Ebook Kỷ yếu hội thảo chuyên đề Internet of things (IOT): Ứng dụng công nghệ thông tin và internet of things (IOT) trong hoạt động thư viện – y tế phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và khởi nghiệp (Phần 2)

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ RFID
TRONG QUẢN LÝ THƯ VIỆN CHẤT LƯỢNG CAO
(Triển khai dự án xây dựng thư viện tại Tòa nhà Trung tâm)
Thư viện HCMUTE
http://thuvien.hcmute.edu.vn
thuvienspkt@hcmute.edu.vn
08.38969920
Tóm tắt: Công nghệ RFID bắt đầu được áp dụng rộng rãi vào công tác quản lý
từ những năm đầu của Thế kỷ XXI trong các mô hình thư viện hiện đại. Ngay từ thời
điểm mới được áp dụng, đã có hàng trăm thư viện tiến hành chuyển đổi sang RFID và
công nghệ này đã chứng minh được tính tiện lợi, thân thiện, luôn hướng tới việc tạo sự
tiện nghi và ưu thế vượt trội so với các công nghệ quản lý tài liệu trước đây. Tuy nhiên
rào cản lớn nhất thời điểm đó chính là giá thành của các thiết bị, vật tư cho RFID quá
cao, vượt ngoài tầm với của đa số các thư viện. Hiện nay, với sự phát triển vượt bậc
của khoa học kỹ thuật giá thành của một hệ thống RFID đã thay đổi rất nhiều. Thay đổi
đến mức nếu làm một phép so sánh ngang từng hạng mục, giá thành RFID không còn
quá “đắt” so với cổng từ (EM). Điều này dẫn tới hàng chục ngàn thư viện trên thế giới
đã áp dụng RFID, còn tại Việt Nam đang có một làn sóng các thư viện xây dựng kế
hoạch với RFID, một số thư viện đã đầu tư, vận hành thành công hệ thống này, điển
hình có thể kể đến là thư viện của các trường như Đại học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh,
Đại học Quốc Gia Hà Nội, Đại học Giao thông Vận tải, Đại học Ngoại thương, Học
viện Chính trị Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh. Bài viết đề cập đến các thông tin tổng quan
về một hệ thống RFID áp dụng cho thư viện, qua đó giúp người đọc có một cái nhìn bao
quát và toàn diện nhất về công nghệ này.

I.

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Trước đây, với mô hình thư viện truyền thống gặp rất nhiều bất cập
trong việc tra cứu, tìm tài liệu hay quản lý tài liệu (chống trộm, thất lạc
tài liệu,…). Bạn đọc thường mất thời gian vào việc tra cứu, đăng ký
mượn/trả, thư viện tốn nhiều nhân công trong việc quản lý, vận hành hệ
thống. Để khắc phục vấn đề này rất nhiều nơi trên thế giới đã đưa các hệ
thống công nghệ thông tin, công nghệ tự động hóa vào thư viện, đặc biệt
là công nghệ RFID giúp cải thiện nhu cầu bạn đọc. Khi những công nghệ
mới này được áp dụng sẽ cung cấp cho thư viện một môi trường tốt nhất,
việc tìm tin hay mượn trả tài liệu sẽ không còn mất thời gian của bạn
đọc, giúp cho thư viện quản lý được tài liệu một cách đơn giản và hoàn
thiện nhất. Nâng một bước từ thư viện truyền thống sang thư viện điện
tử, thư viện số với những thiết bị tự động hóa được tối ưu. Những thư
37

viện hiện đại trên thế giới thường được áp dụng quy trình hoạt động như
sau:

Quy trình hoạt động chung của thư viện hiện đại
1.

