Xem mẫu
- Đề cương ôn tập
Thông tin trong quản lý hành chính
- Câu 1: Khái niệm cơ sở dữ liệu. Công dụng và cách thiết lập cơ sở dữ liệu trong
hoạt động cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Lấy ví dụ minh họa về một cơ sở
dữ liệu cụ thể.
Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thạp thông tin, quản lý thông
tin, xử lý thông tin, truyền và nhận thông tin theo cách nào đó nhằm đạt được ở mức độ
tốt nhất mục tiêu đạt ra từ trước của con người.
Như vậy thông tin là chất liệu cơ bản của tin học, thong tin tồn tại trong thực tiễn với rất
nhiều hình thức khác nhau, dạng khác nhau và nó được hiểu theo nghĩa: Thông tin là tất
cả những gì có thể giúp con người hiểu được đối tượng mà mình quan tâm. Do đó con
người luôn cần đến thông tin để tồn tại và cải tạo thế giới. Ngành khoa học tin học muốn
phát triển phải có nguồn thông tin. Thông tin đơn giản nhất đó là số liệu, là dữ liệu, chi
tiết có liên quan đến sự vật, sự việc, hiện tượng.
Dữ liệu (vật liệu thô chứa thông tin) được lưu trong các kho dữ liệu với nhiều dạng khác
nhau như: âm thanh, hình ảnh, kí hiệu, trong quản lý nhà nước chủ yếu ở dạng kí tự, chữ
viết và công thức trên các văn bản. Bên cạnh đó còn được tích hợp trên máy tính và mạng
diện rộng của Chính phủ.
Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL; tiếng Anh là database) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu
kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng
trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết
các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này
được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong
các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
- CÔNG DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Cơ sở dữ liệu trong quản lý hành chính nhà nước là các kho thông tin phục vụ quản lý ,
điều hành của chính phủ, bảo đảm cung cấp nhanh chóng, kịp thời các thông tin cần thiết
về kinh tế, văn hóa, xã hội, hỗ trợ các cơ quan quản lý nhà nước ban hành các quyết định
quản lý, điều hành.
Giai đoạn 1996-1998, Nhà nước ta đầu tư cho 6 cơ sở dữ liệu quốc gia và giao cho 6 cơ
quan quản lý và phát triển các cơ sở dữ liệu này
Giai đoạn 2001-2005 tiếp tục thực hiện dự án khả thi của các cơ sở dữ liệu quốc gia đã
được phê duyệt và một số cơ sở dữ liệu quốc gia mới, bao gồm:
· Cơ sơ dữ liệu quốc gia về kinh tế- xã hội.
· Cơ sơ dữ liệu quốc gia về hệ thồng văn bản quy phạm pháp luật.
· Cơ sơ dữ liệu quốc gia về cán bộ công thức.
· Cơ sơ dữ liệu quốc gia về dân cư.
· Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất.
· Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài chính.
· Cơ sơ dữ liệu quốc gia về thông tin xuất nhập khẩu.
· Cơ sơ dữ liệu quốc gia về giao dịch bảo đảm.
Các cơ sở dữ liệu quốc gia trên ngoài chức năng phục vụ các hoạt động quản lý điều hành
của nhà nước còn phục vụ cho các doanh nghiệp và nhân dân nhằm tạo điều kiện cho các
- hoạt động sản xuất, nghiên cứu và phát triển kinh té - xã hội.
Như vậy cơ sở dữ liệu được coi là tài nguyên thông tin của quốc. Nó có vai trò vô cùng
quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.
CÁCH THIẾT LẬP CSDL TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯỚC:
Theo yêu cầu thông tin để thực hiện nhiệm vụ quản lý trong mỗi hệ thông tổ chức, tin học
hóa được thực hiện từ các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và ủy ban
nhân dân cấp tỉnh.Tại cấp trên của Bộ, cơ quan ngang bộ, tỉnh sẽ hình thành một trung
tâm tích hợp cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi mình phụ trách.
