Xem mẫu
7 Đội ngũ quản lý
Yếu tố quan trọng nhất tác động đến quyết định của các nhà đầu tư khi đánh giá một bản
đề xuất kế hoạch kinh doanh chính là đội ngũ quản lý của dự án. Một đội ngũ quản lý giỏi có
khả năng tồn tại trong một thị trường không nhiều thuận lợi hoặc vững vàng ngay cả với một
lĩnh vực đang đi xuống. Ngược lại, một đội ngũ quản lý yếu kém vẫn không chắc sẽ đảm bảo sự
tồn tại ngay cả trong một thị trường đang phát triển mạnh mẽ.
Vì thế, hãy nêu rõ cho nhà đầu tư hiểu về bản thân bạn, về các điểm mạnh của đội ngũ
quản lý và mô tả những điểm chính về thông tin nền tảng, bao gồm:
· Những kinh nghiệm liên quan đến dự án hoặc lĩnh vực kinh doanh mà bạn đang quan
tâm;
· Những kỹ năng liên quan đến dự án hoặc công việc kinh doanh;
· Những điểm yếu của cả nhóm và hướng khắc phục;
· Những minh chứng về sự thành công.
Hãy mô tả sơ lược về tiểu sử của từng nhân vật quản lý then chốt. Trong đó, bạn cung cấp
đầy đủ các thông tin cần thiết của từng người về trình độ học vấn, chuyên môn, kiến thức
chuyên ngành và những công việc họ đang hoặc sẽ thực hiện, nhấn mạnh những kinh nghiệm
quản lý và đề cập cả số cổ phần mà họ tham gia đóng góp trong doanh nghiệp (nếu có).
Đừng quên ghi rõ những thành quả đạt được và chú trọng đến tiến trình phát triển nghề
nghiệp của họ. Đặc biệt, bạn cần quan tâm đến những kinh nghiệm, năng lực chuyên môn và
các điểm mạnh của họ có liên quan đến vị trí hiện tại hoặc vị trí sắp được đề bạt.
Ví dụ:
John Smith, Giám đốc tài chính (41 tuổi)
Gia nhập công ty vào năm 1995 với chức vụ giám đốc tài chính; từng là kiểm soát viên
nhóm tài chính của tập đoàn Jones Amalgamated từ năm 1990 cho đến năm 1995, khi công ty
này được Tập đoàn Mega mua lại. Ông đảm nhận mọi báo cáo tài chính tại Jones, tham gia mật
thiết vào vấn đề thương lượng bản quyền trị giá 120 triệu bảng vào năm 1994 và là thành viên
của nhóm bảo vệ đấu thầu. Ông có kinh nghiệm hơn hai năm làm giám đốc tài chính cho một
đơn vị chuyển nhượng các hợp đồng cơ khí của công ty Stronson với doanh số 70 triệu bảng
hàng năm. Cùng thời gian đó, ông còn chịu trách nhiệm giám sát lắp đặt hệ thống máy tính và
kế toán mới.
Hãy bổ sung sơ yếu lý lịch chi tiết của từng người ở phần phụ lục. Chỉ nên tóm tắt trong
một trang giấy, và chú trọng đến phần học vấn, các công ty mà họ từng làm cũng như phạm vị
trách nhiệm và những thành quả họ đã đạt được trong từng vị trí.
Một số doanh nghiệp tự hào quá mức khi mô tả về chính mình: chỉ đưa ra những thông
tin chung chung mà thiếu mất các dữ liệu quan trọng. Rất có thể họ muốn che giấu một điều gì
đó. Điều đó chắc chắn sẽ khiến cho các chuyên viên tài chính khi đọc bản kế hoạch rơi vào
trạng thái đề phòng, dù không cần thiết.Hãy tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu bằng sự rõ
ràng và chân thành.
Một số nhà đầu tư có xu hướng tài trợ cho những ai đã từng đạt được một số thành quả
nhất định trong lĩnh vực liên quan nhằm giảm thiểu những rủi ro. Vì thế, nếu bạn không có
kinh nghiệm liên quan nhưng muốn thử sức ở một lĩnh vực hoàn toàn mới thì bạn phải sử
dụng bản kế hoạch của mình như một công cụ thuyết phục nhà đầu tư. Bạn cần nhấn mạnh
rằng dù bạn không có những kinh nghiệm liên quan cụ thể những bạn đã tìm hiểu kỹ càng về
những kiến thức có liên quan hoặc (và) đội ngũ quản lý của bạn có đầy đủ sự tự tin cũng như
các mối quan hệ xã hội để thành công.
Đừng bao giờ đổ lỗi cho người khác đã không ủng hộ bạn, ngược lại, hãy đổ lỗi cho chính
mình vì đã không thuyết phục được họ để đạt được điều mong muốn.
Bạn hãy cân nhắc về những kinh nghiệm liên quan. Nhiều người cho rằng kinh nghiệm
điều hành một công ty nhỏ không thích hợp với vị trí điều hành một tổ chức lớn và ngược lại.
Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đúng. Quan trọng là bạn phải chứng minh được sự
thành công trong vai điều hành của mình.
