Xem mẫu
- Chương 1
Giới thiệu dự án và quản lý dự án
GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN
03/09/2008 1
- Nội dung
1. Đặc tính của một dự án
1. Đặc tính của một dự án
2. Giới thiệu về quản lý dự án
2. Giới thiệu về quản lý dự án
3. Giới thiệu về nhà quản lý dự án
3. Giới thiệu về nhà quản lý dự án
4. Thảo luận
4. Thảo luận
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 2
- ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (1)
Dự án là gì?
– Là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ
có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm
đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện
ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân
sách.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 3
- ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (2)
Thời hạn
Mục tiêu
nhất định
rõ ràng
Text Đặc điểm
của DA
Nguồn lực
hạn chế
Tính
độc đáo
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 4
- ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (3)
100%
Chậm
% hoàn thành DA
Nhanh
Chậm
Thời gian
Khởi đầu
Khởi đầu Triển khai
Triển khai Kết thúc
Kết thúc
Khái niệm
Định nghĩa DA Hoạch định
Thiết kế Lập tiến độ Đánh giá
Thẩm định Tổ chức c.việc Chuyển giao
Lựa chọn Giám sát
Bắt đầu triển khai Kiểm soát
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 5
- ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (4)
Đỉnh (Peak)
Mức nỗ lực của DA
Thời gian
Khởi đầu
Khởi đầu Triển khai
Triển khai Kết thúc
Kết thúc
Nỗ lực thực hiện dự án theo thời gian
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 6
- ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (5)
Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ
Chương trình 1 Dự án 1 Nhiệm vụ 1
Chương trình 2 Dự án 2 Nhiệm vụ 2
Hệ thống
(System) … … …
Chương trình n Dự án n Nhiệm vụ n
Program Project Task
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 7
- ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (6)
Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng
Dự án Phòng ban chức năng
Có chu ky hoạt động rõ ràng Tồn tại lâu dài, từ năm nay sang năm khác
Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo ngày lịch Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày
lịch (ngoại trừ ngân sách tài chính hàng năm)
Dự án có thể kết thúc đột ngột khi không đạt Tồn tại liên tục
mục tiêu
Do tính độc đáo của dự án, công việc không bị Thực hiện các công việc và chức năng đã biết
lặp lại
Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành trong ràng Công việc được thực hiện tối đa với ngân sách
buộc về thời gian và nguồn lực trần hàng năm (ceiling budget)
Việc dự báo thời gian hoàn thành và chi phí Tương đối đơn giản
gặp khó khăn
Liên quan đến nhiều kỹ năng và nguyên tắc Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng va nguyên
trong nhiều tổ chức, và thay đổi theo giai đoạn tắc trong một tổ chức
dự án
Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên tục Tương đối ổn định
Bản chất năng động Bản chất ổn định
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 8
- Các loại dự án:
– Dự án hợp đồng (Contractual project)
– Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D Project)
– Dự án xây dựng (Contruction Project)
– Dự án hệ thống thông tin (Information System Project)
– Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning
Project)
– Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)
– Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng
(Public/Welfare/Development Project)
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 9
- GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (1)
Quản lý dự án
– Là một quá trình Hoạch định - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm soát các
công việc và nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã định.
Khi nào chúng ta cần quản lý dự án?
– Nhấn mạnh đến trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân hay
nhóm
– Các bộ phận chức năng thông thường không thể quản lý được
• Quy mô của công việc
• Không quen thuộc
• Thay đổi thị trường
• Sự độc lập
• Chia sẻ tài nguyên
• Tầm quan trọng về nỗ lực
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10
- GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (2)
• Các quy luật quản lý dự án
– Không có một dự án nào hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho
phép, hoặc cùng một đội ngũ nhân viên từ khi dự án được bắt đầu. Dự án
của bạn cũng không phải là dự án đầu tiên xảy ra như vậy.
– Nhiều dự án được tiến triển rất nhanh chóng cho tới khi chúng hoàn thành
90%, sau đó chúng được duy trì mãi ở mức 90%.
– Một thuận lợi của những dự án có mục tiêu mơ hồ là làm cho bạn có thể
tránh được những lúng túng khi ước tính những chi phí tương ứng.