Công nghệ RFID

RFID (Radio Frequency Identification) là một công nghệ định danh
các con chip điện tử bằng sóng vô tuyến, hiện đang được rất nhiều quốc
gia, công ty, tập đoàn trên thế giới nghiên cứu và sử dụng. Đây là một
công nghệ tiên tiến để kiểm soát tài liệu, nó có nhiều ưu điểm vượt trội so
với công nghệ mã vạch. Khác với công nghệ mã vạch là công nghệ định
danh trực diện (line-of-sight technology), nghĩa là để nhận dạng đối
tượng, máy đọc cần phải tiếp xúc trực tiếp đối tượng ở khoảng cách gần.
Đối với công nghệ RFID, có thể xác định đối tượng ở khoảng cách xa từ
vài mét tới hàng trăm mét trong môi trường không gian 3 chiều (3D).
Một hệ thống RFID thường bao gồm 2 thành phần chính là thẻ tag
(chip RFID chứa thông tin) và đầu đọc (reader) đọc các thông tin trên
chip. RFID được ứng dụng lần đầu tiên trong lĩnh vực quân sự. Trong thế
chiến thứ II, quân đội các nước Mỹ, Nga, Đức,… đã ứng dụng công nghệ
RFID để xác định máy bay trên không phận mình là của địch hay của kẻ
thù vì vậy nó còn có tên là IFF (Identify friend or foe). Tuy nhiên, mãi
đến những năm 1980 nó mới được bắt đầu ứng dụng trong lĩnh vực
thương mại và từ năm 1990 đến nay, RFID vẫn là mục tiêu được chú
trọng phát triển trong nhiều lĩnh vực như hàng không, quốc phòng cho
đến lĩnh vực kiểm kê, kiểm soát hàng hóa, kiểm soát động vật, giao thông
38

(thẻ trả tiền tàu xe, hoặc gắn vào lốp xe để đánh giá điều kiện đường
xá,…), quản lý việc truy cập hệ thống và bảo mật, quản lý nhân viên,
dược phẩm, siêu thị và đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý thư viện.
2.

RFID ứng dụng trong thư viện

Ngày nay, thư viện trên thế giới đang đối diện với những khó khăn
trong quản lý về sự gia tăng không ngừng mật độ tại các điểm lưu thông
và vốn tài liệu thư viện. Các nhân viên làm việc tại quầy lưu thông ngoài
việc đảm bảo hiệu quả sử dụng nguồn tài nguyên thư viện, công việc
hàng ngày của họ còn là tiếp xúc bạn đọc và cung cấp dịch vụ khách
hàng chất lượng cao thỏa mãn mọi nhu cầu của khách thăm quan cũng
như bạn đọc của thư viện.
Công nghệ RFID đã và đang giải quyết những khó khăn (cũng có
thể được xem như những thách thức kể trên). Với tính năng “3 trong 1”,
lưu thông - an ninh - kiểm kê, RFID không những tối ưu hóa quỹ thời
gian của nhân viên thư viện mà đặc biệt là đem lại sự thuận tiện và đảm
bảo tính riêng tư của bạn đọc khi họ sử dụng quầy mượn trả tự động.
Điểm son của RFID chính là tính năng kiểm kê hàng loạt khi nhân
viên chỉ cần đi dọc theo hàng dãy kệ mà không cần phải nhấc xuống (rồi)
đặt lên bất kỳ quyển sách nào và tính năng lưu thông nhiều tài liệu cùng
một lúc (ví dụ: một chồng sách gồm 10 quyển, vài đĩa CD-ROM và băng
video hoặc cát xét chỉ cần một lần quét duy nhất tại quầy lưu thông). Hơn
nữa, việc áp dụng các thiết bị tự phục vụ vào thư viện còn làm tăng tính
chủ động cho bạn đọc, giảm thiểu tối đa thời gian chết khi không phải
chờ đợi xếp hàng dài để đăng ký mượn, trả tài liệu.
Ứng dụng công nghệ RFID vào trong thư viện thực sự đã và đang
đem đến những lợi ích trước mắt và lâu dài cho quy trình quản lý thư
viện hiện đại, “truy tìm dấu vết” của các tài liệu xếp sai vị trí, tự động
mượn trả, gia tăng an ninh thư viện. Điều này dẫn tới hàng chục ngàn thư
viện trên thế giới đã áp dụng RFID và tại Việt Nam đang có một làn sóng
các thư viện xây dựng kế hoạch với RFID và có một số thư viện đã đầu
tư và vận hành thành công hệ thống này, điển hình có thể kể đến là thư
viện của các trường như Đại học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh, Đại học
Quốc Gia Hà Nội, Đại học Giao thông Vận tải, Đại học Ngoại thương,
Học viện Chính trị Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh.
3.