Các nhà đầu tư thường không thích hỗ trợ cho các công ty một thành viên, dù rằng trong
thực tế có rất nhiều doanh nghiệp thành công chỉ do một người điều hành, nhất là trong những
ngày đầu hoạt động. Các nhà đầu tư lo lắng liệu công ty có hoạt động thật sự hiệu quả nếu chỉ
có một hoặc hai người điều hành, hoặc công ty có phải tạm ngừng hoạt động nếu người điều
hành duy nhất vắng mặt?
Bạn hãy chứng tỏ một đội ngũ quản lý hiệu quả có thể đối phó với mọi khó khăn thường
xảy ra đối với một doanh nghiệp. Phần lớn các công ty tài chính rất do dự trong việc tài trợ cho
những công ty một thành viên. Để lường trước tình huống đó, bạn có thể phối hợp với một đối
tác hoặc một nhóm cụ thể sẵn sàng tham gia hoạt động của công ty khi cần.
Nhà đầu tư luôn kiểm tra thông tin về đội ngũ quản lý dự án của bạn từ những nguồn
tham khảo mà bạn cung cấp. Do đó, bạn cần chú ý chuẩn bị trước danh sách các nhân vật này
và phải đảm bảo rằng những người đó sẽ đưa ra các nhận xét có lợi cho bạn.
Trong mọi trường hợp, hãy luôn trung thực! Hầu hết mọi người đều ngại nói về các thất
bại của mình, tuy vậy nếu một ngày nào đó chúng bị phơi bày ra ánh sáng thì cơ hội được đầu
tư cảu bạn chắc chắn sẽ là rất thấp.
Sự khác biệt cốt lõi
Hầu hết các doanh nghiệp thành công nhờ vào bản kế hoạch khá biệt so với các kế hoạch
ban đầu. Bởi vì một điều rất đơn giản: mọi thứ thay đổi, thị trường thay đổi, dẫn đến những kế
hoạch tuyệt vời ban đầu trở nên không còn thích hợp nữa. Tuy vậy, chỉ cần bạn đang nắm giữ
một đội ngũ quản lý giỏi, họ sẽ điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế và bạn vẫn thành
công như thường.
Khi còn là sinh viên trường kinh doanh, chúng tôi thường nghiên cứu về cách thức chinh
phục cả thế giới của hãng xe hơi Nhật Bản với nhiều dòng sản phẩm đầy ấn tượng. Mọi người
công nhận tài năng của những con người đến từ đất nước mặt trời mọc, mặc dù trên thực tế họ
cũng là những con người bình thường như bao người khác. Thậm chí, những ý tưởng ban đầu
của họ cũng không hoàn toàn hiệu quả. Nhưng điều tạo nên khác biệt chính là thái độ cởi mở
đón nhận những ý tưởng mới và sự điều chỉnh cho phù hợp với các điều kiện bất ngờ xảy đến.
Nói tóm lại, điều quan trọng nhất trong bản kế hoạch kinh doanh chính là phải thuyết
phục được nhà đầu tư tương lai tin vào năng lực thật sự của bạn, và bạn có thể thành công ngay
trong điều kiện của thời điểm thực hiện dự án. Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng đối với các
nhà đầu tư tài chính, không gì quan trọng hơn đội ngũ quản lý của dự án mà họ đang dự định
đầu tư. Vì trước hết phải là yếu tố con người, rồi mới đến ý tưởng.
Những kỷ năng cần thiết
Tùy vào bản chất công việc mà các kỹ năng liên quan đến vai trò quản lý một doanh
nghiệp hay một tổ chức có thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, có những kỹ năng cần thiết liên
quan đến các lĩnh vực sau:
· Quản lý hoạt động
· Kỹ thuật
· Tài chính
· Tiếp thị
· Nhân sự
Trong bản kế hoạch kinh doanh, bạn cần thể hiện rõ vì sao bạn có thể đáp ứng những yêu
cầu này (bổ sung những kỹ năng khác nếu chúng cần thiết đối với đặc thù công việc kinh doanh
của bạn). Ví dụ, nếu dự án của bạn thuộc về lĩnh vực truyền thông, bạn phải nêu cụ thể mối
quan hệ chặt chẽ của bạn với mảng quan hệ công chúng và kỹ năng quảng cáo, cũng như người
sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Nếu bạn có ý định sử dụng dịch vụ của một công ty quảng cáo,
cũng như người sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Nếu bạn có ý định sử dụng dịch vụ của một công ty
quảng cáo thì bạn hãy đưa tên công ty quảng cáo sẽ đảm nhận công việc, đồng thời liệt kê phần
việc cụ thể của họ. Nếu không, bạn cũng phải nói rõ cách giải quyết vấn đề mình đối với công
việc đó. Càng chi tiết càng chắc chắn, bạn càng đạt được kết quả khả quan.
Đội ngũ của bạn có thể không đủ tiềm lực: thiếu một kế toán, một chuyên viên
marketing, một chuyên gia IT…Dù thế nào đi nữa, mọi việc đều có thể được khắc phục: hãy giải
thích và nêu ra những phần việc bạn sẽ làm khi đang thiếu những vị trí đó. Thậm chí trong
trường hợp không biết phải làm thế nào, bạn hãy nêu ra những khó khăn của mình nhằm
khách lệ đối tác tham gia và cùng bạn giải quyết vấn đề.
