Xem mẫu
- ĐỀ TÀI
" Trình tự luân chuyển của
chứng từ bán hàng"
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
MỤC LỤC
I/ Khái niệm và nội dung cơ bản củ a chứ ng từ kế toán: ........................................... - 3 -
Khái niệm của chứng từ kế toán: ............................................................................. - 3 -
Nộ i dung cơ bản của chứng từ kế toán: ................................................................... - 3 -
a, Các yếu tố cơ bản:
b, Các yếu tố bổ sung
Mẫu chứng từ: ........................................................................................................ - 4 -
Chứng từ về lao động tiền lương: ................................ ........................................... - 4 -
Chứng từ về hàng tồn kho: ...................................................................................... - 5 -
Chứng từ về bán hàng: ........................................................................................... - 5 -
Chứng từ về tiền mặt: ............................................................................................. - 5 -
Chứng từ về tài sản cố định: ................................................................................... - 5 -
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. .................................. - 6 -
II/ Quá trình lập và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: ..................................... - 6 -
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thường bao gồm bố n bước sau:.................. - 6 -
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán .................................................................... - 6 -
Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng ................................................................. - 7 -
Trình tự luân chuyển, phương pháp và trách nhiệm ghi đố i với mộ t số loại chứng từ
bán hàng: .............................................................................................................. - 10 -
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
-1-
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA VÀ THƯỜNG XUYÊN
MÔN : NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN 1
GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
SVTH : Dư Anh Nguyệt
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
-2-
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Lớp : B16QTC – Hệ ĐH Bằng hai
MSSV : 162350488
Đà Nẵng, ngày 01 tháng 01 năm 2011
TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CỦA CHỨNG TỪ BÁN HÀNG
I/ Khái ni m và n i dung c b n c a ch ng t k toán:
Khái ni m c a ch ng t k toán:
Chứng từ kế toán, trên phương diện pháp lý, là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng
minh các quan hệ pháp lý và các sự kiện. Nó là bản văn tự chứng minh về sự
tồn tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó.
Chứng từ kế toán chính là những bằng chứng chủ yếu bằng giấy tờ về nghiệp
vụ kinh tế - tài chính đ ã xảy ra và thực sự đã hoàn thành. Chứng từ là căn cứ
pháp lý đ ể kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản
lý kinh tế, tài chính cũng như kiểm tra kế toán.
Trên phương diện thông tin, chứng từ là đ ối tượng vật chất chứa đựng thông tin
dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và
không gian. Nó là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà
trong đó, con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và
mã hóa thông tin cố định theo một hình thức hợp lý .
Chứng từ là biểu hiện của phương pháp chứng từ - vừa là phương tiện chứng
minh tính hợp pháp đồng thời cũng là phương tiện thông tin về sự hình thành
các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và
nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở cho việc phân loại và tổng hợp
kế toán.
Căn cứ Điều 4, khoản 7 Luật Kế toán, chứng từ kế toán đư ợc định nghĩa là
“những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.” Như vậy, thực chất chứng từ kế
toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi
chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn
thành trong quá trình hoạt động của đ ơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại
tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tư ợng kế toán khác. Ngoài ra,
chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.
N i dung c b n c a ch ng t k toán:
Nội dung cơ bản của một bản chứng từ kế toán bao gồm các yếu tố cơ bản và
các yếu tố bổ sung:
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
-3-
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
a, Các y u t c b n: Là các y u t b t bu c ph i có trong t t
c các lo i ch ng t , là căn c ch y u đ m b o s ch ng
minh v tính h p pháp, h p l c a ch ng t , là c s đ
ch ng t th c hi n ch c năng thông tin v k t qu c a
nghi p v kinh t phát sinh. Các y u t c b n bao g m:
Tên và số chứng từ: khái quát loại nghiệp vụ đư ợc chứng từ phản ánh. Số
chứng từ bao gồm ký hiệu và số thứ tự của chứng từ.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ: ngày tháng ghi trên chứng từ là yếu tố quan
trọng chứng minh tính hợp lý về mặt thời gian, là căn cứ để xác định thời gian
ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và hủy chứng từ.
Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ: là yếu tố giúp cho việc kiểm tra
về mặt địa điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở để xác định trách
nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
Tên, địa chỉ của đ ơn vị, cá nhân nhận chứng từ.
Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ: cần ghi đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn nhưng
phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu.
Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị (chỉ tiêu giá trị được viết đồng thời
bằng số và bằng chữ).
Chữ ký , họ tên của người lập, ngư ời chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt
nghiệp vụ: trên chứng từ, tối thiểu phải có 2 chữ ký, những đối tượng thực hiện
nghiệp vụ phải ký trực tiếp, không được ký qua giấy than. Trong trư ờng hợp
liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế toán thì phải có tên, chữ ký của
người đại diện theo pháp luật của đơn vị và đóng dấu đơn vị.
b, Các y u t b sung: Là các y u t không b t bu c đ i v i
b n ch ng t , là các y u t có vai trò thông tin thêm nh m
làm rõ các đ c đi m cá bi t c a t ng lo i nghi p v hay góp
ph n gi m nh ho c đ n gi n hóa công tác k toán, ví d :
Quan hệ của chứng từ đến các sổ sách kế toán, tài khoản kế toán
Quy mô kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ
Phương thức thực hiện (phương thức mua hàng, bán hàng, thanh toán…)
Thời gian bảo hành…
M u ch ng t :
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm:
Chứng từ kế toán ban hành theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số
129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ.
Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ thì hệ thống bản
chứng từ bao gồm năm loại sau đây:
Ch ng t v lao đ ng ti n l ng:
Chẳng hạn như:
Bảng chấm công
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
-4-
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán tiền thưởng
Giấy đi đường
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Hợp đồng giao khoán
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Ch ng t v hàng t n kho:
Chẳng hạn như:
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng kê mua hàng
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Ch ng t v bán hàng:
Chẳng hạn như:
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi
Thẻ quầy hàng
Bảng kê mua lại cổ phiếu
Bảng kê bán cổ phiếu.
Ch ng t v ti n m t:
Chẳng hạn như:
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Giấy đề nghị thanh toán
Biên lai thu tiền
Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Bảng kiểm kê qu ỹ (dùng cho VNĐ)
Bảng kiểm kê qu ỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý)
Bảng kê chi tiền.
Ch ng t v tài s n c đ nh:
Chẳng hạn như:
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
-5-
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Biên bản giao nhận TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Ch ng t k toán ban hành theo các văn b n pháp lu t khác.
Chẳng hạn như:
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản
Hóa đơn GTGT
Hóa đơn bán hàng thông thường
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính
Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn…
II/ Quá trình l p và trình t luân chuy n ch ng t k toán:
Chứng từ kế toán vận động liên tục và kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn
khác và sự vận động đó được gọi là luân chuyển chứng từ.
Chứng từ kế toán đ ược lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến
bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ đ ược kiểm tra và sử dụng làm căn cứ
ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy
định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ đư ợc hủy.
Trình t luân chuy n ch ng t k toán th ng bao g m
b n b c sau:
Lập (đối với chứng từ bên trong), tiếp nhận (đối với chứng từ bên n goài), xử lý
chứng từ kế toán
Kế toán viên, kế toán trư ởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám
đốc doanh nghiệp ký duyệt
Sử dụng, phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán và hủy sau một thời gian theo quy định.