Trung tâm này không phải là nơi cập nhật, lưu trữ các dữ liệu điều hành, mà là nơi liên
kết các cơ sở dữ liệu tác nghiệp của các đơn vị trong từng hệ thống. Trung tâm có chức
năng cung cấp, chia sẻ thông tin chung, tuyền các mệnh lệnh quản lý thông qua các văn
bản quy phạm pháp luật, công văn hành chính của các cấp hành chính có thẩm quyền.
Trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu của mỗi hệ thống quan hệ với trung tâm tích hợp cơ sở
dữ liệu của hệ thống khác theo kiểu quan hệ ngang hàng thông qua trung tâm tích hợp
CSDL của chính phủ.
Như vậy, Trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu sẽ hình thành tai các cấp sau:
Cấp Chính phủ: Trung tâm tích hợp CSDL đặt tại trung tâm mạng tin học diện rộng của
Chính phủ.Trung tâm này có chức năng, nhiệm vụ liên kết cơ sở dữ liệu của các Bộ cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ, UBND cấp tỉnh. Nhằm chia sẻ thông tin giữa
các cơ quan , đơn vị này, nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng và các
cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ, tỉnh. Trung tâm tích hợp CSDL cấp Chính phủ
cung cấp hạ tầng truyền thông chung giưã các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh thông qua
mạng tin học diện rộng của chính phủ.
Cấp Bộ: Trung tâm tích hợp CSDL đặt tại Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính
- phủ. Liên kết các CSDL điều hành của Bộ, kể cả các đơn vị chịu sự chỉ đạo của Bộ.
Ngoài ra nó còn cung cấp, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trong Bộ qua trung tâm tích
hợp CSDL của chính phủ.
Cấp Tỉnh: Trung tâm tích hợp CSDL đặt tại Văn phòng HĐND và UBND tỉnh có chức
năng liên kết CSDL tác nghiệp của các sở, ban, ngành, quận, huyện…chia sẻ thông tin
phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND cấp tỉnh và các đơn vị trong tỉnh.
Trung tâm CSDL của tinh cung cấp hạ tầng tuyền thông chung giữa các sở, ban, ngành,
quận, huyện… thông qua mạng tin học diện rộng của tỉnh.
CSDL trong quản lý nhà nước được thiết lập theo hệ thông thứ bậc dựa trên cơ sở chức
năng nhiệm vụ của từng cơ quan. Và được tích hợp vào CSDL chung của quốc gia.
Các cách sắp xếp dữ liệu:
• Sắp xếp dữ liệu theo lĩnh vực ,ngành như: kinh tế, văn hóa, văn hóa…
• Sắp xếp dữ liệu theo đối tượng quản lý: cán bộ công chức, dân cư, tài nguyên…
• Sắp xếp dữ liệu theo tính chất pháp lý: văn bản pháp luật, văn bản pháp quy…
• Sắp xếp dữ liệu theo lãnh thổ: Tỉnh Quảng Ninh, Hồ Chí Minh, Hải Phòng…
Quận Cầu Giấy, huyện Đông Anh….
• Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tên gọi.
VÍ DỤ VỀ MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU CỤ THỂ:
Cơ sở dữ liệu về luật dân sự
CSDL về Bộ Luật Dân sự của nước CHXHCN Việt Nam được tích hợp trên mạng diện
rộng của Chính phủ (www.chinhphu.vn), qua đó mọi cá nhân, tổ chức trong và ngoài
nước có thể truy cập và khai thác miễn phí các văn bản, các điều luật, các quy
định…trong bộ luật. Bên cạnh đó cơ sở dữ liệu này con ghi nhớ ngày tháng năm ban
- hành, sửa đổi và bổ xung, chủ thể ban hành,các lĩnh vực được ban hành…để các cá nhân
và tổ chức trong và ngoài nước dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.
Câu 2: Trình bày công dụng của mạng LAN trong hoạt động của một cơ quan. Khái
niệm cơ sở dữ liệu. Nêu tên một số cơ sở dữ liệu thường được xây dựng và sử dụng
trong một cơ quan quản lý hành chính nhà nước.