Cơ cấu tổ chức
Trình bày cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là một điều cần thiết phải làm. Nếu tổ chức
của bạn quá nhỏ thì bạn có thể bỏ qua chi tiết này. Quy mô doanh nghiệp càng phức tạp thì cơ
cấu tổ chức càng đóng vai trò quan trọng vì nó thể hiện sự kết nối giữa các thành phần, các
phòng ban với nhau.
Hình 6.1 sau đây là một ví dụ về cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.
Hình 6.1: Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp
Điều quan trọng là bạn phải chỉ rõ các thức hoạt động của tổ chức và giải thích những
điều liên quan. Ví dụ, hãy cho biết số lượng nhân viên trong từng bộ phận để chứng tỏ phạm vi
trách nhiệm của những người quản lý và cho thấy họ ôm đồm quá nhiều việc.
Có những cá nhân xuất sắc chỉ mới giành được một nửa cơ hội. Bạn còn cần phải có cả
một đội ngũ làm việc hiệu quả mới mong thành công.
Thể hiện vai trò kiểm soát
Vai trò kiểm soát của bạn không nhất thiết phải được trình bày trong bản kế hoạch kinh
doanh mà có thể đề cập trong phần đội ngũ quản lý hoặc những mảng khác. Tuy nhiên, điều tối
quan trọng là bạn phải cho nhà đầu tư thấy được rằng bạn biết mình đang làm gì và có khả
năng kiểm soát doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn mới thành
lập và đang phải đối diện với những thay đổi, tăng trưởng hoặc khi những thành viên đã từng
bị thất bại trong việc kiểm soát doanh nghiệp.
Việc kiểm soát những thông tin tài chính kịp thời và chính xác giúp bạn đưa ra các quyết
định hiệu quả. Thông tin cơ bản nhất giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh chính là thông tin
về lợi nhuận và sự lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp đó trong hiện tại và cả tương lai. Về
mặt lý thuyết thì điều này khá đơn giản nhưng trong thực tế thì đây là một vấn đề rất phức tạp
và dễ dẫn đến sai lầm. Từ “kịp thời” có nghĩa là theo từng quý hoặc từng tháng; trong khi đối
với một số doanh nghiệp khác, “kịp thời” có nghĩa là hàng tuần hoặc hàng ngày.
Từ “kiểm soát” còn ám chỉ những vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như
các dữ liệu chính xác về số lượng, chủng loại hàng,…nhằm đáp ứng ngay nhu cầu của khách
hàng.
Bản kế hoạch kinh doanh sẽ thêm sức nặng nếu trong đội ngũ quản lý của bạn có những
chuyên viên tài chính, kế toán và người từng có kinh nghiệm điều hành doanh nghiệp trước
đây. Nếu đó là những người có uy tín, đủ năng lực, nhà đầu tư tương lai sẽ hài lòng vì yên tâm
rằng những người này biết cách kiểm soát doanh nghiệp. Tuy nhiên, kinh nghiệm của những cá
nhân này phải liên quan mật thiết đến nhu cầu của doanh nghiệp và đáp ứng được những
mong đợi của nhà đầu tư trong các tình huống khác nhau. Nếu bạn không thể đáp ứng được
điều đó, hãy thuyết phục họ đồng tình với quan điểm của bạn. Ví dụ, bạn có thể thể hiện trong
bản kế hoạch sự hiểu biết của mình về những yếu tố chủ chốt cần kiểm soát trong doanh
nghiệp cũng như cách thực hiện điều đó. Trong rất nhiều trường hợp, kinh nghiệm quản lý cấp
cao ở một tập đoàn lớn lại không được xem là phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ với những
nhu cầu chi tiết hàng ngày. Nhà đầu tư tương lai sẽ muốn biết liệu một giám đốc tài chính ở
một tập đoàn lớn có sẵn lòng đảm nhận mọi việc liên quan từ A tới Z của một doanh nghiệp có
quy mô khá nhỏ bé hay không.
Máy tính đóng vai trò không nhỏ trong hầu hết các tổ chức hiện đại. Chúng là nguồn cung
cấp thông tin phong phú và nhanh chóng. Bạn nên nêu rõ ai sẽ là người viết phần mềm công
ty? Ai sẽ chịu trách nhiệm giám sát? Hãy luôn nhớ rằng mọi người luôn nghi ngờ các dự án đòi
hỏi phải viết chương trình phần mềm mới. Bởi theo kinh nghiệm, các hệ thống mới thường trì
trệ, tốn kém và vận hành kém hiệu quả. Do đó, nếu bạn sử dụng một hệ thống phần mềm mới,
hãy dành thời gian giải thích cho người đọc yên tâm.