Lập hay tiếp nhận chứng từ
Kiểm tra chứng từ
Sử dụng chứng từ
Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
-6-
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Trình t luân chuy n ch ng t bán hàng
Luân chuyển chứng từ bán hàng n ghĩa là sau khi chứng từ bán hàng được kế toán
viên lập xong thì chứng từ đó được giao chuyển tới lần lượt các bộ phận trong đ ơn
vị có liên quan để những bộ phận này nắm được tình hình, lấy số liệu và thông tin
được ghi trên hóa đơn, chứng từ bán hàng để ghi vào sổ kế toán và tổ chức việc bảo
quản và lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
Thông thường, chứng từ bán hàng được lập ra thành 3 bản. Một bản gốc sẽ được
nhân viên kế toán giữ lại tại cuống hóa đơn. Một bản sẽ đ ược kế toán trưởng hoặc
Giám đốc hay những người được ủy quyền kiểm tra, ký duyệt và lưu giữ để làm
căn cứ pháp lý ghi sổ kế toán và bản còn lại sẽ đưa cho khách hàng giữ.
Bước 1: Lập chứng từ
Lập chứng từ là phản ánh nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh và thực sự hoàn thành
trên giấy tờ theo mẫu của Bộ Tài Chính quy đ ịnh, theo thời gian và đ ịa điểm phát
sinh cụ thể. Từ đó, làm cơ sở ghi vào sổ kế toán. Trong quá trình hoạt động kinh
doanh của các đơn vị doanh nghiệp, các nghiệp vụ bán hàng phát sinh và hoàn
thành một cách thường xuyên; do vậy, việc lập chứng từ bán hàng cũng mang tính
chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.
Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong toàn bộ quy
trình kế toán của mọi đơn vị kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên đến chất
lư ợng của công tác kế toán. Vì vậy, khi lập chứng từ bán hàng cần phải bảo đảm
yêu cầu: chính xác, kịp thời, hợp lệ và hợp pháp, bảo đảm về mặt nội dung bắt
buộc. Để đảm bảo được các yêu cầu đó thì khi lập chứng từ bán hàng cần phải tuân
thủ theo các quy định sau:
Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh của doanh nghiệp đều phải lập chứng
từ bán hàng. Chứng từ bán hàng chỉ đ ược lập một lần cho một nghiệp vụ bán
hàng phát sinh.
Nội dung chứng từ bán hàng phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực
với nội dung nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phải kịp thời, chính xác theo nội
dung quy định trên mẫu.
Chữ viết và số trên chứng từ bán hàng phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa,
không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp và đúng với số tiền viết bằng số.
Khi viết phải dùng bút mực xanh hoặc mực đen (không phai), không được dùng
bút mực đỏ hay bút chì. Số và chữ viết phải liên tục, liền mạch, không ngắt
quãng, không được bỏ trống dòng, chỗ trống phải gạch chéo, không được viết
xen kẽ, không được viết chồng đ è. Nếu viết sai thì phải gạch bỏ chỗ sai bằng
một gạch, ghi chữ hoặc số đúng lên phía trên và người sửa chữa ký tên ở bên
cạnh. Nếu viết sót thì viết bổ sung lên phía trên chỗ sót và ký tên người viết bổ
sung bên cạnh.
Chứng từ bán hàng phải được lập đủ số liên quy định (thông thường là 3 liên)
và phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính,
máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than ở giữa 2 liên. Trường hợp đặc biệt phải
lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể
viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
-7-
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
các liên chứng từ. Liên gửi cho khách hàng phải được đóng dấu của đơn vị kế
toán bán hàng đó.
Các hóa đơn, chứng từ bán hàng được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội
dung quy định cho chứng từ, hóa đơn bán hàng.
Mọi chứng từ bán hàng phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng
từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ bán hàng đều phải
ký bằng bút bi hoặc bút mực (xanh hoặc đen), không được ký bằng mực đỏ hay
bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ của một người
phải thống nhất và giữa các liên phải giống nhau.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trư ởng thì phải cử người phụ
trách kế toán để giao dịch với khách hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay
bằng chữ ký của ngư ời phụ trách kế toán của đơn vị bán hàng đó. Người phụ
trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho
kế toán trưởng.
