Xem mẫu
BÀI 5: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Nội dung
Khái niệm và vai trò hoạt động
thuyết trình;
Chuẩn bị thuyết trình;
Tiến hành thuyết trình;
Vận dụng các kĩ năng trong thuyết trình.
Mục tiêu
Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ:
Xác định được tầm quan trọng của hoạt động
thuyết trình;
Chỉ ra các bước tiến hành thuyết tình;
Vận dụng được các kĩ năng thuyết trình
hiệu quả.
Hướng dẫn học
Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương
trình đã cung cấp.
PPH101_Bai5_v1.0018109225
1
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Steve Jobs được xem là “phù thủy công nghệ”, và ông cũng được biết đến như là bậc thầy
của nghệ thuật thuyết trình. Trên sân khấu, ông thu hút toàn bộ sự chú ý của khán giả mà
không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu đồ phức tạp. Ông thành công nhờ cách
kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với từng con số, từ ngữ hay
hình ảnh minh họa. Kỹ năng thuyết trình hoàn toàn có thể luyện tập. Nếu bạn nghiêm túc
tuân theo nguyên tắc 3S dưới đây, bạn sẽ nằm trong nhóm 1% những người thuyết trình
hiệu quả như Steve Jobs.
Story – Một câu chuyện thuyết phục
Bộ não của chúng ta có khuynh hướng ghi nhớ những câu chuyện có kịch tính, cao trào tốt
hơn là những lời nói suông. Chính vì vậy, hãy xây dựng kịch bản cho bài thuyết trình của
bạn như một câu chuyện, có mục tiêu, có cao trào, có đấu tranh và có kết quả.
Đầu tiên, câu chuyện bắt đầu bằng một tựa đề (headline). Tựa đề của bài diễn thuyết của
bạn nên ngắn gọn, dễ nhớ và chuyển tải ý chính của cả câu chuyện.
Steve luôn định vị những sản phẩm của ông với một câu vừa vặn với một post của Twitter
(140 ký tự), ví dụ, với MacBook Air, ông định vị nó là “the world’s thinnest notebook.” –
notebook mỏng nhất thế giới. Và đây cũng là tựa đề cho bài thuyết trình giới thiệu MacBook
Air của ông. Ngắn, đơn giản và ấn tượng!
Khi lên ý tưởng cho bài thuyết trình, bạn nên tập trung vào tối đa ba điểm chính. Những
thông điệp này cần được sắp xếp theo trình tự logic và rõ ràng. Ngoài ra, trước khi trình
bày, bạn nên cho người nghe biết mục tiêu của bài thuyết trình. Ví dụ: “Để giúp bạn hoàn
thiện kỹ năng thuyết trình, hôm nay tôi sẽ giới thiệu 3 yếu tố làm nên một bài thuyết trình
hiệu quả.” Như vậy, bạn sẽ giúp người nghe hình dung câu chuyện dễ dàng hơn. Với mỗi
ý chính, bạn nên có ví dụ cụ thể để minh họa để câu chuyện của bạn sinh động hơn; và chắc
chắn người nghe sẽ nhớ lâu hơn.
Kết thúc câu chuyện, bạn nên tóm tắt lại và nhắc lại mục tiêu đối với người nghe.
Slides – Những slide đơn giản
Chúng ta có khuynh hướng để càng nhiều chữ lên slide càng tốt. Tuy nhiên, bộ não chúng
ta thường chỉ làm tốt được một việc trong một thời điểm; chẳng hạn, một người khó có thể
vừa nghe vừa đọc cùng một lúc. Chính vì vậy, nếu bạn muốn người khác nghe mình, đừng
bắt họ đọc chữ trên slide.
Khi Steve Jobs thuyết trình, những gì người ta thấy là một màn hình rộng, với hình ảnh nổi
bật, một con số hoặc một biểu đồ đơn giản. Hãy nhớ, “một bức ảnh hơn ngàn lời nói”, hãy
tận dụng sức mạnh của hình ảnh thay cho ngôn từ. Nhưng bạn nhớ dùng hình ảnh chất
lượng cao.
