- Trang Chủ
- Thương mại điện tử
- Cách viết một bức thư điện tử có hiệu quả và phương pháp khi liên lạc qua mạng Internet.Ưu điểm lớn nhất của thư điện tử và liên lạc trên mạng là tiết kiệm được chi phí. Khi các dịch vụ trên mạng của doanh nghiệp đã được xác lập thì chỉ cần phải trả rất
Xem mẫu
- Cách viết một bức thư điện tử có hiệu quả và phương
pháp khi liên lạc qua mạng Internet
- Ưu điểm lớn nhất của thư điện tử và liên lạc trên mạng là tiết kiệm được chi phí.
Khi các dịch vụ trên mạng của doanh nghiệp đã được xác lập thì chỉ cần phải trả
rất ít tiền hoặc không mất gì cả để liên lạc qua e-mail, khác với trường hợp sử dụng
điện thoại, fax và telex. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng e-mail vào phần
lớn các liên lạc không chính thức, gởi các bản ghi nhớ, thông báo, báo cáo, bản tin,
hỏi mua, chào bán... Phần lớn các dữ liệu được tạo ra khi sử dụng các phần mềm
destop thông thường đều có thể gửi qua e-mail. E-mail có thể sử dụng để truyền
văn bản, dữ liệu, đồ hoạ, âm thanh và video. Những điểm chính của cấu trúc thư
điện tử trình bày dưới đây sẽ giúp người đọc nắm được và quản lý việc sử dụng thư
điện tử như một công cụ liên lạc.
Tại dòng có chữ To: đề địa chỉ thư điện tử của người nhận.
Tại dòng Subject: nên viết ngắn gọn, sử dụng
các động từ chủ động, đưa các thông tin chủ yếu
về nội dung thư. Rất nhiều người đọc quyết
định có đọc thư hay không chỉ dựa trên cơ sở
của dòng này. Nếu thư không được giới thiệu rõ
ràng từ đầu, không chỉ làm mất thời gian của
- người nhận mà còn có thể làm mất cơ hội thông báo những ý kiến của mình. Nếu
có thể, nêu những điểm quan trọng nhất về bức thư của mình với vài từ trên dòng
subject, (không nhiều hơn 4 hoặc 5 từ, thì bức thư sẽ có hiệu quả hơn).
Ví dụ, một thư điện tử trong mục subject có đề là “thời gian họp nhân viên” hoặc
“mời họp” sẽ gây rắc rối cho tất cả mọi người vì phải mở ra để đọc. Thay vào đó
nếu viết là “họp nhân viên, 2:0pm, thứ năm”, mọi người sẽ hiểu ngay nội dung thư
nói gì. Các chi tiết về địa điểm, thành phần có thể không phải là nội dung chính vì
mọi người trong công ty đều biết và có thể để ở phần nội dung thư.
Ngoài ra, cần chú ý xem lại các đối tượng trả lời tự động (automatic “reply”
subjects). Bức thư được gởi đi gởi lại vài lần thì chủ đề trao đổi thường đã khác xa
so với nguyên gốc ban đầu. Vì vậy, nên thay đổi nội đung của dòng subject phù
hợp với nội dung mới nhất.
Dòng CC: hoặc “cácbon copy” cho phép gửi một bản sao bức thư tới những địa chỉ
khác.
BCC: là viết tắt của “blind carbon copy”- cho phép gửi bản sao một bức thư cho
người khác mà không cho người nhận có địa chỉ ghi ở dòng To biết người gởi đã
- làm điều đó. Đối với những thư cần gửi đi nhiều nơi nên sử dụng đặc điểm BCC
này để gửi cho từng người nhận để họ không mất thời gian đọc hết tất cả các địa
chỉ được đề ở dòng To:
Khi gửi thư điện tử chỉ gửi các bản sao tới những người cần phải đọc. Bạn hàng
của doanh nghiệp có thể nhận được nhiều thư hơn bản thân doanh nghiệp vì thế
cần phải xem xét cẩn thận liệu có cần gửi thư đến cho họ không. Cần phải nghĩ
rằng cố gắng gửi thư của mình có thể bị người khác không quan tâm hoặc vô
nghĩa, thậm chí tệ hơn, có thể coi là gây khó chịu hoặc làm mất thời giờ của người
đọc.
