Xem mẫu

BÀI 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CÔNG SỞ
Nội dung





Mục tiêu

Giao tiếp ứng xử – một biểu hiện của Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ:
văn hóa doanh nghiệp.
 Chỉ ra được một số vấn đề ứng xử giao tiếp
Ứng xử trong một số mối quan hệ cơ
trong môi trường làm việc, các (loại hình) tổ
bản trong doanh nghiệp.
chức, doanh nghiệp;
Kỹ thuật giao tiếp có văn hóa nơi  Xác định được tầm quan trọng của việc xây
công sở.
dựng những mối quan hệ ứng xử tốt đẹp trong
doanh nghiệp, qua đó có áp dụng các cách ứng
Kênh giao tiếp trong doanh nghiệp.
xử phù hợp và làm việc hiệu quả;
 Nhận diện được văn hóa giao tiếp trong công
sở ở Việt Nam, đồng thời trang bị một số kỹ
năng trong giao tiếp nội bộ doanh nghiệp.
Hướng dẫn học

Đọc kỹ tài liệu và nghe bài giảng để nắm được
những ý tưởng chính;
 Thực hành giao tiếp thường xuyên và vận
dụng những kiến thức đã học ở bài 3.


PPH101_Bai4_v1.0018109225

1

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Lan là một nhân viên kinh doanh giỏi. Khi tiếp xúc với khách hàng, Lan rất tự tin, khéo
léo, biết cách lắng nghe, đặt câu hỏi dẫn dắt khách hàng một cách hiệu quả nhờ vận dụng
các quy luật tâm lý trong dịch vụ khách hàng.
Nhưng khi ở công ty, trong giao tiếp với đồng nghiệp thì Lan lại lúng túng, không thoải
mái và thiếu tự tin nên rất miễn cưỡng khi tiếp xúc với đồng nghiệp.
Câu hỏi: Lan cần phải làm gì để cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp?

PPH101_Bai4_v1.0018109225

2

Giao tiếp ứng xử – một biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp

Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp bao gồm các mối quan hệ ứng xử giữa cấp trên với
cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa con người với công việc. Các mối quan hệ
này có sự tác động qua lại lẫn nhau. Nếu mối quan hệ này được kết hợp hài hòa với mục
tiêu vì lợi ích chung của doanh nghiệp sẽ tạo nên sức mạnh thúc đẩy doanh nghiệp
phát triển.
Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp ứng xử của mọi người trong môi trường doanh
nghiệp như:
 Loại hình doanh nghiệp, tổ chức: Yếu tố này ảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ
chức, điều lệ doanh nghiệp... và từ đó ảnh hưởng đến các mối quan hệ trong doanh nghiệp.







Việc góp vốn: Số lượng và nguồn gốc vốn góp là một trong những yếu tố quan trọng
ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp.
Một trong những nguồn lực quan trọng trong doanh nghiệp là nguồn vốn. Quan niệm
“Mạnh vì gạo, bạo vì tiền” đã ăn sâu vào tiềm thức con người. Do đó, yếu tố tài chính
quyết định nhiều vấn đề trong doanh nghiệp. Mối quan hệ con người cũng bị chi phối
bởi yếu tố này.
Vấn đề đa văn hoá: Đa văn hóa thể hiện những tập tục, truyền thống, lối sống và cách hành
xử khác nhau. Tính chất đa văn hóa ảnh hưởng trực tiếp đến các mối quan hệ giao tiếp trong
doanh nghiệp, đặc biệt ở các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.
Ảnh hưởng của phong tục, thói quen, truyền thống, văn hóa Việt Nam tại địa phương
nơi doanh nghiệp hoạt động: có tác động lớn đến sự hình thành văn hóa giao tiếp ứng
xử trong doanh nghiệp.