Theo “Presentation Zen” – một cuốn sách thú vị về thuyết trình, bạn không nên sử dụng
hình vẽ clipart cũng như những mẫu PowerPoint có sẵn vì khán giả của bạn đã chán ngấy
những hình ảnh cũng như họa tiết thịnh hành từ những năm 1990. Khi cần thiết, bạn nên
xen kẽ hình ảnh và âm nhạc hay những đoạn phim ngắn để làm cho câu chuyện của bạn trở
nên sinh động hơn.
Số lượng slides phụ thuộc vào độ dài của “câu chuyện”, nhưng mỗi ý chính chỉ nên sử dụng
một slide. Nếu phần nào có nhiều dữ liệu cần trình bày, bạn có thể chia thành 2-3 slides.
PPH101_Bai5_v1.0018109225
2
Và tập trung cho chữ S thứ 3 – speaker.
Speaker – Người thuyết trình thu hút
Là trung tâm của buổi thuyết trình, bạn phải chuẩn bị thật kỹ.
Đầu tiên là trang phục. Trang phục phải phù hợp với đối tượng khán giả, với chủ đề và
không gian thuyết trình (năng động, trẻ trung hay chuyên nghiệp, trang trọng).
Trong khi thuyết trình, bạn cần phải để ý đến ngôn ngữ hình thể phù hợp.
Tránh xa bục phát biểu. Bạn nghĩ gì khi thấy diễn giả dính chặt vào bục phát biểu và
gần như đọc lại toàn bộ chữ hiện lên trên slide? Giờ thì bạn đã biết lý do.
Nhìn khán giả, nhưng đừng “thiếu công bằng” khi chỉ nhìn chằm chằm vào một người
nào đó.
Phong thái tự tin, không bỏ tay vào túi quần hay vòng trước ngực hay mân mê đồ vật
nào đó như bút, giấy hay tà áo. Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hãy hít thở sâu để lấy lại
bình tĩnh.
Nói rõ, chậm với âm lượng vừa đủ và dừng khoảng 3 giây khi bạn chuyển ý. Khi nói chậm
và rõ, bạn sẽ lựa chọn từ ngữ cẩn thận hơn, và nhờ vậy, bạn sẽ tự tin hơn. Khi ngừng đúng
chỗ, bạn sẽ thu hút sự chú ý của người nghe.
Và, “gia vị” cuối cùng cho bài thuyết trình của bạn là “năng lượng, sự nhiệt huyết và hứng
khởi” vì thuyết trình chính là một show diễn. Chính vì vậy, cho dù slides của bạn bắt mắt
bao nhiêu, ý tưởng của bạn hay như thế nào và bạn sáng sân khấu đến nhường nào; thiếu
nhiệt huyết, bạn chẳng thể nào thu hút sự chú ý và tập trung của khán giả cho đến phút cuối.
Steve Jobs biết cách biến những buổi thuyết trình của ông thành những show diễn thật sự.
Trong buổi giới thiệu iPad đầu tiên vào tháng 01/2010, ông đã khơi gợi sự tò mò của khán
giả bằng cách đưa ra một câu hỏi “Chúng ta đã có điện thoại, chúng ta đã có máy tính xách
tay, vậy sản phẩm nào sẽ lấp khoảng trống giữa hai thiết bị này? Sản phẩm nào mà chúng
ta có thể lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game và đọc sách điện tử?”
Liệu đó có phải là Netbook không? Không, vấn đề là vì Netbook không tốt hơn bất cứ sản
phẩm nào. Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp và sử dụng phần mềm của PC. Nó không tốt
hơn, nó chỉ rẻ hơn. Chúng tôi không nghĩ đó là loại thiết bị thứ ba. Và chúng tôi đã tạo ra
sản phẩm đó. Và hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn, ngay bây giờ, chúng tôi gọi đó
là iPad.” Những tràng vỗ tay, những tiếng cười sảng khoái của khán giả đã chứng minh
show diễn của Steve Jobs thật sự đem lại cho họ nhiều hứng thú, một cảm xúc mạnh mẽ và
ấn tượng khó quên.
Chris Harvey, CEO VietnamWorks.
Câu hỏi: Bạn học được điều gì từ câu chuyện trên?