Chữ ký của ngư ời đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc
người đ ược ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc ngư ời được ủy quyền) và dấu
đóng trên hóa đơn, chứng từ bán hàng phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã
đăng ký theo quy đ ịnh. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ bán hàng phải
giống với chữ ký đã đăng ký với kế toán trư ởng. (Các doanh nghiệp phải mở sổ
đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, các nhân viên kế toán, kế toán trư ởng (và
người được ủy quyền), Tổng Giám đốc (và ngư ời đư ợc ủy quyền). Sổ đăng ký
mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc
người đư ợc ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba
chữ ký mẫu trong sổ đăng ký).
Kế toán trưởng (hoặc người đ ược ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền”
của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được ủy quyền không được ủy quyền
lại cho người khác.
Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký hóa đơn, chứng từ bán hàng,
không được ký chứng từ khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo
trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ bán hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) doanh
nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, bảo đảm kiểm soát
chặt chẽ, an toàn tài sản.
Riêng chứng từ bán hàng được lập dư ới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo
quy định của Luật Kế toán và phải đ ược in ra giấy và lưu trữ theo quy định.
Chứng từ điện tử có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Ngư ời lập (Kế
toán viên), người ký duyệt (Kế toán trưởng và Giám đốc) và những người khác
có liên quan đến chứng từ bán hàng (người nộp tiền, người mua hàng hoặc thủ
quỹ) ký tên trên chứng từ bán hàng phải chịu trách nhiệm về nội dung của
chứng từ đó.
Bước 2: K iểm tra chứng từ
Tất cả các chứng từ bán hàng do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến
đ ều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Để đảm bảo tính thận trọng
trong công tác kế toán, sau khi chứng từ bán hàng được lập, bộ phận kế toán sẽ
kiểm tra những hóa đơn, chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp
lý (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý) của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi
sổ kế toán.
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
-8-
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Trình tự kiểm tra chứng từ bán hàng bao gồm:
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên
chứng từ bán hàng
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng phát sinh
thông qua các yếu tố cơ bản đã được ghi trên hóa đơn, chứng từ bán hàng
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ bán hàng.
Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ bán hàng nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính
sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải báo
ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Bước 3: Sử dụng chứng từ
Sử dụng chứng từ tức là tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán. Sau khi
bộ phận kế toán kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản trên chứng từ bán
hàng đã lập, nếu xác minh những yếu tố đó là đúng và hoàn toàn hợp lý thì chứng
từ bán hàng đó sẽ được đưa vào luân chuyển và sử dụng để ghi sổ kế toán. Toàn bộ
các số liệu và thông tin trên chứng từ bán hàng là cơ sở và căn cứ để ghi vào sổ kế
toán.
Trong bước sử dụng chứng từ bán hàng để ghi sổ kế toán, cần lưu ý một vài điểm
sau:
Đối với những hóa đ ơn, chứng từ bán hàng lập không đúng thủ tục, nội dung và
chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hay ghi sổ phải trả lại,
yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Để chuẩn bị cho việc phản ánh chứng từ bán hàng vào sổ kế toán được dễ dàng,
thuận tiện và nhanh chóng hơn thì sau khi kiểm tra, kế toán cần phải tiến hành
một số công việc như ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp số
liệu của các chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán để hoàn thiện chứng từ.
Chỉ khi nào hóa đơn, chứng từ bán hàng được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được
sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Hóa đơn hay chứng từ bán hàng là những cơ sở, bằng chứng và là căn cứ pháp lý
đ ể ghi sổ kế toán; đồng thời, nó cũng là tài liệu lịch sử về tình hình kinh doanh của
doanh nghiệp, nó phản ánh toàn bộ nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh và xảy ra ở
doanh nghiệp. Chính vì vậy nên những hóa đơn, chứng từ bán hàng sau khi được
sử dụng để ghi sổ cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ để tránh bị
mất mát, mục nát, ẩm mốc và hư hỏng do các nguyên nhân khách quan (như thời
tiết, mối mọt…) hay các yếu tố chủ quan gây ra.
