòng qua công trường, xưởng sản xuất hay văn phòng, bạn hãy quan
sát và đặt câu hỏi cho mọi người:
· Mọi việc đang diễn ra như thế nào?
· Có vấn đề gì không?
· Anh quen với quá trình/loại thiết bị mới đó như thế nào?
· Tình hình đang tiến triển khá tốt. Anh làm cách nào thế?
· Gia đình anh vẫn khỏe chứ?
· …
Đồng hành cùng công việc không chỉ liên quan đến các nhà quản lý tuyến đầu. Tất cả các
nhà quản lý đều cần thông tin trực tiếp về những sự việc đang diễn ra ở bộ phận sản xuất và
việc giao dịch với khách hàng. Đó là một cơ hội tốt để thu thập thông tin, theo dõi tình huống,
tạo dựng các mối quan hệ và hình thành bức tranh tổng thể về cách thức tiến hành công việc.
Hơn nữa, khi bước ra khỏi “vị trí quản lý” để hòa nhập cùng với mọi người thì bạn sẽ góp phần
làm mờ đi lằn ranh phân biệt cấp trên – cấp dưới” đang rất phổ biến ở một số tổ chức.
Nói cách khác, đồng hành cùng công việc là một phương thức đầy sức thuyết phục để
giao tiếp thân thiện với đội ngũ nhân viên và làm cho mọi người cảm thấy mình là một phần
của tổ chức. Điều quan trọng là bạn phải thường xuyên thực hiện những lần tiếp cận nhân viên
và công việc như thế.
Mặc dù mục tiêu của việc thường xuyên đồng hành cùng công việc là để quan sát, lắng
nghe và khen ngợi thì bạn cũng có thể sử dụng cơ hội này để hỏi han mọi người những câu hỏi
thú vị mang tính chất động viên. Những câu hỏi này có thể giúp nhân viên tham gia tích cực
hơn hoặc nghĩ ra các ý tưởng mới.
Sẽ là mộ t ý tương hay neu bạ n mang theo mộ t cuon tậ p và ghi nhanh nhưng đieu bạ n
̉
̃
quan sá t hoặ c nghe thay, hoặ c nhưng ý tương hà nh độ ng nả y ra khi bạ n đang tı̀m hieu cô ng
̃
̉
việ c. Bạ n có the sư dụ ng nhưng câ u hỏ i hương dan sau:
̉
̃
́
1. Việ c gı̀ đang tien trien tot?
2. Có nhưng khó khă n gı̀?
̃
3. Bạ n khô ng hà i lò ng vơi việ c gı̀?
́
4. Đâ u là quan điem củ a bạ n ve cá ch thưc to chưc sư việ c trong bộ phậ n/phò ng ban và
́
́
̣
trong vai trò củ a bạ n?
5. Việ c gı̀ can xư lý đe tien hà nh cô ng việ c củ a bạ n mộ t cá ch hơp lý hơn?
̉
̣
6. Neu bạ n có toà n quyen hà nh độ ng thı̀ bạ n sẽ thay đoi mọ i việ c như the nà o cho hiệ u
quả hơn?
7. Bạ n can sư ho trơ như the nà o tư cap trê n đe hoà n thà nh cô ng việ c nhanh chó ng hơn?
̣
̣
̀
Sau mộ t thơi điem nhat định (thương là theo thá ng hoặ c quý ), bạ n hã y xem lạ i thô ng tin
̀
̀
đã thu thậ p đươc và đưa ra nhưng hà nh độ ng hoặ c giả i phá p cả i thiệ n thı́ch hơp:
̣
̃
̣
· Van đe nà o bạ n có the xư lý dẽ dà ng ?
̉
· Van đe nà o bạ n can tham khả o cá c nhà quả n lý khá c?
· Bạ n sẽ tương thuậ t lạ i vơi nhó m ve nhưng phả n hoi thu đươc tư nơi khá c và o lú c nà o
̀
́
̃
̣
̀
và như the nà o?
· Bạ n có can thay đoi cơ cau to chưc hay phâ n chia lạ i nhó m là m việ c đe gả i quyet mộ t
́
van đe nà o đó ?
· Bạ n sẽ cung cap nhưng nguon lưc ho trơ nà o?