CÔNG DỤNG CỦA MẠNG LAN
LAN (viết tắt từ tên tiếng Anh Local Area Network, "mạng máy tính cục bộ") là một hệ
thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong một phạm vi nhỏ (nhà ở, phòng làm việc,
trường học, …). Các máy tính trong mạng LAN có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, mà
điển hình là chia sẻ tập tin, máy in, máy quét và một số thiết bị khác.
Một mạng LAN tối thiểu cần có máy chủ (server), các thiết bị ghép nối (Repeater, Hub,
Switch, Bridge), máy tính con (client), card mạng (Network Interface Card – NIC) và dây
cáp (cable) để kết nối các máy tính lại với nhau. Trong thời đại của hệ điều hành MS-
DOS, máy chủ mạng LAN thường sử dụng phần mềm Novell NetWare, tuy nhiên điều
này đã trở nên lỗi thời hơn sau khi Windows NT và Windows for Workgroups xuất hiện.
Ngày nay hầu hết máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows, và tốc độ mạng LAN có thể
lên đến 10 Mbps, 100 Mbps hay thậm chí là 1 Gbps.
Một hình thức khác của LAN là WAN (Wide Area Network). Có nghĩa là mạng diện
rộng. Dùng để nối các LAN lại với nhau (thông qua router).
Một hình thức khác nữa của mạng LAN, mới xuất hiện trong những năm gần đây là
WLAN (Wireless LAN) – mạng LAN không dây.
Mạng LAN là mạng cục bộ và ra đời đáp ứng được nhu cầu của các cơ quan bởi đặc
trưng và ưu điểm của nó:
- Về mặt địa lý : mạng LAN có phạm vi tương đối nhỏ, thường được lắp đặt trong một tòa
nhà, một cơ quan…. Phạm vi nối các máy tính từ vài mét đến vài chục km. Trong thực tế
các cơ quan thường đóng trong một tòa nhà, một khu vực , hay một địa điểm nào đó…
Về tốc độ đường truyền: Mạng LAN có tốc độ đường truyền thường cao hơn mạng diện
rộng khoảng 100 Mb/s với tóc đọ dường truyền như vậy có thể tải các dữ liệu với dung
lượng lớn trong thời gian ngắn và an toàn rất phù hợp với những cơ quan cần trao đổi
thông tin giữa các bộ phận nhiều và nhanh.
Về độ tin cậy: mạng LAN có tỷ suất lỗi rất thấp so với mạng diện rộng .
Về đặc trưng quản lý: do là mạng cục bộ, là chủ sở hữu riêng của từng cơ quan nên việc
quản lý vâ khai thác mạng hoàn toàn tập trung thống nhất. Trong máy chủ chứa những
thông tin của nội bộ cơ quan nên từ sự quản lý của máy chủ có thể jtaoj nên sự thống nhất
trong quản lý.
Mạng LAN có nhiều loại khác nhau, mỗi loại có ưu, nhược điểm khác nhau tùy vào điều
kiện cụ thể của từng cơ quan mà lựa chon hinh trạng sao cho tối ưu nhất.
o Đối với hình trạng Star (sao):
Ưu điểm: láp đặt đơn giản, dễ dàng cấu hình lại, dễ kiểm soát và khắc phục sự cố. Tận
dụng tối đa tốc độ đường truyền.
Nhược điểm: độ dài và đường truyền một trạm với trung tâm bị giới hạn trong vòng
100m và khá tốn dây.
o Đối với hình trạng Ring (vòng):
Hình trạng này có Ưu, nhược điểm tương tự dạng Star. Nhưng giao thức của nó khá phức
tạp, điều khiển việc cấp phát quyền được truyền dữ liệu trên vòng cho các trạm có nhu
cầu.
