Xem mẫu
- Chương 8
Kiểm tra giám sát
- Nội dung cần giải quyết
Khái niệm kiểm tra và tại sao cần có kiểm tra.
Kiểm tra, giám sát có liên quan thế nào tới kết quả hoạt động của
tổ chức
Kiểm tra từng phần và kiểm tra toàn bộ
Khái niệm kiểm tra thực hiện toàn bộ, bản chất của báo cáo và
tổng kết ngân quỹ
Kiểm tra ngân quỹ, PP kiểm tra ngân quỹ, lợi nhuận - tổn thất
Kiểm tra trực tiếp đảm bảo cho QL có hiệu quả
Những nguy hiểm của việc kiểm tra quá mức
Việc tự kiểm tra của cơ sở
Nâng cao hiệu quả của việc kiểm tra
- Khái niệm kiểm tra – MQH liên quan và kết quả hoạt
động
Khái niệm kiểm tra:
Là đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện để đảm bảo các mục tiêu/
kế hoạch vạch ra được hoàn thành
Như vậy, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị
Tại sao cần có kiểm tra:
Quá trình thực hiện sẽ có nhiều yếu tố tác động xảy ra ngoài ý
muốn, có những tác động tích cực/ tiêu cực làm AH tới tiến độ/ chất
lượng công việc dẫn tới kết quả không như mong muốn vì vậy cần có
kiểm tra kịp thời để chấn chỉnh lại cho phù hợp nhằm đạt được mục
tiêu mong đợi
Kiểm tra, giám sát có liên quan thế nào tới kết quả hoạt động của tổ
+ So sánh thực tại với các tiêu + Đưa ra hướng giải quyết/
Mục chức: t quả
tiêu/ kế chuẩn đặt ra giải pháp
dự kiến
+ Xác định những sai lệch + Quyết định điều chỉnh
+ Phân tích nguyên nhân + Chỉ đạo hành động
Mục tiêu/ kết quả
thực tế
- Quá trình kiểm tra
Quá trình kiểm tra: Mọi quá trình đều tuân thủ logic sau
Xây dựng các tiêu Đo lường việc thực hiện Điều chỉnh sự khác biệt
chuẩn kiểm tra nhiệm vụ theo tiêu chuẩn thực té với TC/ giữa các TC
Các bước của quá trình kiểm tra
Xem xét lại các mục tiêu/ kết quả mong đợi
1.
Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra/ khâu CV cần KT
2.
Chuẩn bị các điều kiện/ CSVC cho việc kiểm tra
3.
Tiến hành đo lượng việc thực hiện
4.
Đối chiếu kết quả đo lường so sánh với yêu cầu đặt ra
5.
Phát hiện những sai lệch
6.
Phân tích nguyên nhân sai lệch
7.
xác định hướng giải quyết và xây dựng giải pháp điều chỉnh
8.
Tiến hành điều chỉnh những sai lệch
9.
- Yêu cầu kiểm tra/ giám sát- tiêu chuẩn người kiểm tra/giám sát
Yêu cầu kiểm tra/ giám sát
+ Đầy đủ/ Chính xác/ Kịp thời
+ Vừa kiểm tra định kỳ
+ Vừa kiểm tra đột xuất
+ Có quy trình và phương pháp kiểm tra khoa học
Những ai thực hiện Việc kiểm tra giám sát
-Việc kiểm tra giám sát này có thể được thực hiện bởi :
+ Lãnh đạo trực tiếp kiểm tra (tự làm).
+ Cử cán bộ kiêm nhiệm.
+ Cử cán bộ chuyên trách.
+ Thành lập bộ phận chuyên kiểm tra giám sát.
Các hình thức kiểm tra
Phân theo cách tiếp cận kiểm tra có
1.
+ Kiểm tra trực tiếp
+ Kiểm tra gián tiếp
Phân theo cường độ thời gian kiểm tra có
2.