PPH101_Bai5_v1.0018109225
3
Khái niệm và vai trò của hoạt động giao tiếp
Trong bài 3 và bài 4, các bạn đã thấy được tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp và ảnh
hưởng của kỹ năng giao tiếp đến các mối quan hệ trong công việc và trong cuộc sống. Khi
tìm kiếm các ứng cử viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp tốt cũng là
tiêu chí mà các nhà tuyển dụng ưu tiên hàng đầu. Kỹ năng thuyết trình là một hình thức
giao tiếp nhưng ở mức độ cao hơn, phức tạp hơn, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi
thuyết trình. Thuyết trình diễn ra khá thường xuyên trong môi trường làm việc. Có được kỹ
năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được tư tưởng và mong muốn của mình đến
người nghe. Với kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được
mọi đối tác dù đó là người khó tính nhất.
Khái niệm thuyết trình
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình. Sau đây là một số khái niệm được nhiều
nhà quản lý chia sẻ:
Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ đề cho người
nghe. Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nội dung của bài nói.
Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học
sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất.
Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung
cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.
Thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thông
tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những mục đích nhất định.
Bài thuyết trình có thể truyền tải đến người nghe những loại thông tin khác nhau vì vậy với
mỗi loại thông tin bạn cần chú ý:
Thông tin mang tính chính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trong mọi trường hợp
bạn cần phải đưa thông tin và nguồn cung cấp thông tin thật chính xác. Trong số khán
giả nghe bài thuyết trình có thể sẽ có những người biết rõ về thông tin mà bạn cung cấp.
Vì vậy, nếu thông tin không chính xác, rất có thể bạn sẽ vấp phải sự phản đối của họ.
Thông tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình về loại thông tin này, thuyết trình viên
cần tạo ra được hiệu ứng tích cực với người nghe. Làm thế nào để khán giả phải hào
hứng lắng nghe, đồng thời có sự cảm nhận, đánh giá về những thông tin đó. Tính hấp
dẫn thể hiện của bài thuyết trình không chỉ dừng lại ở nội dung thông tin đưa ra mà nó
còn phụ thuộc rất nhiều vào cách truyền tải thông tin.
Thông tin mang tính thực tế: Thông tin đưa ra phải được người nghe chấp nhận, thông
tin phải cần thiết và quan trọng với người nghe. Qua đó người nghe có thể xử lý thông
tin trong chừng mực hiểu biết của mình.
Thông tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy những luận điểm, luận cứ và
cách luận giải của thuyết trình viên hợp lý, họ sẽ chấp nhận và đồng tình với quan điểm
của thuyết trình viên. Đó là khi khán giả và người thuyết trình đều cảm thấy hài lòng
với bài thuyết trình.
Các loại thuyết trình
Phân loại theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chính là:
PPH101_Bai5_v1.0018109225
4
Thuyết trình theo kiểu trình bày: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải một nhận định, quan
điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên môn cho người nghe.
Ví dụ: Trình bày bài giải toán cho các học viên cùng nhóm học tập, trình bày luận văn
tốt nghiệp, trình bày về bản thân trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hoặc phổ biến
quy trình kế toán thanh toán cho các nhân viên mới áp dụng và làm theo.
Thuyết trình theo kiểu thuyết phục: Đưa ra lý lẽ lập luận để người nghe nghe theo mình,
chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình.
Ví dụ: Thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mới của công ty hoặc
thuyết phục nhân viên chấp nhận và tuân thủ làm theo quy trình kế toán thanh toán mới
của công ty.
Vai trò của hoạt động thuyết trình
Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả
Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được nội dung ý
tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì có thể tiếp nhận các nội dung đó
để cùng có một cách hiểu thống nhất.