- o Đối với dạng Bus (cây):
Ưu điểm: ít tốn dây dễ lắp đặt, đường trục thông tin chính có chiều dài lớn, áp dụng cho
các khu công nghiệp, khu sản xuất lớn…
Nhược điểm: tốc độ truyền chậm, nếu có sự cố trên đường trục chính sẽ ảnh hưởng đến
toàm hệ thống và khó tìm ra chỗ bị lỗi. Và yêu cầu phải có giao thức để quản lý truy cập
đường truyền.
KHÁI NIỆM VỀ CSDL
(Tương tự câu 01).
MỘT SỐ CSDL THƯỜNG ĐƯỢC XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG TRONG MỘT CƠ
QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC:
Ví dụ cụ thể trong cơ quan: UBND thành phố Hà Nội
Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được giao và để phục vụ hoạt động quản lý trên địa bàn
thành phố thì UBND thành phố đã xây dựng một số cơ sở dữ liệu:
Xây dựng hệ thống các văn bản do chính quyền thành phố ban hành và lưu trữ tại Văn
thư lưu trữ sau đó các văn bản này được tích hợp lên mạng diện rộng của thành phố Hà
Nội.
Lập hệ thống quản lý các văn bản hành chính, hồ sơ của cán bộ công nhân viên chức
trong thành phố bằng công nghệ thông tin và do Sở Nội Vụ quản lý.
Xây dựng kho tài liệu trực tuyến về các tài liệu, số liệu thống kê trong các lĩnh vực: tài
nguyên môi trường, kinh tế. chính trị, văn hóa- xã hội…
UBND thành phố đã sử dụng các CSDL như:
- • Cơ sơ dữ liệu quốc gia về kinh tế- xã hội.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về hệ thồng văn bản quy phạm pháp luật.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về cán bộ công thức.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài chính.
Câu 3: Tại sao nói : “Trong quản lý, thông tin vừa là nguyên liệu, vừa là san phẩm”.
Minh họa bằng một hoạt động quản lý thuộc khu vực công.
CHU TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
Theo chu trình sử lý thông tin chung, mọi thông tin được đem vào xử lý được gọi là
thông tin đầu vào hay nói cách khác thông tin vào là nguyên liệu cho cả chu trình xử lý.
Kết quả là cho ra một sản phẩm là thông tin đã được xử lý gọi là thông tin đầu ra.
Trong hoạt động quản lý, thông tin được xử lý ở nhiều khâu, nhiều tầng, nhiều cấp khác
nhau do đó cùng một thông tin có thể là vừa là thông tin đầu vào của quá trình này vừa là
- thông tin đầu ra của quá trình khác hay nói cách khác nó vừa là nguyên liệu vừa là sản
phẩm.
Ví dụ : UBND thành phố Hà Nội gửi công văn tới các quận, huyện trong thành phố về
công tác phòng chống dịch sốt xuất huyết .
Như vậy công văn đó chính là văn bản chứa thông tin đã được xử lý nó là sản phẩm của
UBND thành phố Hà Nội Nhưng nó lại là nguyên liệu đối với các phường, xã vì khi nhận
được công văn này thì các UBND các quận, huyện sẽ phân tích các thông tin có trong
công văn của thành phố và đề ra các phương án để thực hiện nội dung trong công văn đó
một cách xuất sắc nhất.
Câu 4: Khái niệm quy trình sử lý thông tin. Minh họa bằng một bài toán quản lý cụ thể
thuộc lĩnh vực hành chính công.
Quy trình xử lý thông tin là việc thực hiện các bước như: Thu nhập thông tin, tra cứu
thông tin, loại trừ thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ và truyền dẫn thông tin.
Thu nhập thông tin là quá trình tiếp nhận thông tin nhằm tập hợp những thông tin cơ sở
về đối tượng quản lý.
Tra cứu thông tin là quá trình tra cứu tìm kiếm, chọn lọc thông tin được lưu trữ trong các
kho dữ liệu.
- • Loại trừ : là việc loại trừ ra các thông tin không chính xác, những thông tin không liên
quan đến đối tượng, những thông tin không có thực.
