Cours du secretriat 1

Chapitre I. Le travail administratif I.1. Découvrir le métier de secrétaire : tâches et compétences Au début des années 80, on prédisait la fin de la fonction de secrétaire car on était convaincus que cette fonction serait remplacée par l’arrivée de nouvelles technologies (Internet, logiciels de bureautique et outils de gestion de bases de documents) facilement utilisables par les cadres eux­mêmes. Cependant le métier de secrétaire bénéficie aujourd’hui d’un environnement en pleine expansion : il est le métier le plus exercé en France, juste derrière celui de professeur des écoles. A l’heure actuelle, cette profession qui est présente dans tous les secteurs (services, industrie, fonction publique, grandes ou petites entreprises), reste majoritairement féminine. Avec l’introduction massive de l’informatique dans l’entreprise, la tâche des secrétaires a gagné en responsabilité. On constate aujourd’hui de nouvelles fonctions plus élevées qui se sont ajoutées aux tâches traditionnelles ­ administratives et de frappe ­ facilitées par l’ordinateur, un outil technologique permettant aux secrétaires une gestion plus souple et de plus rapide. De nos jours, les secrétaires sont plus proches de leurs supérieurs hiérarchiques et elles sont donc devenues leurs assistantes. Elles peuvent être polyvalentes ou spécialisées, et leurs fonctions varient suivant la taille, l’organisation et le type d’entreprise. On les appelle secrétaires ou assistantes de fonction, lorsqu’elles sont rattachées à un service spécialisé : direction commerciale, direction du personnel…Ainsi, en plus du travail de secrétaire classique, leurs compétences s’étendent à un domaine spécifique. En effet, une assistante d’un service des ressources humaines traite ce qui concerne le personnel : recrutement, gestion des carrières, formation…alors qu’une assistante commerciale fait le relais entre les 1 commerciaux et la direction du service en étant en contact avec les clients et traitant des commandes, organisant des livraisons … On trouve aussi des secrétaires spécialisées (juridique, médico­sociale…) qui ont suivi une formation particulière dans le but de travailler dans des entreprises ou à des postes bien spécifiques. D’une façon générale, les principales fonctions des métiers du secrétariat sont : La communication avec les personnes de l’entreprise, ou extérieures à l’entreprise : téléphone, fax, e­mail, réception de visiteurs, prise de rendez­vous. La saisie et la présentation de documents à l’aide d’outils bureautiques. Le tri, le dépouillement et le classement de documents, la transmission du courrier. La gestion des agendas, plannings, l’organisation de réunions, déplacements, salons. Pour être une bonne secrétaire, il faut posséder des compétences requises suivantes : 1. Qualités professionnelles Gestion de l’information Aptitude à gérer l’information, écrite et orale avec compétence et fiabilité, en utilisant les technologies et les procédures appropriées. Volonté de saisir toutes les occasions d’améliorer ses connaissances et compétences techniques et de partager son savoir avec ses collègues. Souci de la précision 2 Attention scrupuleuse et constante aux détails. Organisation et planification des tâches Aptitude à organiser, programmer et répartir les tâches avec un maximum d’efficacité. Aptitude à mener de front plusieurs tâches. Capacité de hiérarchiser correctement les priorités et de faire la distinction entre ce qui est urgent, important ou crucial. Autonomie dans la gestion des tâches administratives et des activités courantes du service. Aptitude à anticiper dans la gestion des emplois du temps et des procédures. 2. Qualités relationnelles Esprit d’équipe Capacité de participer efficacement à un travail collectif. Volonté de partager ses informations, ses connaissances et son expérience avec ses collègues. Détermination à aider autrui et à faciliter son travail. Attachement au travail bien fait et au succès de l’équipe. Communication Aptitude à s’exprimer clairement et avec concision, oralement et par écrit, et à communiquer avec efficacité et adresse en toutes circonstances. Liaison et gestion des contacts entre son supérieur hiérarchique direct et les membres de son équipe. Sens du service 3 Détermination à aider les membres de l’équipe et à leur faciliter le travail pour atteindre les objectifs communs. Investissement dans le travail et souci de la réussite de l’équipe. 3. Qualités personnelles Orientation vers le résultat Dynamisme et énergie pour l’obtention de résultats et volonté d’améliorer en permanence son efficacité au travail. Grande capacité de concentration. Ténacité Aptitude à travailler dans des conditions d’intense activité et à faire face à la pression, à l’adversité, aux frustrations ou aux revers. Aptitude à tirer les enseignements de ses erreurs. Attitude ouverte et positive à l’égard des commentaires sur son travail. Adaptabilité/ flexibilité Capacité d’accepter et d’assumer avec succès des changements de rôle, de modalité de travail, et de méthodes, s’appuyant sur la curiosité intellectuelle, le goût des responsabilités, l’enthousiasme et le désir d’apprendre Discipline personnelle Forte motivation personnelle et volonté d’aboutir. Initiative et persévérance même dans des conditions d’intense activité. Aspiration à l’excellence. Situations pratiques. Exercice 1. Trois secrétaires témoignent 4 Laure : Je travaille pour une assez grosse société. Je ne suis pas la seule assistante, nous sommes nombreuses : plusieurs par service. Nous faisons toutes des travaux de secrétariat, mais, en même temps c’est toujours un peu différent selon les services. Lisa : Moi, au contraire, je travaille dans une toute petite structure où tout le monde se connaît. C’est moi qui assure tout le travail de secrétariat. Les personnes autour de moi sont souvent des bénévoles, c’est très motivant de faire avancer leurs projets ! Elodie : Moi, je travaille avec un docteur. C’est intéressant d’avoir des fonctions variées : je suis secrétaire et j’ai une place importante auprès des patients. 1. Dans quel type de structure travaillent ces secrétaires ? Type de structure Prénom 1. Association 2. Cabinet médical 3. Entreprise 2. Chaque type de structure a ses propres caractéristiques, reliez chacune d’elles à sa définition Entreprise Regroupement de personnes pour un but humanitaire, social ou culturel Association Cabinet médical Bureau d’un ou de plusieurs médecins Etablissement commercial et/ou industriel 5 ... - tailieumienphi.vn