̃
̣
̣
· Nhậ n định củ a bạ n qua nhưng lan đi thưc te cô ng việ c?
̃
̣
· Bạ n the hiệ n sư “cả m ơn” như the nà o khi nhâ n viê n hoà n thà nh tot cô ng việ c?
̣
Vơi cá ch nà y khô ng nhưng bạ n trao quyen cho nhâ n viê n mà đá nh giá đú ng tı̀nh huong
́
̃
hiệ n tạ i củ a mọ i ngươi cũ ng như nhưng van đe then chot mà nhâ n viê n đang đoi mặ t.
̀
̃
nguon tai.lieu . vn
Các buổi hợp có thể xem là thời điểm để cấp quản lý thông báo và trao quyền cho nhân
viên. Tuy nhiên các cuộc hợp cần được xem xét và vạch kế hoạch cẩn thận từ trước, vì nếu
không chúng có thể gây lãng phí thời gian và làm nản lòng tất cả những người liên quan.
Các buổi hợp trao quyền cần được chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ bởi người lãnh đạo hay
người chủ trì cuộc hợp mà còn bởi những người tham dự. Nhưng trước khi bạn có thể bắt đầu
nâng cao hiệu quả của các buổi họp thì điều quan trọng là phải xác định mục đích của buổi
họp.
Nếu một cuộc họp không có mục đích thật sự thì nó không nên diễn ra. Thật ngạc nhiên
khi có rất nhiều cuộc hợp diễn ra chỉ vì thói quen do mọi người không cảm thấy đủ tự tin để
đưa ra quyết định mà không triệu tập đông đủ mọi người. Một cuộc họp cần phải đạt được hai
mục đích chính: (1): cung cấp thông tin và (2) ra quyết định.
Nhưng các cuộc hợp cũng đáp ứng rất nhiều mục đích quan trọng khác như:
· Tạo cho người tham gia cảm nhận về bản sắc nhóm. Cảm giác rằng mình là một phần
của nhóm có cùng mục đích và mục tiêu sẽ giúp cho mọi người tự tin hơn để đảm nhận những
nhiệm vụ mới.
· Củng cố động lực làm việc và lòng quyết tâm. Được tham gia tích cực vào một cuộc
thảo luận, đóng góp ý tưởng và cuối cùng là ra quyết định với tư cách là một nhóm sẽ giúp mọi
người cảm thấy được làm chủ những quyết định ấy.
· Phát triển thêm sự cộng tác. Trong các cuộc họp hiệu quả, mọi người trở nên sáng tạo
hơn. Điều này có nghĩa là cả nhóm có thể đạt được những điều mà những cá nhân đơn lẻ hầu
như không thể.
· Tạo cơ hội ửng hộ theo hướng tích cực. Có thể củng cố những hành vi mong muốn
bằng cách công khai ghi nhận thành tích và đề cao thành công của cá nhân và cả nhóm.
Dưới đây là 7 tiêu chuẩn chính được câu nêu ra để chuyển các cuộc họp từ những buổi
gặp uể oải lặp đi lặp lại thành những trải nghiệm thú vị mang tính trao quyền:
1. Buổi họp tạo nên được lập kế hoạch và chuẩn bị trước. Nếu những người tham gia
có đủ thời gian để nghiên cứu trước về buổi hợp, để đọc các điểm ghi nhớ của buổi họp gần
nhất và chuẩn bị những ý kiến cá nhân muốn bày tỏ thì mọi người sẽ cảm thấy tích cực hơn
trong cuộc thảo luận kế tiếp và quyết tâm hơn vì những điểm hành động cuối cùng được đưa
ra.
2. Mọi người nên ý thức về mục đích hoặc các mục tiêu của buổi họp. Cuộc họp sẽ hiệu
quả hơn rất nhiều nếu mọi người ý thức được kết quả dự tính. Nếu lý do họp chưa được làm rõ
khi bắt đầu cuộc họp thì nó nên là mục được bàn thảo đến đầu tiên trong chương trình họp.