• Xử lý thông tin: Là quá trình chế biến các thông tin đã thu nhập nhằm tạo ra thông tin
kết quả. Mỗi loại thông tin đều có cách thức xử lý riêng.
• Lưu trữ thông tin: Thông tin đã có cần được lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu khai thác
lần sau.
• Truyền dẫn thông tin: Là quá trình trao đổi và cung cấp thông tin giữa các đối tượng cần
thiết thông tin trong hệ thống quản lý, nhằm tạo ra mối liên lạc và phối hợp tác động giữa
các tổ chức, cá nhân, giúp cho hệ thống hoạt động đồng bộ, nhịp nhàng.
Ví dụ cụ thể: Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội ra quyết định bổ nhiệm chị A vào
nghạch công chức nhà nước.
Để ra được quyết định này, chủ tịch UBND thành phố phải thu nhập thông tin về anh A
bao gồm: Lý lịch cá nhân, hoàn cảnh gia đình, hồ sơ dự tuyển( Bao gồm cả kết quả học
tập), kết quả sơ tuyển, kết quả đánh giá năng lực và đạo đức trong quá trình tập sự, mối
quan hệ với các CBCC khác v.v..
Mặt khác chủ tịch UBND thành phố phải tra cứu các thông tin như: Các quy định của nhà
nước về thẩm quyền của mình, các tiêu chuẩn và quy định của nhà nước về CBCC
(Tuyển dụng, bổ nhiệm, chế độ đãi ngộ, phân loại…) các quy định về xây dựng và ban
hành văn bản v.v…
Sau đó tiến hành phân tích, đối chiếu các loại thông tin mình thu được và kết quả là ký
quyết định.
- Các tài liệu, hồ sơ của chị A được lưu trữ để quản lý và phục vụ cho các công việc có liên
quan khác. Sau khi ký quyết định được lưu trữ tại văn phòng UBND, và được gửi đến các
cá nhân, đơn vị liên quan để thi hành quyết định này.
Câu 5: Mối quan hệ giữa quy trình xử lý thông tin với quy trình quản lý. So sánh
quy trình xử lý thông tin với quy trình quản lý.
Hoạt động quản lý là hoạt động ra quyết định quản lý, các nhà quản lý luôn mong muốn
tìm một phương pháp tối ưu cho bài toán quản lý.Do đó thông tin là yếu tố không tách rời
trong hoạt động quản lý và tin học được áp dụng vào trong hoạt động quản lý.Quy trình
xử lý thông tin và quy trình quản lý có mối quan hệ mật thiết với nhau, gứn bó mật thiết
với nhau, gắn bó với nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau..
Quan sát vào sơ đồ ta thấy sơ đồ luân chuyển thông tin trong quản lý tha thấy có 4 quá
trình xử lý thông tin:
o Chủ thể quản lý xử lý thông tin để ra quyết định
o Khách thể quản lý nhận thông tin chỉ đạo và tiến hành xử lý
o Khách thể quản lý nhận thông tin để báo cáo
o Chủ thể quản lý nhận thông tin phản hồi và xử lý
- Như vậy thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin.Nhưng hoạt động
quản lý mang đặc thù riêng nên nó có sự khác biệt:
Quá trình xử lý thông tin là quá trình tuần tự các bước được pháp luật quy định chặt chẽ.
Sản phẩm của quá trình xử lý thông tin là quyết định quản lý.
Thông tin trong quản lý là thông tin 2 chiều, liên tũ và mang tính chất pháp lý.
Câu 6: Trình bày sơ đồ luân chuyển thông tin trong quy trình hoạt động của cơ
quan quản lý hành chính nhà nước. Xác định vai trò của các bước tác nghiệp trong
quy trình.Theo Anh(chị) khâu nào thường gặp trục trặc nhất trong quy trình?
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỌNG CỦA CƠ QUAN
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.