+ Kiểm tra thường xuyên
+ Kiểm tra đột xuất
- Kiểm tra lường trước
Kiểm tra lường trước:
Là việc sử dụng hệ thống kiểm tra mà nó báo trước cho nhà
quản trị những vấn đề sẽ nảy sinh trong tương lai (tốt/ sấu) để họ
sớm có những tác động ngay trong hiện tại để mọi vấn đề trong
tương lai xảy ra đúng ý định
Công cụ kiểm tra lường trước
Sử dụng kỹ thuật lập kế hoạch sơ đồ mạng PERT (Program
Evaluation and review Technique) và biều đồ Grantt
Yêu cầu đối với việc kiểm tra lường trước
1. Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch và các chỉ số đầu vào
2. Quan sát thường xuyên/ đều đặn biến động của các chỉ số và
những tiêu chuẩn đã định và luôn xem xét những liên hệ giữa chúng
- 3. Cập nhật các dữ liệu thường xuyên/ đều đặn đưa chúng vào
trong hệ thống quản lý
4. Thường xuyên phân tích những khác biệt của các chỉ số thực
tế so sánh với kế hoạch/tiêu chuẩn (Standar) đánh giá sự
AH của chúng tới các kết quả cuối cùng
5.Tác động điều chỉnh và giải pháp tác động lường trước
- 8 Yêu cầu đối với công việc kiểm tra
1. Công việc kiểm tra cần được thiết kế theo kế hoạch và
chức vị cụ thể
2. Công việc kiểm tra cần được thiết kế theo cá nhân các nhà
quản lý và theo cá tính của họ
3. Công việc kiểm tra phải vạch rõ được những chỗ khác biệt
tại các điểm yếu
4. Kiểm tra phải khách quan
5. Kiểm tra phải linh hoạt
6. Kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức
7. Kiểm tra phải tiết kiệm
8. Kiểm tra phải đảm bảo dẫn đến những tác động điều chỉnh
- Các điểm và tiêu chuẩn kiểm tra chủ yếu
Các tiêu chuẩn kỹ thuật (vật lý)
Các tiêu chuẩn chi phí: định mức chi/ khoản mục chi/ thời
gian chi
Các tiêu chuẩn về vốn: Tổng số/ tự có/ vay/ huy động khác
Các tiêu chuẩn thu nhập: Mức thu nhập/ tiền lương/ thưởng/
Cơ cấu thu nhập/nguồn thu nhập
Các tiêu chuẩn về chương trình và kế hoạch chương trình;
Bao nhiêu Chương trình/ tên/ địa điểm/ thời gian/ tiến độ/ khó
khăn/ khả năng duy trì và tiến độ/ kết quả tương lai?
Các tiêu chuẩn định tính (kinh nghiệm/ năng lực làm việc)/
Quy trình/ thủ tục/các nguyên tắc/ quy định
Các mục tiêu có khả năng xác định (là các tiêu chuẩn/ thước
đo cuối cùng)
- Kiểm tra từng phần/ toàn bộ và báo cáo tổng kết ngân quỹ
Kiểm tra từng phần
Hầu hết các cuộc kiểm tra đều được thiết kế theo những sự
việc cụ thể như sau: Chính sách/tiền công/ tuyển chọn/ huấn
luyện nhân viên NC phát triển/ Chất lượng SP/ Chi phí và định
giá/tiền mặt và ngân quỹ/ kỹ thuật và áp dụng công nghệ (đặc
biệt CN tương lai). Việc kiểm tra từng vấn đề cụ thể trên gọi là
kiểm tra từng phần
Khái niệm kiểm tra thực hiện toàn bộ
Việc thực hiện kiểm tra tòan cục các vấn đề đã được XD để
đảm bảo rằng có thể thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ
Tại sao cần có kiểm tra toàn bộ
- Vì phải lập KH toàn bộ cho các mục tiêu
1.
Việc phi tập trung hoá SX/ Sự phân chia các bộ phận và phân
2.
quyền cũng cần có sự kiểm tra để tránh hỗn loạn/ tuỳ tiện
3. Cho phép đo lượng toàn bộ những nỗ lực của mỗi người và
toàn bộ tổ chức
Báo cáo tổng kết ngân quỹ
Kiểm tra thực hiện toàn bộ được sử dụng rộng rãi hiện
nay là báo cáo tổng kết ngân quỹ -Bản cân đối tài chính.
Bản chất của báo cáo và tổng kết ngân quỹ
Là sự phản hội thông tin tóm tắt về mọi ngân quỹ riêng lẻ,
nó phản ánh các KH của tổ chức cho ta thấy được SX như
thế nào, thu chi/ cơ cấu thu chi/các khoản chi/ các khoản thu
hồi đầu tư/ chi phí nợ/ có và lợi nhuận. Thông qua Báo cáo
tổng kết ngân quỹ nhà quản trị thấy được toàn bộ tổ chức
của mình đang hoạt động trong tình trang thế nào
- Kiểm tra ngân quỹ
Kiểm tra ngân quỹ,
Bất kỹ một tổ chức nào muốn tồn tại phát triển cũng
cần có ngân quỹ. Việc kiểm tra ngân quỹ thường xuyên là
cần thiết và tập trung vào các chỉ tiêu sau
1. Kiểm tra tổng số vốn
2. Các nguồn vốn và mức vốn của từng nguồn
3. Các khoản nợ phải trả
4. Các khoản nợ phải đòi
5. Tỷ số nợ/ có ( T=1/2; T>1/2); các khoản nợ khó đòi
6. Lợi nhuận/ tỷ suất lợi nhuận
7. Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư (Return On Investment-
ROI)
- Kiểm tra trực tiếp đảm bảo cho QL có hiệu quả
Thông thường các nhà quản trị thực hiện việc kiểm tra thông
qua bộ máy kiểm tra/ nhân viên chuyên trách
Kiểm tra các hoạt động trên báo cáo/ chứng từ
Đôi khi để đảm bảo rằng các thông tin đến với nhà quản trị là
chính xác, các nhà quản trị cũng cần có kiểm tra trực tiếp
Kiểm tra trực tiếp là :
Là việc nhà quản trị phải đến tận nơi, phải được trông
thấy (mắt thấy/tay sờ) những vấn đề quan tâm
Tại sao:
Tránh sai lệch thông tin (Tam sao thất bản
Khảng định được chắc chắn những vấn đề mình quan tâm
Giúp đưa ra được những quyết định chính xác tránh được
những thiệt hại do thiếu thông tin/ sai thông tin/ chưa lường
kết được những rủi ro
- Tự kiểm tra của cơ sở
Việc tự kiểm tra của cơ sở
Đôi khi việc kiểm tra của cấp trên/ bộ phận kiểm tra
1.