3. Nên phân bố hợp lý thời gian. Bạn nên bắt đầu tiến trình bằng việc phân bố một
lượng thời gian cụ thể cho mỗi mục của chương trình họp. Việc này sẽ giúp mọi người nhất trí
và xác định ưu tiên cho những điểm liên quan với nhau. Người lãnh đạo cuộc họp nên khuyến
khích mọi người nói ngắn gọn để ăn khớp với thời gian trong hạn định.
4. Nên khuyến khích những người tham dự giao tiếp hiệu quả. Thường thì người chủ
trì cuộc họp phải tóm tắt và kiểm tra để chắc chắn mọi người đã hiểu rõ và nhất trí về vấn đề
thảo luận. Những nếu tất cả những người tham dự chủ động hơn trong việc bày tỏ hơn, thời
gian lãng phí và hiểu lầm sẽ ít hơn.
5.Cuộc họp phải được tạo điều kiện thuận lợi. Một “người chủ trì” hay người hỗ trợ tốt
đôi khi sẽ tạo được sự khác biệt giữa một cuộc họp sôi nổi và một cuộc họp đúng định hướng,
loại bỏ sự lặp lại và đảm bảo rằng mọi người tham gia đều có cơ hội đóng góp cho nội dung
cuộc họp.
Có nhiều cách để người chủ trì cuộc họp khuyến khích sự tham gia tích cực và sôi nổi của
mọi người, đặc biệt là của những người vốn thiếu tự tin khi nói trước nhóm:
- Chia thành từng cặp hay nhóm để thảo luận những vấn đề cụ thể trong những khoảng
thời gian ngắn;
- Luân phiên thay đổi người chủ trì cuộc họp – bằng cách này tất cả mọi người đều sẽ
phải tham gia.
- Yêu cầu một cá nhân hay nhóm chuẩn bị một đề tài cụ thể rồi sau đó trình bày trong
buổi họp.
- Yêu cầu một thành viên ít đóng góp cho cuộc họp tóm tắt lại nội dung bằng văn bản
hoặc bằng cách ghi chú trên bảng ghim, bảng viết hay máy chiếu.
6. Những người tham gia nên cùng đánh giá tính hiệu quả của buổi họp. Cuối một
buổi họp, sẽ rất hữu ích nếu mọi người dành thời gian xem lại những gì đã diễn ra. Hãy thẳng
thắn, trung thực khi đưa ra các ý kiến phản hồi cũng như ý tưởng để cải thiện cho lần họp kế
tiếp. Tốt hơn là bạn nên nhất trí một số “dấu hiệu thành công” mà những người tham dự có thể
dựa vào đó để xem lại hiệu suất hoạt động của mình. Chẳng hạn mọi người có thể nhất trí rằng
cuộc họp sẽ xem như là thành công nếu đạt được những yêu cầu sau:
- Bắt đầu và kết thúc đúng giờ;
- Tạo cơ hội để mọi người đóng gớp ý kiến;
- Nhất trí được các mục tiêu của cuộc họp;
- …
7. Các cuộc họp nên dẫn đến hành động. Cách thức tổ chức cuộc họp có chiều ảnh
hưởng đến hành vi cư xử của nhóm sau cuộc họp. Một cuộc họp hiệu quả sẽ kích thích mọi
người cống hiến tất cả những khả năng tốt nhất của họ cho nhiệm vụ được phân công. Tuy
nhiên, sự nhiệt tình này có thể giảm dần theo thời gian nên bạn cần áp dụng thêm một số
phương pháp giúp mọi người cảm thấy tích cực hơn và duy trì sự hợp tác chặt chẽ bên ngoài
cuộc họp. Một số chiến lược điển hình:
- Cuối mỗi buổi họp, nhắc lại chi tiết điều nhất trí mà mọi người cần thực hiện trước buổi
họp kế tiếp;
- Đâu buổi họp tiếp theo nên nhắc lại kế hoạch hành động của buổi họp trước;
- Giao trách nhiệm hoạch định và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể cho các phân nhóm hay
các tổ làm việc;
- Đảm bảo rằng các thành viên giữ liên lạc với nhau và luôn nắm bắt được những thông
tin quan trọng có liên quan đến công việc của nhóm;
- Liên kết với các thành viên của nhóm khác để học hỏi kinh nghiệm từ những thành công
và cũng như thất bại (nếu có) của họ.