Ví dụ
Hà và nhóm bạn của Hà được giới thiệu đến thực tập tại công ty A, phòng kinh doanh. Trong lần
thực tập này có tất cả 8 bạn. Ban giám đốc công ty có chủ trương khi kỳ thực tập kết thúc, sẽ
tuyển dụng một số bạn vào làm việc tại công ty. Một buổi thảo luận lớn cho toàn bộ nhân viên
phòng kinh doanh và ban giám đốc công ty sẽ được tổ chức để mỗi bạn sinh viên thực tập trình
bày về một kế hoạch kinh doanh dựa trên tình hình thực tế tại công ty mà sinh viên nghiên cứu
được. Tuy tất cả các bạn đều nỗ lực chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình nhưng vì bị quá căng
thẳng do sự có mặt của ban giám đốc và các anh chị có kinh nghiệm dày dạn trong công ty nên
nhiều bạn mất bình tĩnh. Riêng Hà, là một cán bộ đoàn trước đây, do đã tham gia rất nhiều hoạt
động cần phải thuyết trình trước đám đông nên Hà rất tự tin khi trình bày kế hoạch kinh doanh
của mình. Với thông tin hữu ích và cách trình bày thuyết phục Hà đã nhận được rất nhiều lời
khen của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng kinh doanh. Hà đã được lựa chọn.
Thuyết trình góp phần to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân
Sự thành công của mỗi cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: năng lực, kiến thức,
khả năng phán đoán, sự nhạy cảm trong cuộc sống và khả năng thuyết trình cũng là một
trong những yếu tố giúp tạo nên thành công của mỗi cá nhân. Thuyết trình mang lại hình
ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho bạn khi đứng trước đám đông.
Thực tế đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc sống thường là
những chuyên gia trong việc thuyết trình. Đối với một người lãnh đạo hay một nhà quản lý
thì kỹ năng thuyết trình trở thành một kỹ năng quan trọng không thể thiếu. Một bài thuyết
trình thành công có thể đem lại nhiều kết quả tuyệt vời hơn cả mong đợi.
Tạp chí Times đã từng viết bài báo “Tại sao Barack Obama nên trở thành tổng thống Mỹ”?
Trong đó cho thấy Barack Obama, tân Tổng thống Mỹ, khi còn là thượng nghị sỹ của bang
Illinois đã có một bài thuyết trình hoàn hảo trong 16 phút 25 giây tại Hội nghị Quốc gia
Đảng Dân chủ năm 2004. Bài thuyết trình này đã tạo dấu ấn quan trong giúp Barack Obama
trở thành tổng thống Mỹ người có quyền hành như hiện nay.
PPH101_Bai5_v1.0018109225
5
nguon tai.lieu . vn
Nội dung
Khái niệm và vai trò hoạt động
thuyết trình;
Chuẩn bị thuyết trình;
Tiến hành thuyết trình;
Vận dụng các kĩ năng trong thuyết trình.
Mục tiêu
Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ:
Xác định được tầm quan trọng của hoạt động
thuyết trình;
Chỉ ra các bước tiến hành thuyết tình;
Vận dụng được các kĩ năng thuyết trình
hiệu quả.
Hướng dẫn học
Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương
trình đã cung cấp.
PPH101_Bai5_v1.0018109225
1
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Steve Jobs được xem là “phù thủy công nghệ”, và ông cũng được biết đến như là bậc thầy
của nghệ thuật thuyết trình. Trên sân khấu, ông thu hút toàn bộ sự chú ý của khán giả mà
không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu đồ phức tạp. Ông thành công nhờ cách
kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với từng con số, từ ngữ hay
hình ảnh minh họa. Kỹ năng thuyết trình hoàn toàn có thể luyện tập. Nếu bạn nghiêm túc
tuân theo nguyên tắc 3S dưới đây, bạn sẽ nằm trong nhóm 1% những người thuyết trình
hiệu quả như Steve Jobs.
Story – Một câu chuyện thuyết phục
Bộ não của chúng ta có khuynh hướng ghi nhớ những câu chuyện có kịch tính, cao trào tốt
hơn là những lời nói suông. Chính vì vậy, hãy xây dựng kịch bản cho bài thuyết trình của
bạn như một câu chuyện, có mục tiêu, có cao trào, có đấu tranh và có kết quả.
Đầu tiên, câu chuyện bắt đầu bằng một tựa đề (headline). Tựa đề của bài diễn thuyết của
bạn nên ngắn gọn, dễ nhớ và chuyển tải ý chính của cả câu chuyện.
Steve luôn định vị những sản phẩm của ông với một câu vừa vặn với một post của Twitter
(140 ký tự), ví dụ, với MacBook Air, ông định vị nó là “the world’s thinnest notebook.” –
notebook mỏng nhất thế giới. Và đây cũng là tựa đề cho bài thuyết trình giới thiệu MacBook
Air của ông. Ngắn, đơn giản và ấn tượng!
