Xem mẫu

PHẨN .1. HƯỚNG DẨN T ổ CHỨC CHỨNG TỪ KỂ TOÁN BANG EXCEL Chương 9 TẰI SAN CỐ ĐỊNH Trong chương 6, 7. 8 chúng ta đã lần lượt nghiên cứu về chủ đề quán lý nhân sự, tiền lương, vật tư và kế toán bằng Excel, chúng ta cũng thây những mối liên hệ giữa các bảng dữ liệu thông qua từ khóa “mã sô nhún viên”, "mủ hàng" vù “mà lài khoản”. Trong chương 8 “Chứng từ tiền tệ” chúng ta đã được tìm hiểu một công thức vô cùng lý thú “công thức mảng”, nhờ nó chúng ta có thể thiết lập hệ thống sổ sách với những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và thuận tiện khi lẻn háo cáo ton*! hợp. Tuy nhiên, tiến trình làm sổ sách kế toán vẫn còn thiếu một phần cũng khá quan trọng, nhâ`t là với những đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý tài san của Nhà nước, và đó cũng là chủ đề trong chương này, Tài sản cố định. Chương này gồm 4 phần: 9.1Tổng quan về tài sản cố định 9.2 Bài toán quản lý tài sản cố định 9.3 Phân tích bài toán 9.4 Tạo lập bảng tính 299 PHẢN V HƯÓNU DÁN TO CHỨC CHỨNCỈ TỪ KĨ` TOÁN BÃV i l.xc I l 9.1. Tổng quan về tài sản cô định Nhữnv qu\ dinh chi.MJ U` Í..I `•all t ố định ban V. >thè tham kha»> "chê độ quan lý. sứ duni! \u tinh hu.> mun tai san cô dinh tron” các ditn M Hành thính sư nghiệp • han hanh theo c|u\él dinh su 351-TC/QĐ/CĐKT IIÌỈÙN 22-5-1997 của Bõ trương Bú Tài chinh. Tài sail cố định được chia Ihành hai nhóm chính: Tài san cố đinh hữu hình và tài sa II võ hình. Tron tí chưiín^ này chúng la sẽ khảo sát tài sản c ố đinh hữu hình. 9.2. Iiài toán quán lý tài sản cô định Nói chuniỉ. mọi đơn vị dcu cần phái theo dõi tài siin cố định, tình hình trích khấu hao tài sún, cuối năm kiểm kê vã đánh giá lại giá trị tài sản. Do đõ. cuốn sách này sẽ đề cập đến việc quản lý tài san và theo dõi tình hình khấu hao của ùii sún hà 111! cát cóntỉ cụ của Excel. Bài toán được phát biêu như sau: "Hãy ilìoiịỊ Excel íỉữ ỊỊhi chép va quan lý lài sàn cô định ". 9.3. Phân tích bài toán Khai Yiíi các bài (oán tiền lưdug, vật iư và kê toán, quản lý tài sản cô định đdn gian hơn và sổ tài sản cô định thương được lập theo từng năm. Tuy nhiên, tùy theo yêu Lầu quán lý mà tính khâu hao theo tháng, hay theo quý và mỏ rộng ihèm các chi liêu quán lý như: Tinh trạng tài sản, bộ phận phòng ban nào quan lý, giá tri còn lai v.v... Ngoài ra, tài sản cố định còn được phân loại theo nhóm hệ thống tài khoản và nguồn vốn hình thành tài sản đó (ngân sách cấp, tự mua v.v...). Do đó, khi lập trình và phân tích bài toán bạn cần hoạch định trước nhữnu khá nàng phát sinh. Cũng như các chương trước đó, chúng ta sẽ bắt đầu bàng việc phân tích hài toán và câu trúc dữ liệu. Có rất nhiều phương pháp tiếp cận, ở đây trong cuốn sách này chúng ta chỉ xem xét một trường hợp điển hình, quản lý tài sán cố định (ì đitn vị \Ư nghiệp có thu X. Yêu cầu của bài toán: Mở sổ ghi chép chi tiết tình hình tững Ịịiam lùi sàn cỏ định năm 2(X)5 vù tính khấu hao năm làm căn cứ ghi số kế toán (Thông thường, khâu hao tài sản cô định thường dược tính cuôi năm mừ hiện tại là iìầu năm 2006 nên chúng tôi chọn năm 2005). ^ Dê dơn ịỊỈán vù thuận tiện cho bạn khỉ theo dõi. chúng