Không chiến lược nào nói trên phát huy tác dụng nếu mọi người không ý thức được mục
đích chung. Điều quan trọng là bạn phải xây dựng được bầu không khí ủng hộ, tin tưởng và
những quy trình ra quyết định rõ ràng. Tất cả những yếu tố này phải sẵn sàng trước khi sự trao
quyền thật sự diễn ra.
Chia sẻ thông tin qua gặp mặt
Hình thức chia sẻ thông tin này ngày càng được tiếp nhận rộng rãi ở các tổ chức lớn hơn
như một cách đội ngũ nhân viên nắm bắt các sự việc đang diễn ra bên ngoài nơi làm việc của
họ. Hình thức này chú trọng đến các vấn đề lâu dài và bao quát hơn là các vấn đề về hoạt động
hay các nhiệm vụ hàng ngày. Trọng tâm của hình thức này là cung cấp thông tin chứ không
phải ra quyết định và giải quyết vấn đề như trong cuộc họp.
Bạn có thể chọn các hình thức chia sẻ thông tin sau:
· Gặp mặt trực tiếp trong một cuộc hội họp lớn hay cuộc họp riêng với nhóm nhỏ hoặc
một cá nhân;
· Thông tin bằng văn bản – qua e-mail, thư nội bộ, áp phích hay tờ tin tức;
· Sử dụng điện thoại để thông tin;
· Kết hợp các phương pháp trên.
Bạn nên cẩn thận để việc truyền đạt thông tin không xảy ra những vấn đề như kéo dài
quá lâu, đi lạc hướng so với mục đích ban đầu và có thể khiến mọi người cảm thấy ít được trao
quyền hơn.
Các buổi gặp mặt không chỉ có nhiệm vụ đưa thông tin, mà còn là cơ hội lý tưởng để vận
động mọi người cùng tham dự, chia sẻ trách nhiệm, củng cố sự nhiệt tình và tăng lòng quyết
tâm. Nếu buổi gặp mặt ấy không thể hiện được tính chất trao quyền như bạn muốn thì hãy xét
xem bạn có thể cải thiện chúng bằng những cách sau:
· Ngay khi bắt đầu gặp mặt, bạn hãy cẩn thận giải thích mục đích sau đó tóm tắt lại
những vấn đề đã thống nhất vào cuối buổi gặp mặt.
· Bạn nên tóm tắt ngắn gọn và đi vào vấn đề chính phần đóng góp của mình trước khi yêu
cầu người khác góp ý.
· Bạn có thể kết thúc cuộc gặp mặt bằng cách hỏi xem mọi người còn có câu hỏi thắc mắc
nào không, có nhất trí với những hành động tiếp theo hay thời điểm cho lần họp mặt kế tiếp.
Mọi người sẽ tận tâm tham gia hơn khi thấy bạn trình bày thông tin một cách nhiệt tình
và tı́ch cưc. Nhó m sẽ tuâ n thủ theo sư lã nh đạ o củ a bạ n và san sà ng đó n nhậ n trá ch nhiệ m mơi
̣
̣
́
nếu họ thấy bạn là tấm gương điển hình xứng đáng để mọi người noi theo.
Đồng hành cùng công việc
Đồng hành cùng công việc nghĩa là bạn bước ra khỏi bàn làm việc không phải đề ra mệnh
lệnh và yêu cầu báo cáo về tiến độ mà để lắng nghe mọi người và quan sát những việc đang xảy
ra. Mối quan hệ của bạn là mối quan hệ của một công sự ngang hàng trong việc đạt được các
nhiệm vụ và mục tiêu lâu dài của tổ chức.
Nhân cơ hội đi một vòng qua công trường, xưởng sản xuất hay văn phòng, bạn hãy quan
sát và đặt câu hỏi cho mọi người:
· Mọi việc đang diễn ra như thế nào?
· Có vấn đề gì không?
· Anh quen với quá trình/loại thiết bị mới đó như thế nào?
· Tình hình đang tiến triển khá tốt. Anh làm cách nào thế?
· Gia đình anh vẫn khỏe chứ?