Khi lên ý tưởng cho bài thuyết trình, bạn nên tập trung vào tối đa ba điểm chính. Những
thông điệp này cần được sắp xếp theo trình tự logic và rõ ràng. Ngoài ra, trước khi trình
bày, bạn nên cho người nghe biết mục tiêu của bài thuyết trình. Ví dụ: “Để giúp bạn hoàn
thiện kỹ năng thuyết trình, hôm nay tôi sẽ giới thiệu 3 yếu tố làm nên một bài thuyết trình
hiệu quả.” Như vậy, bạn sẽ giúp người nghe hình dung câu chuyện dễ dàng hơn. Với mỗi
ý chính, bạn nên có ví dụ cụ thể để minh họa để câu chuyện của bạn sinh động hơn; và chắc
chắn người nghe sẽ nhớ lâu hơn.
Kết thúc câu chuyện, bạn nên tóm tắt lại và nhắc lại mục tiêu đối với người nghe.
Slides – Những slide đơn giản
Chúng ta có khuynh hướng để càng nhiều chữ lên slide càng tốt. Tuy nhiên, bộ não chúng
ta thường chỉ làm tốt được một việc trong một thời điểm; chẳng hạn, một người khó có thể
vừa nghe vừa đọc cùng một lúc. Chính vì vậy, nếu bạn muốn người khác nghe mình, đừng
bắt họ đọc chữ trên slide.
Khi Steve Jobs thuyết trình, những gì người ta thấy là một màn hình rộng, với hình ảnh nổi
bật, một con số hoặc một biểu đồ đơn giản. Hãy nhớ, “một bức ảnh hơn ngàn lời nói”, hãy
tận dụng sức mạnh của hình ảnh thay cho ngôn từ. Nhưng bạn nhớ dùng hình ảnh chất
lượng cao.
Theo “Presentation Zen” – một cuốn sách thú vị về thuyết trình, bạn không nên sử dụng
hình vẽ clipart cũng như những mẫu PowerPoint có sẵn vì khán giả của bạn đã chán ngấy
những hình ảnh cũng như họa tiết thịnh hành từ những năm 1990. Khi cần thiết, bạn nên
xen kẽ hình ảnh và âm nhạc hay những đoạn phim ngắn để làm cho câu chuyện của bạn trở
nên sinh động hơn.
Số lượng slides phụ thuộc vào độ dài của “câu chuyện”, nhưng mỗi ý chính chỉ nên sử dụng
một slide. Nếu phần nào có nhiều dữ liệu cần trình bày, bạn có thể chia thành 2-3 slides.
PPH101_Bai5_v1.0018109225
2
Và tập trung cho chữ S thứ 3 – speaker.
Speaker – Người thuyết trình thu hút
Là trung tâm của buổi thuyết trình, bạn phải chuẩn bị thật kỹ.
Đầu tiên là trang phục. Trang phục phải phù hợp với đối tượng khán giả, với chủ đề và
không gian thuyết trình (năng động, trẻ trung hay chuyên nghiệp, trang trọng).
Trong khi thuyết trình, bạn cần phải để ý đến ngôn ngữ hình thể phù hợp.
Tránh xa bục phát biểu. Bạn nghĩ gì khi thấy diễn giả dính chặt vào bục phát biểu và
gần như đọc lại toàn bộ chữ hiện lên trên slide? Giờ thì bạn đã biết lý do.
Nhìn khán giả, nhưng đừng “thiếu công bằng” khi chỉ nhìn chằm chằm vào một người
nào đó.
Phong thái tự tin, không bỏ tay vào túi quần hay vòng trước ngực hay mân mê đồ vật
nào đó như bút, giấy hay tà áo. Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hãy hít thở sâu để lấy lại
bình tĩnh.
Nói rõ, chậm với âm lượng vừa đủ và dừng khoảng 3 giây khi bạn chuyển ý. Khi nói chậm
và rõ, bạn sẽ lựa chọn từ ngữ cẩn thận hơn, và nhờ vậy, bạn sẽ tự tin hơn. Khi ngừng đúng
chỗ, bạn sẽ thu hút sự chú ý của người nghe.
