Xem mẫu
- Đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc – phần
2
Liên hệ và gặp gỡ ban đầu
Người Hàn Quốc luôn muốn cộng tác làm ăn với những người
họ quen biết. Vì vậy điều cốt yếu là bạn nên có một người trung
gian giới thiệu bạn với chính đối tác bạn đang muốn cộng tác
làm ăn trong tương lai.
Vị trí trong xã hội của người trung gian càng cao thì cơ hội kết
giao làm ăn của bạn với đối tác càng lớn. Người trung gian sẽ là
cầu nối giúp giảm bớt những khác biệt về văn hóa và giao tiếp,
tạo điều kiện cho doanh nghiệp bạn kinh doanh hiệu quả hơn tại
thị trường này. Người trung gian có thể tác động tới mối quan hệ
giữa bạn và đối tác Hàn Quốc, rút ngắn thời gian để đối tác đưa
ra quyết định có hợp tác với doanh nghiệp bạn hay không.
Nhóm đàm phán của bạn có thể chỉ có một hai người hoặc là
một đội gồm nhiều người. Kiểu đàm phán một-một, trải qua khá
- nhiều vòng mà trong suốt thời gian đó đối tác Hàn Quốc sẽ hỏi ý
kiến tư vấn với nhóm người có quyền đưa ra quyết định cuối
cùng. Thực tế, người Hàn quốc thích kiểu nhóm đàm phán nhiều
người hơn vì mỗi người trong đó sẽ có vai trò riêng và có thể
đưa ra nhiều ý tưởng hơn so với kiểu đàm phán một-một. Bạn
phải bố trí công việc cho từng cá nhân trong đội đàm phán và
lập chiến lược chi tiết để cùng nhau thống nhất quan điểm trong
quá trình đàm phán. Thay đổi bất kỳ thành viên nào trong đội
khiến cho quá trình đàm phán phải bắt đầu lại từ đầu.
Do văn hóa Hàn quốc rất coi trọng vấn đề "tôn ti trật tự", nên
trưởng nhóm đàm phán của doanh nghiệp bạn phải thuộc ban
lãnh đạo công ty. Hãy tìm hiểu xem nhóm đàm phán của đối tác
gồm những ai để từ đó sắp xếp trưởng nhóm đàm phán có chức
vụ ngang bằng. Người Hàn Quốc rất coi trọng vị trí xã hội, nên
nếu có sự chênh lệch về chức vụ giữa trưởng nhóm đàm phán
của hai bên sẽ khiến họ cảm thấy mình không được tôn trọng.
- Nếu có thể, hãy lên lịch hẹn với họ trước ít nhất từ 3 đến 4 tuần.
Đối tác Hàn Quốc luôn muốn biết về người họ sẽ gặp gỡ, nên
trước khi buổi họp diễn ra, bạn phải cung cấp thông tin chi tiết
về chức danh, vị trí và trách nhiệm của những thành viên tham
dự của bên bạn cũng như những đề xuất và chương trình dự kiến
của buổi họp. Trong quá trình đàm phán, bạn phải đi theo đúng
như chương trình đã thống nhất. Người làm kinh doanh tại Hàn
Quốc, đặc biệt là những người đứng đầu ban lãnh đạo công ty
thường rất bận rộn và có lịch làm việc dầy đặc, vì vậy đôi khi họ
sẽ chậm trễ vài phút trong buổi hẹn công việc. Không nên tỏ ra
cáu giận hoặc khó chịu nếu đối tác của bạn trễ hẹn. Nhưng với
tư cách là một nhà kinh doanh nước ngoài, bạn nên đến đúng
giờ. Còn không hãy gọi điện trước và xin lỗi thật chân thành.
Theo nghi thức ngoại giao của Hàn Quốc, mọi người đi vào
phòng họp phải theo trật tự trên dưới. Theo họ, người bước vào
đầu tiên sẽ là trưởng đoàn và sẽ ngồi ở giữa bàn đàm phán.
Cách xưng hô
- Tên của người Hàn Quốc được cấu thành từ 3 từ tiếng Hán được
phát âm bằng 3 âm điệu trong tiếng Hàn. Giống như tên của
người Việt, họ của gia đình đứng đầu và 2 từ đi tiếp theo là tên,
trong số 2 từ này có một từ để chỉ thế hệ. Một số người chỉ viết
chữ cái đầu của tên mình cùng với họ gia đình ví dụ như "Y.K.