· …
Đồng hành cùng công việc không chỉ liên quan đến các nhà quản lý tuyến đầu. Tất cả các
nhà quản lý đều cần thông tin trực tiếp về những sự việc đang diễn ra ở bộ phận sản xuất và
việc giao dịch với khách hàng. Đó là một cơ hội tốt để thu thập thông tin, theo dõi tình huống,
tạo dựng các mối quan hệ và hình thành bức tranh tổng thể về cách thức tiến hành công việc.
Hơn nữa, khi bước ra khỏi “vị trí quản lý” để hòa nhập cùng với mọi người thì bạn sẽ góp phần
làm mờ đi lằn ranh phân biệt cấp trên – cấp dưới” đang rất phổ biến ở một số tổ chức.
Nói cách khác, đồng hành cùng công việc là một phương thức đầy sức thuyết phục để
giao tiếp thân thiện với đội ngũ nhân viên và làm cho mọi người cảm thấy mình là một phần
của tổ chức. Điều quan trọng là bạn phải thường xuyên thực hiện những lần tiếp cận nhân viên
và công việc như thế.
Mặc dù mục tiêu của việc thường xuyên đồng hành cùng công việc là để quan sát, lắng
nghe và khen ngợi thì bạn cũng có thể sử dụng cơ hội này để hỏi han mọi người những câu hỏi
thú vị mang tính chất động viên. Những câu hỏi này có thể giúp nhân viên tham gia tích cực
hơn hoặc nghĩ ra các ý tưởng mới.
Sẽ là mộ t ý tương hay neu bạ n mang theo mộ t cuon tậ p và ghi nhanh nhưng đieu bạ n
̉
̃
quan sá t hoặ c nghe thay, hoặ c nhưng ý tương hà nh độ ng nả y ra khi bạ n đang tı̀m hieu cô ng
̃
̉
việ c. Bạ n có the sư dụ ng nhưng câ u hỏ i hương dan sau:
̉
̃
́
1. Việ c gı̀ đang tien trien tot?
2. Có nhưng khó khă n gı̀?
̃
3. Bạ n khô ng hà i lò ng vơi việ c gı̀?
́
4. Đâ u là quan điem củ a bạ n ve cá ch thưc to chưc sư việ c trong bộ phậ n/phò ng ban và
́
́
̣
trong vai trò củ a bạ n?
5. Việ c gı̀ can xư lý đe tien hà nh cô ng việ c củ a bạ n mộ t cá ch hơp lý hơn?
̉
̣
6. Neu bạ n có toà n quyen hà nh độ ng thı̀ bạ n sẽ thay đoi mọ i việ c như the nà o cho hiệ u
quả hơn?
7. Bạ n can sư ho trơ như the nà o tư cap trê n đe hoà n thà nh cô ng việ c nhanh chó ng hơn?
̣
̣
̀
Sau mộ t thơi điem nhat định (thương là theo thá ng hoặ c quý ), bạ n hã y xem lạ i thô ng tin
̀
̀
đã thu thậ p đươc và đưa ra nhưng hà nh độ ng hoặ c giả i phá p cả i thiệ n thı́ch hơp:
̣
̃
̣
· Van đe nà o bạ n có the xư lý dẽ dà ng ?
̉
· Van đe nà o bạ n can tham khả o cá c nhà quả n lý khá c?
· Bạ n sẽ tương thuậ t lạ i vơi nhó m ve nhưng phả n hoi thu đươc tư nơi khá c và o lú c nà o
̀
́
̃
̣
̀
và như the nà o?
· Bạ n có can thay đoi cơ cau to chưc hay phâ n chia lạ i nhó m là m việ c đe gả i quyet mộ t
́
van đe nà o đó ?
· Bạ n sẽ cung cap nhưng nguon lưc ho trơ nà o?
̃
̣
̣
· Nhậ n định củ a bạ n qua nhưng lan đi thưc te cô ng việ c?
̃
̣
· Bạ n the hiệ n sư “cả m ơn” như the nà o khi nhâ n viê n hoà n thà nh tot cô ng việ c?
̣
Vơi cá ch nà y khô ng nhưng bạ n trao quyen cho nhâ n viê n mà đá nh giá đú ng tı̀nh huong
́
̃
hiệ n tạ i củ a mọ i ngươi cũ ng như nhưng van đe then chot mà nhâ n viê n đang đoi mặ t.
̀
̃