Và, “gia vị” cuối cùng cho bài thuyết trình của bạn là “năng lượng, sự nhiệt huyết và hứng
khởi” vì thuyết trình chính là một show diễn. Chính vì vậy, cho dù slides của bạn bắt mắt
bao nhiêu, ý tưởng của bạn hay như thế nào và bạn sáng sân khấu đến nhường nào; thiếu
nhiệt huyết, bạn chẳng thể nào thu hút sự chú ý và tập trung của khán giả cho đến phút cuối.
Steve Jobs biết cách biến những buổi thuyết trình của ông thành những show diễn thật sự.
Trong buổi giới thiệu iPad đầu tiên vào tháng 01/2010, ông đã khơi gợi sự tò mò của khán
giả bằng cách đưa ra một câu hỏi “Chúng ta đã có điện thoại, chúng ta đã có máy tính xách
tay, vậy sản phẩm nào sẽ lấp khoảng trống giữa hai thiết bị này? Sản phẩm nào mà chúng
ta có thể lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game và đọc sách điện tử?”
Liệu đó có phải là Netbook không? Không, vấn đề là vì Netbook không tốt hơn bất cứ sản
phẩm nào. Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp và sử dụng phần mềm của PC. Nó không tốt
hơn, nó chỉ rẻ hơn. Chúng tôi không nghĩ đó là loại thiết bị thứ ba. Và chúng tôi đã tạo ra
sản phẩm đó. Và hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn, ngay bây giờ, chúng tôi gọi đó
là iPad.” Những tràng vỗ tay, những tiếng cười sảng khoái của khán giả đã chứng minh
show diễn của Steve Jobs thật sự đem lại cho họ nhiều hứng thú, một cảm xúc mạnh mẽ và
ấn tượng khó quên.
Chris Harvey, CEO VietnamWorks.
Câu hỏi: Bạn học được điều gì từ câu chuyện trên?
PPH101_Bai5_v1.0018109225
3
Khái niệm và vai trò của hoạt động giao tiếp
Trong bài 3 và bài 4, các bạn đã thấy được tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp và ảnh
hưởng của kỹ năng giao tiếp đến các mối quan hệ trong công việc và trong cuộc sống. Khi
tìm kiếm các ứng cử viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp tốt cũng là
tiêu chí mà các nhà tuyển dụng ưu tiên hàng đầu. Kỹ năng thuyết trình là một hình thức
giao tiếp nhưng ở mức độ cao hơn, phức tạp hơn, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi
thuyết trình. Thuyết trình diễn ra khá thường xuyên trong môi trường làm việc. Có được kỹ
năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được tư tưởng và mong muốn của mình đến
người nghe. Với kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được
mọi đối tác dù đó là người khó tính nhất.
Khái niệm thuyết trình
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình. Sau đây là một số khái niệm được nhiều
nhà quản lý chia sẻ:
Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ đề cho người
nghe. Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nội dung của bài nói.
Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học
sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất.
Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung
cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.
Thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thông
tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những mục đích nhất định.
Bài thuyết trình có thể truyền tải đến người nghe những loại thông tin khác nhau vì vậy với
mỗi loại thông tin bạn cần chú ý:
Thông tin mang tính chính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trong mọi trường hợp
bạn cần phải đưa thông tin và nguồn cung cấp thông tin thật chính xác. Trong số khán
giả nghe bài thuyết trình có thể sẽ có những người biết rõ về thông tin mà bạn cung cấp.
Vì vậy, nếu thông tin không chính xác, rất có thể bạn sẽ vấp phải sự phản đối của họ.
Thông tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình về loại thông tin này, thuyết trình viên
cần tạo ra được hiệu ứng tích cực với người nghe. Làm thế nào để khán giả phải hào
hứng lắng nghe, đồng thời có sự cảm nhận, đánh giá về những thông tin đó. Tính hấp
dẫn thể hiện của bài thuyết trình không chỉ dừng lại ở nội dung thông tin đưa ra mà nó
còn phụ thuộc rất nhiều vào cách truyền tải thông tin.