Các góc độ giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp
Xét từ góc độ cá nhân

Con người là nhân tố quan trọng nhất, nhân tố quyết định mọi vấn đề trong một tổ chức.
Một tổ chức, một doanh nghiệp vận hành được là nhờ sự vận động của các mối quan hệ
giữa người với người trong tổ chức đó.
 Phấn đấu đạt các mục tiêu cá nhân: Mối quan hệ hành xử của mỗi cá nhân đều hướng
theo các mục tiêu khác nhau và thay đổi theo không gian cũng như thời gian.
Ví dụ: Trong doanh nghiệp có người chỉ chú trọng đến vấn đề chuyên môn mà không
quan tâm đến các mối quan hệ khác, có người có quan niệm làm việc để kiếm tiền, bằng
mọi giá phải có tiền người khác thì quan tâm đến sự thăng tiến…
Mục tiêu phấn đấu riêng của mỗi cá nhân trên thực tế ảnh hưởng đến văn hóa giao tiếp
trong công sở.
 Thỏa mãn các nhu cầu cá nhân: Theo quan điểm của Maslow, nhu cầu của con người
không ngừng tăng lên. Khi các nhu cầu cơ bản (nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn) được
thỏa mãn thì con người có nhu cầu được mọi người trong xã hội thừa nhận và kính
trọng… Theo đó, con người tự điều chỉnh hành vi để đạt được điều mà mình
mong muốn.

PPH101_Bai4_v1.0018109225

3

Ví dụ trong doanh nghiệp

Ví dụ chung
Tự
hoàn
thiện

Thành tích
Địa vị

Tình bạn

Sự ổn định

Thử thách trong
công việc

Sự kính trọng

Sự thừa nhận

Sự an toàn

Nhu cầu sinh lý

Thức ăn

Chức danh

Bạn bè ở cơ quan

Trợ cấp
Lương
cơ bản

Tháp nhu cầu của Maslow





Xây dựng "hình tượng riêng": Đối với mỗi cá nhân, việc xây dựng và giữ hình ảnh tốt
đẹp của mình trong mắt mọi người có vai trò rất quan trọng. Mỗi người, bằng cách này
hay cách khác đều xây dựng hình ảnh của mình. Để giữ được hình ảnh cá nhân, con
người thường tạo ra mối quan hệ giao tiếp ứng xử tốt đẹp trong doanh nghiệp mình, đó
có thể là một ngành công nghiệp, hội nghề nghiệp, hay mạng lưới làm việc, hợp tác.
Hình ảnh cá nhân cũng là yếu tố nhằm phát triển, giữ gìn uy tín cá nhân (ảnh hưởng đến
nhận xét của người tham khảo khi thay đổi công việc, khi xin học bổng…).
Hài hòa với mục tiêu của doanh nghiệp và các bên liên quan: Mỗi cá nhân là một thành
viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Hành vi văn hóa giao tiếp của mỗi cá nhân cũng sẽ
ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt đông của cả tổ chức.
Xét từ góc độ doanh nghiệp

Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp là yếu tố đặc biệt quan trọng, góp phần:
 Phát triển thương hiệu, nâng cao vị thế, sức cạnh tranh từ đó giúp doanh nghiệp phát
triển bền vững.
 Xây dựng, giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa của doanh nghiệp, từ đó tăng cường uy
tín của doanh nghiệp trên thương trường.
 Thu hút khách hàng, gây thiện cảm với đối tác, nâng cao hiệu quả quản trị trong quá
trình giao tiếp. Yếu tố này cũng là cầu nối để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp với
thị trường, đồng thời nó cũng tạo ra sức ép đối với đối thủ cạnh tranh.
 Phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng
Cuối tháng 6/2006, Viện nghiên cứu những nơi tốt nhất để làm việc (GPWI) ở Mỹ đã phối
hợp với Tổ chức quản trị nguồn nhân lực thực hiện một cuộc khảo sát và công bố bằng xếp
hạng thường niên lần thứ ba “Những công ty vừa và nhỏ tốt nhất để làm việc ở Mỹ”. Một số
điểm chung của các công ty lọt vào danh sách này là những điều đáng để cho các doanh
nghiệp Việt Nam suy ngẫm và học hỏi trong xây dựng và đầu tư cho nguồn nhân lực…
Theo GPWI, điểm chung của 25 công ty hàng đầu lọt vào danh sách “Những công ty vừa
và nhỏ tốt nhất để làm việc ở Mỹ" là có tỷ lệ thay thế nhân viên do nghỉ việc thấp, có chương
trình đào tạo để phát triển nhân viên bài bản, chuyên nghiệp, áp dụng chế độ làm việc theo
giờ giấc linh hoạt.