chức năng tạo ra phản ứng khó chịu/ thường chậm và sau
khi phát hiện ra thì đã muôn và phải khắc phục hậu quả
2. Tự kiểm tra của cơ sở cũng chính là kiểm tra lường trước
ngăn ngừa những bất lợi có thể xảy ra
3. Tạo ra tính chủ động cho cấp dưới và tạo nên bầu không
khí thoải mái trong tổ chức và tạo nên thói quen phân tích
lường trước rủi ro cho cấp dưới, giảm bớt được áp lực
công việc cho nhà quản trị
VD: Thực hiện quy trình kỹ thuật/ an toàn lao động/ tình
hình bán hàng v.v.
- Những nguy hiểm của việc kiểm tra quá mức
Việc kiểm tra quản lý khác biệt so với kiểm tra tác
nghiệp
Kết quả của 1 hoạt động hiện tại hay tương lai phụ
thuộc vào những quyết định/ thay đổi QĐ-Chsách
của nhà quản trị trong quá khứ và hiện tại
Cần phải biết trước những thay đổi hành vi khi đưa
ra sự thay đổi 1 QĐ/ chsách
Việc kiểm tra quá mức của nhà quản trị sẽ tạo nên
tâm lý thụ động và áp chế làm cho họ không chủ
động công việc và thiếu trách nhiệm trước thái độ/
hành vi ứng xử/ kết quả công việc của họ
- Cần kết hợp giữa Kiểm tra gián tiếp với kiểm tra
trực tiếp
Nguyên tắc của kiểm tra trực tiếp trong quản trị là:
“Chất lượng các nhân viên và các nhà quản trị cấp
dưới càng cao thì càng cần thiết giảm bớt kiểm tra
gián tiếp”
- Giám sát hoạt động
Tiêu chuẩn người làm công việc giám sát
Người được bổ nhiệm làm công việc giám sát phải có :
+ Năng lực
+ Có chuyên môn
+ Độc lập
+ Được trao đầy đủ thẩm quyền
+ Có đạo đức nghề nghiệp/ trung thực/ khách quan
Một số dạng bộ phận chuyên trách thường có trong doanh
nghiệp để thực hiện việc giám sát sự vận hành của HTKSNB
:
+ Uỷ ban kiểm toán => kiểm soát HĐQT
+ Uỷ ban kiểm soát => Kiểm soát CEO
+ Kiểm toán nội bộ => Kiểm soát hoạt động
+ Thanh tra đối với doanh nghiệp nhà nước
- Nâng cao hiệu quả của việc kiểm tra/ giám sát
Cần có bộ máy kiểm tra giám sát hoàn chỉnh/ chuyên môn hoá
cáo
Có kế hoạch kiểm tra/ giám sát cụ thể
Xây dựng được tiêu chí kiểm tra/ giám sát rõ ràng
Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho bộ máy kiểm tra/
giám sát
Biến việc kiểm tra giám sát của cấp trên thành việc của mỗi
cá nhân/ tập thể cấp dưới
Coi trọng việc kiểm tra lường trước và phải coi là công việc
thường xuyên/ nhiệm vụ trọng tâm
- Thiết lập hệ thống kiểm tra giám sát
bằng cơ chế
Việc kiểm soát theo chiều dọc được sát lập qua cơ chế kiểm soát
trong cơ cấu tổ chức & phân công phân nhiệm.
- Các cơ chế này được thể hiện qua 2 loại đó là :
+ Quy chế bộ phận
+ Quy chế cá nhân (bản mô tả côngviệc)
Khi 2 loại quy chế này được thực hiện tốt, cũng có nghĩa là cơ chế
kiểm soát đã được vận hành
Nguyên tắc thiết lập cơ chế
Quyền hạn : Chủ thể được làm gì, được quyết định gì?
1.
Trách nhiệm : Để được trao quyền hạn đó thì chủ thể phải chịu trách
2.
nhiệm trước ai và về cái gì (về cái mà chủ thể được làm hoặc được
quyết định)
Quyền lợi : Chủ thể được hưởng cái gì (vật chất & tinh thần) (được
3.
hưởng cái mà DN trao cho hay cái mà chủ thể tự cảm nhận)
Nghĩa vụ : Để được hưởng những quyền lợi trên, thì cụ thể phải làm
4.
gì và cần làm gì (không được làm gì
- Ma trận kiểm soát
nguon tai.lieu . vn