Thông tin mang tính thực tế: Thông tin đưa ra phải được người nghe chấp nhận, thông
tin phải cần thiết và quan trọng với người nghe. Qua đó người nghe có thể xử lý thông
tin trong chừng mực hiểu biết của mình.
Thông tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy những luận điểm, luận cứ và
cách luận giải của thuyết trình viên hợp lý, họ sẽ chấp nhận và đồng tình với quan điểm
của thuyết trình viên. Đó là khi khán giả và người thuyết trình đều cảm thấy hài lòng
với bài thuyết trình.
Các loại thuyết trình
Phân loại theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chính là:
PPH101_Bai5_v1.0018109225
4
Thuyết trình theo kiểu trình bày: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải một nhận định, quan
điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên môn cho người nghe.
Ví dụ: Trình bày bài giải toán cho các học viên cùng nhóm học tập, trình bày luận văn
tốt nghiệp, trình bày về bản thân trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hoặc phổ biến
quy trình kế toán thanh toán cho các nhân viên mới áp dụng và làm theo.
Thuyết trình theo kiểu thuyết phục: Đưa ra lý lẽ lập luận để người nghe nghe theo mình,
chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình.
Ví dụ: Thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mới của công ty hoặc
thuyết phục nhân viên chấp nhận và tuân thủ làm theo quy trình kế toán thanh toán mới
của công ty.
Vai trò của hoạt động thuyết trình
Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả
Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được nội dung ý
tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì có thể tiếp nhận các nội dung đó
để cùng có một cách hiểu thống nhất.
Ví dụ
Hà và nhóm bạn của Hà được giới thiệu đến thực tập tại công ty A, phòng kinh doanh. Trong lần
thực tập này có tất cả 8 bạn. Ban giám đốc công ty có chủ trương khi kỳ thực tập kết thúc, sẽ
tuyển dụng một số bạn vào làm việc tại công ty. Một buổi thảo luận lớn cho toàn bộ nhân viên
phòng kinh doanh và ban giám đốc công ty sẽ được tổ chức để mỗi bạn sinh viên thực tập trình
bày về một kế hoạch kinh doanh dựa trên tình hình thực tế tại công ty mà sinh viên nghiên cứu
được. Tuy tất cả các bạn đều nỗ lực chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình nhưng vì bị quá căng
thẳng do sự có mặt của ban giám đốc và các anh chị có kinh nghiệm dày dạn trong công ty nên
nhiều bạn mất bình tĩnh. Riêng Hà, là một cán bộ đoàn trước đây, do đã tham gia rất nhiều hoạt
động cần phải thuyết trình trước đám đông nên Hà rất tự tin khi trình bày kế hoạch kinh doanh
của mình. Với thông tin hữu ích và cách trình bày thuyết phục Hà đã nhận được rất nhiều lời
khen của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng kinh doanh. Hà đã được lựa chọn.
Thuyết trình góp phần to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân
Sự thành công của mỗi cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: năng lực, kiến thức,
khả năng phán đoán, sự nhạy cảm trong cuộc sống và khả năng thuyết trình cũng là một
trong những yếu tố giúp tạo nên thành công của mỗi cá nhân. Thuyết trình mang lại hình
ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho bạn khi đứng trước đám đông.
Thực tế đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc sống thường là
những chuyên gia trong việc thuyết trình. Đối với một người lãnh đạo hay một nhà quản lý
thì kỹ năng thuyết trình trở thành một kỹ năng quan trọng không thể thiếu. Một bài thuyết
trình thành công có thể đem lại nhiều kết quả tuyệt vời hơn cả mong đợi.
Tạp chí Times đã từng viết bài báo “Tại sao Barack Obama nên trở thành tổng thống Mỹ”?
Trong đó cho thấy Barack Obama, tân Tổng thống Mỹ, khi còn là thượng nghị sỹ của bang
Illinois đã có một bài thuyết trình hoàn hảo trong 16 phút 25 giây tại Hội nghị Quốc gia
Đảng Dân chủ năm 2004. Bài thuyết trình này đã tạo dấu ấn quan trong giúp Barack Obama
trở thành tổng thống Mỹ người có quyền hành như hiện nay.
PPH101_Bai5_v1.0018109225
5