Xem mẫu

Môn Quản trị HCVP Phần I: Lý thuyết Câu 1: Phân tích chức năng cơ bản của văn phòng trong doanh nghiệp? Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị của doanh nghiệp? Chức năng cơ bản của văn phòng trong doanh nghiệp: a) Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo. Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất. b) Chức năng tổng hợp ­ tham mưu. Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu: Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động. các nguồn tin. Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý. Quản trị HCVP ­ CD QTKD K14 Page 1 Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành. Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, doanh nghiệp, trên cơ sở các quy định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định đó nếu được xây dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức. Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn. c) Chức năng hậu cần, quản trị Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị: Quản trị HCVP ­ CD QTKD K14 Page 2 Công việc HCVP Đó là công việc hành chính đơn thuần như xử lý công văn, soạn thảo văn bản, giao dịch điện thoại... Do các nhân viên HCVP thực hiện. Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng. Công việc quản trị Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc với con người và các ý tưởng. Câu 2: Đánh giá vai trò, chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp? Theo anh chị nhà quản trị cần những tiêu chuẩn nào? Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng: ­ Là một vị trì chủ yếu trong việc tập hợp xử lý, lưu trữ, thu hồi và phân phối thông tin. Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định, nhiệm vụ của nhà quản trị là ra quyết định đối với những thông tin chính xác để truy cập và hiện hành ở mức chi phí thấp nhất. Chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng: ­ Nhà Quản trị HC­VP: trước tiên phải là nhà quản trị. Tức là phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính văn phòng của mình. Nhà quản trị HCVP cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau: ­ Là một nhà tri thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng ­ Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng ­ Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty ­ Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm Quản trị HCVP ­ CD QTKD K14 Page 3 việc mới. ­ Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên ­ Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn ­ Phong cách lịch sự ­ Kiểm soát cảm xúc ­ Có óc sáng kiến ­ Tự tin ­ Có óc phán đoán ­ Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới Câu 3: Hãy phân tích nội dung chính của công tác quản trị văn phòng và các nhiệm vụ (nghiệp vụ) văn phòng của doanh nghiệp ? * Phân tích nội dung chính của công tác quản trị văn phòng a)Khái niệm về Quản trị hành chính văn phòng: Quản trị HC­VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. b) Các chức năng quản trị HCVP: ­ Hoạch định công việc hành chính ­ Tổ chức công việc hành chính ­ Lãnh đạo công việc hành chính ­ Kiểm soát công việc hành chính ­ Thực hiện dịch vụ hành chính Như vậy, Quản trị HC­VP trước hết phải thực hiện các chức năng quản trị (phòng, ban nào cũng có), và bổ sung thêm chức năng dịch vụ hành chính (chỉ có ở phòng hành chính) Hoạt động của DN ví như 1 chiếc xe ô tô, thì các chức năng dịch vụ HCVP là 4 bánh xe. * Các nhiệm vụ (nghiệp vụ) văn phòng của doanh nghiệp : ­ Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; ­ Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng ­ Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành Quản trị HCVP ­ CD QTKD K14 Page 4 ­ Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ trình đó; ­ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác; ­ Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; ­ Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan; ­ Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh ­ Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính ­ văn phòng; chỉ dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết . Câu 4: Phân tích các nguyên tắc của điều hành công tác hành chính văn phòng? Tại sao trên thực tế các nhà quản trị thường gặp khó khăn khi điều hành? Phân tích ưu nhược điểm của từng phương thức điều hành văn phòng? ­ Điều hành là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chhung của tổ chức Nguyên tắc điều hành:. ­ Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế ­ Mệnh lệnh điều hành phaỉ được truyền đạt kịp thời, chính xác + Nội dung mệnh lệnh liên quan đến lợi ích của các thành viên trong tổ chức, cơ quan và khi nó được thực hiện thành công sẽ làm cho nhiều người phấn khởi + Có tính khả thi. + Đúng với pháp luật, quy chế cho phép. + Có tính thực tế, nghĩa là có căn cứ, theo đúng kế hoạch đã được xem xét cẩn thận. +Được giải thích rõ ràng, cụ thể về phương thức thực hiện, thời gian hoàn Quản trị HCVP ­ CD QTKD K14 Page 5 ... - tailieumienphi.vn