tôi lược bới và chí dưa vào một sô lượng hạn ché tài sảtì cô ílịnh nhằm minh họa cho vi dụ nay. Trên thực tê có thê rất nhiều và ỊỊÌá cả rất khac biệi. 300 PHÁN 1 HƯỚNG DÁN Tỏ CHƯC CHƯNG TƠ KÍ! TOÁN BĂNG EXCEL Để Ihực hiện công việc này. hạn cần thiét kế hai phân hệ: - Phán hộ chứa Sô chi tiết Iheo dõi lài .sun LÓ dinh. Sú lú ) đung đc trill ctìcp L4.1L chứng từ phút sinh và những chứng từ liên quan đến việc tăng giám tài san cô định như: Tăng giá trị do sửa chữa, giám giá tri Jo đanh giá lại giá irị tài san. Ngoài ra. đế phuc vụ cho sổ kê toán Nỏ này cùng dùng để tính khâu hao cho từng loại tài sún. - Phân hệ chứa Hùng khấu hao tài sán cô định theo nhóm tài khoan. Bám: kliãu hao nhằm mục đích cung cấp số liệu cho "kê toán”, do đó chúng thường dưực phân loại theo hệ thống tài khoản, về nguyên tắc. số liệu `jiá tri trC*n BáiiL’ khấu liuo phai bằng với sô liệu trên số kế toán. Lưu V. VI itủ x lủ b ù i tư ứ n m ầ u nuuìịị tin h hướniỊ d a n Ill`ll sò liệ u Si` k l t c r j kil`ffi với s ố ké toán iron# chươrnỊ (S. Trên thực tê chúng phui khdỊ) nhau Sơ đồ V./ Luân chuyến chứng từ tùi san cô định Có thể tạo cột "mã tài sản” như trong chương 6. Nhưng có lẽ với tài san cô định, thường số lượng không nhiều, bạn không cần mã hàng mà vẫn quán lý đ ư ợ c (trừ khi bạn đùng chương trình quán lý vật tư đế nhập xuất lài sán). Khác với quiín lý vật tư (theo dõi diễn hiến nhập xuất), mục đích quan lý lùi sản cúu chúng tu lù theo dõi tình trụng và tính khâu hao tài san (tất nhiên khi dó tùi sản sẽ thuộc đơn vị quản Jý và chỉ có nhập vào và râì ít khi xuất. Nếu có xuât dùng phương pháp kiểm kê định kỳ chúng ta cũng xác định được nơi quản lý tài sản đó), xem Hình 9. ỉ Mội dạng hệ thong sư theo dõi tài sàn cố định năm 2U05. ` `• Tương tự như chương 7, sau khi lập sơ đồ luân chuyển chứng từ (phần này là bài tập dành cho bạn, gựi ý “bạn có thể tham khảo ví dụ ngay sau đây"), chúng ta cũng tiến hành phân tích bài toán theo các bưđc sau: - Tạo tập tin bàng tính bằng Excel và đăng ký các số báng tính. 301 PHẨN 3. HƯỞNG DẢN Tổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BANG EXCEL IaJ ỊU £dt lr**t Fgrmat look e*u - I I ID tfB r fiS ia a y ` A ị VNl-nmeí .11 • A 1 Đon vi 2 SỔ TÀI SÀN CỐ ĐỊNH NĂM 2005 3 I Nâm: 2005| ♦ SOCTU NOAYCTU fetATlfl Tềmtil 1ỈI NguồnNtmsx 5 TS0001 04/01/2003 2113 Mar phlt difcfi DP 1995 6 TS0002 06/03/2003 2113 MIT f a x DP 1998 7 TSÚ0Ù3 ùì/06/2005 :l 14. Dgn Thoại Di dong DP 2000 8 TSOOOA 10/06/2005 2113 Mấy Lanh Sừ Dụng Remote TW I996 9 TS0005 20/07/2005 2115 MlT ViTmh Pll-4.jp DP 10 TSÚOOÕ 20/07/2005 2115 Mir Vi Tinh HI-4.50 DP 2001 11 TS0Ú07 01/08/2003 Mly Photocope RECOH DP 2001 12 TS0008 01/08/2005 2113 Tm JVC-*- đa TW 2001 13 TS0009 01/08/2003 2115 May m LQ2170 DP 2000 1 4 _____ Tổng cộng 15 16 17 Í8. Nauy»»ti< TLICH* TOO. Cki tq dầu »ln 23,OOu.`."JO 10 :o 23,ụOO,Ouú 27,UUU.CI00 10 2 7.ÚÚU,`>Ì0 IJ.OUQ.OCIU 20,000,000 ;o 10 20.0ufl.0`.