Các loại chứng từ bán hàng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và bảo đảm
cẩn thận, an toàn theo quy định của pháp luật. Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản
chính. Chứng từ kế toán phải đ ưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày
kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Khi hết thời hạn lưu trữ
theo luật định (tối thiểu trong vòng 10 năm) thì chứng từ có thể được đem hủy bỏ
(bằng máy xén tài liệu). Trường hợp mất hóa đ ơn bán hàng phải báo cáo với thủ
trư ởng và kế toán trưởng của đơn vị bán hàng đó và báo ngay cho cơ quan thuế để
có biện pháp xử lý kịp thời. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền
tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị
tạm giữ hay bị tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
-9-
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời, lập biên
bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và
ký tên, đóng dấu.
Trình t luân chuy n, ph ng pháp và trách nhi m ghi đ i v i m t s
lo i ch ng t bán hàng:
HÓA ĐƠN GTGT:
Để quản lý nghiệp vụ bán hàng, kế toán sử dụng chứng từ là Hóa đơn bán hàng
(GTGT) đ ể hạch toán cho tất cả các loại hàng hóa được bán ra của doanh nghiệp.
Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa phải lập hóa đơn giá trị gia tăng.
Trong kế toán, Hóa đơn bán hàng (GTGT) đ ược gọi là chứng từ thực hiện vì nó
biểu thị hoặc chứng minh cho nghiệp vụ bán ra một loại hàng hóa nào đó đã được
thực hiện và đã hoàn thành và nó có đầy đủ căn cứ pháp lý để ghi vào sổ kế toán.
Hóa đơn bán hàng được viết hay lập bởi kế toán khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp
vụ bán sản phẩm, hàng hóa.Cơ sở kinh doanh khi bán hàng hóa phải thực hiện chế
độ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Các trường hợp bán hàng hóa lặt
vặt, giá trị thấp (mỗi lần thu tiền trị giá dưới 50.000 đồng) nếu người mua không
yêu cầu thì có thể không lập hóa đơn bán hàng. Còn lại, các tổ chức và cá nhân
hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ quan hành chính sự nghiệp và các đơn vị lực
lượng vũ trang… có phát sinh nghiệp vụ bán hàng đều phải lập hóa đơn giao cho
khách hàng. Khi khách hàng muốn mua một loại sản phẩm hay hàng hóa nào đó thì
bước đầu tiên là tới quầy hàng và tại quầy hàng, nhân viên kế toán sẽ lập một Hóa
đ ơn bán hàng (GTGT) thành 3 liên (Liên 1: màu tím (lưu); Liên 2: màu đỏ (giao
cho khách hàng); Liên 3: màu xanh (dùng đ ể thanh toán)) (đặt giấy than viết 1 lần)
– người lập phiếu ký . Trong 3 liên đó thì nhân viên kế toán sẽ giữ lại Liên 1 ngay
cuống hóa đơn và đưa 2 liên còn lại cho khách hàng chuyển đến quầy thu ngân để
thanh toán tiền trước khi nhận hàng. Và trên 3 liên đó, nhân viên kế toán chỉ viết
một lần lên tờ liên gốc đầu tiên (màu tím) và không được xé mà lưu tại cuống hóa
đ ơn.
Hóa đơn là căn cứ để người bán xuất kho sản phẩm, tính khối lượng hàng hóa
bán cho người mua. Đối với ngư ời mua hàng, hóa đơn là căn cứ để thanh toán, tiến
hành các thủ tục nhập kho, là căn cứ pháp lý để vận chuyển hàng hóa trên đường.
Nếu không có hóa đơn thì hàng hóa vận chuyển trên đường có thể coi là bất hợp
pháp.