Kim". Hãy sử dụng Mr./Ms. cùng với họ gia đình khi xưng hô
với đối tác. Ngoài ra, nếu đối tác có chức danh về học vấn, như
là Tiến sĩ (Doctor) hoặc Giáo sư (Professor) thì bạn gọi họ theo
cách sau: chức danh học vấn + họ gia đinh. Không nên gọi tên
đối tác cho đến khi họ đề nghị bạn làm như vậy. Khi giới thiệu,
bạn nên bắt tay hoặc cúi đầu chào. Một số người Hàn Quốc
không thích bắt tay nên bạn hãy chờ họ chủ động trước rồi đáp
lại.
Sử dụng danh thiếp
Trao danh thiếp cũng được xem là một việc rất quan trọng, vì
thế bạn hãy chuẩn bị một lượng lớn danh thiếp giao dịch, bởi
người Hàn có thói quen trao danh thiếp khi lần đầu gặp mặt.
Nếu ai đó trao danh thiếp cho bạn mà bạn không đưa lại thì họ
- sẽ nghĩ rằng bạn không muốn làm quen với họ hoặc vị trí của
bạn ở công ty quá thấp hoặc quá cao. Những người làm kinh
doanh tại Hàn Quốc chỉ thực sự thoải mái khi tiếp xúc với bạn
nếu họ biết rõ chức vụ cũng như tên công ty của bạn. Vì rất
nhiều người Hàn Quốc không biết tiếng Anh, nên hãy dịch một
mặt của danh thiếp sang tiếng Hàn. Nếu danh thiếp của bạn sử
dụng tiếng Hàn Quốc thì không cần thiết phải dịch tên hoặc
chức vụ của bạn ra tiếng Hàn, bởi đôi khi bạn sẽ bị nhầm khi
dịch chức vụ của mình bằng ngôn ngữ này, vì vậy hãy nên cẩn
thận.
Khi trao hoặc nhận thiếp phải dùng cả hai tay và đặt mặt tiếng
Hàn theo chiều người nhận có thể đọc được. Sau khi nhận thiếp,
trước khi cất nó vào hộp hoặc túi đựng danh thiếp, hãy đọc và
đưa ra một vài lời bình luận về danh thiếp. Tiếp đó, đặt danh
thiếp lên bàn trước mặt bạn hoặc để vào hộp đựng danh thiếp.
Không nên cho danh thiếp vào ví một cách cẩu thả vì nó sẽ
khiến người trao danh thiếp nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ.
- Bạn cũng không nên viết những chú thích lên danh thiếp của
người khác khi có mặt họ tại đó.
Lưu ý khác
Buổi họp thường mở đầu bằng một đoạn giới thiệu ngắn, bài
phát biểu này giúp cho mọi người hiểu rõ hơn những vấn đề sẽ
thảo luận. Tốt nhất là bạn hãy tuân theo tốc độ đàm phán mà đối
tác muốn. Tại buổi họp, hai bên cũng có thể tặng nhau những
món quà nhỏ. Các buổi đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc
thường diễn ra khá trịnh trọng nên bạn đừng cư xử quá thoải mái
và thiếu trách nhiệm.
Mục đích của buổi họp đầu tiên chỉ là để hai bên hiểu thêm về
nhau, bắt đầu xây dựng mối quan hệ và thu thập thông tin như
mối quan tâm, mục tiêu, điểm yếu của nhau làm cơ sở cho giai
đoạn tiếp theo của quá trình đàm phán. Nhìn chung, các buổi
họp không phải là thời điểm để đưa ra quyết định cuối cùng nên
bạn đừng thất vọng nếu không đạt được mong muốn của mình.
- Bạn nên có bài trình bày giới thiệu với đối tác nhưng phải thật
đơn giản và không quá cầu kỳ trong thiết kế hình chiếu. Nên
dừng lại thường xuyên để dành cho phiên dịch và thảo luận.
Kiểm tra xem đối tác có hiểu ý mình bằng những câu hỏi khôn
khéo. Như đã phân tích ở phần 1, kể cả khi không hiểu họ sẽ
không biểu lộ cho bạn biết vì điều này sẽ làm cho họ cảm thấy
mất mặt.
Bạn nên chuẩn bị nhiều bản copy những tài liệu cần thiết. Tuy
nhiên, cũng không nhất thiết bạn phải phát tài liệu cho họ miễn
là bạn trình bày đơn giản và thật dễ hiểu. Sử dụng biểu đồ và
hình ảnh minh họa, giảm bớt câu chữ và tránh những thuật ngữ
phức tạp. Trong các buổi họp, đối tác Hàn Quốc thường có xu
hướng đưa ra rất nhiều câu hỏi, vì thế bạn phải chuẩn bị thật kỹ
và dự liệu trước những tình huống có thể xảy ra.
nguon tai.lieu . vn