Xem mẫu
- 13 mẹo quản lý thời
gian
Thứ tư, 11 Tháng tư 2007, 08:00 GMT+7
- Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn? Nếu
thế, bạn không phải là người duy nhất có mong muốn này. Tất cả chúng ta
đều muốn làm việc đạt năng suất và hiệu quả cao nhất nhưng tất nhiên cũng
chẳng ai muốn dành toàn bộ thời gian quý báu vào công việc.
Quản lý thời gian cũng là cách để quản lý chính bản thân bạn. Vì vậy, trong phần tiếp
sau của bài viết, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách thức làm việc có tổ chức hơn,
biết duy trì độ tập trung và tận dụng tốt nhất có thể quỹ thời gian của bạn.
Tuân thủ kế hoạch đã đặt ra
1. Lên danh sách việc cần làm
Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên. Với danh
sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Luôn mang theo danh
sách này bên mình, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như di động, PDA, v.v.) hoặc sổ
kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự án, chương trình dài
hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung chung, đại khái.
2. Ước tính thời gian thực hiện các công việc
Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạn để
hoàn thành. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh
thủ lúc rảnh rỗi để làm một số việc khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìm kiếm
thông tin trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra.
3. Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủ
Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sức thực
tiễn và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc gì cũng phải
dành cho một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Đã bao giờ bạn thấy mình
phải đọc báo cấp tốc, đưa ra các quyết định công việc ngay trước kỳ nghỉ hay vội vàng
hoàn thành những nhiệm vụ được giao?
Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công nghìn việc phải làm và chịu chung áp
lực nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hoá hơn trong công
việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình.
Tránh lãng phí thời gian
4. Tận dụng thời gian thông minh
Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận
các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc. Nếu có thể,
đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ
mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời,
xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai...
5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp
Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với các file, các thư
mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi
thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin đã không còn
tồn tại trong kho dữ liệu máy tính của họ. Về điều này, bạn có thể học hỏi một câu
nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả
mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”.
6. Tránh bị ngắt quãng công việc
Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành
“chính sách” mở cửa với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gian để
nguon tai.lieu . vn