PPH101_Bai4_v1.0018109225

4

Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng
Trong 50 công ty vừa và nhỏ tốt nhất của Mỹ (gồm 25 công ty nhỏ, từ 50-250 nhân viên và
25 công ty vừa từ 251 đến 999 nhân viên), tỷ lệ nhân viên nghỉ việc là 11% và thời gian đào
tạo trung bình mối năm dành cho một nhân viên là 41 giờ. Các công ty này cũng cho phép
nhân viên có thâm niên làm việc một năm trở lên được nghỉ phép có hưởng lương trung
bình 28 ngày/năm. Ở công ty nhỏ tốt nhất, Badger Mining, 174 nhân viên và tỷ lệ nhân viên
nghỉ việc chỉ là 4%. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc thấp chỉ là một trong nhiều lợi ích mà các
công ty có một môi trường làm việc lý tưởng có được.
Ngoài ra, qua các cuộc phỏng vấn tìm hiểu môi trường làm việc với một số công ty trong
danh sách của GPWI năm nay, Tạp chí Business Week cũng rút ra một số điểm chung sau:
Thứ nhất, giao tiếp nội bộ đóng vai trò rất quan trọng. Mặc dù lương bổng và các phúc lợi
cũng quan trọng nhưng không phải là yếu tố duy nhất khiến các nhân viên gắn bó với doanh
nghiệp. Những hoạt động biểu hiện sự quan tâm đến nhân viên như tổ chức tiệc Giáng
sinh, cung cấp thực phẩm đầy đủ trong nhà bếp của công ty để nhân viên có thể ăn nhẹ...
cũng là những điều được các nhân viên đánh giá cao. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất
khiến nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp là sự giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp.
Các công ty trong danh sách của GPWI thường xuyên cập nhật cho các nhân viên về tình
hình tài chính của doanh nghiệp, vị thế của doanh nghiệp.
Thứ hai, bên cạnh việc áp dụng chế độ làm việc theo giờ giấc linh hoạt, các công ty cũng
quan tâm đến việc định hướng cho các nhân viên mới, giúp cho họ hội nhập nhanh chóng
với môi trường làm việc. Một số công ty như Badger Mining còn thực hiện các chương trình
định hướng cho các nhân viên mới ngay sau khi họ vừa nhận được thư mời làm việc để họ
có thể quen với việc ngay từ ngày làm việc đầu tiên.
Trích nguồn: Theo Saga.vn

Hiệu quả của việc giao tiếp tốt trong doanh nghiệp

Các bạn có thể thấy các thành viên trong doanh nghiệp có mối quan hệ, ứng xử tốt với
nhau sẽ:
 Tạo sự đồng thuận, hứng khởi trong công việc.
 Tăng cường hợp tác, sức mạnh của doanh nghiệp sẽ tăng gấp nhiều lần.
 Giúp nhân viên có thái độ yên tâm công tác, đạt sự cân bằng công việc và cuộc sống.
Ví dụ: Không mang stress về nhà, luôn vui vẻ làm việc.
 Làm đẹp thêm hình tượng của doanh nghiệp. Khi toàn thể doanh nghiệp đã đạt được sự
đồng thuận về cách giao tiếp ứng xử, sức mạnh mềm của doanh nghiệp tăng lên mạnh
mẽ. Đây chính là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển.
Ứng xử trong một số mối quan hệ cơ bản nội bộ doanh nghiệp
Mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới trong doanh nghiệp
Quan niệm cấp trên – cấp dưới

Quan niệm cấp trên – cấp dưới tùy thuộc văn hóa của từng quốc gia/quốc tịch của
doanh nghiệp.
 Quan niệm cấp trên – cấp dưới trong các doanh nghiệp nước ngoài
Ở các doanh nghiệp, tổ chức có yếu tố nước ngoài: cách thức ứng xử của cấp trên mang
ảnh hưởng (văn hoá) quốc tịch của người đứng đầu công ty.

PPH101_Bai4_v1.0018109225

5

nguon tai.lieu . vn