Kiểm soát kho hàng
Việc kiểm soát hàng tồn kho và công việc đang diễn ra là rất quan trọng trong những
ngành kinh doanh sản xuất và bán lẻ. Một mặt, bạn phải nắm được số lượng hàng tồn tại bất kỳ
thời điểm nào để có thể thanh lý hàng nhanh chóng và chuyển chúng thành tiền mặt trước khi
chúng vượt ngưỡng cho phép có thể tạo nên sự khác biệt rõ rệt giữa cái sống và cái chết của
một doanh nghiệp. Mặt khác, bạn có thể bị chôn vốn trong những mặt hàng bán chậm hoặc bị
“ngâm quá lâu”, trong trường hợp này việc kiểm soát không để hàng hóa tồn đọng quá mức và
việc nắm rõ số lượng hiện có cũng như việc giải phóng chúng có thể tạo nên sự khác biệt lớn
đối với khả năng sinh lợi dài hạn. Nếu những yếu tố này có ý nghĩa quan trọng, bản kế hoạch
của bạn cần phải chứng minh bạn có khả năng kiểm soát những tình huống đó.
Trong kinh doanh chất xám, một đơn vị đo lường tương tự với hàng tồn chính là khối
lượng thời gian mà bạn đầu tư vào dự án. Là một kế toán nhà tư vấn hoặc luật sư, bạn làm thế
nào để kiểm soát hiệu quả thời gian dành cho dự án? Hay để đến lúc nào đó bạn chợt nhận ra
rằng mức phí tính cho khách hàng chẳng thể so sánh với một phần nhỏ công sức bạn dành cho
dự án?
8 Bản đề xuất
bạn.
Bản đề xuất thể hiện mong muốn của bạn đối với nhà đầu tư và gồm những nội dung sau:
Giải thích
Hãy giải thích rõ ràng và chính xác những điều sau:
· Đề xuất của bạn;
· Phương pháp thực hiện đề xuất;
· Nơi thực hiện đề xuất;
· Thời điểm thực hiện đề xuất;
· Những điều cần có để triển khai kế hoạch;
· Những lợi nhuận thu được.
Các nội dung đã được trình bày trong các phần trước hình thành tiền đề cho đề xuất của
Lời tuyên bố
Lời tuyên bố đề cập đến nội dung, thời điểm và phương thức thực hiện những điều bạn
muốn làm. Hãy đưa ra một nhận định cụ thể nhưng không dài dòng về điều bạn đề xuất thực
hiện. Hãy nêu rõ các mục tiêu của bạn để nhà đầu tư có thể hiểu được đâu là các thành quả mà
họ sẽ nhận được.
Các mục tiêu cần:
· Rõ ràng. Đừng bao giờ định nghĩa các mục tiêu mơ hồ, mờ nhạt. Nhà đầu tư tương lai
cần phải nắm được chính xác mục tiêu bạn muốn đạt được. Không được sử dụng các từ “có thể,
có lẽ…”vì dễ gây lúng túng cho người đọc.
· Khả thi. Đừng bao giờ đặt ra mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành
nếu đó là mục tiêu quá khả năng. Sẽ tốt hơn nếu bạn trình bày mục tiêu một cách tương đối và
thực tế.
· Đo lường được.Mục tiêu cần cụ thể để có thể đo lường được mức độ thành công. Ví
dụ, nếu đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sẽ rất xa vời và mơ hồ bởi
ai sẽ công nhận cho bạn vị trí hàng đầu đấy? Và làm thế nào biết được mình đã đạt được mục
tiêu hay chưa? Ngược lại, mục tiêu thiết lập thêm cửa hàng sách nhằm tăng thêm 25% thị phần
tại Luân Đôn sẽ dễ đo lường hơn nhiều. Và nếu trong thực tế bạn đạt được 5 của hàng với 35%
thị phần, rõ ràng mọi người đều phải công nhận rằng bạn đã vượt mức kế hoạch.
· Lợi ích. Nhà đầu tư quan tâm đến những lợi ích mà họ sẽ nhận được khi doanh
nghiệp mà họ đầu tư đạt được vị thế mong muốn trên thị trường.
· Có hạn định. Xác định thời hạn đạt được mục tiêu là điều không thể bỏ qua. Giả sử
bạn xác định mục tiêu là đạt được 30% thị phần nhưng lại không đặt ra mốc thời gian cụ thể sẽ
khiến nhà đầu tư tỏ ra nghi ngờ. Hoặc nếu bạn đưa ra một thời hạn không thực tế, nhà đầu tư
cũng sẽ bắt đầu không tin tưởng bạn.
Sau đây là ví dụ về một bản đề xuất đáp ứng được các yêu cầu trên:
Chúng tôi dự định mở một nhà máy tại phía Nam Colifornia vào tháng 6 năm 2006. Nhà
máy sẽ lắp đặt các thiết bị dùng trong ngành sản xuất đường nhập khẩu từ Ý. Chúng tôi sẽ xuất
hàng sang Mexico và California với giá thấp hơn các đối thủ địa phương là 20% và chiếm 25%
thị phần vào cuối năm 2008. Doanh thu ước tính trong năm đó sẽ là 20 triệu đô-la Mỹ. Doanh
nghiệp sẽ bắt đầu huề vốn vào năm 2007 và sẽ thu hồi được 20% vốn đầu tư vào năm 2009.