- Nêu rõ tên, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, số fax (có cả mã nước) và địa chỉ e-
mail trong tất cả các giao tiếp. Có thể tạo ra chữ ký tự động để vào cuối thư để
không phải gõ lại mỗi khi gửi thư.
- Cần phải đảm bảo thư được viết rõ ràng, không dùng những câu chữ có thể gây ra
sự hiểu lầm, giải thích các từ viết tắt, kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Không dùng
quá nhiều những từ thân mật, suồng sã trong một bức thư. Mặc dù thư điện tử là
một công cụ giao tiếp nhanh chóng, dễ dàng và không trang trọng, song mọi người
đều cho rằng rất khó chuyển tải ý định của mình một cách chính xác khi viết so với
- trường hợp đối thoại trực tiếp. Nếu người đọc không nhìn thấy nụ cười trên khuôn
mặt người gửi họ có thể coi những lời đùa cợt của bạn là không nghiêm chỉnh và tệ
hơn nữa họ có thể bực mình. Những nhận xét cáu kỉnh của người gửi cũng có thể
có tác dụng mạnh khi viết hơn khi nói chuyện trực tiếp và cũng có vẻ giận giữ hay
mỉa mai hơn. Vì vậy cần thực hiện nguyên tắc “lịch sự” khi viết thư điện tử. Sau
khi đã bấm nút gửi đi, rất khó có thể rút lại lời của bạn hoặc làm nó dịu đi sau khi
suy nghĩ lại.
- Nếu muốn người đọc làm gì đó phải nêu ngay ở đầu thư. Nếu người gửi cần trao
đổi công việc với nhiều người, nên viết công việc từng người tại từng phần riêng
biệt.
- Trả lời ngay các thư nhận được, thông thường trong vòng 24 giờ. Sử dụng chức
năng “trả lời tự động” khi vắng mặt để người gửi thư đến biết khi nào bạn quay về
hoặc người thay thế khi bạn đi vắng.
- Không nên dùng chữ in (capital letter) vì điều đó tương đương với việc quát tháo
người nhận.
- Tránh gửi các fiie đính kèm hoặc các hình ảnh đồ họa phức tạp vì chúng có thể
- tốn nhiều thời gian để lấy ra. Nếu cần thiết gửi file đính kèm, phải đảm bảo người
nhận có phần mềm chung để đọc. Để gửi các văn bản, tốt nhất nên dùng format
RTF (rinh text format). Đối với các loại đồ họa, nên sử dụng các file kiểu JPEG
hoặc GIF, RTF. JPEG và GIF giúp cho việc giảm độ lớn của các file gửi đi rất
nhiều.
- Thận trọng khi mở các file được gửi đến nhiều vì chúng có thể chứa các loại virus
phần mềm gây nguy hại nghiêm trọng cho hệ thống máy tính của người nhận. Để
bảo vệ các hệ thống máy tính cần:
+ Xây dựng phần bảo vệ khỏi virus xâm nhập.
+ Cài đặt phần mềm chống virus làm việc tự động thường xuyên.
+ Khi nhận được thư điện tử có phần fiie gửi kèm theo, không mở ngay trong hệ
thống e-mail mà ghi vào ổ đĩa cứng. Khi mở file này, phần mềm tìm diệt virus sẽ
tự động tìm và sử lý virus nếu có.
Bên cạnh e-mail, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang phương thức giao
tiếp theo thời gian thực tế thông qua mạng Internet. Các ứng dụng như IRC
- (Internet Relay Chat) và VOIP (Voice over Internet Protocel) cho phép các doanh
nghiệp có thể trao đổi trực tiếp với khách hàng ngay lập tức. Rất nhiều công ty
cung cấp miễn phí dịch vụ này, trong đó có AOL, Human Click, Live Person, MCI
WorldCom và Yahoo.
Internet Relay Chat là một hệ thống sử dụng các cuộc thảo luận theo thời gian thực
tế được tiến hành trên các “kênh” dành riêng cho các đối tượng đặc biệt. Thí dụ
VOIP sử dụng Internet như một công cụ truyền các cuộc gọi điện thoại.
nguon tai.lieu . vn