Trên Hóa đơn GTGT thì nhân viên kế toán phải ghi rõ những nội dung sau:
Số và ký hiệu của hóa đơn
Ngày, tháng, năm lập hóa đơn
Họ tên, địa chỉ, số tài khoản, số điện thoại, mã số của đơn vị hoặc cá nhân bán
hàng
Họ tên, đ ịa chỉ, số tài khoản, mã số của đơn vị hoặc cá nhân mua hàng
Hình thức thanh toán (tiền mặt, séc…)
Tên, đơn vị tính, số lượng và giá bán (chưa có thuế) của hàng hóa
Tính thành tiền và tổ ng tiền của số hàng hóa bán ra
Thuế suất và tiền thuế GTGT
Tổng cộng tiền thanh toán (viết bằng số và bằng chữ)
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
- 10 -
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Sau khi lập xong hóa đơn GTGT, nhân viên kế toán tại quầy hàng sẽ giữ lại Liên 1
(màu tím) tại cuống hóa đơn và đưa cho khách hàng 2 liên còn lại (màu đ ỏ và màu
xanh) chuyển đến quầy thu ngân để thanh toán. Thủ quỹ ở quầy thu ngân sẽ kiểm
tra số lượng và đơn giá của hàng hóa được ghi trên hóa đơn và thu của khách hàng
đúng số tiền đ ã được kế toán ghi trên hóa đơn rồi ký tên lên hóa đơn, giữ lại Liên 3
(màu xanh lá cây) để làm chứng từ thanh toán ghi vào sổ kế toán cho doanh nghiệp
và trả lại cho khách hàng tờ Liên 2 (màu đỏ). Khách hàng sẽ cầm tờ Liên 2 đó quay
lại quầy hàng trình cho nhân viên kế toán kiểm tra là đ ã thanh toán tiền hay chưa
rồi nhận số hàng hóa muốn mua. Hóa đơn bán hàng phải được lập và luân chuyển
theo trình tự như vậy để nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận và quản lý chặt
chẽ tài sản trong đơn vị, tránh tình trạng gian lận xảy ra, tránh cho người bán hàng
biển thủ. Nhân viên kế toán ở quầy hàng chỉ được bán hàng chứ không đ ược thu
tiền còn thủ quỹ ở quầy thu ngân chỉ phụ trách việc thu tiền khách hàng chứ không
được giao hàng. Đến cuối ngày thì hai bộ phận này sẽ đối chiếu số liệu kiểm tra
xem có khớp nhau hay không.
Ngoài trình tự đó ra thì hóa đơn GTGT còn được luân chuyển theo một quy trình
khác: Hóa đơn do bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh lập thành 3 liên: Liên
thứ nhất được lưu tại quyển; Liên thứ 2 giao cho khách hàng mua bán hàng hóa còn
Liên thứ 3 do thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày hoặc cuối kỳ giao cho kế toán
đ ể ghi sổ. Chuyển hóa đơn cho kế toán trưởng và thủ trưởng đ ơn vị ký duyệt. Nếu
hóa đơn thanh toán tiền ngay, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền. Người
mua nhận hàng hóa, sản phẩm xong thì ký vào đơn.
Sau khi được dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán thì hóa đ ơn phải được đơn vị kế
toán bảo quản và lưu trữ đầy đủ, an toàn tại kho tài liệu của doanh nghiệp.