Vốn đầu tư cần có là 3 triệu đô-la Mỹ. Trong đó 1 triệu đô-la được dùng cho mục đích đối
nguon tai.lieu . vn
Yếu tố quan trọng nhất tác động đến quyết định của các nhà đầu tư khi đánh giá một bản
đề xuất kế hoạch kinh doanh chính là đội ngũ quản lý của dự án. Một đội ngũ quản lý giỏi có
khả năng tồn tại trong một thị trường không nhiều thuận lợi hoặc vững vàng ngay cả với một
lĩnh vực đang đi xuống. Ngược lại, một đội ngũ quản lý yếu kém vẫn không chắc sẽ đảm bảo sự
tồn tại ngay cả trong một thị trường đang phát triển mạnh mẽ.
Vì thế, hãy nêu rõ cho nhà đầu tư hiểu về bản thân bạn, về các điểm mạnh của đội ngũ
quản lý và mô tả những điểm chính về thông tin nền tảng, bao gồm:
· Những kinh nghiệm liên quan đến dự án hoặc lĩnh vực kinh doanh mà bạn đang quan
tâm;
· Những kỹ năng liên quan đến dự án hoặc công việc kinh doanh;
· Những điểm yếu của cả nhóm và hướng khắc phục;
· Những minh chứng về sự thành công.
Hãy mô tả sơ lược về tiểu sử của từng nhân vật quản lý then chốt. Trong đó, bạn cung cấp
đầy đủ các thông tin cần thiết của từng người về trình độ học vấn, chuyên môn, kiến thức
chuyên ngành và những công việc họ đang hoặc sẽ thực hiện, nhấn mạnh những kinh nghiệm
quản lý và đề cập cả số cổ phần mà họ tham gia đóng góp trong doanh nghiệp (nếu có).
Đừng quên ghi rõ những thành quả đạt được và chú trọng đến tiến trình phát triển nghề
nghiệp của họ. Đặc biệt, bạn cần quan tâm đến những kinh nghiệm, năng lực chuyên môn và
các điểm mạnh của họ có liên quan đến vị trí hiện tại hoặc vị trí sắp được đề bạt.
Ví dụ:
John Smith, Giám đốc tài chính (41 tuổi)
Gia nhập công ty vào năm 1995 với chức vụ giám đốc tài chính; từng là kiểm soát viên
nhóm tài chính của tập đoàn Jones Amalgamated từ năm 1990 cho đến năm 1995, khi công ty
này được Tập đoàn Mega mua lại. Ông đảm nhận mọi báo cáo tài chính tại Jones, tham gia mật
thiết vào vấn đề thương lượng bản quyền trị giá 120 triệu bảng vào năm 1994 và là thành viên
của nhóm bảo vệ đấu thầu. Ông có kinh nghiệm hơn hai năm làm giám đốc tài chính cho một
đơn vị chuyển nhượng các hợp đồng cơ khí của công ty Stronson với doanh số 70 triệu bảng
hàng năm. Cùng thời gian đó, ông còn chịu trách nhiệm giám sát lắp đặt hệ thống máy tính và
kế toán mới.
Hãy bổ sung sơ yếu lý lịch chi tiết của từng người ở phần phụ lục. Chỉ nên tóm tắt trong
một trang giấy, và chú trọng đến phần học vấn, các công ty mà họ từng làm cũng như phạm vị
trách nhiệm và những thành quả họ đã đạt được trong từng vị trí.
Một số doanh nghiệp tự hào quá mức khi mô tả về chính mình: chỉ đưa ra những thông
tin chung chung mà thiếu mất các dữ liệu quan trọng. Rất có thể họ muốn che giấu một điều gì
đó. Điều đó chắc chắn sẽ khiến cho các chuyên viên tài chính khi đọc bản kế hoạch rơi vào
trạng thái đề phòng, dù không cần thiết.Hãy tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu bằng sự rõ
ràng và chân thành.
Một số nhà đầu tư có xu hướng tài trợ cho những ai đã từng đạt được một số thành quả
nhất định trong lĩnh vực liên quan nhằm giảm thiểu những rủi ro. Vì thế, nếu bạn không có
kinh nghiệm liên quan nhưng muốn thử sức ở một lĩnh vực hoàn toàn mới thì bạn phải sử
dụng bản kế hoạch của mình như một công cụ thuyết phục nhà đầu tư. Bạn cần nhấn mạnh
rằng dù bạn không có những kinh nghiệm liên quan cụ thể những bạn đã tìm hiểu kỹ càng về
những kiến thức có liên quan hoặc (và) đội ngũ quản lý của bạn có đầy đủ sự tự tin cũng như
các mối quan hệ xã hội để thành công.
Đừng bao giờ đổ lỗi cho người khác đã không ủng hộ bạn, ngược lại, hãy đổ lỗi cho chính
mình vì đã không thuyết phục được họ để đạt được điều mong muốn.
Bạn hãy cân nhắc về những kinh nghiệm liên quan. Nhiều người cho rằng kinh nghiệm
điều hành một công ty nhỏ không thích hợp với vị trí điều hành một tổ chức lớn và ngược lại.
Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đúng. Quan trọng là bạn phải chứng minh được sự
thành công trong vai điều hành của mình.