`0 9,000,000 10.000,000 10 10 —10,000.0001 31.433.000 10 10 31.433.000 13.4S5.000 10 I3.43?.000 6.857.200 10 r *■ s g l i . r Ị Hình 9.1 Một dạng hệ thống sổ theo ílõi tài sản cố định năm 2005 - Lập Sổ tài sản cô` định năm 2005 của đơn vị, gồm các cột: • Sô"chứng từ (ký hiệu TS, kiểu ký tự) • Ngày chứng từ (kiểu ký tự) • Mã tài khoản MATK (kiểu ký tự) • Tên tài sản và qui cách tài sản (kiểu ký tự) • Nguồn hình thành tài sản cố định NGƯON (kiểu ký tự, ký hiệu TW ngân sách trung ương, DP địa phương) • Năm sản xuât (kiểu số) • Năm sử dụng (kiểu ký tự) Có dạng Tháng/Năm MM/YYYY, cột này có được nhờ phép cắt chuỗi của cột Ngày chứng từ NGAYCTU. • Tháng sử dụng (kiểu số) Cột này dùng để tính khâu hao: nếu tài sân đượcsử dụng trước năm2005 thì được tính đủ 12 tháng, nếu đưa vào sử dụng trong tháng 03/2005thì thời gian sử dụng trong năm 2005 là 9 tháng: =12 - 03 = 9 tháng • Nguyên giá (kiểu số) Giá trị ban đầu của tài sản. • Thời gian sử dụng hay tỷ lệ khâu hao TLKH% (kiểu sô`) 302 PHẨN 3. HƯỚNG DẪN Tổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BANG EXCEL Thời gian sử dụng hay tỷ lệ khâu hao được xác định theo chế độ khấu hao cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, theo Quyết định số 351-TC/QĐ/CĐKT ngày 22-5-1997 của Bộ trưởng Bộ tài chính. • Thời gian còn lại TGCL (kiểu số) Thời gian khâu hao còn lại của tài sản. Thời gian này dưrtc tính tự động và bằng Thời gian sử dụng trừ đi hiệu của năm bắt đầu sử dụng viHi nãm hiên hành. Ví dụ, tài sản A có thời gian sử dụng là 10. năm bắt đầu sử dung la 2004 và năm tính khâu hao là 2005. Khi đó thời gian còn lại bằng: TGCL= 10 - (2005 - 2004) = 9 năm • Giá trị đầu năm (kiểu số) Giá trị này bằng với Giá trị còn lại của tài sản nám trước. Thông thường, giá trị này do người dùng tự nhập căn cứ sổ [heo dôi tài sản cố định năm trưđc. • Ghi tăng tài sản (kiểu số) Cột này thể hiện giá trị tăng thêm của tài sản do cải tạo, nàng cấp, xây thêm. Cột tăng thêm này sẽ ảnh hưởng khi tính giá trị hao mòn. • Ghi giảm tài sản (kiểu số) Cột này thể hiện giá trị giảm củu tài sản do tháo dỡ, định giá lại. Cột ghi giảm sẽ ảnh hưởng khi tính giá trị hao mòn. • Khâu hao năm (kiểu số) Cột này dùng để tính giá trị hao mòn trong năm của tài sản. Khi tính giá trị hao mòn cần lưu ý đến giá trị tăng thêm vào giảm đi của tài sản và được tính theo công thức: Giá trị hao mòn năm=((Giá trị dẩu năm+Giá trị tãng-Giá trị giảm)/12 tháng)*số tháng so • Khấu hao lũy kế (kiểu số) Cột này dừng để tính giá trị hao mòn lũy kế từ khi sử dụng tài sản. Cột này được tính theo công thức: KHLK= Nguyên giá ‘ Giá trị đẩu năm + Khấu hao năm • Giá trị còn lại (kiểu số) Cột này cho biết giá trị còn lại của tài sản và được tính theo công thức: GTCL= Giá trị dâu năm + Giá trị tăng - Giá trị giảm - Khấu hao năm • Kèm theo (kiểu ký tự) Cột này để ghi số hốa đơn, biên bản giao nhận tài sản. • Ghi chú (kiểu ký tự) Cột thường để ghi những thông tin khác như tình trạng tài sản... - Lập sổ Bảng tính khấu hao ỊLHTSCD, gồm các cột: • Mã tài khoản MATK (kiểu ký tự) Cột Mã tài khoẳn dùng để tính tổng giá trị hao mòn theo nhóm tài khoản. Số hiệu tài khoản do người dùng tự nhập căn cứ bảng mã tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp cố thu. • Tên tài khoản (kiểu ký lự) 303 ... - tailieumienphi.vn
nguon tai.lieu . vn