PHIẾU XUẤT KHO:
Khi đơn vị bán hàng cho xuất hàng hóa, sản phẩm ra để cung cấp cho khách hàng
thì bộ phận vật tư phải lập phiếu xuất kho đ ể theo dõi chặt chẽ số lượng sản phẩm,
hàng hóa xuất kho sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng, làm căn cứ để tính giá thành
sản phẩm, hàng hóa. Và quy trình tổ chức phiếu xuất kho được thực hiện như sau:
Khi xuất kho phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất (ở đây là để bán hàng) thông
qua các chứng từ nguồn là hóa đơn bán hàng (GTGT), hóa đơn cung cấp sản phẩm,
hàng hóa,…
Bước đầu tiên, bộ phận kinh doanh bán hàng sẽ lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất
sản phẩm, hàng hóa. Sau đó, chuyển cho giám đốc doanh nghiệp hoặc phụ trách
đ ơn vị ký duyệt. Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư sẽ căn cứ đề nghị xuất hoặc
lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên (đ ặt giấy than viết 1 lần). Bộ
phận lập phiếu sẽ lưu lại Liên 1. Trên phiếu xuất kho, yêu cầu phải ghi rõ ràng và
đ ầy đủ những nội dung sau:
Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đ ơn
vị).
Họ tên người nhận hàng, tên, địa chỉ (bộ phận)
Số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho (bán hàng) và kho (ngăn lô)
xuất sản phẩm, hàng hóa.
Số thự tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số, và đơn vị tính của sản
phẩm, hàng hóa.
Số lượng sản phẩm hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của bộ phận kinh doanh bán
hàng
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
- 11 -
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho
giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm
phiếu xuống kho để nhận hàng. Phiếu xuất kho đó sẽ được chuyển cho thủ kho và
thủ kho sẽ tiến hành xuất đúng số lượng và mặt hàng sản phẩm, hàng hóa ghi trong
phiếu xuất; Sau khi thực hiện xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất (
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Trong trư ờng hợp nếu là thu ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ
đ ể tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ. Liên phiếu thu gửi ra ngoài
doanh nghiệp phải đóng dấu.
BẢNG THANH TOÁN HÀNG ĐẠI LÝ, KÝ GỬI:
Để bán hàng, các nhà sản xuất (hoặc cũng có thể là các doanh nghiệp thương mại)
thường ký hợp đồng đại lý với các nhà phân phối. Một trong các hình thức đại lý
phổ biến nhất là đại lý ký gửi. Nếu doanh nghiệp đ ã bán một phần hoặc toàn phần
số hàng nhận bán hộ thì với thời gian đã định, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh
toán cho người đặt ký gửi, nghĩa là cho đối tác đưa hàng bán ký gửi cho doanh
nghiệp. Mục đích của chứng từ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi là đ ể phản ánh
tình hình thanh toán hàng đại lý, ký gửi giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán
hàng, là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng đại lý, ký gửi thanh
toán tiền và ghi sổ kế toán.
Chứng từ Bản thanh toán hàng đại lý, ký gửi do nhân viên kế toán bên nhận bán
hàng đại lý, ký gửi lập thành 3 bản. Ở chứng từ này thì khi lập, yêu cầu kế toán
phải ghi rõ:
Họ tên, địa chỉ hoặc đóng dấu đơn vị nhận bán hàng đ ại lý, ký gửi ở góc trên
bên trái chứng từ
Số, ngày, tháng, năm lập bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi
Số hiệu, ngày, tháng, năm của hợp đồng bán hàng đại lý, ký gửi.
Ở mục thanh toán số hàng đ ại lý, ký gửi, nhân viên kế toán có trách nhiệm ghi:
Số thứ tự và tên, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính của sản phẩm, hàng hóa nhận
đại lý, ký gửi
Số lượng hàng còn tồn cuối kỳ trước
Số lượng hàng nhận đại lý, ký gửi kỳ này
Tổng số lượng hàng nhận đại lý, ký gửi tính đến cuối kỳ này (gồm số lượng
hàng tồn kỳ trước chưa bán và số lượng hàng nhận kỳ này)
Số lư ợng, đơn giá và số tiền của hàng hóa đ ã bán phải thanh toán của kỳ này.