Các nhà đầu tư thường không thích hỗ trợ cho các công ty một thành viên, dù rằng trong
thực tế có rất nhiều doanh nghiệp thành công chỉ do một người điều hành, nhất là trong những
ngày đầu hoạt động. Các nhà đầu tư lo lắng liệu công ty có hoạt động thật sự hiệu quả nếu chỉ
có một hoặc hai người điều hành, hoặc công ty có phải tạm ngừng hoạt động nếu người điều
hành duy nhất vắng mặt?
Bạn hãy chứng tỏ một đội ngũ quản lý hiệu quả có thể đối phó với mọi khó khăn thường
xảy ra đối với một doanh nghiệp. Phần lớn các công ty tài chính rất do dự trong việc tài trợ cho
những công ty một thành viên. Để lường trước tình huống đó, bạn có thể phối hợp với một đối
tác hoặc một nhóm cụ thể sẵn sàng tham gia hoạt động của công ty khi cần.
Nhà đầu tư luôn kiểm tra thông tin về đội ngũ quản lý dự án của bạn từ những nguồn
tham khảo mà bạn cung cấp. Do đó, bạn cần chú ý chuẩn bị trước danh sách các nhân vật này
và phải đảm bảo rằng những người đó sẽ đưa ra các nhận xét có lợi cho bạn.
Trong mọi trường hợp, hãy luôn trung thực! Hầu hết mọi người đều ngại nói về các thất
bại của mình, tuy vậy nếu một ngày nào đó chúng bị phơi bày ra ánh sáng thì cơ hội được đầu
tư cảu bạn chắc chắn sẽ là rất thấp.
Sự khác biệt cốt lõi
Hầu hết các doanh nghiệp thành công nhờ vào bản kế hoạch khá biệt so với các kế hoạch
ban đầu. Bởi vì một điều rất đơn giản: mọi thứ thay đổi, thị trường thay đổi, dẫn đến những kế
hoạch tuyệt vời ban đầu trở nên không còn thích hợp nữa. Tuy vậy, chỉ cần bạn đang nắm giữ
một đội ngũ quản lý giỏi, họ sẽ điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế và bạn vẫn thành
công như thường.
Khi còn là sinh viên trường kinh doanh, chúng tôi thường nghiên cứu về cách thức chinh
phục cả thế giới của hãng xe hơi Nhật Bản với nhiều dòng sản phẩm đầy ấn tượng. Mọi người
công nhận tài năng của những con người đến từ đất nước mặt trời mọc, mặc dù trên thực tế họ
cũng là những con người bình thường như bao người khác. Thậm chí, những ý tưởng ban đầu
của họ cũng không hoàn toàn hiệu quả. Nhưng điều tạo nên khác biệt chính là thái độ cởi mở
đón nhận những ý tưởng mới và sự điều chỉnh cho phù hợp với các điều kiện bất ngờ xảy đến.
Nói tóm lại, điều quan trọng nhất trong bản kế hoạch kinh doanh chính là phải thuyết
phục được nhà đầu tư tương lai tin vào năng lực thật sự của bạn, và bạn có thể thành công ngay
trong điều kiện của thời điểm thực hiện dự án. Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng đối với các
nhà đầu tư tài chính, không gì quan trọng hơn đội ngũ quản lý của dự án mà họ đang dự định
đầu tư. Vì trước hết phải là yếu tố con người, rồi mới đến ý tưởng.
Những kỷ năng cần thiết
Tùy vào bản chất công việc mà các kỹ năng liên quan đến vai trò quản lý một doanh
nghiệp hay một tổ chức có thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, có những kỹ năng cần thiết liên
quan đến các lĩnh vực sau:
· Quản lý hoạt động
· Kỹ thuật
· Tài chính
· Tiếp thị
· Nhân sự
Trong bản kế hoạch kinh doanh, bạn cần thể hiện rõ vì sao bạn có thể đáp ứng những yêu
cầu này (bổ sung những kỹ năng khác nếu chúng cần thiết đối với đặc thù công việc kinh doanh
của bạn). Ví dụ, nếu dự án của bạn thuộc về lĩnh vực truyền thông, bạn phải nêu cụ thể mối
quan hệ chặt chẽ của bạn với mảng quan hệ công chúng và kỹ năng quảng cáo, cũng như người
sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Nếu bạn có ý định sử dụng dịch vụ của một công ty quảng cáo,
cũng như người sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Nếu bạn có ý định sử dụng dịch vụ của một công ty
quảng cáo thì bạn hãy đưa tên công ty quảng cáo sẽ đảm nhận công việc, đồng thời liệt kê phần
việc cụ thể của họ. Nếu không, bạn cũng phải nói rõ cách giải quyết vấn đề mình đối với công
việc đó. Càng chi tiết càng chắc chắn, bạn càng đạt được kết quả khả quan.
Đội ngũ của bạn có thể không đủ tiềm lực: thiếu một kế toán, một chuyên viên
marketing, một chuyên gia IT…Dù thế nào đi nữa, mọi việc đều có thể được khắc phục: hãy giải
thích và nêu ra những phần việc bạn sẽ làm khi đang thiếu những vị trí đó. Thậm chí trong
trường hợp không biết phải làm thế nào, bạn hãy nêu ra những khó khăn của mình nhằm
khách lệ đối tác tham gia và cùng bạn giải quyết vấn đề.