Thông tin trong quản lý là thông tin 2 chiều diễn ra liên tục và có hệ thống. Chủ thể quản
lý tác động lên khách thể quản lý bằng thông tin chỉ đạo.Khách thể quản lý thực hiện và
gửi thông tin phản hồi cho cấp trên xử lý theo sơ đồ sau:
Thông tin chỉ đạo ↔ Thông tin phản hồi
VAI TRÒ CỦA CÁC BƯỚC TÁC NGHIỆP TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG
TIN
• Bước ra thông tin chỉ đạo có vai trò:
Giúp cho nhà quản lý có thể truyền đạt ý chí cảu mình tác đọng đến khách thể quản lý
nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
- Giúp cho khách thể quản lý hiểu được những công việc mình phải làm do cấp trên giao
cho, và tiến hành phân công công việc.
• Bước ra thông tin phản hồi có vai trò:
Đưa ra một cách tổng quan về thực trạng, những vướng mắc, mức độ hoàn thành công
việc được giao trong khoảng thời gian ngắn nhất. Từ đó cấp tren tiến hành phân tích, xử
lý để đưa ra thông tin chỉ đạo mới.
Là căn cứ đánh giá hoạt đọng của khách thể quản lý, đánh giá tính đúng đắn của thông tin
chỉ đạo .
Thông tin trong 2 bước này đều được lưu trữ điều đó sẽ giúp cho công tác kiểm tra, giám
sát, đổi mới một cách tốt hơn.
KHÂU THƯỜNG GẶP TRỤC TRẶC NHẤT TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG
TIN
Trong hoạt của cơ quan quản lý hành chính nhà nước nhà nước hiện nay, ở mỗi hoạt động
tác nghiệp vẫn còn những yếu kém nhất định cần khắc phục. Và một trong đó là việc “lưu
trữ thông tin trong công tác lưu trữ’.
Công tác văn thư lưu trữ là một hoạt đọng không thể thiếu trong cơ quan quản lý hành
chính nhà nước. Công tác lưu trữ tạo ra cơ sở dữ liệu sử dụng nhiều lần, là nguồn phục vụ
cho các hoạt động khác, moi thông tin 2 chiều trong quản lý đều phải chu chuyển qua văn
phòng và được lưu lại.
Thực tế hiện nay công tác văn thư lưu trữ đã và đang không được quan tâm đúng mức.
Đội ngũ cán bộ không được đào tạo một cách chính quy và bài bản, cơ sở vật chất còn
thô sơ yếu kém nhất là máy móc hỗ trợ công tác nghiệp vụ. Nhiều hồ sơ, văn bản quan
trọng bị thất lạc do công tác bảo quản, do sơ xót, gây khó khăn cho công tác quản lý.
- Câu 7: Trình bày các loại hệ thống thông tin trong hoạt động của các cơ quan thuộc
bộ máy quản lý hành chính nhà nước.
CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN
THUỘC BỘ MÁY QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Hệ thống thông tin trong hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính
nhà nước được thể hiện ở 3 tuyến:
• Tuyến tổng thể: quản lý hành chính nhà nước trên phạm vi toàn quốc.
• Tuyến theo lĩnh vực: quản lý hành chính nhà nước theo ngành, lĩnh vực.
• Tuyến theo lãnh thổ: quản lý hành chính nhà nước theo địa phương.
Hệ thống thông tin toàn quốc, bao gồm từ Chính phủ đến các địa phương, các Bộ, ngành:
giúp cho chính phủ điều hành công việc . Bảo đảm mối liên hệ thông suốt trên cả nước.
Hệ thống có trách nhiệm bảo lưu thông tin chỉ đạo của Chính phủ xuống các Bộ, ngành
và địa phương theo một thể thông nhất và mang tính thông tin cả nước.
Hệ thống thông tin toàn quốc là từ ngân hàng dữ liệu về pháp luật, các VB pháp quy, các
số liệu thông kê, lưu trữ trên toàn quốc.
Là trung tâm quản lý, cung cấp và đáp ứng nhu cầu thông tin cho mạng lưới thông tin của
cơ quan nhà nước cấp dưới.
- Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý ở các địa phương:
Các thông tin thuộc UBND tỉnh, thành phố có chức năng tiếp nhận thông tin từ các cơ sở
trực thuộc, xử lý sơ bộ các thông tin theo yêu cầu quy định và truyền đến các cơ sở
những thông tn chỉ đạo về tất cả các mặt quản lý nhà nước. Các trung tâm này đóng vai
trò chủ đạo cảu hệ thống thông tin địa phương, vừa đóng vai trò cơ sở cho hệ thống thông
tin toàn quốc.
Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã, các sở ban ngành… có
chức năng thu thập các thông tin hoạt động của cơ sở, sử lý sơ bộ theo yêu cầu quy định,
tập hợp và cung cấp các thông tin cho cơ sở theo quy định, thường xuyên và định kỳ báo
cáo lên trung tâm, đồng thời nhận thông tin chỉ đạo từ trung tâm về cơ sở.
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý ở các Bộ, ngành, lĩnh vực:
Hệ thống này bao gồm các trung tâm thông tin trực thuộc hoặc nằm cạnh văn phòng Bộ ,
ngành. Các thành phần trong hệ thống nằm ở các cơ sở. Do đặc thù của ngành, hệ thống
thông tin phục vụ hoạt đọng của bộ đó, đảm bảo mối liên lạc 2 chiều trong nội bộ ngành.
Mặt khác còn trao đổi thông tin với các cơ quan quản lý hành chính địa phương để quản
lý.
Câu 8: Giải thích cách quản lý và điều hành một tổ chức thông qua hệ thống thông
tin. Những yếu tố nào trong tổ chức có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin
trong tổ chức.
- GIẢI THÍCH CÁCH QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH MỘT TỔ CHỨC QUA HỆ THỐNG
THÔNG TIN
Ví dụ : Hoạt động của văn phòng UBND thành phố Hà Nội
Hoạt động của tổ chức này rất đặc thù, nó đóng vai trò là đầu mối thông tin, mọi thông tin
hoạt động của UBND đều phải qua tổ chức này. Văn phòng của UBND có nhiệm vụ:
Soạn thảo các văn bản quản lý Nhà nước, lưu trữ văn bản hồ sơ, tư vấn cho lãnh đạo
UBND, sắp xếp lên lịch cho các hoạt động của lãnh đạo UBND… Nhưng chức năng
quan trọng nhất vẫn là nhận thông tin từ bên ngoài vào, xử lý thông tin sơ bộ và báo cáo
lãnh đạo, nhận thông tin chỉ đạo của lãnh đạo để gửi tới các cá nhân tổ chức có liên quan.
Để thực hiện chức năng đó, Văn phòng phải thông qua hệ thống thông tin trong quản lý
hành chính, đó là: Các cán bộ công nhân viên trrong văn phòng, hệ thống máy tính, các
thiết bị văn phòng khác, mạng nội bộ ( LAN), các phầm mềm ứng dụng và các CSDL của
nội bộ cơ quan và của quốc gia.
Ví dụ: Khi văn phòng nhận được công văn từ một quận, huyện trong thành phố thì công
văn được chuyển tới nhân viên văn phòng nhận công văn . Sau đó nhân viên văn phòng
kiểm tra nôi dung chính của công văn, xác định những văn bản liên quan đến nội dung
của công văn trong kho dữ liệu.Từ đó nhân viên văn phòng lên lịch để baó cáo lãnh đạo
thành phố. Sau khi lãnh đạo thành phố xem xét công văn đó xong và cho ý kiến trẳ lời thì
Văn phòng tiến hành soạn thảo công văn trả lời. Sau đó sẽ trình cho lãnh đạo kiểm tra và
ký thì bộ phận văn thư sẽ đóng dấu và lưu trữ một bản và gửi đến cơ quan yêu cầu.Tất cả
quá trình trên có thể do một cán bộ văn phòng làm.