(Đơn giá thanh toán là đơn giá ghi trong hợp đồng bán hàng đại lý, ký gửi giữa
bên có hàng và bên nhận hàng)
Số hàng hóa nhận đại lý, ký gửi còn tồn (tại quầy, tại kho) chưa bán được đến
ngày lập bảng thanh toán
Tổng số tiền phải thanh toán phát sinh kỳ này và ghi ở dòng Cộng.
Số tiền bên bán hàng đại lý, ký gửi còn nợ chưa thanh toán với bên có hàng đến
thời điểm thanh toán kỳ này.
Số tiền bên bán hàng đại lý phải thanh toán với bên có hàng đại lý mới phát
sinh đến kỳ này.
Số tiền bên có hàng đại lý phải thanh toán với bên bán hàng đại lý về số thuế
nộp hộ, tiền hoa hồng mà bên nh ận bán hàng ký gửi được hưởng, chi phí
khác,…(nếu có).
Số tiền bên bán hàng đ ại lý thanh toán cho bên có hàng đại lý kỳ này (ghi rõ số
tiền mặt và tiền séc)
Số tiền bên bán hàng đại lý còn nợ bên có hàng đ ại lý đến thời điểm thanh toán.
Sau khi lập xong chứng từ Bảng thanh toán hàng đ ại lý, ký gửi, ngư ời lập ký,
chuyển cho kế toán trưởng hai bên soát xét và trình giám đốc hai bên ký duyệt đóng
dấu, một bản lưu ở nơi lập (phòng kế hoạch hoặc phòng cung tiếu), một bản chuyển tới
phòng kế toán để làm chứng từ thanh toán và ghi sổ kế toán còn lại một bản gửi cho
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
- 13 -
- Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
bên có hàng đ ại lý, ký gửi. Sau khi được sử dụng để ghi sổ kế toán, chứng từ Bảng
thanh toán hàng đ ại lý, ký gửi phải được đưa vào kho bảo quản và lưu trữ cẩn thận.
THẺ QUẦY HÀNG:
Việc lập chứng từ thẻ quầy hàng là để theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa trong
quá trình nhận và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm
bắt được tình hình nhập, xuất hay tồn tại quầy, làm căn cứ để kiểm tra, quản lý
hàng hóa và lập bảng kê bán hàng từng ngày (k ỳ). Khi lập thẻ quầy hàng, kế toán
có trách nhiệm ghi rõ những thông tin sau trước khi ký:
Họ tên, đ ịa chỉ hoặc đóng dấu cơ quan vào góc trên bên trái chứng từ
Số thẻ, ngày tháng năm lập thẻ
Tên hàng, quy cách, đơn vị tính và đơn giá của hàng hóa
Ngày, tháng, năm và tên người bán hàng trong ngày (ca)
Số lượng hàng hóa tồn đầu ngày (ca)
Số lượng hàng hóa từ kho nhập vào quầy trong ngày (ca)
Số lượng hàng hóa nhập trong ngày (ca) từ những nguồn khác thông qua kho
của đơn vị
Tổng số lư ợng hàng hóa có trong ngày (ca)
Số lượng hàng hóa xuất bán trong ngày (ca)
Số tiền thu được của số hàng hóa bán trong ngày (ca)
Số lượng và giá trị hàng hóa xuất ra vì các mục đích khác không phải bán trong
ngày (ca)
Số lượng hàng hóa tồn lại quầy hàng vào cuối ngày (ca).
Mỗi thẻ quầy hàng theo dõi một mặt hàng, không ghi những mặt hàng khác nhau
về quy cách, phẩm chất vào cùng một thẻ. Thẻ quầy hàng do người bán hàng giữ
và ghi hàng ngày (ca), trư ớc khi sử dụng phải đăng ký với kế toán. Cuối tháng cộng
thẻ quầy hàng đ ể lập báo cáo bán hàng. Sau khi được sử dụng để ghi vào sổ kế toán
thì nhân viên kế toán phải có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ cẩn thận.
Nguyên lý kế toán 1 GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La
- 14 -
nguon tai.lieu . vn