Cơ cấu tổ chức
Trình bày cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là một điều cần thiết phải làm. Nếu tổ chức
của bạn quá nhỏ thì bạn có thể bỏ qua chi tiết này. Quy mô doanh nghiệp càng phức tạp thì cơ
cấu tổ chức càng đóng vai trò quan trọng vì nó thể hiện sự kết nối giữa các thành phần, các
phòng ban với nhau.
Hình 6.1 sau đây là một ví dụ về cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.
Hình 6.1: Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp
Điều quan trọng là bạn phải chỉ rõ các thức hoạt động của tổ chức và giải thích những
điều liên quan. Ví dụ, hãy cho biết số lượng nhân viên trong từng bộ phận để chứng tỏ phạm vi
trách nhiệm của những người quản lý và cho thấy họ ôm đồm quá nhiều việc.
Có những cá nhân xuất sắc chỉ mới giành được một nửa cơ hội. Bạn còn cần phải có cả
một đội ngũ làm việc hiệu quả mới mong thành công.
Thể hiện vai trò kiểm soát
Vai trò kiểm soát của bạn không nhất thiết phải được trình bày trong bản kế hoạch kinh
doanh mà có thể đề cập trong phần đội ngũ quản lý hoặc những mảng khác. Tuy nhiên, điều tối
quan trọng là bạn phải cho nhà đầu tư thấy được rằng bạn biết mình đang làm gì và có khả
năng kiểm soát doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn mới thành
lập và đang phải đối diện với những thay đổi, tăng trưởng hoặc khi những thành viên đã từng
bị thất bại trong việc kiểm soát doanh nghiệp.
Việc kiểm soát những thông tin tài chính kịp thời và chính xác giúp bạn đưa ra các quyết
định hiệu quả. Thông tin cơ bản nhất giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh chính là thông tin
về lợi nhuận và sự lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp đó trong hiện tại và cả tương lai. Về
mặt lý thuyết thì điều này khá đơn giản nhưng trong thực tế thì đây là một vấn đề rất phức tạp
và dễ dẫn đến sai lầm. Từ “kịp thời” có nghĩa là theo từng quý hoặc từng tháng; trong khi đối
với một số doanh nghiệp khác, “kịp thời” có nghĩa là hàng tuần hoặc hàng ngày.
Từ “kiểm soát” còn ám chỉ những vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như
các dữ liệu chính xác về số lượng, chủng loại hàng,…nhằm đáp ứng ngay nhu cầu của khách
hàng.
Bản kế hoạch kinh doanh sẽ thêm sức nặng nếu trong đội ngũ quản lý của bạn có những
chuyên viên tài chính, kế toán và người từng có kinh nghiệm điều hành doanh nghiệp trước
đây. Nếu đó là những người có uy tín, đủ năng lực, nhà đầu tư tương lai sẽ hài lòng vì yên tâm
rằng những người này biết cách kiểm soát doanh nghiệp. Tuy nhiên, kinh nghiệm của những cá
nhân này phải liên quan mật thiết đến nhu cầu của doanh nghiệp và đáp ứng được những
mong đợi của nhà đầu tư trong các tình huống khác nhau. Nếu bạn không thể đáp ứng được
điều đó, hãy thuyết phục họ đồng tình với quan điểm của bạn. Ví dụ, bạn có thể thể hiện trong
bản kế hoạch sự hiểu biết của mình về những yếu tố chủ chốt cần kiểm soát trong doanh
nghiệp cũng như cách thực hiện điều đó. Trong rất nhiều trường hợp, kinh nghiệm quản lý cấp
cao ở một tập đoàn lớn lại không được xem là phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ với những
nhu cầu chi tiết hàng ngày. Nhà đầu tư tương lai sẽ muốn biết liệu một giám đốc tài chính ở
một tập đoàn lớn có sẵn lòng đảm nhận mọi việc liên quan từ A tới Z của một doanh nghiệp có
quy mô khá nhỏ bé hay không.
Máy tính đóng vai trò không nhỏ trong hầu hết các tổ chức hiện đại. Chúng là nguồn cung
cấp thông tin phong phú và nhanh chóng. Bạn nên nêu rõ ai sẽ là người viết phần mềm công
ty? Ai sẽ chịu trách nhiệm giám sát? Hãy luôn nhớ rằng mọi người luôn nghi ngờ các dự án đòi
hỏi phải viết chương trình phần mềm mới. Bởi theo kinh nghiệm, các hệ thống mới thường trì
trệ, tốn kém và vận hành kém hiệu quả. Do đó, nếu bạn sử dụng một hệ thống phần mềm mới,
hãy dành thời gian giải thích cho người đọc yên tâm.