Ưu điểm của RFID khi ứng dụng trong thư viện

 Không cần tiếp xúc trực diện với tài liệu: khác với công nghệ mã
vạch, để nhận dạng tài liệu cần phải tiếp xúc trực tiếp giữa tài liệu và
thiết bị đọc. Đối với công nghệ RFID, cho phép máy đọc có thể nhận
dạng được tài liệu ở khoảng cách khá xa.
39

 Kết hợp giữa chức năng an ninh và chức năng nhận dạng tài
liệu (thông qua các thông tin có trong thẻ: số đăng ký cá biệt, môn
loại,...): đối với hệ thống sử dụng mã vạch, mỗi nhãn mã vạch chỉ cho
phép nhận dạng tài liệu còn để chống trộm tài liệu thì người ta phải sử
dụng chỉ từ. Như vậy, mỗi tài liệu đều được gắn cả nhãn mã vạch và chỉ
từ. Đối với các hệ thống RFID, mỗi thẻ RFID đã đảm nhiệm được cả 2
chức năng này: chức năng an ninh và nhận dạng tài liệu.
 Khả năng xử lý không cần nhân công: Trong khi các hệ thống
khác đòi hỏi phải có nhân công trực tiếp thao tác thì mới có thể nhận
dạng được thì hệ thống RFID có thể nhận dạng mà không cần đến sự hỗ
trợ của con người. Giảm chi phí nhân công và lỗi nhân công.
 Mượn/Trả nhanh chóng cùng lúc nhiều tài liệu: khả năng đọc
thông tin từ thẻ RFID nhanh hơn nhiều so với sử dụng mã vạch vì vậy
làm cho thao tác mượn trả tài liệu cũng nhanh hơn. Hỗ trợ tối đa việc tự
động hóa quá trình mượn/trả tài liệu: hỗ trợ mượn/trả không có sự can
thiệp của thủ thư. Bạn đọc có thể mượn cùng một lúc với nhiều tài liệu
một cách dễ dàng, trong khi các hệ thống nhận dạng tự động khác xử lý
đơn hoặc xử lý theo chuỗi.

Xử lý đơn

Xử lý nối tiếp

Xử lý đồng thời

Các phương pháp xử lý dữ liệu
 Phân loại tài liệu tự động: mỗi thẻ RFID cho phép lưu nhiều
thông tin khác nhau trong đó có môn loại của tài liệu. Vì vậy, các nhà sản
xuất thiết bị RFID đã chế tạo ra loại máy giúp cho việc phân loại tài liệu
tự động sơ bộ.
 Khả năng chống trộm tốt: các hệ thống an ninh sử dụng cổng từ,
khả năng phát hiện tài liệu chỉ trong một khoảng cách ngắn và chỉ trong
không gian 2 chiều, chỉ có duy nhất sản phẩm hãng Tagit sử dụng công
nghệ 3 chiều. Do vậy, nếu một bạn đọc khi cầm sách cao hơn chiều cao
của cổng từ thì cổng từ sẽ không phát hiện được. Với hệ thống an ninh sử
dụng công nghệ RFID, nó có khả năng phát hiện tài liệu với khoảng cách
40

xa và trong không gian 3 chiều vì vậy khả năng chống trộm của nó an
toàn và đáng tin cậy hơn hệ thống an ninh sử dụng cổng từ.
 Kiểm kê nhanh chóng: với hệ thống RFID, nó có khả năng quét
và nhận thông tin từ các quyển sách một cách nhanh chóng mà không cần
phải dí sát máy kiểm kê tài liệu vào sách hoặc di chuyển sách ra khỏi giá.
Với việc sử dụng công nghệ không dây, kết nối dữ liệu kiểm kê với trực
tiếp máy chủ sử dụng phần quản trị thư viện, nó cho phép không chỉ cập
nhật thông tin về kiểm kê mà còn cho phép biết được ngay vị trí đúng của
tài liệu trên giá sách.
 Khả năng cập nhật, thay đổi dữ liệu trực tiếp: Hệ thống RFID
có khả năng đọc/ghi thông tin trên thẻ một cách dễ dàng. Không cần phải
thay thế nhãn như các hệ thống nhận dạng khác.
 Độ bền của thẻ cao: độ bền của thẻ RFID cao hơn so với mã
vạch bởi vì nó không tiếp xúc trực tiếp với các thiết bị khác. Các nhà
cung cấp RFID cho rằng mỗi thẻ RFID có thể sử dụng ít nhất được
100.000 lượt mượn/trả trước khi nó bị hỏng.
II.

NGUYÊN LÝ VẬN HÀNH VÀ CÁC THÀNH PHẦN THIẾT
BỊ TRONG HỆ THỐNG RFID

Mô hình hệ thống an ninh trong thư viện sử dụng công nghệ RFID
41