– Khi mọi thứ trở lên tốt đẹp, thì chắc chắn có một cái gì đó đang trục trặc. Khi
mọi việc tưởng như đã tồi tệ nhất, thì nó còn có thể tồi tệ hơn nữa. Khi mọi
việc có vẻ có chiều hướng tốt lên, thì co nghĩa bạn đang bỏ qua một cái gì
đó.
– Nếu nội dung của dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì mức độ thay
đổi sẽ vượt qua tốc độ tiến triển của dự án
– Không có một hệ thống nào hoàn toàn không có sai sót. Việc cố gắng gỡ rối
cho một hệ thống có thể dẫn tới những lỗi khó tìm thấy hơn.
– Dự án được hoạch định không cẩn thận sẽ tốn gấp 3 lần thời gian để hoàn
thành nó. Dự án được lập kế hoạch cần thận sẽ chỉ kéo dài thời gian gấp đôi
mà thôi.
– Tổ dự án thường rất ghét việc báo cáo tiến độ bởi vì tiến độ thực hiện của họ
thường không đúng với kế hoạch.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 11
- GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (3)
Tiêu chuẩn đánh giá việc quản dự án thành công
Thành quả
Yêu cầu về
thành quả Mục tiêu
Chi phí
Ngân sách
cho phép
Thời hạn
quy định
Sử dụng nguồn lực được giao 1 cách:
Thời gian - Có kết quả (Effectiveness)
- Hiệu quả (Efficiency)
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 12
- GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (4)
Mức độ quan trọng tương đối giữa các mục tiêu của dự án
Thời
Chất Thời Chất gian
lượng gian lượng 25%
33% 34% 30%
Chi phí Chi phí
33% 45%
Dự án 1 Dự án 2
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 13
- GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (5)
Những trở lực trong quản lý dự án
(Obstacles in Project Management):
– Độ phức tạp của dự án
– Yêu cầu đặc biệt của khách hàng
– Cấu trúc lại tổ chức
– Rủi ro trong dự án
– Thay đổi công nghệ
– Kế hoạch và giá cả cố định
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 14
- GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (6)
= Giám sát + so sánh
+ sửa sai
KIỂM HOẠCH
SOÁT ĐỊNH
CN ĂN G
CHỨ A
CÁC QLD
LÃNH TỔ
ĐẠO CHỨC
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 15
- GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (1)
Vị trí của nhà QLDA Tổ chức mẹ
(Parent Organization)
Tổ dự án Người hưởng thụ từ DA
(Project Team) (Client/Beneficiary)
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 16
- GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (2)
Đóng góp cùa các đối tượng liên quan đến DA
Thực hiện các chức năng QLDA, nhấn mạnh đến:
- Quản lý mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA
Nhà
- Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý và Kỹ thuật của DA
QLDA
- Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA
- Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của DA
Tổ DA Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ
Nhà đảm Quyền lực (thẩm quyền), hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự án
bảo
Khách Những yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹ
hàng
Hỗ trợ việc xây dựng chính sách công ty và cung cấp nguồn lực để hoàn
Nhà QL thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án, cụ thể:
chức
năng - Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ? (How)
- Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu? (Where)
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 17
- GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (3)
Trách nhiệm của nhà QLDA là cân đối:
Chi phí
Mối quan hệ
Thời gian Chất lượng
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 18
- GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (4)
Kỹ năng QL Kỹ năng
thời gian, kỹ thuật
lập tiến độ
Kỹ năng
Kỹ năng lãnh đạo
lập ngân
sách Kỹ năng của
Kỹ năng Kỹ năng quan hệ
Nhà QLDA con người &QL
tiếp thị, ký
hợp đồng nguồn lực
với KH Kỹ năng
Kỹ năng
thương truyền đạt
lượng
TEXT
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 19
- GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (5)
• Chọn lựa nhà QLDA
– Nhà quản lý dự án cần phải:
• Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu
• Có sự cam kết với mục tiêu của dự án
• Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định
và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau
– Những hướng dẫn chung
• Biết tổng quát > chuyên sâu (Generalist > Specialist)
• Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích
(Synthesizer > Analyst)
• Người làm cho mọi việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác)
> Giám sát (Facilatator > Supervisor)
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 20
nguon tai.lieu . vn