Kiểm soát kho hàng
Việc kiểm soát hàng tồn kho và công việc đang diễn ra là rất quan trọng trong những
ngành kinh doanh sản xuất và bán lẻ. Một mặt, bạn phải nắm được số lượng hàng tồn tại bất kỳ
thời điểm nào để có thể thanh lý hàng nhanh chóng và chuyển chúng thành tiền mặt trước khi
chúng vượt ngưỡng cho phép có thể tạo nên sự khác biệt rõ rệt giữa cái sống và cái chết của
một doanh nghiệp. Mặt khác, bạn có thể bị chôn vốn trong những mặt hàng bán chậm hoặc bị
“ngâm quá lâu”, trong trường hợp này việc kiểm soát không để hàng hóa tồn đọng quá mức và
việc nắm rõ số lượng hiện có cũng như việc giải phóng chúng có thể tạo nên sự khác biệt lớn
đối với khả năng sinh lợi dài hạn. Nếu những yếu tố này có ý nghĩa quan trọng, bản kế hoạch
của bạn cần phải chứng minh bạn có khả năng kiểm soát những tình huống đó.
Trong kinh doanh chất xám, một đơn vị đo lường tương tự với hàng tồn chính là khối
lượng thời gian mà bạn đầu tư vào dự án. Là một kế toán nhà tư vấn hoặc luật sư, bạn làm thế
nào để kiểm soát hiệu quả thời gian dành cho dự án? Hay để đến lúc nào đó bạn chợt nhận ra
rằng mức phí tính cho khách hàng chẳng thể so sánh với một phần nhỏ công sức bạn dành cho
dự án?
8 Bản đề xuất
bạn.
Bản đề xuất thể hiện mong muốn của bạn đối với nhà đầu tư và gồm những nội dung sau:
Giải thích
Hãy giải thích rõ ràng và chính xác những điều sau:
· Đề xuất của bạn;
· Phương pháp thực hiện đề xuất;
· Nơi thực hiện đề xuất;
· Thời điểm thực hiện đề xuất;
· Những điều cần có để triển khai kế hoạch;
· Những lợi nhuận thu được.
Các nội dung đã được trình bày trong các phần trước hình thành tiền đề cho đề xuất của
Lời tuyên bố
Lời tuyên bố đề cập đến nội dung, thời điểm và phương thức thực hiện những điều bạn
muốn làm. Hãy đưa ra một nhận định cụ thể nhưng không dài dòng về điều bạn đề xuất thực
hiện. Hãy nêu rõ các mục tiêu của bạn để nhà đầu tư có thể hiểu được đâu là các thành quả mà
họ sẽ nhận được.
Các mục tiêu cần:
· Rõ ràng. Đừng bao giờ định nghĩa các mục tiêu mơ hồ, mờ nhạt. Nhà đầu tư tương lai
cần phải nắm được chính xác mục tiêu bạn muốn đạt được. Không được sử dụng các từ “có thể,
có lẽ…”vì dễ gây lúng túng cho người đọc.
· Khả thi. Đừng bao giờ đặt ra mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành
nếu đó là mục tiêu quá khả năng. Sẽ tốt hơn nếu bạn trình bày mục tiêu một cách tương đối và
thực tế.
· Đo lường được.Mục tiêu cần cụ thể để có thể đo lường được mức độ thành công. Ví
dụ, nếu đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sẽ rất xa vời và mơ hồ bởi
ai sẽ công nhận cho bạn vị trí hàng đầu đấy? Và làm thế nào biết được mình đã đạt được mục
tiêu hay chưa? Ngược lại, mục tiêu thiết lập thêm cửa hàng sách nhằm tăng thêm 25% thị phần
tại Luân Đôn sẽ dễ đo lường hơn nhiều. Và nếu trong thực tế bạn đạt được 5 của hàng với 35%
thị phần, rõ ràng mọi người đều phải công nhận rằng bạn đã vượt mức kế hoạch.
· Lợi ích. Nhà đầu tư quan tâm đến những lợi ích mà họ sẽ nhận được khi doanh
nghiệp mà họ đầu tư đạt được vị thế mong muốn trên thị trường.
· Có hạn định. Xác định thời hạn đạt được mục tiêu là điều không thể bỏ qua. Giả sử
bạn xác định mục tiêu là đạt được 30% thị phần nhưng lại không đặt ra mốc thời gian cụ thể sẽ
khiến nhà đầu tư tỏ ra nghi ngờ. Hoặc nếu bạn đưa ra một thời hạn không thực tế, nhà đầu tư
cũng sẽ bắt đầu không tin tưởng bạn.
Sau đây là ví dụ về một bản đề xuất đáp ứng được các yêu cầu trên:
Chúng tôi dự định mở một nhà máy tại phía Nam Colifornia vào tháng 6 năm 2006. Nhà
máy sẽ lắp đặt các thiết bị dùng trong ngành sản xuất đường nhập khẩu từ Ý. Chúng tôi sẽ xuất
hàng sang Mexico và California với giá thấp hơn các đối thủ địa phương là 20% và chiếm 25%
thị phần vào cuối năm 2008. Doanh thu ước tính trong năm đó sẽ là 20 triệu đô-la Mỹ. Doanh
nghiệp sẽ bắt đầu huề vốn vào năm 2007 và sẽ thu hồi được 20% vốn đầu tư vào năm 2009.
Vốn đầu tư cần có là 3 triệu đô-la Mỹ. Trong đó 1 triệu đô-la được dùng cho mục đích đối