Xem mẫu
- TRAINING 2013
MARKETING DEPARTMENT
MS. CLAUDIA VU
KĨ NĂNG
TỔ CHỨC SỰ KiỆN
- TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Định nghĩa “sự kiện”
Phân loại sự kiện
Nhiệm vụ của một người
tổ chức sự kiện (TCSK)
Kế hoạch + Quy trình
TCSK
- ĐỊNH NGHĨA “SỰ KIỆN”
“Một phần của PR, các hoạt động nhằm
quảng bá cho thương hiệu, hình ảnh, sản
phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp; hoặc xây
dựng, duy trì mối quan hệ với cổ đông, nhân
viên, đối tượng mục tiêu.”
- PHÂN LOẠI SỰ KIỆN
Đối ngoại – Đối nội:
+ Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng…
+ Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán bộ nhân viên…
Mức độ trang trọng:
Very formal – Smart casual – Conference/Seminar Casual
Mục đích:
+ Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ…
+ Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mại…
Địa lý, bản chất:
- NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Hiểu biết cặn kẽ về:
- Mục đích, tính chất sự kiện
- Thành phần tham dự, đối tượng sự kiện hướng đến
2. Khả năng bao quát, quản lý các vấn đề liên quan
đến sự kiện:
- Địa điểm diễn ra sự kiện, điểm đến tiếp sau sự kiện
(nếu có)
- NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. Lường trước các sự cố
Lập sẵn các kế hoạch dự phòng trong các trường hợp xấu
liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật có thể xẩy ra
4. Quản lý tốt về truyền thông
Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp
Thu thập, chọn lọc ảnh của các nhà báo làm tư liệu
5. Khả năng đáp ứng cao nhất các vấn đề phát sinh
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. XÂY DỰNG Ý TƯỞNG:
Mục đích tổ chức sự kiện?
BRAINSTORM
Các thành phần tham gia?
Tính chất, quy mô sự kiện?
Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện?
Ngân sách định mức dành cho sự kiện?
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2. LẬP ĐỀ ÁN TỔ CHỨC SỰ KIỆN:
Lựa chọn ý tưởng chủ đạo, xây dựng kịch bản sự
kiện
Phác thảo kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện
Liệt kê các vật tư, nhân lực cần thiết cho sự kiện
Check giá các hạng mục đã liệt kê, lập bảng dự trù
kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI
TIẾT:
Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần),
làm việc trước với cơ quan quản lý hành
chính.
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:
Thảo hồ sơ xin tài trợ và tiến hành liên hệ xin tài trợ/
cộng tác
Thi công các hạng mục cần thiết: lắp đặt sân khấu, dàn
âm thanh – ánh sáng, căng khung backdrop, trang trí…
Lập bảng phân công nhân sự cụ thể, chi tiết. Lựa chọn
MC, PG, an ninh, hậu cần… cẩn thận.
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:
Quan tâm đến danh sách khách mời, chuẩn bị
phương án tiếp đón VIP, bài diễn văn của VIP…
Quan tâm đến quà tặng cho khách sau sự kiện
Kiểm soát, điều chỉnh ngân sách thực tế, các
khoản phát sinh. Giữ hóa đơn, lập bảng biểu rõ
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:
Ngay trước sự kiện:
- Check lại kịch bản, lời dẫn của MC, bài diễn văn
của đại biểu
- Check lần cuối âm thanh, ánh sáng, trang trí…
- Chỉnh đốn trang phục theo đúng quy định
- Nhắc nhở kĩ việc tiếp đón VIP, vị trí ngồi của VIP
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:
Trong sự kiện:
- Luôn đứng gần sân khấu để kiểm soát các tình
huống
- Theo sát kịch bản chương trình
- Cắt cử người đứng trực tại khu đại biểu
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:
Sau sự kiện:
- Cảm ơn, tiễn VIP hoặc đưa VIP đến địa điểm kế
tiếp
- Nhanh chóng thu thập ảnh, clip của PV . Chọn lọc
những hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chí
- Thanh toán cho các nhà cung cấp
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
5. LẬP BÁO CÁO TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ:
Ekip tổ chức sự kiện nhóm họp tổng kết, nhận xét khâu
tổ chức, rút kinh nghiệm.
Chốt lại bảng liệt kê chi phí thực chi gửi bộ phận kế
toán.
Lập báo cáo tổng kết gửi lãnh đạo
$$$ REPORT
- THỰC HÀNH
Lên kế hoạch tổ chức các sự kiện sau:
1. Lễ khai mạc giải bóng đá SV New Ocean Cup 2013
2. Event “Chào xuân 2013” khuấy động không khí tại
cơ sở 2, Trần Đại Nghĩa của Anh ngữ New Ocean
3. Triển lãm giáo dục quốc tế New Ocean 2013
4. Tọa đàm tư vấn tuyển dụng, hướng nghiệp giữa
New Ocean và sinh viên ĐH Thương Mại
- ~ Gracias por atención~
nguon tai.lieu . vn