- YẾU TỐ CÓ Ý NGHĨA QUYẾT ĐỊNH ĐẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ
CHỨC
Yếu tố có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức là yếu tố cong người.
Vì mọi hoạt động của tổ chức đều do CBNV của tổ chức đó thực hiện. Và việc hoat động
có hiệu quả hay không phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tinh thần làm việc của CBNV
trong tổ chức đó. Máy móc trang thiết bị có hiện đại đến đâu đi nữa mà con người không
thể vận hành được thì máy móc đó cũng trở nên vô nghĩa.
Do vậy việc quan tâm đào tạo nguồn nhân lực là một công việc quan trọng và cấp thiết vì
phần lớn CBNV trong các tổ chức hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu mà công việc yêu
cầu. Giải quyết được vấn đề đó thì mới có thể phát triển hệ thống thông tin quản lý Nhà
nước.
Câu 9: Khái niệm hệ thống thông tin quản lý. Giới thiệu một hệ thống thông tin
quản lý trong khu vực công. Trình bày cách thức điều chỉnh hoạt động của một tổ
chức thông tin thông qua hệ thống thông tin quản lý.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
- Là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu
trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin,thông qua nhiều cấp có các nhóm thành thực hiện
nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KHU VỰC CÔNG
Mạng tin học diện rộng của Chính Phủ
Mạng tin học diện của Chính Phủ được xây dựng theo Quyết định số 280/TTg ngày 29
tháng 4 năm 1997 của Thủ tướng Chính Phủ. Được thiết kế và xây dựng theo kiến trúc
phân cấp của các cơ quan hành chính nhà nước và được chia theo các mức:
• Mức A: Cấp Chính Phủ
• Mức B : Cấp Bộ, tỉnh
• Mức C : Cấp Sở, ban ngành, huyện ,thành hoặc Cục, đơn vị trực thuộc Bộ
• Mức D : Cấp xã, phường
Tại mức A và B sẽ hình thành các trung tâm tích hợp CSDL
Các đơn vị hành chính cấp Bộ, ngành, cấp tỉnh sẽ liên kết với nhau qua mạng tin học diện
rộng của Chính Phủ thông qua trung tâm tin học đặt tại Văn phòng Chính Phủ.
Các đơn vị hành chính cấp Tỉnh sẽ liên kết với nhau qua trung tâm mạng tin học diện
rộng của Tỉnh đặt tại Văn phòng UBND và HĐND.
- Các đơn vị hành chính thuộc Bộ, nghành trực thuộc Tỉnh liên hệ với Bộ thông qua mạng
diện rộng của Tỉnh và của Chính phủ
Mạng Tin học diện rộng của Chính Phủ ( CP NET) đã được thiết kế theo kiến trúc chung
của hệ thống tin học hóa quản lý hành chính nhà nước bao gồm:
1. Một trục truyền thông Bắc- Nam với tốc độ đường truyền 64KB kiểu X25
2. 34 đường ISDN nối 34 cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ với Văn phòng
chính phủ.
3. Kết nối 63 Văn phòng HĐND, UBND cấp tỉnh với mạng CPNET nhiều UBND đã mở
rộng mạng của Chính Phủ xuống đến các cơ quan cấp Sở, ban, ngành, huyện, thị, xã,
phường ( Theo đề án số 112/2002/QĐ-CP về phê duyệt đề án tin học hóa quản lý hành
chính nhà nước giai đoạn 2001-2005).
Mạng CPNET đã là cơ sở hạ tầng kỹ thuật của hệ thống tin hộc hoa quản lý hành chính
nhà nước và để vận hành mạng này thì các cán bộ nhân viên kỹ thuạt trong cơ quan quản
lý hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương, các bộ, nghành…
Cùng với hệ thống CSDL quốc gia của các địa phương được tích hợp lên mạng diện rộng
của chính phủ.
CÁCH THỨC ĐIỀU CHỈNH HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT TỔ CHỨC THÔNG QUA HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LY
nguon tai.lieu . vn
